Dispozitii de Livrare

Functiunea Dispozitii de Livrare permite utilizatorilor sa emita documente in baza carora se fac livrari de produse din gestiune sau livrari de servicii. Livrarile se fac pe baza de comanda client (livrari planificate) sau nu (livrari neplanificate).

I. Inregistrarea in sistem a unei dispozitii de livrare:

1. Selectati perioda fiscala in care doriti sa inregistrati dispozitia de livrare prin actionarea butonului image131.

2. Alegeti EMSYS Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Dispozitii de Livrare.

3. Actionati butonul image133 (Adaug) pentru crearea antetului unei dispozitii de livare sau butonul image134 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image135 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image136 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

4. Actualizati datele din antetul dispozitiei de livrare:

  • Cod doc: – codul documentului. Se valideaza in Documente;

  • Nr.: – numarul dispozitiei de livrare este asignat automat de sistem. Daca doriti sa introduceti un anumit numar actionati butonul image138;

  • Data doc – data documentului;

  • Data Ef. – data la care se inregistreaza documentul in contabilitate. Este diferita de data documentului in cazul in care data documentului nu este cuprinsa in perioada fiscala in care se va inregistra tranzactia contabila asociata dispozitiei de livrare;

  • Client – codul clientului caruia i se vor livra produsele si/sau serviciile;

  • Comanda – numarul comenzii client in baza careia se emite dispozitia de livrare; este disponibil butonul image139 care da posibilitatea utilizatorului sa aleaga numarul comenzii din lista comenzilor client (este de preferat sa fie completat codul clientului inainte de a actiona butonul);

  • Gest exp – gestiunea din care se livreaza produsele din dispozitia de livare;

  • Gest Terti – gestiunea de terti in care se transfera produsele livrate si care vor trebui returnate;

  • Referinta: – codul de referinta asignat acestei tranzactii; nu este obligatoriu de completat;

  • Facturare: – data pana la care trebuie emisa factura pentru produsele de pe dispozitia de livrare;

  • Mon. Tr. – moneda tranzactiei; este completata de sistem cu moneda de plata din comanda;

  • Tr. – numarul de tranzactie asociat dispozitiei de livrare; este generat automat de catre sistem;

  • Aprobat – camp completat de sistem;

    • NU: documentul nu este aprobat;

    • DA: documentul este aprobat;

  • Validat – camp completat de sistem;

    • NU: documentul nu este validat;

    • DA: documentul este validat;

  • Inclus – camp completat de sistem;

    • NU: documentul este inclus intr-o factura;

    • DA: documentul este inclus intr-o fractura;

  • Lista Pr. – Lista de preturi folosita pentru stabilirea pretului de livrare fara TVA;

Datele de mai jos sunt necesare in cazul in care se doreste emiterea facturii direct din dispozitia de livrare:

  • Delegat – numele delegatului;

  • Serie B.I./C.I. – seria documentului de identitate al delegatului;

  • Nr. B.I./C.I. – numarul documentului de identitate al delegatului;

  • CNP – codul numeric personal al delegatului;

  • Eliberat de – institutia care a eliberat documentul de identitate al delegatului;

  • Delegatie – numarul si data delegatiei; camp descriptiv;

  • Mijloc Transport – mijlocul de transport;camp descriptiv;

  • Data Livrarii – data la care se face livrarea;

  • Ora – ora la care se face livrarea;

  • Cine Livreaza – numele persoanei care face livrarea;

Observatie. Lista persoanelor care fac livrari se actualizeaza prin functia: EMSYS Administrator → Configurare → Configurare Logistica → Configurare Personal Vanzare

  • Serie B.I./C.I. – seria documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • Nr. B.I./C.I. – numarul documentului de identitate al persoanei care face livrarea;

  • CNP – codul numeric personal al persoanei care face livrarea.

5. Actionati butonul image140 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a antetului de dispozitie de livrare.

6. Pentru a actualiza inregistrarile (pozitiile) din detalierea dispozitiei de livrare actionati grupul de butoane image141 din partea de mijloc a ecranului.

Actionati butonul image133 pentru a adauga o noua pozitie in detalierea dispozitiei de livrare.

Actionati butonul image135 pentru a modifica o pozitie existenta in detalierea dispozitiei de livrare.

Actionati butonul image134 pentru a crea o noua pozitie in detaliere prin copierea pozitiei pe care sunteti plasati.

Actionati butonul image136 pentru a sterge o linie existenta.

Pot fi modificate sau sterse numai pozitii din dispozitii neaprobate (campul APROBAT de pe antet are valoarea NU).

7. Actualizati campurile de identificare din pozitia de dispozitie de livrare:

  • Pozitie: numarul pozitiei de dispozitie de livrare; se incrementeaza automat de sistem cu 1;

  • Tip Livrare:

    • FACTURABIL: produsul sau serviciul de pe pozitie este facturabil, se va plati de catre client;

    • NEFACTURABIL: produsul sau serviciul de pe pozitie este nefacturabil;

    • RETURNABIL: produsul este facturabil, se va plati de catre client, dar se va returna furnizorului cu factura;

  • Tip Planificare:

    • PLANIFICAT: livrarea se face in baza unei linii a comenzii specificate pe antet;

    • NEPLANIFICAT: livrarea nu se face in baza unei linii de comanda;

  • Linie cmd: campul este activ pentru Tip Planificare = PLANIFICAT; introduceti una din liniile comenzii de pe antet;

  • Tip: campul este activ pentru Tip Planificare = NEPLANIFICAT; pentru Tip Planificare = PLANIFICAT valoarea se preia din linia de comanda;

Alegeti ARTICOL / SERVICIU:

  • ARTICOL: daca obiectul livrarii este un produs;

  • SERVICIU: daca obiectul livrarii este un serviciu;

  • Produs: campul este activ pentru Tip Planificare = NEPLANIFICAT; pentru Tip Planificare = PLANIFICAT valoarea se preia din linia de comanda;

    • Daca Tip = ARTICOL completati in camp codul articolului. Se valideaza in nomenclatorul de articole;

    • Daca Tip = SERVICIU completati codul serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de servicii.

Pentru completarea descrierii produsului livrat sau serviciului prestat bifati checkboxul denumire extinsa |image117|, actionati butonul image148 si completati in fereastra de mai jos descrierea detaliata a obiectului pozitiei de dispozitie de livrare:

Pentru Tip: ARTICOL actionati butonul image150 pentru afisarea stocului disponibil pentru produsul de pe pozitia de dispozitie de livrare.

8. Actualizati campurile referitoare la unitati de masura, cantitati, preturi si valori:

  • UM Doc: unitatea de masura de pe documentul de dispozitie de livrare in care sunt exprimate cantitatile dispusa si eliberata din articol sau serviciu. Pentru Tip Planificare = Planificat se preia din linia de comanda si nu se poate modifica. Pentru Tip Planificare = Neplanificat se introduce de utilizator.

  • UM Stoc: unitatea de masura in care este exprimat stocul pentru obiectul livrarii. Se preia din sistem si nu se poate modifica. Intre UM Doc si UM Stoc trebuie sa existe in sistem o transformare de unitati de masura.

  • Q Dispusa (UM Doc): Cantitatea dispusa pentru livrare exprimata in UM Doc.

  • Q Dispusa (UM Stoc): Cantitatea dispusa pentru livrare exprimata in UM Stoc. Se calculeaza prin actionarea butonului image152 dar se poate modifica pentru ca exista transformari intre unitati de masura care nu sunt constante ci depind de anumiti factori (de exemplu temperatura pentru produse petroliere).

  • Q Eliberata (UM Doc): Cantitatea eliberata pentru livrare exprimata in UM Doc. In momentul inregistrarii in sistem a pozitie este 0. Se completeaza de sistem dupa aprobarea dispozitiei de livrare. In starea APROBATA a dispozitiei de livrare cantitatea eliberata se poate modifica.

  • Q Eliberata (UM Stoc): Cantitatea eliberata pentru livrare exprimata in UM Stoc. Se calculeaza prin actionarea butonului |image161| dar se poate modifica.

  • Motiv Abatere: introduceti motivul pentru care exista abateri intre cantitatea dispusa si cantitatea eliberata.

  • Lista Pr.: lista de preturi folosita pentru stabilirea pretului obiectului de pe pozitia din document. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda.

  • Pret: pretul de livrare fara TVA pentru obiectul de pe pozitia din document. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda.

  • % Discount: procentul de discount aplicat pretului pentru obiectul de pe pozitia din document. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda.

  • TVA: codul de TVA corespunzator obiectului de pe pozitia din document; pe ecran se afiseaza si procentul corespunzator codului de TVA introdus. Pentru Tip Planificare = PLANIFICAT se preia din linia de comanda.

9. Actionati butonul image140 pentru adaugarea in baza de date a pozitiei de document de livrare.

Introduceti toate pozitiile documentului.

10. Actionati butonul image155 daca doriti sa anulati dispozitia de livrare. O dispozitie de livrare anulata ramane inregistrata in sistem dar nu mai poate fi folosita. Actiunea de anulare este reversibila prin actionarea butonului image155 de pe o dispozitie de livrare anulata. Puteti verifica daca o dispozitie de livrare este anulata prin actionarea butonului image157 de pe antet.

De asemenea sunteti avertizat prin mesaje de catre sistem daca doriti sa efectuati orice alta actiune diferita de activare.

II. Finalizarea prelucrarii dispozitiei de livrare.

1. Actionati butonul image159 pentru a aproba dispozitia de livrare. Prin actionarea butonului, pe pozitiile pentru care Tip = ARTICOL, se verifica existenta in stoc a cantitatii dispuse pentru livrare si in caz afirmativ se completeaza cantitatea eliberata cu cantitatea dispusa. Cantitatea eliberata poate fi modificata, completandu-se si motivul abaterii. Campul Aprobat de pe antet este completat cu valoarea DA. Cantitatile eliberate sunt blocate si nu vor putea fi alocate pentru alte tranzactii.

Observatie : In aceasta versiune de program sistemul aloca loturile de stoc pentru iesire dupa metoda FIFO. Actionati butonul image160 de la nivelul unei pozitii pentru a vizualiza alocarile automate de loturi ale sistemului.

Puteti modifica alocarile facute de sistem in fereastra Selectie Loturi daca doriti, de exemplu, sa livrati produse cu alt pret decat cel ales de sistem.

Actionati butonul image162 de pe pozitia de dispozitie de livrare pentru a afisa si alte informatii referitoare la pozitie.

2. Actionati butonul image164 pentru a lista o dispozitie de livrare. Listarea este posibila pentru dispozitii de livrare aprobate.

Puteti modifica optiunile de listare prin bifarea/debifarea casutelor din dreptunghiul Optiuni Listare. Actionati butonul image166 dupa fiecare modificare a optiunilor de listare.

3. Actionati butonul image167 pentru a valida dispozitia de livrare. Actiune de validare presupune inregistrarea scaderii efective din stoc a produselor livrate. Cantitatea scazuta este cantitatea eliberata. O data cu validarea se inregistreaza si propunerea de nota contabila in registrul de contabilitate asignat utilizatorului pentru aceasta functie. Actiunea de validare este reversibila prin actiune de stornare.

4. Actionati butonul image168 pentru a storna o dispozitie de livrare validata. Prin actionarea butonului se creeaza o noua dispozitie de livrare in care cantitatile de pe pozitii sunt egale cu cantitatile din documentul care se storneaza dar cu semn schimbat.

Stornarea poate fi integrala (nu se modifica documentul generat prin stornare) sau partiala (se sterg pozitii din documentul generat sau se modifica cantitatea propusa de sistem). Documentul astfel obtinut se finalizeaza la fel ca orice alta dispozitie de livrare (aprobare, listare, validare, etc). Prin actiunea de validare, pentru produsele de pe pozitii cu Tip = ARTICOL se reface integral sau partial stocul existent inainte de validarea dispozitiei de livrare initiale. Pentru pozitiile cu Tip = SERVICIU se anuleaza efectul dispozitiei de livare initiale. Daca dispozitia de livrare initiala a fost inclusa intr-o factura, pentru stornare completa si dispozitia de livrare de stornare trebuie inclusa intr-o factura. Daca dispozitia de livrare stornata nu se include intr-o factura atunci nici dispozitia de stornare nu se include intr-o factura. Prin actionarea butonului image157 de pe antetul unei dispozitii de livrare de stornare se afiseaza informatii cu privire la dispoazitia de livrare stornata.

Observatie: Aflati mai multe desrpe stornare,in special stornarea partiala, in procedura de lucru de la paragraful Dispozitii de livrare: Stornare Partiala.

5. Actionati butonul image172 pentru a genera un aviz de insotire marfa in care dispozitia de livrare curenta sa fie inclusa.

Introduceti codul documentului aviz de insotire marfa, seria, numarul si data avizului. Numarul este propus automat de catre sistem dar se poate modifica. Prelucrarea documentului generat va fi prezentata in manual la paragraful Avize de insotire marfa.

6. Actionati butonul image174 pentru a genera o factura de vanzare in care dispozitia de livrare curenta sa fie inclusa.

Introduceti seria facturii de vanzare, numarul si data facturii. Numarul este propus automat de catre sistem dar se poate modifica. Prelucrarea documentului generat va fi prezentata in manual la paragraful Facturi.

7. Actionati butonul image176 pentru a va pozitiona pe comanda de vanzare in baza careia se emite dispozitia de livrare curenta.

8. Actionati butonul image177 pentru inregistrarea in baza de date si a altor informatii legate de dispozitia de livrare.

Actionati butonul image178 pentru vizualizarea actiunilor utilizatorilor in fluxul de prelucrare a dispozitiei de livrare.

Actionati butonul image180 pentru a vizualiza si / sau a lista un raport cu derularea comenzii in baza careia se emite dispozitia de livrare.