Facturi

Functiunea Facturi permite utilizatorilor sa factureze pozitii de produse si servicii din dispozitii de livrare sau avize de insotire marfa. Procedura de lucru in EMSYS presupune inregistrarea unui antet de factura ale carei pozitii se formeaza prin includerea uneia sau mai multor dispozitii de livrare validate in sistem sau prin includerea unuia sau mai multor avize de insotire marfa.

Perechizite

Notă

  • Inainte de a factura, alegeti perioada fiscala in care va fi reflectat documentul in evidenta operationala si contabila;

  • Factura poate fi generata atat din Dispozitia de Livrare sau din Aviz de expeditie;

  • Numarul facturii este generat automat consecutiv pentru seria aleasa in document;

Procedura

1. Alegeti Logistics -> Vanzari si Distributie -> Operational ( Meniu superior) -> Facturi;

Facturarea se realizeaza pe fluxul:

2. Selectati Configurari (dreapta-sus);

  • Pozitionati **Zona Fact.**: zona de unde vor fi preluate seriile si numerele;

  • Pozitionati **Registru**: registrul de contabilitate in care va fi adaugata inregistrarea contabila la validarea facturii;

Notă

Cand sunteti pozitionati pe lista facturilor, butonul Configurari nu este disponibil. Dupa ce actionati Adaug, vor fi solicitate aceste informatii.

3. Actionati butonul Adauga ( sau + in coltul dreapta-jos) sau selectati o inregistrare si actionati Copiaza pentru a prelua informatiile generale;

4. Introduceti/Modificati datele generale despre factura in zona Informatii:

Informatii Clienti

  • Serie: Alegeti Seria facturii;

  • Nr.: Va fi completat cu urmatorul numar liber din serie. Se poate completa si alt numar liber din serie;

  • Data: Data facturii. Se initializeaza cu ziua curenta. Schimbati data daca facturati intr-o perioada fiscala anterioara. Data trebuie sa apartina perioadei fiscale pe care ati ales-o inainte de a factura;

  • C.I.F., Banca, Cont Banca: Codul fiscal, banca si IBAN-ul furnizorului (emitentului facturii). Se initializeaza din Business Unit-ul ( Financial -> Definitii -> Business Unit -> Banci) asociat zonei de facturare;

  • Serie DRS, Nr DRS: active numai cand aveti implementat procesul de evidenta al stocurilor pentru documente cu regim special;

Conditii Comerciale

  • Client: codul clientului. Se valideaza in Parteneri;

  • Comanda: numarul comenzii client. Se valideaza in Comenzi client;

    Notă

    Numarul comenzii nu este obligatoriu, se completeaza atunci cand toate produsele si serviciile facturate apartin unei singure comenzi. Informatiile din comanda vor fi preluate in factura cu posibilitatea de a fi modificate.

  • Cine Plateste: codul clientului, poate fi acelasi sau altul decat clientul. In numele acestuia va fi emisa factura. Se valideaza in Parteneri;

  • Cond. Plata: zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc. Se valideaza in Conditii de Plata;

  • C.I.F., Banca, Cont Banca: Codul fiscal, banca si IBAN-ul clientului. Se propun din Financial -> Definitii -> Parteneri -> Coduri fiscale;

  • Agent: codul agentului de vanzari care se ocupa de cererea curenta. Se valideaza in Agenti;

  • Divizie: codul diviziei prin care se efectueaza livrarea. Se valideaza in Divizii;

  • Referinta: o eticheta cu rol de filtrare in rapoarte. In raport vor participa inregistrarile, inclusiv cele contabile, care au aceasta eticheta;

  • Scadenta: data scadentei la plata;

  • Penalizarea: procentul de penalizare pentru fiecare zi de intarziere de la scadenta;

  • Mod Plata: informatie privind modalitatea de plata. Se valideaza in lista rezervata TIN-Incasari Vanzari;

  • Mon. Tr.: moneda in care este emisa factura;

  • Disc%: discountul in valoare procentuala aplicat la total valoare;

  • TVA: codul TVA. Se valideaza in Taxe;

  • Doc.insotitor, serie, nr, data: Identificatorul Avizului de insotire marfa sau alt document care identifica livrarea marfurilor facturate;

Alte informatii

Notă

Urmatoarele informatii sunt obligatorii: Data Livrarii si Cine Livreaza

  • Delegat si date personale de legitimare: se poate prelua dintr-o lista memorata din dispozitii de livrare, avize introduse anterior, facturi. Pentru un Delegat care nu exista in lista memorata, completati campurile Delegat, Serie BI/CI, Nr. BI/CI, CNP. Acesta se inregistreaza in document si va fi disponibil in viitor.

  • Mijloc Transport, Nr. auto: se completeaza cand este necesar pentru export in serviciul e-Transport;

  • Data Livrarii: data la care se face livrarea. Se initializeaza cu data curenta;

  • Cine livreaza: numele persoanei care face livrarea. Se valideaza in Personal livrare;

5. Actionati butonul Salvare. Dupa salvarea inregistrarii, se genereaza numarul unic de tranzactie al documentului. Numarul de tranzactie, afisat in zona Conditii comerciale - campul Tranzactie, recunoscut oriunde participa documentul, in factura, in inregistrarea contabila.

Dupa salvare, nu mai pot fi modificate: serie, numar, data, client, numar comanda. Inregistrarea poate fi stearsa si reintrodus acelasi numar de factura;

Starea inregistrarii are valoarea Deschis. Etapele de procesare (Listat, Validat, Contat, Anulat) au valoarea NU.

Consultati aceste informatii prin meniul Actiuni -> Info.

6. Preluare pozitii din dispozitii de livrare sau avize de expeditie

a. Pozitionati-va in zona Specificatie;

b. Actionati butonul + (Adauga). In browse-ul de selectie vor fi aduse dispozitiile de livrare si avizele de insotire validate si neincluse in alte documente aferente clientului sau comenzii client completate in zona Informatii;

c. In cazul in care doriti sa includeti si dispozitiile de livrare de storno sau cele care au fost stornate: selectati Inclusiv documente stornate si/sau Inclusiv documente stornare si apasat bifa. In browse vor fi disponibile;

d. Actionati ok.

Notă

  • Pozitiile generate in Specificatie pot fi sterse: buton Sterge. Prin aceasta actiune pe o pozitie, vor fi sterse toate pozitiile din aceeasi dispozitie de livrare / aviz cu pozitia curenta;

  • Actionati butonul Info pentru afisarea informatiilor despre pozitia din factura, inclusiv dispozitia de livrare/avizul de expeditie de care apartine;

7. Actionati butonul Lansare (langa meniul Actiuni).

Starea facturii ia valoarea Lansata. Pot fi modificate campuri numai din Informatii. Factura poate fi adusa in starea Deschisa: Actionati butonul Anulare Lansare.

8. Actionati Actiuni -> Mesaje

a. Selectati Mesaje din meniul Actiuni

b. Actionati butonul Adauga (+)

C. Completati:

  • Nr Ordine: Ordinea de afisare a mesajelor in documentele selectate;

  • Mesaj: Un text care va fi imprimat pe documentul selectat sau memorat in document;

  • Imprimabil: Pozitia de imprimare in document:

    Subsol - va fi imprimat la subsolul documentului;

    Antet - va fi imprimat imediat dupa informatiile standard din antetul documentului;

    Nu - se va memora ca mesaj pe document, fara a fi imprimat pe document;

  • Alegeti DA pe fiecare din documentele unde va fi imprimat sau memorat mesajul;

Notă

Mesajele din comanda client vor fi preluate in Factura si vor fi afisate la listarea facturii.

9. Actionati butonul Listare (langa meniul Actiuni).

Pozitiile din raport pot fi afisate:

  • Detaliat: pozitiile sunt grupate pe dispozitiile de livrare incluse in aviz;

  • Consolidat: pozitiile sunt cumulate pe fiecare articol/serviciu dupa codul acestora;

Indicatorul Listat ia valoarea DA - consultati Actiuni -> Info.

Actiunea este reversibila: Actionati butonul Anulare Listare.

10. Actionati butonul Validare (langa meniul Actiuni).

Notă

Setari contabile sunt necesare pentru generarea propunerii de contare.

Pentru definirea monografiilor contabile accesati Logistics -> Vanzari & Retail -> Setari (buton din coltul stanga-jos) -> Setari Contabile (din meniul afisat).

Definiti monografii contabile.

Starea facturii ia valoarea Validata. Se genereaza propunerea de contare in registrul de contabilitate selectat. Prin actionarea butonului Validare pentru o factura cu stare Validata, se reface inregistrarea contabila in registrul de contabilitate. Actiunea este reversibila prin actiunea butonului Redeschidere. Factura este adusa in stare Listata. Redeschiderea se poate executa, numai daca inregistrarea contabila nu este contata. Stornati inregistrarea contabila pentru redeschidere.

Notă

Facturile pot fi validate pe o filtrare in lista de facturi - Actionati Validare Toate (bara superioara a Listei facturilor)

11. Selectati Actiuni -> Anulare

Anularea facturii nu este disponibila cand starea facturii este Validata. Prin Anulare, se sterg documentele din specificatie, factura nu poate fi actualizata, numarul facturii nu mai poate fi alocat altei facturi. Starea facturii devine Anulat.

12. Stergere globala - se sterge factura, avizele de insotire incluse, se storneaza dispozitiile de livrare incluse. Documentele incluse si stornarea acestora vor fi validate automat.

Actiunea de stergere globala nu se poate executa cand a fost transmisa in e-Factura (indicator transmisa) sau cand starea Facturii este Validata si Contata.

a. Idenficati Actiuni -> Info indicator Contat. Daca are valoarea DA, identificati tranzactia, dupa Registru si Nr. tranzactie in Financial -> Tranzactii si Rapoarte - Registre de contabilitate si stornati;

b. Identificati in fiecare linie documentele incluse: actionati buton Info si retineti numarul de tranzactie.

C. Alegeti functiunea Dispozitii de livrare si/sau Avize de Insotire Marfa, verificati daca documentele incluse in factura sunt contate: Actiuni -> Info, indicator Contat.

d. Daca sunt contate, identificati tranzactia, dupa Registru si Nr. tranzactie in Actiuni -> Info si stornati tranzactiile in Financial -> Tranzactii si Rapoarte - Registre de contabilitate.

e. In functia Facturi alegeti Actiuni -> Stergere globala.

13. Decontare Avans

Notă

Decontarea unei facturi de avans se realizeaza in acelasi timp cu facturarea produselor si serviciilor pentru care s-a inregistrat o factura de avans printr-o dispozitie valorica. Factura de avans trebuie sa aiba asociata aceeasi comanda client ca si factura unde se deconteaza avansul.

a. Selectati Actiuni -> Dec. Avans;

b. Vor fi afisate facturile de avans si valorile ramase nedecontate;

c. Completati valoarea avansului decontat pe factura de avans;

d. Actionati butonul ok;

e. In specificatia facturii va fi generata linia de decontare avans;

f. In Dispozitii valorice a fost generata o dispozitie valorica validata si inclusa in factura curenta cu valoarea avansului decontat cu semnul minus.

14. Alte actiuni in zona Informatii

Alaturi de facilitatile rapide de stergere globala, informatii in Meniul Actiuni se gasesc optiunile:

Doc. asociate - permite adaugarea de documente externe in format pdf, excel, doc, etc., urmate de vizualizarea acestora:

a. Selectati Doc. Asociate din meniul Actiuni

b. Actionati butonul Incarcare (sageata sus)

c. Selectati butonul Navigare si alegeti documentul din folderul unde este salvat

d. Completati informatiile solicitate pentru identificarea documentului la consultarea ulterioara. Informatiile vor fi afisate in lista documentelor.

e. Actionati butonul Salvare

Vizualizare - factura se poate lista atat timp cat factura are starea Lansata, fara a actualiza indicatorul Listat;

Listare - listarea facturii dupa actiunea de Lansare;

Ev.Actiuni - prezinta actiunile fiecarui utilizator cu documentul, numarul de tranzactie, data si ora cand s-a realizat;

Notes - adaugarea de comentarii, observatii;

Situatie comanda - raport care prezinta pe fiecare pozitie din comanda asociata dispozitiei de livrare, stadiul acestora: cantitati livrate, facturate, retururi, renuntari, ramas de livrat;

Comanda - acceseaza comanda asociata dispozitiei de livrare;

Listare Etichete produse - listeaza etichete cu coduri de bare asociate produselor livrate (daca a fost implementata procedura);

Chitanta - listare chitanta daca au fost implementate functiunile de incasari facturi in numerar prin agenti.