==================================================
Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365
==================================================

Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365 in vederea generarii conturilor instutionale si a intretinerii informatiilor conexe acestora odata cu evolutia datelor gestionate in modulul *Administrare Personal*.

.. note::
   Aceasta integrare nu este o functionalitate standard a sistemului EMSYS, ci reprezinta o customizare realizata la cerere.

**Actiuni explicite**
*********************

**1.** Crearea unui cont institutional - pentru un angajat nou sau pentru un angajat ce nu are inca un cont creat si alocat in sistemul EMSYS.

**Preconditii:** 

- angajatul are cel putin un contract activ,

- angajatul are definita o adresa personala de email (adresa ce urmeaza a fi utilizata pentru a transmite datele de acces pentru contul institutional ce va fi creat),

- angajatul nu are deja definit in EMSYS un cont institutional.

**Flux:**

1.1. Accesati functia **Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane**.

1.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

1.3. Navigati in sectiunea **Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail**.

1.4. Actionati butonul *Alte Actiuni*, situat un coltul dreapta-jos al ecranului.

1.5. Alegeti actiunea *Creare cont institutional* si actionati butonul |image0| pentru a demara generarea contului institutional.

**Rezultat:**

- sistemul va afisa pe ecran pasii efectuati si rezultatul acestora,

- regula de formare a contului si de tratare a coliziunilor de nume este cea stabilita la implementarea solutiei,

- dupa generarea cu succes a contului institutional coordonatele de acces vor fi comunicate angajatului prin intermediul adresei de email personale,

- o notificare privind crearea unui cont nou va fi transmisa si catre adresa de email a administratorului MS 365.


**2.** Modificarea la cerere a unui cont institutional - pentru cazul in care exista motive obiective pentru schimbarea contului institutional generat de catre sistem.

**Preconditii:**

- angajatul are alocat un cont institutional in sistemul EMSYS, iar contul respectiv exista pe platforma MS 365,

- angajatul are definita in sistemul EMSYS o adresa personala de email.

**Flux:**

2.1. Accesati functia **Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane**.

2.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

2.3. Navigati in sectiunea **Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail**.

2.4. Modificati contul institutional existent in valoarea dorita, respectand regula de formare agreata.


**Rezultat:**

- dupa salvarea cu succes a modificarii in sistemul EMSYS, modificarile vor fi propagate automat si pe platforma MS 365,

- angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

- administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.

**3.** Asocierea unui cont institutional unui angajat in conditiile in care contul respectiv a fost creat extern sistemului EMSYS.

**Preconditii:**

- contul institutional trebuie sa existe in platforma MS 365 si sa apartina angajatului pe care urmeaza sa fie asociat in EMSYS,

- angajatul nu are deja un cont institutional completat in sistemul EMSYS,

- contul institutional ce va fi adaugat nu trebuie sa fi apartinut in trecut / prezent altui angajat.

**Flux**

3.1. Accesati functia **Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane**.

3.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

3.3. Navigati in sectiunea **Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail**.

3.4. Adaugati contul institutional (sistemul va verifica preconditiile si va emite mesaje de eroare in caz de incalcare a acestora).

**Actiuni implicite**
*********************

Reprezinta modificari asupra contului institutional generate implicit in urma actualizarii datelor specifice ale angajatului.

**1.** Modificare nume sau prenume angajat.

**Preconditii:**

- angajatul are un cont institutional completat in sistemul EMSYS si contul respectiv exista pe platforma MS365,

- angajatul are completata o adresa personala de email in sistemul EMSYS.

**Rezultat:**

- sistemul va propaga automat modificarile asupra numelui sau prenumelui asupra contului institutional alocat angajatului,

- angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

- administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.

**2.** Modificari operate la nivelul contractelor unui angajat.

**Preconditii:**

- angajatul are un cont institutional completat in sistemul EMSYS si contul respectiv exista pe platforma MS365,

- angajatul are completata o adresa personala de email in sistemul EMSYS.

**Rezultat:**

- sistemul colecteaza modificarile la nivel de contracte si realizeaza sincronizarea acestora pe platforma MS 365 la intervale de timp prestabilite,

- in functie de situatia contractelor angajatului modificarile operate in platforma MS 365 pot consta in:
     
     - activarea / suspendarea contului,
	 
     - actualizarea departamentelor,
	 
     - suspendarea in vederea stergerii,
	 
     - modificari ale licentelor alocate,
	 
     - stergerea unui cont institutional (dupa perioada de suspendare).

- angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

- administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.


.. |image0| image:: 8x_pozepersoane/sageatadreapta.png