==================== 01.01.2018_-_prezent ==================== .. Genereat automat. 01.01.2018_-_prezent    HOTARĀRE Nr. 905/2017 din 14 decembrie 2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor EMITENT: GUVERNUL ROMĀNIEI PUBLICATA IN: MONITORUL OFICIAL NR. 1005 din 19 decembrie 2017 In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata, precum si al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare. ART. 1 Prezenta hotarare stabileste metodologia de īnfiintare a registrului general de evidenta a salariatilor, denumit īn continuare registru, si de completare si transmitere īn registru a elementelor raportului de munca, denumite īn continuare date, de catre urmatoarele categorii de angajatori: a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent daca au sau nu statutul de utilitate publica; b) institutii/autoritati publice/alte entitati juridice care angajeaza personal īn baza unui contract individual de munca. ART. 2 (1) In registru se īnregistreaza, anterior īnceperii activitatii, datele mentionate la art. 1 pentru persoanele care urmeaza sa desfasoare activitate īn baza unui contract individual de munca īncheiat potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. (2) Fiecare dintre angajatorii prevazuti la art. 1 are obligatia sa transmita datele īn registru, catre inspectoratul teritorial de munca īn a carui raza teritoriala īsi are sediul/domiciliul, īn ordinea angajarii. Raspunderea pentru corectitudinea datelor transmise īn registru revine īn exclusivitate angajatorului. (3) Angajatorii care au īnfiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta īncadrarii personalului, pot delega acestora si competenta īnfiintarii registrului, completarii si transmiterii datelor īn registru, īn numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale īn vigoare. (4) Au obligatia de a īnfiinta registrul, completa si transmite datele īn registru la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state īn Romania, respectiv, dupa caz, reprezentantele organizatiilor internationale acreditate īn Romania, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state īn Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta īn Romania. (5) Angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) pot contracta serviciul de completare si transmitere a datelor īn registru prin īncheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori care īsi desfasoara activitatea īn conditiile prevederilor legale īn vigoare, inclusiv ale prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal. (6) Completarea si transmiterea datelor īn registru se realizeaza de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a), de catre persoanele care au aceste atributii stabilite prin fisa postului īn cazul angajatorilor prevazuti la art. 1 lit. b) si de catre prestatorii prevazuti la alin. (5). (7) Prestatorii prevazuti la alin. (5) nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a datelor īn registru īncredintate de angajator. (8) Angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) au obligatia de a notifica, īn scris, inspectoratul teritorial de munca, īn a carui raza teritoriala īsi au sediul/domiciliul, despre īncheierea contractelor de prestari servicii prevazute la alin. (5), precum si datele de identificare ale prestatorului, īn termen de 3 zile lucratoare de la data īncheierii contractului de prestari de servicii. (9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a datelor īn registru nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de prezenta hotarare. (10) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii care completeaza si transmit datele īn registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor, cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal. (11) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei necesare pentru completarea si transmiterea datelor se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale. ART. 3 (1) Registrul se īntocmeste īn forma electronica. (2) Angajatorii prevazuti la art. 1 completeaza registrul īn ordinea angajarii persoanelor, cu urmatoarele date, fara a avea caracter limitativ: a) datele de identificare ale angajatorului persoana fizica sau juridica de drept privat, respectiv institutie/autoritate publica/alta entitate juridica care angajeaza personal īn baza unui contract individual de munca, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscala - CIF, sediul social si numele si prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru persoanele fizice; b) datele de identificare ale salariatilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, non-UE, Spatiul Economic European - SEE; c) data īncheierii contractului individual de munca si data īnceperii activitatii; d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative; e) tipul contractului individual de munca; f) durata contractului individual de munca, respectiv nedeterminata/determinata; g) durata timpului de munca si repartizarea acestuia, īn cazul contractelor individuale de munca cu timp partial; h) salariul de baza lunar brut, indemnizatiile, sporurile, precum si alte adaosuri, astfel cum sunt prevazute īn contractul individual de munca sau, dupa caz, īn contractul colectiv de munca; i) datele de identificare ale utilizatorului, īn cazul contractelor de munca temporara; j) data transferului astfel cum este prevazut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul; k) data preluarii prin transfer, astfel cum este prevazut la art. 90 alin. (9) din Legea nr. 188/1999, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si art. 32 din Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului platit din fonduri publice, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si datele de identificare ale angajatorului de la care se face transferul; l) data la care īncepe si data la care īnceteaza detasarea, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face detasarea; m) data la care īncepe si data la care īnceteaza detasarea transnationala, definita de Legea nr. 16/2017 privind detasarea salariatilor īn cadrul prestarii de servicii transnationale, statul īn care urmeaza sa se realizeze detasarea transnationala, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmeaza sa presteze activitatea salariatul detasat, precum si natura acestei activitati; n) data la care īncepe si data la care īnceteaza detasarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European, statul īn care urmeaza sa se realizeze detasarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmeaza sa presteze activitatea salariatul detasat, precum si natura acestei activitati; o) perioada, cauzele de suspendare si data īncetarii suspendarii contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare īn baza certificatelor medicale; p) data si temeiul legal al īncetarii contractului individual de munca. ART. 4 (1) Transmiterea registrului catre inspectoratul teritorial de munca, cu datele prevazute la art. 3 alin. (2), se face dupa cum urmeaza: a) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) se transmit cel tarziu īn ziua anterioara īnceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle īntr-un raport de munca cu angajatorul īn baza unui contract individual de munca; b) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) - k) se transmit īn termen de 5 zile lucratoare de la data transferului, respectiv de la data preluarii prin transfer; c) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) se transmit cel tarziu īn ziua anterioara datei de īncepere/īncetare a detasarii salariatului; d) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. m) si n) se transmit cel tarziu īn ziua anterioara datei de īncepere/īncetare a detasarii salariatului pe teritoriul altui stat; e) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. o) se transmit cel tarziu īn ziua anterioara datei suspendarii/datei īncetarii suspendarii, cu exceptia situatiei absentelor nemotivate cand transmiterea īn registru se face īn termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii; f) datele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. p) se transmit cel tarziu la data īncetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, īn conditiile legii, īncetarea contractului individual de munca. (2) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) - g) se transmite īn registru cel tarziu īn ziua anterioara producerii modificarii. Exceptie fac situatiile īn care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand īnregistrarea īn registru se face īn termen de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia. (3) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se transmite īn registru īn termen de 20 de zile lucratoare de la data producerii modificarii. Exceptie fac situatiile īn care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand transmiterea īn registru se face īn termen de 20 de zile lucratoare de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia. (4) Orice modificare privind perioada de detasare prevazuta la art. 3 alin. (2) lit. l) - n) se transmite īn registru cel tarziu īn ziua anterioara producerii modificarii. (5) Orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) se transmite la inspectoratul teritorial de munca īn termen de 3 zile lucratoare de la data aparitiei modificarii. (6) Orice corectie a erorilor survenite īn completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea. ART. 5 (1) Datele īn registru se completeaza si se transmit on-line pe portalul Inspectiei Muncii. (2) Evidenta datelor din registru, transmise de angajatorii prevazuti la art. 1, se tine īntr-o baza de date administrata de Inspectia Muncii. (3) Inspectia Muncii, īn calitate de operator de date cu caracter personal, administreaza baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal. (4) Procedura privind transmiterea datelor īn registrul īn format electronic se stabileste prin ordinul comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale prevazut la art. 2 alin. (11). ART. 6 (1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a transmite datele īn registru la inspectoratul teritorial de munca īn a carui raza teritoriala se afla sediul/domiciliul angajatorului, cel tarziu īn ziua anterioara īnceperii activitatii de catre primul salariat. (2) Sucursalele, agentiile, reprezentantele sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, precum si unitatile fara personalitate juridica ale institutiilor/autoritatilor publice/altor entitati juridice, carora le-au fost delegate competentele prevazute la art. 2 alin. (3), au obligatia de a īnfiinta, completa si transmite datele īn registru conform prevederilor art. 3, cu mentionarea ambelor date de identificare: codul unic de identificare - CUI si codul de identificare fiscala - CIF si īn termenele stabilite la art. 4, la inspectoratul teritorial de munca īn a carui raza teritoriala īsi desfasoara activitatea, cu īndeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare. ART. 7 (1) Angajatorii prevazuti la art. 1 au obligatia de a īntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii īncadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra īn bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta īncadrarii personalului prin īncheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. (2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si īncetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii īn registru. (3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa īi elibereze acestuia copii ale documentelor existente īn dosarul personal, īn termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii. (4) Documentele sunt eliberate īn copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana īmputernicita de angajator. (5) La īncetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa īi elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea īn munca si īn specialitate, precum si un extras din registru. (6) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa īi elibereze acestuia un extras din registru, datat si certificat pentru conformitate, sau o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea īn munca si īn specialitate, astfel cum rezulta din registru si din dosarul personal, īn termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. (7) Datele din registru si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza īn conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata. Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin īncalcarea acestor obligatii. (8) In situatia īn care angajatorul se afla īn imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevazut la alin. (6), salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca eliberarea unui extras din registru din care sa rezulte activitatea desfasurata la acesta, īn calitate de salariat. Inspectoratul teritorial de munca īn cauza elibereaza documentul, īn baza registrului electronic transmis de angajator, īn termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii. (9) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de munca asigura accesul individual la datele personale din registru. Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale. ART. 8 (1) Constituie contraventie netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - i) cel tarziu īn ziua anterioara īnceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa se afle īntr-un raport de munca cu angajatorul īn baza unui contract individual de munca si se sanctioneaza conform art. 260 alin. (1) lit. e^1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare. (2) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei urmatoarele fapte: a) transmiterea datelor īn registru cu elementele contractului individual de munca, pentru care exista dovada executarii acestuia, respectiv prestarea muncii si plata salariului, cu īncalcarea termenului prevazut la art. 4 alin. (1) lit. a); b) refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza īnscrierilor efectuate īn registru; c) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. j) - k), īn termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. b); d) netransmiterea datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) - p), īn termenele prevazute la art. 4 alin. (1) lit. c) - f); e) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. d) - h), īn termenele prevazute la art. 4 alin. (2) si (3); f) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. l) - n) īn termenele prevazute la art. 4 alin. (4); g) netransmiterea modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) si b) īn termenul prevazut la art. 4 alin. (5). (3) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei urmatoarele fapte: a) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (6); b) completarea registrului cu date eronate sau incomplete; c) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7); d) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii. (4) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei īncalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz, la sediul secundar, care are delegata competenta īncadrarii personalului prin īncheierea de contracte individuale de munca. (5) Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei īncalcarea de catre angajator a prevederilor art. 7 alin. (3) - (6). (6) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor angajatorilor se fac de catre inspectorii de munca. (7) Contravenientul poate achita īn cel mult 48 de ore de la data īncheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la alin. (2) - (5). (8) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevazute la alin. (1) - (5) se fac cu respectarea: a) art. 22 din Conventia cu privire la relatiile diplomatice, īncheiata la Viena la 18 aprilie 1961, ratificata prin Decretul nr. 566 din 8 iulie 1968, respectiv ale art. 31 din Decretul nr. 481/1971 privind aderarea Republicii Socialiste Romania la Conventia de la Viena cu privire la relatiile consulare, referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare; b) art. 31 din Conventia de la Viena privind relatiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Conventia de la Viena privind relatiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdictie a agentilor diplomatici, respectiv a agentilor consulari; c) inviolabilitatii si imunitatii reprezentantelor organizatiilor internationale acreditate īn Romania potrivit conventiilor/acordurilor de sediu la care Romania este parte. ART. 9 Prevederile art. 8 se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare. ART. 10 Sistemul informatic care face obiectul solutiei tehnice pentru transmiterea datelor īn registru de catre angajatori, astfel cum este reglementat de prezenta hotarare, se achizitioneaza de catre Inspectia Muncii, īn conditiile legii, cu aprobarea ordonatorului principal de credite. ART. 11 (1) Inspectia Muncii asigura accesul autoritatilor/institutiilor publice la informatiile din registru, pe baza unor aplicatii de interogare specifice sau prin punerea la dispozitie a unor informatii din registru, cu respectarea masurilor de protectie a datelor cu caracter personal, numai daca īn cuprinsul actului normativ de organizare si functionare a acestora se prevede ca acestea au dreptul de a primi aceste informatii īn vederea realizarii atributiilor lor. Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc de Inspectia Muncii prin protocoale de colaborare īncheiate cu autoritatile/institutiile publice solicitante, īn conditiile legii, care vor fi publicate pe pagina de internet a Inspectiei Muncii. (2) Pentru personalul īncadrat īn Ministerul Afacerilor Externe cu raport de munca, prevederile prezentei hotarari se aplica īn conditiile stabilite printr-un protocol de colaborare īncheiat īntre Ministerul Afacerilor Externe si Inspectia Muncii. (3) In scopul combaterii muncii nedeclarate, Inspectia Muncii beneficiaza de accesul la bazele de date detinute de autoritati/institutii publice, privind: a) evidenta persoanelor, īn vederea identificarii persoanelor aflate la locul de munca; b) declaratii si īnregistrari fiscale, īn vederea verificarii concordantei datelor īnregistrate īn registru cu cele declarate organelor fiscale; c) evidenta angajatorilor īnregistrati īn registrul comertului sau la Ministerul Finantelor Publice, īn scopul identificarii acestora si al dispunerii masurilor necesare īn vederea aplicarii prevederilor prezentei hotarari. ART. 12 Registrele īnfiintate, īnregistrate, completate si transmise īn conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind īntocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv īn conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, īn conditiile legii. ART. 13 (1) Prezenta hotarare intra īn vigoare la data publicarii īn Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, cu exceptia prevederilor art. 8 si art. 13 alin. (3), care intra īn vigoare la 10 zile de la data publicarii. (2) Prin exceptie de la prevederile art. 4 alin. (3) orice modificare a datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) care se produce de la data intrarii īn vigoare a prevederilor prezentei hotarari si pana la data de 31 martie 2018 se transmite pana la 31 martie 2018. (3) Constituie contraventie netransmiterea de catre angajatori a modificarilor aduse datelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) īn termenul prevazut la art. 13 alin. (2) si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei. ART. 14 (1) La data intrarii īn vigoare a prezentei hotarari se abroga Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, publicata īn Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 372 din 27 mai 2011, cu modificarile si completarile ulterioare. (2) Pana la data achizitionarii noului sistem informatic, angajatorii prevazuti la art. 1 vor transmite datele īn registru conform aplicatiei informatice existente pe portalul Inspectiei Muncii la data intrarii īn vigoare a prezentei hotarari. (3) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, procedura privind transmiterea datelor īn registru, precum si procedura privind conditiile si limitele accesului individual la informatiile din registru se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale, īn termen de 30 de zile de la data achizitionarii noului sistem informatic. PRIM-MINISTRU MIHAI TUDOSE Contrasemneaza: Ministrul muncii si justitiei sociale, Lia-Olguta Vasilescu Ministrul comunicatiilor si societatii informationale, Lucian ova Ministrul afacerilor externe, Teodor-Viorel Melescanu Ministrul finantelor publice, Ionut Misa Bucuresti, 14 decembrie 2017. Nr. 905. ---------------