Prelucrare Extrase de Cont

Operatiile procesului de import al extraselor de cont si generarea propunerilor de contare in registrele de contabilitate sunt:

  • Importul extrasului - proces prin care sistemul identifica operatia (incasare/plata), tipul fenomenului (prin asocierea unui tip de tranzactie, a partenerului si a altor informatii necesare si obligatorii). Valorile care nu sunt identificate nu sunt completate in browser. Utilizatorul va completa toate informatiile prin intermediul tastei F1 prin selectarea din lista de valori. In cazul in care in lista de valori propusa nu se identifica valoarea dorita, se va verifica/ adauga pe functia de actualizare specifica campului valoarea si conditiile necesare afisarii (Activa si in perioada de valabilitate)

  • Stergere extras - ofera posibilitatea stergerii extrasului cu starea Nevalidat, in cazul in care este necesara corectarea informatiilor in fisierul de la banca sau definirea unui nou tip de tranzactie, astfel incat la o noua actiune sa se poata prelua toata informatiile.

  • Salvare - valorile validate (prin vizualizare) sau completate in campuri de catre utilizator sunt salvate in baza de date

  • Validare - verificarea completarii tuturor informatiilor obligatorii si a corectitudinii datelor (in cazul unor dependinte: exemplu zona si purtatorul apartin business unit-ului). Starea inregistrarii va fi Operat

  • Postare - schimbarea starii in Postat

  • Contabilizare - generarea tranzactiilor in registrele de contabilitate. Starea inregistrarii se schimba in Contabilizat

Proces

  1. Dezarhivati fisierul .zip primit de la banca

  2. Alegeti: Financiar -> Cash Management -> Operatii prin Case si Banci -> Procesare Extrase de Cont

  3. Selectati Banca si Contul la Banca (respectiv Banca si IBAN-ul)

  4. Selectati din campul Choose File fisierul de la banca dezarhivat cu extensia STA salvat pe discul local. Actionati buton OK pentru incarcarea lui.

5. Bifati Afisare Log-uri. In procesul de incarcare se va creea un fisier unde sunt documentate modul de identificare si tratare a datelor pentru fiecare operatie din extras. Se pot identifica astfel cauzele eventualelor erori care au ca efect necompletarea tuturor campurilor de pe interfata.

  1. Actionati butonul Start. In procesul de incarcare sistemul verifica si transmite mesaje de eroare daca:

    • IBAN-ul din fisier completat pe linia 25 nu corespunde cu cel definit pe contul la banca selectat pe interfata

    • daca nu exista in sistem cursul valutar pentru moneda de referinta si consolidare pentru data extrasului

    • data din denumirea fisierului (primele 6 caractere ) nu corespunde cu cea din fisier din linia 60

    • daca data soldului initial din linia 60 si a celui final din linia 62 nu este aceeasi. In astfel de cazuri corelati cele 2 informatii inclusiv cea din denumirea fisierului (primele 6 caractere)

Incarcarea fisierului se efectueaza doar daca sunt solutionate toate erorile afisate. Nu se efectueaza incarcarea partiala a extrasului de cont.

  1. Pozitionati-va pe Tab -ul Nevalidat. Vizualizati si comparati operatiile afisate cu cele din extrasul de la banca.

    7.1 Verificati si completati toate campurile active de pe interfata. Activarea si obligativitatea lor difera in functie de tipul de operatie.

    7.1.1 Completati /Verificati Operatia (tipul de operatie). Este propusa daca este este definita pe Reguli, unic, in sistem pentru fenomenul pe care il reprezinta documentul. Se selecteaza prin intermediul tastei F1. Unicitatea este data de sursa configurata pe tipul de tranzactie.

    7.1.2 Completati Partenerul daca nu a putut fi identificat pentru incasari sau plati clienti/furnizori

    7.1.3 Completati tipurile de liste pentru Incasari/Plati comisioane, dobanzi, impozite, taxe. etc

    7.1.4 Completati Zona si Purtatorul doar pentru operatiile care au cont corespondent cu domeniul CS (Costuri) sau VE (Venituri)

    7.1.5 Vizualizati in partea de sus a ecranului, la nivel fiecarei zile: Soldul initial, Incasari, Plati , Soldul Final. Informatiile afisate sunt preluate din extras

    7.2 Salvati fiecare inregistrare prin actiunea dischetei pozitionata in primul camp al fiecarei linii. Sistemul verifica completarea campurilor obligatorii si existenta in sistem valorilor completate. Se afiseaza mesaj pentru salvare sau pentru erori daca este cazul. Actionati butonul Toate inregistarile pentru a efectua operatia pentru o zi.

    7.3 Selectati liniile afisate pe browser care apartin unei date si actionati buton Validare. Procedura se efectueaza la nivelul unei zile (toate sau nici una). In cadrul acestui proces se verifica corelatia dintre soldul final al zilei precedente din sistem si soldul initial din fisier. Cand corelatia este indeplinita acesta este afisat in zona in care sunt sumarizate informatiile la nivelui unui extras. Nu se afiseaza decat zilele pentru care exista operatii.

    In cazul in care nu sunt indeplinite conditiile, sistemul nu valideaza inregistrarile pentru ziua selectata. Cauzele care pot conduce la aceasta situatie sunt fie omiterea prelucrarii unui fisier pentru o data anterioara, fie operatia de validare nu a fost efectuata in ordine cronologica

  2. Pozitionati-va pe Tab -ul Validate. Vizualizati toate extrasele care au fost validate. Inregistrarile au Starea Operat

    8.1. Actionati buton Postare. Starea inregistrarilor devine Postat

    8.2. Actionati buton Contabilizare

    8.2.1. Completati perioada si data pentru care se efectueaza contabilizarea.

    8.2.2. Apasati buton Start. Inregistrarile au Starea Contabilizat. Este procesul prin care se genereaza tranzactiile in registrele contabile. Acestea nu sunt contate

    8.3. Actionati buton Evidenta Inregistrari pentru a identifica registrul si numarul tranzactiei generate pentru fiecare linie din extras

  3. Verificati pe registre de contabilitate corectitudinea inregistrarilor. Contati tranzactiile prin actiunea butonului Contare