Self HR

Fluxuri de lucru si facilitate de tip self-service

1. Completare adresa e-mail

  • Se acceseaza Administrare Personal (HR-AD) -> Persoane

  • Se cauta persoana pentru care se doreste acordarea dreptului de acces in Self-service

  • Se acceseaza sectiunea Telefoane & e-mail

  • Se completeaza adresa de e-mail:

    • Valoare - adresa de e-mail

    • Din data - data de inceput a valabilitatii adresei de e-mail

2. Creare cont Self-service

Persoana acceseaza pagina Self-service pentru crearea contulu

Se apasa butonul image1 si se completeaza campurile solicitate, apoi se apasa Inregistrare. Pe adresa de e-mail completata utilizatorul va primi un link pentru activarea contului

3. Logare Self-service

  • Dupa activarea contului, utilizatorul acceseaza pagina principala Self-Service pentru logare. Se completeaza numele de utilizator cu care s-a creat contul precum si parola.

  • Se apasa butonul Login.

4. Descriere ecran self

Pagina principala a ecranului cuprinde 2 sectiuni:

  • Sectiunea Salariat in care sunt gestionate informatiile personale ale salariatului

  • Dosarul digital - documentele incarcate in sistem

  • Fluturasii de salariu

  • Sectiunea de lansare cereri

  • Sectiunea de urmarire a stadiului solicitarii

  • Sectiunea de acces in pagina de gestiune a cursurilor si evaluare

  • Sectiunea Contracte care permite salariatului sa vizualizeze contractele de munca si sa introduca, pe fiecare contract, activitatea zilnica (pontajul)

4.1 Sectiunea Salariat

Cuprinde mai multe carduri ce ofera acces la diverse informatii sau permit interactiunea cu sistemul. Astfel, din aceasta sectiune, salariatul poate:

  • incarca documente personale

  • lansa cereri (pentru Concediu de Odihna, Concediu fara plata, delegatii)

  • solicita adeverinte (Adeverinta medicala, de venituri, pentru vechime in munca, raportul revisal per salariat)

  • vizualiza documentele personale incarcate (daca are nevoie de o copie a unui document)

  • urmari stadiul solicitarilor

  • accesa sectiunea de cursuri absolvite si de evaluare

Dosar digital - acest card permite vizualizarea/descarcarea de copii dupa documentele introduse in sistem (Carte de Identitate, Diploma de studii, etc)

  • Se selecteaza tipul de document dorit

  • Se apasa butonul image2 care deschide o fereastra de previzualizare a documentului, cu posibilitatea de descarcare a acestuia

Fluturas salariu - acest card permite vizualizarea fluturasilor de salariu din perioada de activitate

  • Se selecteaza luna/anul pentru care se doreste vizualizarea fluturasului de salariu

  • Se apasa butonul Start. Fluturasul apare in fereastra de previzualizare, salariatul avand posibilitatea de a descarca raportul

Lansare cereri - cardul permite lansarea de cereri de concediu, solicitarea unor adeverinte sau incarcarea unor documente personale:

  • Cerere Concediu fara plata - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • Descriere - o descriere scurta a motivelor pentru care este solicitat Concediul fara plata

    • Perioada CFP - se selecteaza perioada Concediului fara plata

    • Selectati fisierul - se incarca cererea semnata de solicitant

    • Se apasa butonul Salveaza.

  • Planificare Concediu de Odihna - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • Descriere - o descriere scurta a motivelor solicitarii

    • Perioada CO - se selecteaza perioada in care se doreste planificarea Concediului de Odihna

    • Selectati fisierul - se incarca cererea semnata de solicitant

    • Se apasa butonul Salveaza.

  • Delegatie - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • *Descriere - o descriere scurta a motivelor solicitarii efectuarii delegatiei

    • Perioada DEL - se selecteaza perioada in care se va efectua delegatia

    • Delegatie Externa - se bifeaza daca delegatia are loc in afara tarii

    • Selectati fisierul - se incarca cererea semnata de solicitant

    • Se apasa butonul Salveaza.

  • Concediu de odihna - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • Descriere - o descriere scurta a motivelor solicitarii efectuarii Concediului de Odihna la cerere

    • Perioada CO - se selecteaza perioada in care se va efectua Concediul de Odihna la cerere

    • Selectati fisierul - se incarca cererea semnata de solicitant

    • Se apasa butonul Salveaza.

  • Incarcare documente Dosar Personal - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • Descriere - o descriere scurta a documentului

    • Tip document - se selecteaza tipul de document de incarcat (Diploma studii, CV si scrisoare de intentie, Carte de Identitate, Certificate de calificare - pe meserii, Cererea de angajare, Acte de studii, Alte documente)

    • Selectati fisierul - se incarca documentul de incarcat

    • Se apasa butonul Salveaza.

  • Adeverinte - se completeaza campurile:

    • Tip Document - camp inactiv - implicit Document de intrare

    • Nr.Document - camp inactiv - numarul de inregistrare a documentului in registratura

    • Data Document - data documentului initializata cu data curenta

    • Data limita - data limita pentru prelucrarea documentului - implicit necompletata

    • Descriere - o descriere scurta a documentului

    • Tip Adeverinta - se selecteaza tipul de adeverinta solicitat (Adeverinta Medicala, Adeverinta Salariu, Adeverinta Vechime etc.)

    • Se apasa butonul Salveaza.

Urmarire Cereri - acest card permite urmarirea stadiului solicitarilor lansate de catre salariat pe flux. Astfel, salariatul stie in orice moment in ce etapa a aprobarii se afla solicitarea sa precum si daca aceasta a fost aprobata sau respinsa.

Cursuri si Evaluare - cardul permite accesul in sectiunea de gestiune a cursurilor absolvite si evaluare

4.2. Sectiunea Contracte

Aceasta sectiune cuprinde informatiile referitoare la contractele de munca pe care salariatul le are cu unitatea. Sectiunea este accesibila prin apasarea butonului image3

Selectia implicita a contractelor permite vizualizarea doar a contractelor care nu au fost incetate. Prin debifarea optiunii Doar contracte valabile salariatul poate avea acces si la informatiile referitoare la contractele incetate.

Prin apasarea butonului Declarare pontaj, salariatul are posibilitatea de a introduce/actualiza activitatea zilnica desfasurata in cadrul contractului selectat.

  • Selectie luna - se poate edita pontajul lunii curente sau cel al lunii anterioare, daca pontajul lunii anterioare nu a fost validat

  • Calendar - se selecteaza ziua pe care se vor opera modificarile. Zilele lunii curente sunt marcate conform legendei (Zi lucratoare, Zi nelucratoare, Pontat, Nepontat)

  • Tipul zilei - campul este initializat cu regimul de lucru sau cu simbolul campurilor de Concediu de Odihna, Concediu Medical, Zile Plecat/Venit in cazul in care in sistem au fost introduse Certificatele de Concediu Medical sau Concediile de Odihna in momentul declararii pontajelor zilnice implicite. Persoanele care intra in activitate sau ies din activitate in cursul lunii au completate zilele de plecat/venit aferente in cazul in care starea contractului a fost operata inainte de declararea pontajelor zilnice implicite.

  • Detaliere activitate zilnica - salariatul are posibilitatea de a detalia activitatea zilnica prin descrierea operatiunilor efectuate la locul de munca, intervalul orar in care au fost desfasurate, selectia activitatii si a centrului de cost

    • Interval orar - ora de inceput si ora de sfarsit a activitatii

    • Activitate - selectie din lista a activitatii in cazul in care aceasta difera de activitatea implicita, specificata in Contractul de Munca

    • Zona/Purtator - centrul de cost pe care isi desfasoara activitatea salariatul in intervalul orar specificat, in cazul in care centrul de cost difera de cel implicit, specificat in sectiunea Informatii Financiare de pe contractul salariatului.

    • Comentariu - salariatul are posibilitatea de a detalia activitatea desfasurata in intervalul orar mentionat

Salariatul poate introduce mai multe intervale orare corespunzatoare activitatilor desfasurate (in ziua pe care este pozitionat) prin apasarea butonului image4 sau poate sterge intervale orare introduse prin apasarea butonului image5 din dreptul intervalului orar specificat

5. Solicitare Cerere Concediu de Odihna/Eliberare adeverinta

Angajatul Solicita o adeverinta sau depune o cerere de concediu de odihna.

  • Se selecteaza din lista Lansare Cereri - Concediu de Odihna

  • Se apasa butonul image6.

Se completeaza campurile:

  • Descriere: Descriere

  • Perioada CO: Perioada in care se doreste efectuarea Concediului de Odihna

Se incarca cererea de CO semnata - Selectati fisierul

Se apasa Salveaza

In acest moment cererea poate fi urmarita pe flux in sectiunea Urmarire Cereri

6. Evaluare solicitar

Coordonatorul structurii administrative evalueaza solicitarea angajatului. Daca solicitarea este o cerere de CO, se executa pasul urmator.

7. Aprobare CO

  • Se apasa butonul Claim

  • Daca cererea se aproba, se selecteaza Aproba: Da, se completeaza Comentariu si se apasa butonul Complete

  • Cererea este transmisa pe flux catre Departamentul Resurse Umane pentru validare (Pasul 5)

  • Daca cererea este respinsa, se selecteaza Aproba: Nu, se completeaza Comentariu si se apasa butonul Complete

  • Daca cererea este respinsa, angajatul primeste rezolutia in portalul Self HR, sectiunea Urmarire Cereri

8. Generare Adeverinta

Daca angajatul a solicitat eliberarea unei adeverinte, Coordonatorul Unitatii Administrative genereaza adeverinta si o transmite catre Departamentul Resurse Umane pentru semnare.

A se vedea Lansare cereri -> Adeverinte de la punctul 4.1 Sectiunea Salariat

9. Validare CO

  • Cererea aprobata de catre coordonatorul Unitatii Administrative apare in lista de documente pentru aprobare a Departamentului Resurse Umane.

  • Daca Departamentul Resurse Umane aproba cererea, selecteaza Aproba: Da, completeaza Comentariu si apasa butonul Complete

  • Daca cererea este respinsa, se selecteaza Aproba: Nu, se completeaza Comentariu si se apasa butonul Complete

  • Daca cererea este respinsa, angajatul primeste rezolutia in portalul Self HR, sectiunea Urmarire Cereri

10. Proces BPM - software de management al proceselor de business

  • Un proces automat care poate fi configurat interpreteaza actiunile actorilor implicati in proces si transmite pe flux catre ceilalti actori sau executa operatiuni in sistemul EMSYS, in functie de configurarile implementate.

Exemplu: apr1 - persoana(persoanele) desemnate cu urmarirea pontajului salariatului respectiv.

image7

11. Generare CO / Actualizare pontaj

  • Daca cererea de Concediu de Odihna este aprobata si validata, se genereaza automat inregistrare in Gestiune Concedii de Odihna cu parametrii prevazuti in cerere.

  • De asemenea, in pontajul angajatului se actualizeaza automat activitatea din zilele corespunzatoare cererii.

12. Semnare adeverinta

Departamentul Resurse Umane semneaza adeverinta, o incarca in BPM si o transmite angajatului.

13. Informare

Procesul automat informeaza angajatul cu privire la raspunsurile primite din partea Coordonatorului Unitatii Administrative sau a Departamentului Resurse Umane si transmite, dupa caz, adeverintele solicitate semnate.