Preluare pozitii intrari din fisier Excel

Scop

Incarcare detaliere tranzactie de intrare imobilizari dintr-un fisier Excel.

Pot fi incarcate atat tranzactii de RECEPTIE numere de inventar noi, cat si tranzactii de MODERNIZARE pentru numerele de inventar existente.

Intrarea pe tipul de document Cumparari poate fi preluata din fisier Excel numai cand TVA inclus in cost de achizitie = NU si fara comanda furnizor din fluxul ALOP.

Procedura

  1. Pe tipul de document pe care se doreste a se inregistra intrarea se introduce antetul (ecranul Informatii).

  2. Construiti un fisier care sa contina cel putin coloanele obligatorii de completat pentru o intrare de mijloc fix, in functie de tipul intrarii, astfel:

  • pentru o intrare de numar inventar nou (Tip intrare = RECEPTIE), campurile obligatorii sunt: numar inventar, grupa, cod clasificare, gestiune, zona, purtator, data punerii in functiune, denumire, valoare, cod TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), valoare TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), regim amortizare, data inceput amortizare, durata amortizare ani, durata amortizare luni, cont imobilizare, cont amortizare deductibila, cont amortizare nedeductibila, cont cheltuiala deductibila, cont cheltuiala nedeductibila, cont rezerve deductibile, cont rezerve nedeductibile

  • pentru o intrare pe un numar inventar existent (Tip intrare = MODERNIZARE), campurile obligatorii sunt: numar inventar, valoare, cod TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), valoare TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), regim amortizare, durata amortizare ani, durata amortizare luni, cont imobilizare, cont amortizare deductibila, cont amortizare nedeductibila, cont cheltuiala deductibila, cont cheltuiala nedeductibila, cont rezerve deductibile, cont rezerve nedeductibile

SAU

  1. Pentru a exporta un fisier cu structura necesara pentru incarcarea ulterioara, apelati butonul image6 Import/Export -> tab Export de langa butoanele de actualizare din ecranul Specificatie

Implicit sunt bifate toate coloanele disponibile pentru export, insa puteti bifa minim coloanele: Numar inventar, Denumire, Grupa, Cod clasificare, Gestiune primitoare, Zona, Purtator, Valoare intrare, Valoare imobilizare, Regim amortizare, Data punerii in functiune, Data Inceput amortizare, Durata amortizare, Cont imobilizare, Valoare, regim amortizare, durata amortizare ani, durata amortizare luni, Cont amortizare deductibila, Cont cheltuiala deductibila, Cont rezerve deductibile, Cod TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), Valoare TVA (numai in cazul tipului de document Cumparari), Cont amortizare nedeductibila, Cont cheltuiala nedeductibila, Cont rezerve nedeductibile

Salvati fisierul Excel intr-un director pe statia de lucru.

  1. In fisierul construit la pas 2 sau in cel obtinut la pas 3 creati inregistrarile de intrare pe care doriti sa le incarcati si salvati fisierul astfel creat.

  2. Apelati butonul image6 Import/Export -> tab Import.

In sectiunea 1. Incarcare fisier selectati cu ajutorul butonului Alege fisier (Incarca fisierul pe server) fisierul construit la pasul anterior si apoi apelati butonul image13 Incarca

In sectiunea 2. Selectie coloane :

  • daca fisierul Excel are cap de tabel (recomandabil) bifati Are cap tabel

  • setati formatul campurilor de tip Data conform celui din fisier (recomandabil zz/ll/aaaa)

  • asociati coloanele din fisierul Excel cu coloanele din baza de date. Fisierul poate contine oricate coloane, in orice ordine. Vor fi preluate numai cele pe care le asociati cu coloanele din baza de date.

Daca folositi fisierul exportat la pas 3, asocierile coloanelor din fisier cu cele din baza de date se vor realiza automat.

Daca folositi fisierul construit la pas 2, asociati coloanele din fisier cu coloanele din baza de date

Pentru a putea trece la pasul urmator (buton Etapa 3) trebuie sa asociati cel putin o coloana din fisier cu o coloana din baza de date.

Coloana obligatorie de asociat este cea care contine numarul de inventar.

  1. In etapa 3. Constante (optional) daca fisierul nu contine coloana Tip intrare sau aceasta nu este completata, setati Tip intrare = RECEPTIE sau MODERNIZARE care va fi valabila pentru toate liniile din fisier.

Apasati apoi butonul Etapa 4.

Puteti seta si alte informatii valabile pentru toate inregistrarile din fisier (de ex. Valoare intrare = o anumita suma )

  1. In etapa 4. Importa fisier actionati butonul image3 Inserare (recomandabil cu optiunea Import cu erori/fara erori setata pe Fara erori)

Import cu erori/fara erori:

  • optiunea Fara erori - importul se realizeaza cand toate inregistrarile din fisierul de incarcare sunt valide

  • optiunea Cu erori - se realizeaza importul numai pentru inregistrarile valide din fisierul de incarcare

Daca fisierul de incarcare nu contine erori, se afiseaza mesaj de forma „Importul a fost realizat cu succes!”.

Daca fisierul de incarcare contine erori, realizati corectiile necesare si reluati incarcarea (pasul 5)

  1. Vizualizati, verificati si eventual completati/modificati inregistrarile incarcate pe Financial -> Contabilitate Imobilizari -> Intrari pe tipul de document pe care s-a realizat importul.

Rezultat

  • Numerele de inventar receptionate sunt incarcate in detalierea tranzactiei pentru a fi verificate/modificate si ulterior tranzactiile pot fi validate .

  • Inregistrarile cu Tip intrare RECEPTIE sunt incarcate cu Tip Tranzactie NORMALA, Tip imobilizare MIJLOACE FIXE, stare ACTIV, cu document punere in functiune (cod, numar, data) preluate din antetul tranzactiei pe care se incarca, Amortizare alternativa NU si toate informatiile alternative (regim, data start amortizare, durata amortizare, valoare imobilizare si valoare amortizare alternative) egale cu cele contabile.

image0Atentie

  • Nu poate fi incarcat un fisier pe o tranzactie deja validata.