Atasamente factura

Scop

Aceasta functionalitate permite adaugarea unuia sau mai multor fisiere atasate la fisierul XML generat pentru e-Factura, in conformitate cu cerintele tehnice ANAF. Atasamentele pot contine informatii suplimentare relevante pentru tranzactie, precum contracte, comenzi, avize de insotire a marfii, certificate de calitate sau alte documente justificative.

Notă

Atasarea de fisiere necesita instalarea si configurarea unui server de management documente. Contactati departamentul Vanzari pentru mai multe detalii.

Prin utilizarea acestei optiuni, se asigura transmiterea completa a documentatiei catre sistemul RO e-Factura, facilitand procesarea, verificarea si arhivarea electronica a facturii impreuna cu documentele suport.

Adaugarea atasamentelor poate fi efectua din:

  1. Accesati Logistics -> Vanzari & Retail -> Facturi, selectati factura si apasati butonul Actiuni ( Actiuni ) -> Atasamente

  2. Accesati Logistics -> Servicii ANAF -> e-Factura, selectati factura si apasati butonul Atasamente ()

Pentru factura selectata se va deschide o noua fereastra de management documente unde sunt disponibile urmatoarele optiuni:

  • Sincronziare (): actualizeaza documentele pe interfata

  • Filtrare (): filtreaza documentele in functie de numar si data

  • Incarcare (): adaugare document - apasati Navigare pentru selectare document de adaugat, selectati data, completati descriere (optional), apasati butonul Salveaza. Din acest moment daca se efectueaza Upload fisierul XML va contine si fisierul atasat.

Dupa adaugare atasament sunt disponibile urmatoarele optiuni:

  • Descarcare (): salvarea documentului

  • Vizualizare (): afisarea continutului documentului

  • Metadata (): informatii suplimentare document

  • Stergere (): stergerea documentului asociat numarului de factura

Pentru verificare selectati factura si apasati butonul Export ( Export) care genereaza fisierul XML local si il deschideti cu Microsoft Edge. Acesta va contine tag <AdditionalDocumentReference> in care se va regasii documnetul atasat.

Atasarea la fisierul XML se face efectiv la generare apasand butonul:

  • Export ( Export), dupa fiecare adaugare atasament poate fi genera fisier XML cu atasamentele actualizate (util pentru verificare).

  • Upload ( Upload), pentru factura in starea NETRIMISA si NOK, in cazul in care factura are starea OK aceasta devine document definitiv si va contine doar atasamentele la momentul efectuarii operatiei Upload, orice modificare de atasamente ulterioara nu va mai avea efect. Pentru a verifica documente care au fost atasate la o factura cu starea OK se descarca arhiva zip si se verifica fisierul XML validat.

Atenționare

Conform specificatiilor ANAF va fi necesar sa tineti cont de urmatoarele aspecte:

  • Documentele justificative ale facturii sau atasamentele trebuie sa fie incorporate in structura de date a facturii si nu pot fi trimise separat.

  • Suma dimensiunilor tuturor fisierelor atasate nu trebuie sa depaseasca 3Mb.

  • Numarul maxim de documente incorporate care sustin factura este limitat la 50.

  • Codurile MIME ale documentelor atasate permise:

    • aplicatie/pdf;

    • imagine/png;

    • imagine/jpeg;

    • text/csv;

    • aplicatie/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet;

    • aplicatie/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet.s