=================== Executie si Control =================== Scop ==== In EMSYS se pot gestiona, executa si urmari proiecte din domenii si industrii diverse. **Task-urile/Activitatile** proiectului se pot derula succesiv sau in paralel printr-o planificare flexibila (in functie de natura proiectelor se parcurg etape specifice de realizare). Executia proiectului se realizeaza continuu si dinamic, pornind de la: - **datele proiectului**: task-uri, resurse necesare, termene, fonduri alocate; - **contextul organizational** :conditii financiare, tehnice si de colaborare, prioritati si alocarea resurse catre alte activitati. Executia se realizeaza cu :term:`Task`-urile de ultim nivel (**activitati**) care se afla in starea **Aprobat**. Executia unui proiect pentru care task-urile au fost aprobate trece, in principal, prin unul din cele doua fluxuri prezentate mai jos. Aceasta impartire este generata de modul in care se nasc costurile si cum sunt ele controlate operational. In terminologia **ERP**, aceasta distinctie separa proiectele de tip „Service-based” (servicii) de cele de tip „Asset-based” sau „Production-based” (constructii/productie). :ref:`A. Proiecte cu bugete calculate pe baza resurselor si preturilor din listele de costuri (Resource-Based / Activity-Based) ` Aceasta abordare este specifica organizatiilor de **Constructii**, **Productie Unicat** sau **Infrastructura**, unde bugetul este o consecinta a listei de cantitati (BOQ - **Bill of Quantities**). Bugetul nu este doar o cifra, ci o suma de norme de consum. Valoarea totala se calculeaza automat: (Cantitate Material x Pret) + (Ore Utilaj x Tarif) + (Servicii Subcontractori). :ref:`B. Proiecte cu bugete valorice (proiecte de cercetare si dezvoltare ( :term:`R&D`), alte proiecte care au bugete valorice) ` Aceasta abordare este specifica organizatiilor de tip **Universitati**, **Centre de Cercetare** sau **Firme de Consultanta**, unde costul principal este manopera (om*timp). Se raporteaza ore (pontaj) care sunt inregistrate automat pe proiect. Sistemul verifica daca valoarea orelor + cheltuielile adiacente (diurne, deplasari) + alte cheltuieli materiale se incadreaza in suma totala alocata pe linia bugetara respectiva. **Caracteristicile principale ale celor doua fluxuri**: +-----------------------+----------------------------------+----------------------------------+ | Caracteristica | Buget Valoric | Buget din Resurse | +=======================+==================================+==================================+ | **Sursa Bugetului** | Alocare contractuala/Grant | Estimare tehnica/Norme de consum | +-----------------------+----------------------------------+----------------------------------+ | **Unitate Principala**| Moneda (RON, EUR, alta moneda) | Unitati fizice (KG, M, Ore) | +-----------------------+----------------------------------+----------------------------------+ | **Control** | Plafonarea cheltuielilor | Controlul consumurilor specifice | +-----------------------+----------------------------------+----------------------------------+ | **Risc Principal** | Ne-eligibilitatea costurilor | Subestimarea cantitatilor | +-----------------------+----------------------------------+----------------------------------+ .. _Ident_PRJ_Bugete_Calculate: A. Flux pentru proiectele operationale/investitionale, productie de tip :term:`ETO` cu bugete calculate pe baza resurselor si pretului din listele de costuri ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- La randul sau acest flux poate sa contina pasi diferiti de executie determinati, in principal, de complexitatea proiectului si / sau gestiunea acestuia in EMSYS. **A.1.** Se parcurg, in principal, urmatoarele etape: - se :doc:`Aproba ` task-urile, - se definesc :doc:`obiecte de cost ` cu metoda „Pe Comenzi”, pentru colectarea costurilor directe, si se folosesc pentru: - asocierea pe Deviz (Task Frunza) in sectiunea Obiect de Cost Ch. Directe; - asocierea pe Linia de Comanda Client aferenta Devizului (Task-ului Frunza); - Lansarea Cererilor de Cumparare de Materiale si Servicii; - inregistrarea Consumurilor de Materiale si Servicii pentru Devizul respectiv - definire :doc:`obiecte de cost ` cu metoda „Globala”, pentru Cheltuieli Comune ale proiectului (se asociaza pe fiecare Task Frunza in sectiunea Obiect de Cost Ch. Indirecte) - se genereaza :doc:`Comenzi de Lucru ` - se lanseaza total sau partial in executie **Comenzile de lucru** - se genereaza **Cereri de Cumparare**, urmand fluxul de aprovizionare - se opereaza :doc:`Consumuri materiale ` pe obiectele de cost specifice proiectului, - se raporteaza manopera, transport si utilaje pentru fiecare Ordin de Lucru. Consumurile de Resurse de tip Manopera, Utilaje si Transport se realizeaza la Cost Standard. Se pot raporta Consumuri de Resurse zilnice, saptamanale, lunare, dupa caz. - se estimeaza gradul de realizare al proiectului; Raportarea Progresului Proiectului este necesara informarii Managementului Organizatiei. Progresul se bazeaza pe Declararea Cantitatilor de Resurse Realizate. - se urmareste si raporteaza gradul de realizare al livrabilelor - se :doc:`factureaza ` partial sau total, - se :doc:`inchid ` task-urile/proiectul, - se urmareste in timp real bugetul vs. realizat in raportul Listare Dinamica Proiecte **A.2.** Pentru proiectele in care ofertarea se realizeaza din EMSYS, mai sunt necesare urmatoarele actiuni: - configurare formular de oferta pe functiunea :doc:`Formule Calculatie Costuri `, atasare pe proiect in **Proiecte Date Generale - Suport Costuri** - Oferta) - emitere oferta pe functiunea :doc:`Oferta Proiect ` Apelati functionalitatea **Logistics > Managementul Proiectelor > Executie si Control** si :doc:`executati pasii descrisi in procedura din acest link. ` .. _Ident_PRJ_Bugete_Valorice: B. Flux pentru proiecte cu bugete valorice (proiecte de cercetare si dezvoltare ( :term:`R&D`), alte proiecte care au bugete valorice) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- La randul sau acest flux poate sa contina mai multi sau mai putini pasi privind executia determinati, in principal, de beneficiarul **proiectului**. **B.1.** Beneficiarul este un client pentru care se factureaza livrabilele executate. In acest caz fluxul include: - definire :doc:`comanda client ` (cu cel putin o linie) pentru proiectul respectiv; liniile din comanda trebuie sa corespunda cu ce a fost contractat si cum se livreaza/factureaza, - definire :doc:`obiecte de cost ` pentru proiect cu purtator cheltuieli directe / respectiv indirecte; alocare corespunzatoare pe task-urile detaliu - frunza, - definire :doc:`servicii ` pentru fiecare livrabil din proiect; alocare corespunzatoare pe task-urile detaliu - frunza, - :doc:`proiectul ` se adauga cu: - :doc:`task-uri ` (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari/activitati), - :doc:`resurse ` (manopera - operatii), - :doc:`buget ` (declarat pe :doc:`structura de formular ` atasata proiectului in **Proiecte Date Generale - Suport Costuri**), - se :doc:`aproba ` task-urile, - se opereaza :doc:`consumuri materiale ` pe obiectele de cost specifice proiectului, - costurile cu salariile se opereaza pe obiectele de cost specifice proiectului (in general, sunt utilizate machete de pontaj la nivel de proiect, generarea automata a notei de salarii se va realiza cu obiectele de cost specifice fiecarui proiect) - se :doc:`factureaza ` partial sau total, - se urmareste in timp real bugetul vs. realizat in raportul :doc:`Listare Dinamica Proiecte `, - se :doc:`inchid ` task-urile/proiectul. **B.2.** Beneficiarul este **Societatea**, **Mediul Academic** sau un **Sector Intreg** si nu este necesara definirea unei comenzi de vanzare (Exemplu: proiecte de cercetare (programe nucleu, programe operationale, programe internationale, etc). Se parcurg urmatorii pasi: - se aproba task-urile, - se opereaza :doc:`consumuri materiale ` pe **obiectele de cost specifice proiectului**, - **costurile cu salariile** se opereaza pe obiectele de cost specifice proiectului, - se urmareste in timp real **bugetul vs. realizat** in raportul :doc:`Listare Dinamica Proiecte `, - se :doc:`inchid task-urile/proiectul `. .. Important:: Pentru aceasta categorie de proiecte, beneficiarul real este **binele comun** sau progresul tehnologic, chiar daca o organizatie este cea care executa munca si isi acopera costurile salariale din aceste fonduri. In aceasta categorie se incadreaza **Proiecte din Fonduri Nerambursabile** sau **Proiecte de Grant**. Acestea nu sunt **vandute** unui client, ci sunt subventionate pentru a atinge obiective macro. Exemple: digitalizare, inovarea intr-un anumit domeniu (medicina, fizica, chimie, etc). Nu se emit facturi catre un cumparator, ci se justifica cheltuielile catre o autoritate (prin **cereri de plata**/ **rambursare**). **B.3.** Beneficiarul este organizatia si este necesara definirea unei comenzi client pentru un partener cu structura interna (organizatia insasi) pentru analiza acestuia. Se parcurg urmatorii pasi: - definire :doc:`comanda client ` (cu cel putin o linie); liniile din comanda trebuie sa corespunda cu ce a fost contractat si cum se livreaza, - definire :doc:`obiecte de cost ` pentru proiect cu purtator cheltuieli directe / respectiv indirecte, - definire :doc:`servicii ` pentru fiecare livrabil din proiect, - :doc:`proiectul ` se adauga cu task-uri (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari, resurse (manopera - operatii) si buget (declarat pe structura de formular atasata, proiectului in **Proiecte Date Generale - Suport Costuri**), - se :doc:`aproba ` task-urile, - se opereaza :doc:`consumuri materiale `, - optional, in functie de cerintele din organizatie, se raporteaza **WorkLog**. Declararea **WorkLog-ului** se realizeaza pe functiunea **Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Raportare Ore Lucrate**. - se declara **Progres**, pentru **Resurse - Operatii**. Declararea **Progresului** se realizeaza pe functiunea **Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Raportare Progres Operatii** - :doc:`se verifica rapoartele ` si rapoartele din functiunea: **Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Fisa Individuala de Activitate** si **Logistics> Managementul Proiectelor> Raportare Operatii> Centralizator Activitate Personal** - se :doc:`inchid task-urile/proiectul `. Apelati functionalitatea **Logistics > Managementul Proiectelor > Executie si Control** si :doc:`executati pasii detaliati in procedura din acest link. ` .. note:: Pot fi implementate in aceeasi organizatie proiecte cu ambele fluxuri sau combinatii ale acestora prin realizarea configurarilor specifice acestora. .. toctree:: :maxdepth: 1 :hidden: /LO/Mng_Proiectelor/Executie_Proiecte/Bugete_Resurse.rst /LO/Mng_Proiectelor/Executie_Proiecte/Bugete_Valorice.rst