======================================= Flux pentru Proiecte cu Bugete Valorice ======================================= Scop ==== Acest flux este dedicat proiectelor cu **bugete valorice** (precum cele de :term:`R&D`) si poate fi adaptat ca numar de pasi in functie de cerintele specifice ale beneficiarului. Se realizeaza pasii in ordinea descrisa mai jos: .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 18 82 * - Functiune/Actiune - Descriere * - :doc:`1. Obiecte de cost ` - Se definesc **obiectele de cost** in functie de cerintele manageriale de urmarire si raportare generate de specificul proiectului. - Exemple definire obiecte de cost: - Pentru proiectele la care **beneficiarul** proiectului este un **client**: - Zona = Proiectul - Purtator = Subunitate/Faza/Livrabil - Pentru proiectele de **Interes Public**: - Zona = Acronim Proiect - Purtator = Tema/Etapa conform Cererii de Finantare - Pentru proiectele de **Autodezvoltare** (Interne): - Zona = Proiectul (Digitalizare Interna) - Purtator = Activitate (Dezvoltare/Instruire, etc) * - :doc:`2. Servicii ` - Se definesc servicii pentru proiectul respectiv. Un proiect poate sa aiba un singur serviciu sau mai multe (detaliate pana la fiecare task frunza din componenta proiectului). * - :doc:`3. Comanda Client ` - Definirea in sistem a comenzii pentru clientul respectiv (conform contractului dintre cele doua parti). Specific pentru proiectele care se factureaza catre beneficiarul lucrarii pe masura ce :term:`Task`-urile sunt realizate si validate de catre beneficiar. * - :doc:`4. Proiect ` - Se adauga proiectul cu: - :doc:`Date Generale ` - :doc:`Task-uri ` (subunitati/teme/faze/tipuri de lucrari/activitati), - :doc:`Resurse (manopera - operatii) ` - :doc:`Buget ` (declarat pe structura de formular atasata proiectului) * - :doc:`5. Se Aproba Proiectul ` - Se Aproba Proiectul de catre un `Responsabil ` * - :doc:`6. Inregistrare Cheltuieli cu Salariile ` - De regula, cea mai mare parte a bugetului pentru aceste proiecte este alocata cheltuielilor de personal; acestea se poate urmari pornind de la **generarea machetelor de pontaj pe proiecte**. - Se genereaza pe obiectele de cost aferente proiectelor prin nota de salarii. - La baza generarii notei de salarii stau pontajele culese pe obiectele de cost definite pentru fiecare proiect/task. - Se pot genera machete de pontaj cu resursele declarate pe fiecare proiect; urmand apoi fluxul de calcul salarii. * - :doc:`7. Inregistrare Consumuri Materiale (de natura stocurilor) ` - Pe langa cheltuielilor de personal se adauga costurile cu materiale diverse necesare realizarii proiectului. Toate aceste consumuri diverse sunt inregistrate pe **Obiecte de Cost** dedicate fiecarui proiect, fiind integrate direct cu modulele de Contabilitate Financiara și Contabilitate de Gestiune. * - :doc:`8. Inregistrare Alte Consumuri ` - Pe langa cheltuielilor de personal si cheltuieli materiale, in cadrul proiectului pot exista si alte consumuri care se inregistreaza pe **Obiecte de Cost** dedicate fiecarui proiect. Acestea sunt: - mijloace fixe achizitionate pentru un proiect (Se inregistreaza printr-o monografie specifica; configurata prin :doc:`fenomene economice ` tinand cont de natura proiectului) cu **obiectele de cost** corespunzatoare - cheltuieli cu diurna, transport, cazare personal si alte cheltuieli care se inregistreaza la nivel de **obiect de cost** in **Registre de Contabilitate** manual sau pe baza unui fenomen economic. * - :doc:`9. Vanzari ` - Specific pentru proiectele care se factureaza catre beneficiarul proiectului pe masura ce :term:`Task`-urile sunt realizate si validate de catre beneficiar. * - :doc:`- Livrare ` - Tranzactiile (documentele) au la baza etapele realizate si/sau conditiile comerciale stipulate in contract privind livrarea proiectului. * - :doc:`- Facturare ` - Emiterea facturii catre beneficiarul proiectului conform contractului intre parti. * - :doc:`10. Finalizare, Inchidere si Redeschidere Task-uri Proiect ` - Etapele de prelucrare a :term:`Task`-urilor proiectelor pe fluxul de lucru cu prezentarea starilor prin care trec. * - :doc:`11. Managementul Schimbarilor in Proiect ` - Controlul schimbarilor in cadrul Proiectului. * - :doc:`12. Principalele Rapoarte de Analiza ` - **Analiza Dinamica Proiecte**: - pentru **Organizatii Comerciale** - cu selectie **Tip Raport**, una din optiunile: **Buget, Realizat (Cheltuieli Efective), Buget vs. Realizat, Crosstab Buget, Crosstab Realizat, Crosstab Buget vs. Realizat** - pentru **Organizatii Bugetare** - cu selectie **Tip Raport**, una din optiunile: **Buget Deviz, Deviz Buget vs Cheltuieli Angajate, Deviz Buget vs Plati Efectuate, Deviz Buget vs Cheltuieli Angajate vs Plati Efectuate, Deviz Cheltuieli Angajate, Deviz Plati Efectuate** - si raportul **Profit & Loss** pentru o analiza dinamica, multi-dimensionala a costurilor , veniturilor si marjelor realizate la nivel de proiect (prin obiectele de cost definite conform cerintei de raportare a proiectului). * - **13. Import Proiecte** - Si pentru acest tip de proiecte exista posibilitatea importului (Este dezvoltata preluarea proiectelor din **CRESCDI** - platforma digitala integrata a Universitatii Nationale de Stiinta si Tehnologie POLITEHNICA Bucuresti, utilizata pentru managementul activitatilor de cercetare, dezvoltare si inovare). - dupa **Import** este necesara actualizarea tuturor informatiilor necesare gestiunii si raportarii proiectelor conform :doc:`procedurii: Actiuni PostImport ` - in principal, acestea sunt: - **Date contabile** – **Activitatea contabila** - setata in **Proiecte - Date Generale**; **Buget propriu** si **Cofinantare proprie**, valorile bugetate. - **Suport Costuri** – **Buget**- - setat in **Proiecte - Date Generale**; formularul de buget corespunzator tipului de proiect (**Tip competitie** – **Program** – **Competitie**). - **obiectele de cost** **directe** si **indirecte** (Zona si Purtator) definite pentru proiect conform cerintelor de raportare. - **Sursa de finantare**, de regula are acelasi cod cu **Activitatea contabila** - setat in **Proiecte - Date Generale - Detalii Activitate**. - **Echipa Proiect** – selectati **Preluare** din bara de instrumente a ecranului de editare. In cazul in care nu se populeaza membrii echipei de proiect, contactati departamentul **Resurse Umane** pentru completare **ID Proiect** in **contracte/acte aditionale de munca** si se reia preluarea. - **Data inceput** – **Data sfarsit** pentru fiecare task in parte. - se declara :doc:`Bugetul `. * - :doc:`14. Exemplu: flux proiect cu buget valoric care se factureaza ` - Este prezentat un model de implementare proiect cu buget valoric care se factureaza catre beneficiar. * - :doc:`15. Exemplu: flux proiect de cercetare ` - Este prezentat un model de implementare proiect de cercetare (Programe Nucleu) specific unei organizatii de cercetare non-Bugetare. Pentru organizatiile bugetare care au proiecte de cercetare, se poate utiliza acest flux tinand cont de observatiile de la punctele **12** si **13** (de mai sus). .. note:: 1. **Flux Specific Proiectelor** pentru care :doc:`Formularul de Costuri `: in formular **Tip expresie** este **Declarat** iar **Tip Expresie realizari** este **Articole Bugetare** (la expresie se trec codurile de articole pe care se vor agrega cheltuielile). 2. Pasii **6**, **7** si **8** se pot desfasura in paralel si iterativ pe durata proiectului, nu neaparat secvential — cheltuielile se inregistreaza pe masura ce apar. 3. Spre deosebire de fluxul :doc:`Bugete Resurse `, in acest flux **nu se utilizeaza Comenzi de Lucru si Ordine de Lucru** — **executia se urmareste exclusiv** prin **Obiecte de Cost** si inregistrari contabile directe. 4. Cheltuielile cu salariile (pasul **6**) sunt integrate nativ cu modulul **HR**: pontajele culese pe obiectele de cost ale proiectului alimenteaza automat nota de salarii, eliminand dubla inregistrare. 5. **Obiectele de Cost** (pasul **1**) sunt **obligatorii** pentru acest tip de proiect — ele reprezinta structura de agregare a cheltuielilor conform categoriilor impuse de normele de raportare ale finantatorului (exemple: UEFISCDI, fonduri europene). Este foarte importanta definirea **obiectelor de cost** corespunzatoare necesitatilor de raportare. 6. Definirea **obiectelor de cost** trebuie sa fie sincronizata obligatoriu cu devizul financiar aprobat al proiectului (contractul), pentru a evita corelari manuale ulterioare. 7. Punctul **13.Import Proiecte** este utilizat de **UNSTPB** - Universitatea Nationala de Stiinta si Tehnologie POLITEHNICA Bucuresti.