===== Sales ===== Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de utilizarea modulului EMSYS Vanzari (Sales), cu accent pe principalele functionalitati: Contracte Clienti, Comenzi Clienti, Dispozitii Livrare, Dispozitii Valorice, Avize de Insotire Marfa, Facturi, Autorizatii de Retur, Note de Receptie Retur. A. Contracte Clienti ******************** B. Comenzi Clienti ****************** **1. Intrebare:** *Sistemul verifică automat stocul la introducere produse / articole in comanda?* **Raspuns:** *Da. La introducerea articolelor detaliere comanda, sistemul verifica disponibilitatea stocului. La salvare inregistrare, daca nu exista tranzactii (intrari, iesiri, transferuri) pentru articolul respectiv in gestiunea selectata, informeaza utilizatorul prin afisarea unui mesaj de avertizare*. .. note:: In ecranul *Detaliere* aferent pozitiei care se introduce in detaliere comanda se poate selecta gestiunea / se poate actualiza. In lista de valori se afiseaza gestiunile cu stocul disponibil aferent articolului selectat. -------------------------------------- .. note:: Dupa salvarea pozitiei in detaliere comanda, se poate consulta stocul disponibil pentru articolul selectat la nivel de fiecare gestiune de la *Actiuni -> Stoc*. -------------------------------------------------------------------- **2. Intrebare:** *De ce la selectia gestiunii pe antet comanda / detaliere comanda nu imi aduce nicio gestiune?* **Raspuns:** *Utilizatorul care inregistreaza comanda de vanzare trebuie sa aiba definit in prealabil drept la nivel de gestiune / toate gestiunile pe functia Stocuri -> Setari -> Confidentialitate Gestiuni*. Se adauga o inregistrare noua pentru fiecare gestiune in care se completeaza *Utilizator*, *Gestiune*, *Data Inceput* si *Data Sfarsit*. In cazul in care nu se completeaza gestiunea, utilizatorul va avea drepturi pe toate gestiunile. -------------------------------------------------------------------- **3. Intrebare:** *Se pot face livrari partiale?* **Raspuns:** *Da. Se pot inregstra livrari partiale. Dupa aprobarea comenzii de vanzare se apeleaza butonul Actiuni -> Livrare. Se selecteaza pozitia / pozitiile si cantitatea partiala / totala pentru care se genereaza dispozitie de livrare si se apasa butonul Ok*. -------------------------------------------------------------------- **4. Intrebare:** *Se poate genera factura partiala dintr-o comanda?* **Raspuns:** *Da. Se pot inregstra facturi partiale. Dupa aprobarea comenzii de vanzare se apeleaza butonul Actiuni -> Facturare. Se selecteaza seria de facturare, pozitia / pozitiile si cantitatea partiala / totala pentru care se genereaza factura si se apasa butonul Ok*. -------------------------------------------------------------------- **5. Intrebare:** *De unde se propune adresa de livrare a partenerului selectat in antet comanda?* **Raspuns:** *Adresa de livrare a partenerului selectat in antet comanda se propune de pe functia Financial -> Definitii -> Parteneri -> campul Adresa Livrare*. .. note:: Daca pe partenerul respectiv nu este completata *Adresa Livrare*, atunci la culegere partenere in comanda se va propune adresa completata in campul *Adresa (Sediu)*. -------------------------------------------------------------------- **6. Intrebare:** *Se poate sa setez anumite informatii sa se propuna implicit la adaugare antet comanda?* **Raspuns:** *Da. Sistemul permite prestabilirea unor valori care sa fie propuse automat la inregistrare antet comanda, la nivel de utilizator. Se apasa butonul Setari (din partea stanga sus a ecranului) -> tab Propuneri Adaugare*. Spre exemplu, daca se seteaza in campul Gestiune valoarea 1 (Cod gestiune = 1), la inregistrarea unei comenzi de vanzare noi cu utilizatorul curent, se va propune in campul Gestiune valoarea setata anterior. .. note:: Configurarile inregistrate la nivel de utilizatori nu se pierd la urmatoarea reconectare in aplicatie. Valorile prestabilite se pastreaza in *Setari -> Propuneri Adaugare* si se propun la inregistrarea noilor comenzi. -------------------------------------------------------------------- **7. Intrebare:** *Cum pot tine evidenta numerelor de comenzi in EMSYS?* **Raspuns:** *Sistemul permite evidenta numerelor de comenzi externe. Pe antet comanda se completeaza manual numarul de comanda externe in campul Nr. Cmd. Extern*. -------------------------------------------------------------------- **8. Intrebare:** *Unde se adauga conditiile de plata?* **Raspuns:** *Conditiile de plata se definesc pe functia Vanzari&Retail -> Setari -> Conditii de Plata*. .. note:: Documentatia pentru inregistrarea Conditiilor de plata este disponibila la adresa `Conditii de Plata `_. -------------------------------- .. note:: Conditiile de plata trebuie sa prezinte *Stare = Aprobat* astfel incat sa poata fi utilizate pe fluxul de vanzare. -------------------------------------------------------------------- **9. Intrebare:** *Unde pot vizualiza cat am livrat / facturat dintr-o comanda in EMSYS?* **Raspuns:** *Pe functia Vanzari&Retail -> Comenzi Clienti - la nivelul fiecarei comenzi se poate consulta raportul din meniul Actiuni -> Situatie Comanda, care afiseaza Cantitatea Livrata, Cantitatea Facturata si Cantitatea Ramasa de Livrat. De asemenea, prezinta si datele facturilor generate din comanda, cu Valoare Factura (cu TVA si fara TVA)*. De asemenea, se pot consulta si rapoarte dedicate pe functia *Vanzari&Retail -> tab Standard - Situatia Livrarilor Efectuate si Situatia Facturilor Emise*. -------------------------------------------------------------------- **10. Intrebare:** *Pot sa adaug un partener nou la inregistrarea unei comenzi de vanzare?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Comenzi Clienti, la inregistrarea unei comenzi, se poate defini un partener nou in nomenclator. La adaugare antet comanda se apasa butonul Partener din dreptul campului Client. Se deschide o fereastra cu nomenclatorul de parteneri unde se poate adauga un partener nou sau se pot modifica informatiile unui partener existent.* .. note:: Partenerii se pot defini pe functia Vanzari&Retail si din meniul Definitii din stanga sus -> Parteneri. -------------------------------------------------------------------- **11. Intrebare:** *Daca am nevoie sa inregistrez facturi de servicii, care este fluxul?* **Raspuns:** *In cazul facturilor de servicii fluxul porneste de la comanda client. Pe functia Vanzari&Retail -> Comenzi Clienti se inregistreaza antetul de comanda cu pozitiile in detaliere. Dupa aprobare comanda se va genera factura de la butonul Actiuni -> Facturare.* -------------------------------------------------------------------- **12. Intrebare:** *Se pot incarca documente externe in EMSYS la nivelul comenzii de vanzare?* **Raspuns:** *Da. Sistemul permite incarcarea unor documente la nivelul comenzii client de la butonul Actiuni -> Documente Asociate. Acestea pot fi previzualizate sau descarcate.* Pot fi atasate documente in format electronic (exemplu pdf, excel, doc, docx, xml, html) care au legatura cu comanda. -------------------------------------------------------------------- **13. Intrebare:** *Pot efectua exportul comenzilor de vanzare in fisier Excel (.xls / .xlsx)?* **Raspuns:** *Da. Sistemul permite exportul comenzilor in fisier Excel de la butonul Import / Export din partea stanga sus. Se pot bifa coloanele care sa fie preluate la export. Se apasa butonul Export Coloanele Selectate in Formatul Ales.* -------------------------------------------------------------------- **14. Intrebare:** *Se pot seta Mesaje care sa fie afisate la listare Comanda Client?* **Raspuns:** *Da. Sistemul permite adaugarea unor mesaje care sa fie afisate la listare comanda de la butonul Actiuni -> Mesaje.* Mesajele pot fi inregistrate pe comanda si pot fi disponibile la alegere pentru Listarea Comenzii, Dispozitiei de Livrare, Facturii. **1.** Selectati Mesaje din meniul Actiuni. **2.** Actionati butonul Adauga (+) si completati: a. Nr Ordine: Ordinea de afisare a mesajelor in documentele selectate; b. Mesaj: Un text care va fi imprimat pe documentul selectat sau memorat in document; c. Imprimabil: Pozitia de imprimare in document: d. Subsol - va fi imprimat la subsolul documentului; e. Antet - va fi imprimat imediat dupa informatiile standard din antetul documentului; f. Nu - sa va memora ca mesaj pe document, fara a fi imprimat pe document; g. Alegeti DA pe fiecare din documentele unde va fi imprimat sau memorat mesajul (Comanda / DL / Aviz / Factura); -------------------------------------------------------------------- **15. Intrebare:** *Unde definesc un articol? Ce tip trebuie sa aiba articolul ca sa poata fi inregistrat pe fluxul de vanzare?* **Raspuns:** *Articolele se definesc pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole.* Pot fi vandute articole de Tip: Aprov. (aprovizionat), Fabricat, Rezidual .. note:: Documentatia pentru inregistrarea articolului / produsului in nomenclator articole este disponibila la: `Arhitectura Business - Nomenclator Articole `_. -------------------------------------------------------------------- **16. Intrebare:** *Unde definesc un serviciu? Ce tip trebuie sa aiba serviciu ca sa poata fi inregistrat pe fluxul de vanzare?* **Raspuns:** *Serviciile se definesc pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Servicii.* Serviciile care intra in procesul de vanzari au atributul Tip Prestat sau Mixt. .. note:: Documentatia pentru inregistrarea serviciuluiu in nomenclator servicii este disponibila la: `Arhitectura Business - Nomenclator Servicii `_. -------------------------------------------------------------------- **17. Intrebare:** *Poate fi vandut un articol cu o alta unitate de masura decat cea cu care a fost inregistrat in stoc?* **Raspuns:** *In stoc, articolele sunt inregistrate in aceeasi unitate de masura, dar pot fi vandute in orice unitate de masura, cu conditia sa existe o transformare intre cele 2 unitati de masura.* In EMSYS exista 2 unitati de masura: unitatea de masura document si unitatea de masura de stoc. Unitatea de masura de stoc este setata la prima validare a unui document de intrare. .. note:: Daca se inregistreaza un document de receptie si apoi se redeschide si se sterge, unitatea de masura de stoc a ramas setata. In acest caz, chiar daca unitatea de masura din nomenclator articole se schimba (pe acea inregistrare se completeaza un alt articol sau doar unitatea de masura este modificata) aceasta (UM din nomenclator) este propusa pe documente, dar se solicita o transformare intre unitatea de masura de stoc setata la prima adaugare si unitatea de masura document (completata pe document sau existenta in nomenclator). ------------------------------------------------------ In aceste conditii, indiferent de unitatea de masura din nomenclator, unitatea de masura de stoc este cea pe care o regasiti in rapoartele de stoc (fisa de magazie, balanta analitica stocuri etc). .. note:: Se poate inregistra transformare de unitate de masura globala (fara articol completat) sau se poate selecta un anumit articol, pentru care sa fie aplicat coeficientul de transformare setat intre unitatea de masura stoc si unitatea de masura document. -------------------------------------------------- .. note:: Daca unitatea de masura stoc nu este corecta este necesar sa adaugati un nou articol cu unitatea de masura corecta. Ulterior pe functia Stocuri -> Transferuri -> Transformare Articol inregistrati un document de transformare articol in care inregistrati iesire de pe articolul cu UM gresita si intrare pe articolul nou creat. Validati documentul si apoi blocati articolul cu UM gresita in nomenclator articole pentru a nu mai putea fi folosit. ----------------------------------------------------- .. note:: Documentatia pentru inregistrarea serviciului in nomenclator servicii este disponibila la: `Definire Transformare Unitati de Masura `_. -------------------------------------------------------------------- **18. Intrebare:** *Ca sa pot factura articole sau servicii trebuie sa inregistrez comanda client?* **Raspuns:** *Pentru a factura articole si servicii trebuie sa existe comanda client inregistrata in sistem. In cazul unor vanzari fara comanda client, anumite vanzari neplanificate, se adauga un antet de comanda client si se aproba, fara a specifica in detaliere bunurile si serviciile. In baza acestei comenzi se pot factura articole si servicii neplanificate.* -------------------------------------------------------------------- **19. Intrebare:** *Se pot configura liste de pret pentru articole si servicii?* **Raspuns:** *Da. Listele de pret se configureaza pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Setari -> Liste de Preturi Vanzare. Lista de Preturi se culege apoi in antet comanda sau in detaliere pentru fiecare pozitie. La salvarea pozitiei cu articolul sau serviciul respectiv se va propune automat pretul din lista de pret.* Documentatia pentru definirea listei de pret este disponibila la: `Definire Lista de Preturi Vanzare `_. -------------------------------------------------------------------- **20. Intrebare:** *De ce nu imi apare la selectie in comanda client lista de pret definita anterior?* **Raspuns:** *Lista de pret trebuie sa fie validata. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Setari -> Liste de Preturi Vanzare validati lista de pret de la butonul Validare.* -------------------------------------------------------------------- **21. Intrebare:** *Cum pot modifica cantitatea de pe o pozitie din detaliere comanda? Am apasat Modifica si campul nu este activ*. **Raspuns:** *Cantitatea de pe o pozitie din detaliere comanda se modifica in Detaliere -> tab Programari -> in campul Q. Promisa. Dupa salvare se va actualiza automat valoarea in camp.* -------------------------------------------------------------------- **22. Intrebare:** *Unde pot vedea cat a mai ramas de livrat dintr-o comanda?* **Raspuns:** *Pentru a vizualiza cat a mai ramas de livrat din fiecare pozitie din detaliere comanda exista doua posibilitati:* **1.** Accesati raportul Actiuni -> Situatie Comanda - raportul prezinta pentru fiecare pozitie din detaliere comanda Cantitatea si Valoarea fara TVA contractata, cantitatea si Valoarea fara TVA Livrata, Cantitatea si Valoarea fara TVA Renuntata, Cantitatea si Valoarea fara TVA Returnata si Cantitatea si Valoarea fara TVA Ramasa de livrat. **2.** La nivelul fiecarei pozitii din detaliere comanda se apasa butonul Detaliere -> tab Programari. Se afiseaza cantitatea ramasa de livrat in campul Q. Ram. de Livr. -------------------------------------------------------------------- **23. Intrebare:** *Cum pot renunta la o cantitate comandata care nu se mai factureaza?* .. note:: Inainte de a inregistra renuntarea, in cazul in care exista dispozitii de livrare inregistrate, stornati documentele sau generati factura, dupa caz. ---------------------- **1.** Selectati Linia din specificatie pentru care nu s-a facturat toata cantitatea si apasati butonul Detaliere -> tab Programari. **2.** Apasati butonul Modifica si completati cantitatea renuntata in campul Q. Renuntata. **3.** Completati Motiv Renuntare: se alege din Lista de motive, care se actualizeaza in lista rezervata MRN-Motiv renuntare. .. note:: Pentru a inchide comanda respectiva apelati butoanele Aprobare, Finalizare si Inchidere. -------------------------------------- **24. Intrebare:** *Pot modifica obiectul de cost (zona si purtatorul) propus la adaugare pozitie cu serviciul respectiv in detaliere comanda?* **Raspuns:** *Da. Obiectul de cost este setat pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Servicii, in campurile Zona si Purtator.* Aceste informatii se po actualiza, astfel incat sa fie propuse corespunzator pe fluxul de vanzare. .. note:: Documentatia pentru inregistrarea serviciului in nomenclator servicii este disponibila la: `Arhitectura Business - Nomenclator Servicii `_. -------------------------------------- **24. Intrebare:** *Pot completa o descriere a articolului sau a serviciului din detaliere comanda?* **Raspuns:** *Este permisa completarea denumirii articolului sau a serviciului din detaliere in campul Extensie din Detaliere.* Pe tab Specificatie se apasa butonul Adauga sau Modific la nivelul pozitiei si se apasa butonul Detaliere -> Extensie. Se completeaza descrierea completa a articolului sau a serviciului respectiv. Denumirea extinsa va fi afisata la listarea facturii client. -------------------------------------- **25. Intrebare:** *De ce nu este activ campul Extensie la adaugare sau modifica pozitie din detaliere comanda?* **Raspuns:** *Verificati ca articolul sau serviciul accepta completarea denumirii extinse, respectiv pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole si tab Servicii -> campul Accepta Denumire Extinsa din sectiunea Definire este setat cu valoarea DA.* .. note:: Initial toate articolele si serviciile au valoarea Accepta Denumire extinsa cu valoarea DA, fiind permisa completarea denumirii extinse. Pentru a anula aceasta posibilitate la nivel de articol sau serviciu: - Selectati functia *Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> Articole / Servicii*; - Va pozitionati pe inregistrarea articolului / serviciului; - Completati campul *Accepta Denumire Extinsa* (la finalul sectiunii Definire) cu valoarea NU. -------------------------------------- **26. Intrebare:** *Pe functia Comenzi clienti la adaugare pozitie cu articol sau serviciu cum modific codul de TVA propus implicit?* **Raspuns:** *Codul de TVA este setat la nivel de articol sau serviciu. Acesta se propune de pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Articole si tab Servicii -> sectiunea Date Comerciale -> TVA Vanzare si poate fi modificat.* -------------------------------------- **27. Intrebare:** *Pot modifica o comanda aflata in Stare = Aprobata?* **Raspuns:** *Da. Se apasa butonul Anulare Aprobare. Comanda va avea Stare = Deschisa si se vor putea actualiza informatiile de pe ANTET de la butonul Modifica din dreapta jos sau se pot actualiza pozitiile din detaliere pe tab Specificatie (butoanele Adauga, Modifica, Copiaza si Sterge, situate deasupra pozitiilor din detaliere).* -------------------------------------- **28. Intrebare:** *Ce documente pot fi generate din comanda client pe fluxul de vanzare?* **Raspuns:** *Din comanda client se poate genera Dispozitie de Livrare (Actiuni -> Livrare), Aviz Insotire Marfa (Actiuni -> Aviz Insotire Marfa), Factura (Actiuni -> Facturare).* .. note:: Numai o comanda aprobata poate fi procesata in continuare pe fluxul de vanzari: livrari si facturari. Comanda se poate aduce in starea Deschisa prin actionarea butonului Anulare Aprobare sau prin modificarea antetului sau specificatiilor. ----------------------------------------------------- .. note:: Inainte de generare documente din comanda client, pozitionati-va pe luna fiscala in care se inregistreaza documentul. -------------------------------------- **29. Intrebare:** *Pot culege in comanda client un serviciu care are setat in nomenclator servicii cont fara domeniu sau domeniu AD?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Operational -> Comenzi Clienti - se permite culegerea in detaliere a unui serviciu care are setat cont fara domeniu sau domeniu AD (analitic dinamic) pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Servicii -> sectiunea Conturi -> campul Venituri.* .. note:: La culegerea unui cont cu domeniu AD (analitic dinamic), in detaliere se vor propune campurile pentru selectia valorilor din tipul de lista atasat contului, in Planul de Conturi, tab Domenii (spre exemplu, selectia debitorului din lista diversa Debitori). ----------------------------------------------------- Pentru aceste pozitii, la generarea facturii din comanda de la butonul Actiuni -> Facturare va fi necesara si selectia Fondului. .. note:: Pentru serviciile din comanda care au setat in nomenclator cont de Venit, in ecranul generare factura (Actiuni -> Facturare), nu se culege fondul. Acesta se propune din **Financial -> Definitii Generale -> Obiecte de Cost Venit**. -------------------------------------- .. note:: Recomandam definirea unui serviciu distinct cu campul Venituri pentru cont fara domeniu si cont cu domeniul AD (analitic dinamic), pentru a fi utilizat in inregistrarea documentelor a caror nota contabila se reflecta in aceste conturi. ---------------------------------------------------- **30. Intrebare:** *Exista posibilitatea de a modifica numarul de zecimale permise la cantitati si la pret in comanda pentru facturile de servicii?* **Raspuns:** *Da. Exista posibilitate de adaugare pozitii servicii in comanda cu 10 zecimale la cantitate si 15 zecimale la pret.* **1.** Pe functia *Setari Logistica - Setari Generale - Setari Generale Nr. Zecimale* - se seteaza variabile pentru campurile privind pretul (NRZECSERVPRETCUTVA, NRZECSERVPRETFARATVA, NRZECSERVPRETLISTA) si cantitatea (NRZECSERVQ). Se permite definirea variabilelor pentru pret in fiecare moneda (moneda de baza, moneda de referinta, moneda de consolidare), cu setarea unei valori de la 1 la 15 zecimale. Se permite definirea variabilei pentru cantitate cu setarea unei valori de la 1 la 10 zecimale. **2.** Apelati butonul Save pentru salvarea configurarilor. Daca nu se doreste configurarea acestor setari pentru fluxul de vanzare servicii, se permit valorile standard, cu 4 zecimale la pret (0.0001) si 3 zecimale la cantitate (0.001). Pentru fluxul de vanzare de articole exista posibilitatea de a seta variabila NRZECQ, care specifica numarul zecimale pentru calculul cantitatii. Se poate seta valoarea de la 1 la 3 zecimale. Daca nu se configureaza, se permite valoarea standard, cu 3 zecimale (0.001). ------------------------------------------------------------------------ C. Dispozitii Livrare ********************* **1. Intrebare:** *Pot culege in dispozitia de livrare un serviciu care are setat in nomenclator servicii cont fara domeniu sau domeniu AD?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Operational -> Dispozitii Livrare - se permite culegerea in detaliere a unui serviciu care are setat cont fara domeniu sau domeniu AD (analitic dinamic) pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Servicii -> sectiunea Conturi -> campul Venituri.* .. note:: La culegerea unui cont cu domeniu AD (analitic dinamic), in detaliere se vor propune campurile pentru selectia valorilor din tipul de lista atasat contului, in Planul de Conturi, tab Domenii (spre exemplu, selectia debitorului din lista diversa Debitori). ------------------------------- La introducerea pozitiilor pentru astfel de servicii, in detaliere este obligatorie si culegerea Fondului. ---------------------------------- .. note:: Recomandam definirea unui serviciu distinct cu campul Venituri pentru cont fara domeniu si cont cu domeniul AD (analitic dinamic), pentru a fi utilizat in inregistrarea documentelor a caror nota contabila se reflecta in aceste conturi. ----------------------------------------------------- **2. Intrebare:** *Se poate completa in detaliere dispozitie de livrare obiectul de cost (zona si purtator) la adaugare pozitie cu Tip = Articol?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Dispozitii Livrare - este posibila completarea obiectului de cost (zona si purtator) la adaugare in detaliere pozitii cu Tip = Articol (atunci cand setarea logistica VENVNZLOT are valoarea = Da).* In cazul in care nu sunt completate valorile, atunci obiectul de cost care se propune in tranzactia generata la validarea documentului este cel setat pe gestiune (in Logistics -> Definitii Logistica -> Nomenclator Gestiuni). **3. Intrebare:** *Ce inseamna coloana Tip (TRANSFER / LIVRARE) de pe antetul Dispozitiei de Livrare?* **Raspuns:** *La salvare antet dispozitie de livrare se propune automat valoarea TRANSFER, atunci cand clientul selectat are configurat pe functia Parteneri -> tab Date Generale -> Structura Interna = DA.* Se aplica pentru fluxurile interne ale organizatiilor care transfera marfa intre entitati proprii (de exemplu din fabrica spre magazine proprii). In cazul documentelor de tip TRANSFER, operatiunea este considerata transfer intern de marfa si, conform fluxului configurat, nu se aplica TVA. Daca partenerul nu este marcat ca structura interna, documentul ramane cu tipul standard LIVRARE. D. Dispozitii Valorice ********************** **1. Intrebare:** *Pot culege in dispozitia valorica un serviciu care are setat in nomenclator servicii cont fara domeniu sau domeniu AD (analitic dinamic)?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Logistics -> Vanzari&Retail -> Operational -> Dispozitii Valorice - se permite culegerea in detaliere a unui serviciu care are setat cont fara domeniu sau domeniu AD (analitic dinamic) pe functia Logistics -> Definitii Logistica -> Arhitectura Business -> tab Servicii -> sectiunea Conturi -> campul Venituri.* .. note:: La culegerea unui cont cu domeniu AD (analitic dinamic), in detaliere se vor propune campurile pentru selectia valorilor din tipul de lista atasat contului, in Planul de Conturi, tab Domenii (spre exemplu, selectia debitorului din lista diversa Debitori). ------------------------------------------- La introducerea pozitiilor pentru astfel de servicii, in detaliere este obligatorie si culegerea Business Unit-ului si a Fondului. .. note:: Recomandam definirea unui serviciu distinct cu campul Venituri pentru cont fara domeniu si cont cu domeniul AD (analitic dinamic), pentru a fi utilizat in inregistrarea documentelor a caror nota contabila se reflecta in aceste conturi. --------------------------------------------------------- E. Avize de Insotire Marfa ************************** **1. Intrebare:** *Cum se genereaza un Aviz de Insotire Marfa din comanda client si ce configurari sunt necesare in prealabil?* **Raspuns:** *Avizul de Insotire Marfa se genereaza direct din comanda client in stare* **APROBATA** *, prin* **Actiuni -> Aviz Insotire Marfa** *. In prealabil sunt necesare doua configurari: definirea unei plaje de numere pentru tipul de document* **AVIZ** *in* **Vanzari & Retail -> Setari -> Serii si numere facturi** *, si adaugarea configurarii utilizatorului pentru tipul de document* **AVIZ** *in* **Configurare Utilizatori Vanzare** *. Din avizul generat se poate emite ulterior factura prin* **Actiuni -> Facturare** *. Daca o comanda cuprinde cantitati care trebuie livrate catre mai multi destinatari, se pot genera mai multe avize pe cantitati partiale din aceeasi comanda.* .. note:: Documentatia pentru inregistrarea Avizului de Insotire Marfa este disponibila la: `Avize de Insotire Marfa `_. -------------------------------------------------------------------- F. Facturi ********** **1. Intrebare:** *Cum se storneaza o factura dintr-o alta perioada fiscala care contine o Dispozitie Valorica?* **Raspuns:** *Pentru stornarea unei facturi dintr-o alta perioada fiscala, nu se storneaza direct factura, ci* **Dispozitia Valorica** *aferenta acesteia. Dupa efectuarea stornarii Dispozitiei Valorice, factura de storno se genereaza din Dispozitia Valorica de storno rezultata. La pasul de stornare a Dispozitiei Valorice, dupa actionarea butonului **Stornare**, pentru stornarea unui document din alta perioada, se selecteaza* **Nu**. .. note:: Documentatia pentru stornarea Dispozitiei Valorice este disponibila la adresa: :ref:`Stornare Dispozitie Valorica `. -------------------------------------------------------------------- **2. Intrebare:** *La incarcarea unei facturi in SPV prin functia "Servicii ANAF" apare eroarea [BR-RO-L200]: numarul maxim de caractere pentru Descrierea articolului (BT-154) este 200. Cum se rezolva?* **Raspuns:** *Eroarea apare deoarece denumirea extinsa a articolului/serviciului contine diacritice (caractere speciale neacceptate in fisierul XML e-Factura) sau depaseste 200 de caractere. Actualizati* **denumirea extinsa** *a articolului/serviciului din comanda, eliminand diacriticele. Ulterior, la efectuarea unui nou Upload, selectati optiunea* **DIN COMANDA** *in partea de sus a ecranului, nu* **DIN TRANZACTIE** *. Aceasta optiune permite corectia denumirii fara a fi necesara redeschiderea sau stornarea documentelor.* .. note:: Documentatia privind cerintele pentru denumirea articolelor/serviciilor la e-Factura este disponibila la: `Prerechizite Servicii ANAF — Denumire articole/servicii `_. -------------------------------------------------------------------- **3. Intrebare:** *Factura nu poate fi transmisa in SPV prin "Servicii ANAF" si apare o eroare. Clientul este nou introdus. Ce trebuie verificat?* **Raspuns:** *Eroarea poate proveni dintr-o definire incorecta a partenerului (clientului). Verificati ca partenerul are completate corect campurile* **Judet** *si* **Localitate** *, acestea fiind obligatorii pentru transmiterea e-Facturii. Corectati datele partenerului si reluati transmiterea facturii.* .. note:: Documentatia privind definirea corecta a partenerilor pentru e-Factura este disponibila la: `Prerechizite Servicii ANAF — Parteneri `_. -------------------------------------------------------------------- **4. Intrebare:** *La incarcarea unei facturi in ANAF prin "Servicii ANAF" apare statusul "nok", iar dupa stergere si regenerare eroarea persista. Cum se rezolva?* **Raspuns:** *Statusul "nok" persistent indica faptul ca factura a fost deja incarcata anterior, insa ANAF nu a transmis raspunsul de validare (de exemplu, din cauza unei disfunctionalitati temporare a serviciului). Identificati in lista mesajelor primite de la ANAF cel mai recent mesaj — acesta contine ultimul index de incarcare valid. Copiati indexul, reveniti in lista de facturi si modificati indexul de incarcare apasand butonul* **Creion** *, apoi lipiti valoarea copiata. Efectuati operatia* **Status selectie** *pentru actualizarea starii documentului si verificati ca noua stare este corecta si ca fisierul PDF corespunde datelor din factura. O verificare suplimentara poate fi realizata direct pe site-ul ANAF, in sectiunea* **RO e-Factura** *.* ------------------------------------------------------------------------ **5. Intrebare:** *Factura este postata / validata, sistemul confirma generarea tranzactiei contabile, insa aceasta nu apare in niciun registru de contabilitate. Care sunt cauzele posibile si cum se rezolva?* **Raspuns:** *Verificati mai intai daca factura are valoarea 0 — in acest caz, tranzactia contabila nu se genereaza in registre, acesta fiind comportamentul normal al sistemului. Daca factura nu are valoarea 0 si este* **Validata** *, cel mai probabil tranzactia contabila a fost stearsa manual din registrele de contabilitate. Pentru rezolvare, dati din nou* **Validare** *facturii, astfel incat tranzactia contabila sa fie regenerata in registre.* ------------------------------------------------------------------------ **6. Intrebare:** *Cum se seteaza conturile IBAN care sa fie afisate la listarea facturilor de vanzare pe functia Logistics -> Vanzari&Retail?* **Raspuns:** *Afisarea conturilor IBAN pe facturile de vanzare se configureaza pe functia Financial -> Definitii Generale -> Business Unit -> tab Banci.* .. note:: In aceasta sectiune se definesc conturile IBAN pentru fiecare valuta (RON, EUR, USD), precum si ordinea de afisare a acestora pe factura. ---------------------------------- Se bifeaza *Obligatoriu* pe inregistrarea aferenta contului IBAN care se va afisa la listarea fiecarei facturi. ------------------------------------------------------------------------ **7. Intrebare:** *Cum se declara cursul valutar la data emiterii facturii?* **Raspuns:** *Cursul valutar se declara manual sau se preia automat de pe site-ul BNR pe functia Financial -> Definitii Generale -> Monede*. Se apeleaza butonul *BNR -> Preluare Curs BNR* pentru a prelua cursurile automat pentru perioada selectata sau se pozitioneaza pe fiecare moneda si se declara cursul manual de la butonul *Adauga*. .. note:: Cursul valutar poate fi programat sa fie preluat zilnic automat. ------------------------------------------------------------------------ **8. Intrebare:** *De ce nu se poate genera factura din comanda, desi exista stoc in sistem?* **Raspuns:** *Problema apare atunci cand pe comanda este selectata o gestiune care nu are stoc disponibil.* Pentru generarea corecta a facturii este necesar: - verificarea gestiunii setate pe comanda si daca aceasta contine stoc disponibil pentru articolul selectat in detaliere comanda. .. note:: Pentru verificarea stocului disponibil pentru articolul selectat in gestiune se acceseaza functia Stocuri -> tab Standard -> se consulta rapoartele de stoc (spre exemplu, Fisa de Magazie, Balanta Analitica a Stocurilor etc). --------------------------------------- - efectuarea unui transfer de stoc intre gestiuni, daca este necesar pe functia *Stocuri -> Transferuri -> Transfer intre Gestiuni*. ------------------------------------------------------------------------ **9. Intrebare:** *Daca am generat factura in perioada gresita in EMSYS si aceasta a fost deja transmisa prin e-Factura, cum se poate corecta?* **Raspuns:** *Daca factura a fost deja transmisa prin e-Factura, aceasta nu mai poate fi corectata prin Redeschidere*. Corectia se realizeaza astfel: - se storneaza DL-ul inclus in factura pe functia Vanzari&Retail -> Dispozitii de Livrare (butonul *Actiuni -> Stornare*) si se genereaza factura de stornare de la butonul *Actiuni -> Facturare*. - se emite o factura noua cu data corecta din comanda sau dispozitie de livrare; - factura corecta si factura de stornare se transmit prin e-Factura pe functia *Servicii ANAF*. .. note:: Astfel se asigura corectitudinea inregistrarilor atat in ERP, cat si in sistemul ANAF e-Factura. ------------------------------------------------------------------------ **10. Intrebare:** *Cum se genereaza seriile si numerele de factura pentru un nou an in EMSYS?* **Raspuns:** *Seriile si intervalele de numerotare pentru facturi se configureaza pe functia Vanzari & Retail -> Setari -> Serii si numere facturi*. Documentatia care contine pasii necesari pentru definirea seriei de facturare si generarea numerelor automat se regaseste la adresa `Serii si Numere facturi si avize de expeditie `_. .. note:: Dupa salvarea configurarii, numerotarea facturilor se genereaza automat conform seriei definite. ------------------------------------------------------------------------ **11. Intrebare:** *Cum se storneaza o factura de avans?* **Raspuns:** *Pentru decontarea unei facturi de avans (emitere factura de avans de stornare), atunci cand se intocmeste factura finala, pe functia Vanzari&Retail -> Facturi se efectueaza pasii* : - pentru decontarea avansului se apeleaza butonul *Actiuni -> Decontare Avans*. - se afiseaza informatiile privind dispozitia de avans si se completeaza valoarea fara TVA care se deconteaza. Se apeleaza butonul *Ok*. - la salvare se va include in detalierea facturii pozitia pentru decontare avans (se recalculeaza Total Factura). Mentionam ca in Dispozitii valorice, in urma acestei actiuni, va fi generata o dispozitie valorica validata si inclusa in factura curenta cu valoarea avansului decontat cu semnul minus. Mai multe informatii regasiti si in documentatia de la adresa `Decontare avans `_. ------------------------------------------------------------------------ **12. Intrebare:** *Cum se includ dispozitii din livrare din comenzi diferite in aceeasi factura?* **Raspuns:** *Pentru a include dispozitii de livrare inregistrate pe comenzi diferite in aceeasi factura pe functia Vanzari&Retail -> Facturi, la inregistrare antet factura nu se va completa campul comanda. Astfel, in detaliere factura, se vor putea include in comanda dispozitiile de livrare la apelarea butonului Adaug.* ------------------------------------------------------------------------ **13. Intrebare:** *Pot reveni in comanda client de pe functia Facturi?* **Raspuns:** *Da. Exista posibilitatea de accesare a comenzii client din antetul facturii, accesand link-ul cu numarul comenzii. Functionalitatea este disponibila si in meniul Actiuni -> Comanda.* ------------------------------------------- **14. Intrebare:** *Se pot defini mai multe variante de listare pentru facturi?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Vanzari & Retail -> Facturi - exista posibilitatea de a avea mai multe formulare configurabile pentru listare factura.* Se poate seta o varianta de listare implicita pe functia Customizare Rapoarte, iar pe functia Facturi, atunci cand se apeleaza butonul Listare, se vor regasi in componenta de selectie (campul Varianta) variantele de raport customizabile, definite pe baza de date a clientului. ------------------------------------------------- **15. Intrebare:** *Exista posibilitatea de a inregistra factura de servicii cu valori negative?* **Raspuns:** *Da. Pe functia Vanzari & Retail -> Facturi - exista posibilitatea de a opera pe fluxul de vanzari facturi care prezinta in detaliere serviciu/servicii cu cantitati negative.* Inregistrarea pozitiilor cu Tip = S (serviciu) si cantitate negativa poate fi operata in detalierea comenzii client sau dispozitiei de livrare, in functie de fluxul organizatiei. --------------------------------------------------------- **16. Intrebare:** *Am posibilitatea sa vad statusul unei facturi din e-factura?* **Raspuns:** *Da. Pe functia *Logistics -> Vanzari & Retail -> Facturi* se vizualizeaza in antet document status E-factura, preluat din Servicii ANAF. ---------------------------------------- G. Autorizatii de Retur *********************** H. Note de Receptie Retur *************************