.. _configurare-casierie: ================================== Sectiunea 3.2 Configurare Casierie ================================== .. contents:: Cuprins :local: :depth: 1 Scop ---- Pentru fiecare magazin definit in EMSYS se configureaza o casierie de tip **Magazin** in modulul **Cash Management**. Casieria reprezinta casa principala a magazinului si contine unul sau mai multe conturi — cate unul pentru fiecare statie POS. Incasarile realizate pe fiecare POS pot fi transferate automat sau manual in contul casei centrale a magazinului. Sinonime si termeni alternativi: *casa magazin*, *casierie magazin*, *cont casa*, *cont POS*, *Cash Management*. Privire de ansamblu asupra fluxului de configurare ---------------------------------------------------- Configurarea completa a casieriei unui magazin parcurge urmatoarele etape, in ordine: 1. Definire casierie (banca de tip Magazin) — :ref:`casierie-definire-banca` 2. Definire cont magazin (casa centrala) si cont(uri) POS — :ref:`casierie-conturi` 3. Definire responsabili — :ref:`casierie-definire-responsabili` 4. Asociere responsabili pe cont — :ref:`casierie-responsabili` 5. Alocare serii documente pe responsabil — :ref:`casierie-serii` 6. Asociere tipuri de tranzactii pe cont — :ref:`casierie-tranzactii` 7. Copiere tranzactii de pe un cont similar (optional) — :ref:`casierie-copiere` 8. Definire utilizator POS (creare utilizator ERP, PIN, asociere magazin) — :ref:`casierie-utilizator-pos` Prerechizite ------------ - Modulul **Financial → Cash Management** trebuie sa fie accesibil utilizatorului de configurare. - Magazinul trebuie sa fie deja definit conform :ref:`magazine`. - Gestiunea magazinului trebuie sa fie definita si asociata magazinului. - Tipurile de tranzactii necesare (``MAG-BON``, ``MAG-CASH``, ``MAG-TRIN`` etc.) trebuie sa existe in **Cash Management → Setari → Tipuri de Tranzactii**. Daca nu exista, se adauga anterior acestui pas. - Responsabilii (casieri, sefi de tura etc.) trebuie sa fie definiti in **Cash Management → Setari → Responsabili**. - Seriile de documente (chitante, bonuri fiscale, monetare) trebuie sa fie definite in **Cash Management → Setari → Serii Documente**. ---- .. _casierie-definire-banca: Pasul 1 — Definire casierie (Banci) ------------------------------------ **Cale:** Financial → Cash Management → Setari → Banci Scop ^^^^ In Cash Management, o casierie de magazin este inregistrata ca o **Banca** de tip ``MAGAZIN``. Aceasta reprezinta entitatea-container pentru toate conturile (casa centrala + conturi POS) ale unui magazin. Campuri formular Banca ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Cod - DA - Codul unic al casieriei (ex: ``MAG PITESTI``). Se recomanda un cod sugestiv legat de magazin. * - Denumire - DA - Denumirea completa a casieriei (ex: ``MAGAZIN PITESTI``). * - Ultim - DA - Indica daca aceasta este ultima definitie activa. Valori: ``DA`` / ``NU``. * - Nume Sortare - NU - Denumire alternativa folosita la sortare in liste (ex: ``MAGAZIN PITESTI``). * - Swift - NU - Cod SWIFT — nu se completeaza pentru casierii de magazin. * - Tip - DA - Tipul entitatii. Se selecteaza obligatoriu ``MAGAZIN`` pentru casieriile de magazin. * - B.U. - DA - Business Unit-ul caruia ii apartine casieria. * - Forma Juridica - DA - Se selecteaza ``CI | CASA INTERNA`` pentru casierii interne de magazin. * - Gestiune - DA - Gestiunea magazinului asociata casieriei (ex: ``11 | MAGAZIN PITESTI``). Trebuie sa corespunda gestiunii configurate in definirea magazinului. * - Superior - NU - Casieria superioara in ierarhie (se completeaza in cazul structurilor cu casierie centrala si subcasierii). Sectiunea Adresa ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Campurile de adresa (Judet, Localitate, Adresa 1-3) sunt informationale si nu afecteaza functionarea casieriei. Sectiunea Contact ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Campurile Nume, Prenume, Telefon, Email, Functie in Banca sunt informationale. Sectiunea Status ~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Stare - DA - Starea casieriei. Valori: ``ACTIV`` / ``INACTIV``. * - Data Inceput - DA - Data de la care casieria este activa (format: ``ZZ-LL-AAAA``). * - Data Sfarsit - DA - Data pana la care este activa (implicit: ``31-12-9999`` pentru fara limita). Sectiunea Transfer POS agregat ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Aceasta sectiune configureaza transferul automat al incasarilor din conturile POS catre contul casei centrale a magazinului. .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 30 15 55 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Transfer POS agregat - DA - Daca este bifat, incasarile din POS-uri sunt transferate automat in contul casei centrale la inchiderea zilei. Valori: bifat / nebifat. * - Cont POS casa centrala - DA - Contul casei centrale in care se colecteaza transferurile din POS-uri (ex: ``1 | CASA MAGAZIN PITESTI``). * - Tip tranzactie plata - DA - Tipul de tranzactie folosit la plata (transferul din POS catre casa centrala). Ex: ``MAG-TRPL | TRANSFER NUMERAR LA CASIERIA CENTRALA``. * - Tip tranzactie incasare - DA - Tipul de tranzactie folosit la incasarea in casa centrala. Ex: ``MAG-TRIN | INCASARE NUMERAR DE LA POS-URI``. .. warning:: Tipul ``MAGAZIN`` este obligatoriu pentru ca aplicatia EMSYS POS sa recunoasca casieria si sa opereze incasarile corect. O casierie cu alt tip nu va fi vizibila in POS. Procedura — Adaugare casierie ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. Accesati **Financial → Cash Management → Setari → Banci**. 2. Apasati **+ Adauga**. 3. Completati **Cod**, **Denumire**, **Tip** = ``MAGAZIN``, **B.U.**, **Forma Juridica** = ``CI | CASA INTERNA``, **Gestiune**. 4. In sectiunea **Status**, setati **Stare** = ``ACTIV`` si completati **Data Inceput**. 5. Daca se doreste transfer automat POS → casa centrala, bifati **Transfer POS agregat** si completati contul si tipurile de tranzactii aferente. 6. Salvati. Rezultat ^^^^^^^^ Casieria apare in lista **Banci** cu tipul ``MAGAZIN``. Poate fi selectata la definirea conturilor de casa si POS. ---- .. _casierie-conturi: Pasul 2 — Definire conturi (Casa centrala si POS-uri) ------------------------------------------------------ **Cale:** Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci Scop ^^^^ Pentru fiecare magazin se definesc cel putin doua tipuri de conturi: - **Contul casei centrale** (``Tip Cont: CASIERIE``) — reprezinta casa principala a magazinului in care se colecteaza numerarul. - **Contul POS** (``Tip Cont: POS``) — cate un cont pentru fiecare statie POS din magazin, prin care trec incasarile zilnice ale statiei respective. Campuri formular Cont ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Banca - DA - Casieria (banca de tip Magazin) careia ii apartine contul (ex: ``MAG PITESTI | MAGAZIN PITESTI``). * - Tip Cont - DA - Tipul contului. Valori: ``CASIERIE`` pentru casa centrala, ``POS`` pentru statiile de vanzare. * - Moneda - DA - Moneda contului (ex: ``RON | RON``). * - Descriere - DA - Denumirea contului (ex: ``CASA MAGAZIN PITESTI`` pentru casa centrala; ``POS 1 MAGAZIN PITESTI`` pentru un cont POS). * - Gen. Dep. Numerar - DA - Indica daca se genereaza automat depozit numerar. Valori: ``Da`` / ``Nu``. * - Nr. Cont - DA - Numarul intern al contului (ex: ``1`` pentru casa centrala, ``2``, ``3`` etc. pentru POS-uri). * - Tip Sold - DA - Tipul soldului asteptat. Valori: ``DB`` (debitor) pentru conturi de casa. * - B.U. - NU - Business Unit — se completeaza daca contul este restrictionat la un BU specific. * - Fond - NU - Fondul de numerar asociat (ex: fond de rulment). * - Registru Contabil - DA - Registrul de contabilitate in care vor fi generate documentele (ex: ``V11 | MAGAZIN PITESTI``). * - Inchid. Cont Disp. - DA - Indica daca contul de disponibilitati se inchide la sfarsit de zi. Valori: ``Da`` / ``Nu``. * - Referinta - NU - Referinta externa (ex: numar cont bancar, cod intern). * - Cod Template - NU - Codul sablon de document asociat contului. Sectiunea Configurare Conturi ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Disponibilitati - DA - Contul contabil de disponibilitati asociat (ex: ``531MAG | MAGAZIN PITESTI``). Acesta este contul din planul de conturi in care se inregistreaza miscarea numerarului. * - Calcul DCV - NU - Bifat = se calculeaza diferentele de curs valutar. Se lasa nebifat pentru conturi RON. Sectiunea Status ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Identica cu sectiunea Status de la definitia bancii: Stare (``ACTIV``/``INACTIV``), Data Inceput, Data Sfarsit. .. note:: Se defineste **un singur cont de tip CASIERIE** per magazin (casa centrala) si **cate un cont de tip POS** pentru fiecare statie de vanzare. Contul POS are acelasi cont de disponibilitati (``531MAG``) ca si casa centrala sau un cont distinct, in functie de cerintele contabile. Procedura — Adaugare cont casa centrala ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. Accesati **Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci**. 2. Apasati **+ Adauga**. 3. Selectati **Banca** = casieria magazinului definita la pasul 1. 4. Selectati **Tip Cont** = ``CASIERIE``. 5. Completati **Descriere** (ex: ``CASA MAGAZIN PITESTI``), **Nr. Cont**, **Moneda**, **Registru Contabil**. 6. In sectiunea **Configurare Conturi**, asociati contul de **Disponibilitati** (ex: ``531MAG``). 7. Setati **Stare** = ``ACTIV`` si **Data Inceput**. 8. Salvati. Procedura — Adaugare cont POS ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. In **Conturi la Case si Banci**, apasati **+ Adauga**. 2. Selectati aceeasi **Banca** (casieria magazinului). 3. Selectati **Tip Cont** = ``POS``. 4. Completati **Descriere** (ex: ``POS 1 MAGAZIN PITESTI``), **Nr. Cont** distinct, **Moneda**, **Registru Contabil**. 5. Asociati contul de **Disponibilitati**. 6. Setati **Stare** = ``ACTIV`` si **Data Inceput**. 7. Salvati. 8. Repetati pentru fiecare statie POS din magazin. Rezultat ^^^^^^^^ In lista **Conturi la Case si Banci** apar contul casei centrale si toate conturile POS ale magazinului, fiecare cu tipul, descrierea si contul de disponibilitati configurate. ---- .. _casierie-definire-responsabili: Pasul 3 — Definire Responsabili --------------------------------- **Cale:** Financial → Cash Management → Responsabili Scop ^^^^ **Responsabilii** sunt persoanele fizice (casieri, sefi de tura, operatori) care au drept de operare pe conturile de casa si POS din Cash Management. Fiecare responsabil este legat de un utilizator EMSYS si, optional, de o inregistrare de personal din modulul HR. Un responsabil definit in aceasta sectiune poate fi ulterior asociat unuia sau mai multor conturi (casa centrala, conturi POS) cu roluri specifice: Coordonator, Ordonator, Ofiter, Operator. Sinonime si termeni alternativi: *casier*, *operator casa*, *responsabil casa*, *responsabil POS*. Prerechizit specific ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. warning:: Utilizatorul EMSYS al responsabilului trebuie sa existe in **Administrator → Drepturi Acces → Actualizare Utilizatori** inainte de adaugarea responsabilului. Campul **Utilizator** din formularul de responsabil face referire directa la utilizatorul ERP; fara acesta, responsabilul de tip ``INTERN`` nu poate fi salvat. Ecranul lista Responsabili ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Lista afiseaza toti responsabilii definiti in sistem, cu urmatoarele informatii per inregistrare: - **Cod responsabil** (format: `` | NUME PRENUME``). - **Interval de Activitate** — perioada de activitate a responsabilului (ex: ``01-01-2017 - 31-12-9999``). - **Tip responsabil** — afisat in dreapta (ex: ``INTERN``). - **Stare** — bifa verde = activ. Actiuni disponibile in lista: **+ Adauga**, **Modifica**, **Copiaza**, **Sterge**, filtrare rapida, export. Campuri formular Responsabil ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 22 15 63 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Utilizator - DA - Utilizatorul EMSYS caruia ii corespunde responsabilul (ex: ``11``). Se selecteaza din lista utilizatorilor definiti in **Administrare → Actualizare Utilizatori**. Determina cu ce credentiale se autentifica responsabilul in POS. * - Tip Responsabil - DA - Tipul responsabilului. Valori: ``INTERN`` (angajat al companiei, legat de un utilizator ERP) / ``EXTERN`` (tert, fara utilizator ERP). Pentru casieri de magazin se selecteaza intotdeauna ``INTERN``. * - Personal - DA - Codul inregistrarii de personal din modulul HR (Marca). * - Nume - DA - Numele de familie al responsabilului (ex: ``JOHN``). Se preia automat la selectarea campului Personal. * - Prenume - DA - Prenumele responsabilului (ex: ``SMITH``). Se preia automat la selectarea campului Personal. * - Functie - DA - Functia responsabilului in organizatie (ex: ``casier``, ``sef de tura``). Se preia automat la selectarea campului Personal. * - Cont Pos - DA - Contul POS implicit asociat responsabilului (ex: ``1`` — ``POS MAGAZIN PITESTI``). Reprezinta cotul POS generat la Pasul 2. * - Stare - DA - Starea responsabilului. Valori: ``Activ`` / ``Inactiv``. * - Data inceput - DA - Data de la care responsabilul este activ (format: ``ZZ.LL.AAAA``). * - Data sfarsit - DA - Data pana la care este activ (implicit: ``31.12.9999`` pentru fara limita). Ecranul responsabil selectat (detalii) ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ La selectarea unui responsabil din lista, se afiseaza ecranul de detalii cu toate campurile completate, plus informatii de audit: - **User** — utilizatorul ERP care a efectuat ultima modificare (ex: ``ADRIANA.RADU``). - **Data actualizare** — data ultimei modificari (ex: ``23-01-2018``). - Buton **Conturi Asociate** (dreapta sus) — afiseaza lista conturilor de casa si POS pe care responsabilul este activ, cu rolurile detinute pe fiecare cont. Ecranul Conturi Asociate ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ **Cale:** Cash Management → Setari → Responsabili → selectati responsabilul → buton ``Conturi Asociate`` (dreapta sus) Afiseaza toate conturile la care responsabilul este asociat, cu urmatoarele coloane: .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 18 10 22 10 10 13 13 13 13 * - Banca - Contul - Denumire cont - Valuta - Stare - Cont financiar - Coordonator - Ordonator - Ofiter cont / Operator * - MAGAZIN PITESTI - 2 - MAGAZIN PITESTI - RON - ACTIV - 531MAG - 1 - 1 - 1 / 1 Valorile ``1`` din coloanele de rol indica faptul ca responsabilul are rolul respectiv activ pe contul respectiv. Procedura — Adaugare responsabil ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. Accesati **Financial → Cash Management → Setari → Responsabili**. 2. Apasati **+ Adauga**. 3. Selectati **Utilizator** — utilizatorul EMSYS al casierului (trebuie sa existe definit in Administrator → Actualizare Utilizatori). 4. Selectati **Tip Responsabil** = ``INTERN``. 5. Selectati **Personal** marca configurata in modulul HR. 8. Completati obligatoriu **Cont Pos** — contul POS definit la Pasul 2. 9. Setati **Data inceput**. 10. Apasati **Salveaza**. Pentru anulare, apasati **Renunta**. .. note:: Puteti folosi **Copiaza** pentru a duplica rapid un responsabil existent, modificand doar campurile **Utilizator**, **Personal** si **Cont Pos**. Util cand mai multi casieri au aceeasi configuratie de cont. Rezultat ^^^^^^^^ Responsabilul apare in lista cu codul generat automat (format `` | NUME PRENUME``), tipul ``INTERN`` si starea activa. Poate fi asociat imediat conturilor de casa si POS conform :ref:`casierie-responsabili`. Erori posibile ^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 45 55 * - Eroare - Cauza si remediu * - Utilizatorul nu apare in lista de selectie - Utilizatorul nu este definit in **Administrare → Actualizare Utilizatori** sau nu este activ; adaugati-l mai intai acolo. * - Responsabilul nu se poate salva - Campul **Utilizator** este gol sau tipul este ``INTERN`` fara utilizator asociat; completati campul Utilizator. .. _casierie-responsabili: Pasul 4 — Asociere Responsabili (Roluri Responsabili Asociati) -------------------------------------------------------------- **Cale:** Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → buton ``Detalieri`` → ``Roluri Responsabili Asociati`` Scop ^^^^ Fiecare cont de casa sau POS trebuie sa aiba asociati responsabilii care au drept de operare pe acel cont. Un responsabil poate cumula mai multe roluri simultan. Coloane lista Responsabili ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 22 78 * - Coloana - Descriere * - Cod responsabil - Codul unic al responsabilului in sistem (ex: ``JOHN.SMITH``). * - Nume | Prenume - Numele si prenumele responsabilului. * - Functie - Codul functiei responsabilului (ex: ``66``). * - Coordonator - Bifat = responsabilul are rol de coordonator pe acest cont. * - Ordonator - Bifat = responsabilul poate ordona plati/incasari. * - Ofiter - Bifat = responsabilul are rol de ofiter de casa. * - Operator - Bifat = responsabilul poate opera tranzactii pe cont. * - Stare - Starea asocierii: bifat verde = activ. * - Data inc. - Data de la care responsabilul este activ pe cont. * - Data sf. - Data pana la care este activ (implicit: ``31-12-9999``). Procedura — Asociere responsabil pe cont ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. In **Conturi la Case si Banci**, selectati contul dorit (casa centrala sau POS). 2. Apasati butonul **Detalieri** (dreapta sus) → selectati **Roluri Responsabili Asociati**. 3. In lista afisata, apasati **+ Adauga**. 4. Selectati **Cod responsabil** din lista. 5. Bifati rolurile corespunzatoare: **Coordonator**, **Ordonator**, **Ofiter**, **Operator** — in functie de atributiile persoanei. 6. Setati **Data inc.** si lasati **Data sf.** = ``31-12-9999``. 7. Salvati. .. note:: Puteti folosi butonul **Copiaza** pentru a duplica rapid setul de responsabili de pe un cont similar (ex: de pe un alt cont POS din acelasi magazin), modificand doar responsabilul. Rezultat ^^^^^^^^ Responsabilul apare in lista cu rolurile bifate si este activ pe contul respectiv. La autentificarea in EMSYS POS, sistemul verifica daca utilizatorul are un responsabil activ asociat contului POS selectat. Erori posibile ^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 45 55 * - Eroare - Cauza si remediu * - Utilizatorul nu poate deschide casa in POS - Responsabilul nu este asociat contului POS sau asocierea este inactiva (Data sf. depasita); verificati lista Roluri Responsabili Asociati. * - Responsabilul nu apare in lista de selectie - Responsabilul nu este definit in **Cash Management → Setari → Responsabili**; adaugati-l mai intai acolo. ---- .. _casierie-serii: Pasul 5 — Alocare Serii Documente pe Responsabil ------------------------------------------------- **Cale:** Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → ``Detalieri`` → ``Roluri Responsabili Asociati`` → selectati responsabilul → buton dreapta sus → ``Alocare Serii`` Scop ^^^^ Fiecarui responsabil activ pe un cont i se aloca seriile de documente (chitante, bonuri fiscale, monetare, rapoarte Z) pe care are drept sa le emita. Aceasta alocare controleaza numerotarea documentelor generate de acel responsabil pe contul respectiv. Coloane lista Alocare Serii ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 15 15 10 10 15 15 10 10 * - Serie - Document - Nr. inceput - Nr. Sfarsit - Serie POS - Document POS - Nr. inceput POS - Nr. Sfarsit POS * - CHIT FU - CHIT - 0 - 0 - CHIT FU - CHIT - 0 - 0 * - MON - MON - 1 - 1000 - MON - MON - 1 - 1000 * - RZ11 - RZ - 1 - 10000 - RZ11 - RZ - 1 - 10000 * - STAT - STAT - 1 - 1000 - STAT - STAT - 1 - 1000 Coloanele **Serie POS** / **Document POS** / **Nr. inceput POS** / **Nr. Sfarsit POS** reprezinta seriile corespondente utilizate in aplicatia EMSYS POS (pot diferi de seriile ERP sau pot fi identice). Procedura — Alocare serie pe responsabil ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. In **Roluri Responsabili Asociati**, selectati responsabilul dorit. 2. Apasati butonul din dreapta sus → **Alocare Serii**. 3. In ecranul **Alocare Serii pe Responsabilul **, apasati **+ Adauga**. 4. Selectati cu F1 campul **Serie** — seria de documente ERP (ex: ``MON`` pentru monetare, ``RZ11`` pentru rapoarte Z). 5. Completati **Nr. inceput** si **Nr. Sfarsit** pentru intervalul alocat. 6. Selectati **Serie POS** si completati intervalul POS corespunzator. 7. Verificati ca **Stare** = ``ACTIV`` si completati **Data inc.**. 8. Salvati. 9. Repetati pentru fiecare tip de document necesar (chitante, monetare, rapoarte Z, state). .. note:: Seriile trebuie sa fie unice per responsabil si sa nu se suprapuna cu seriile altor responsabili activi pe acelasi cont. Suprapunerea de serii genereaza erori de numerotare la emiterea documentelor. Rezultat ^^^^^^^^ Responsabilul are alocate seriile si poate emite documentele corespunzatoare in EMSYS POS si ERP, in intervalul de numere specificat. ---- .. _casierie-tranzactii: Pasul 6 — Asociere Tipuri de Tranzactii ---------------------------------------- **Cale:** Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul → buton ``Detalieri`` → ``Tipuri de Tranzactii Asociate`` Scop ^^^^ Pe fiecare cont (casa centrala sau POS) se asociaza tipurile de tranzactii care pot fi operate prin acel cont. Fara aceasta asociere, tranzactiile nu pot fi selectate la operare. Coloane lista Tipuri de Tranzactii Asociate ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 18 30 8 8 15 16 20 * - Tip Tranzactie - Den. Tranzactie - PL/IN - Sursa - Cont Disponibilitati - Den. Cont - Registru de Contabilitate * - AVANS SALARII - AVANS SALARII - PL - DIV - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - BONURI FISCALE FURNIZORI - BONURI FISCALE FURNIZORI - ALTE MATERIALE CONSUMABILE - PL - DIV - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - CORECTIE INCASARE - CORECTIE INCASARE - IN - CL - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - MAG-TRIN - INCASARE NUMERAR DE LA POS-URI - IN - DIV - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - PLATA FURNIZORI - PLATA FURNIZORI - PL - FU - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - PLATA SALARII - PLATA SALARII - PL - DIV - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI * - TRPL - TRANSFER NUMERAR LA CASIERIA CENTRALA - PL - DIV - 531MAG - MAGAZIN PITESTI - MAGAZIN PITESTI Legenda coloane: - **PL/IN** — ``PL`` = Plata (iesire numerar), ``IN`` = Incasare (intrare numerar). - **Sursa** — ``CL`` = Client, ``FU`` = Furnizor, ``DIV`` = Divers. - **Cont Disponibilitati** — contul contabil de disponibilitati pe care se inregistreaza miscarea. Tranzactii obligatorii pentru un cont POS de magazin ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 18 8 8 46 * - Tip Tranzactie - PL/IN - Sursa - Denumire / Scop * - MAG-ALIMPOS - IN - DIV - Alimentare numerar POS magazin — numerarul depus la deschiderea zilei in POS. * - MAG-BON - IN - CL - Incasari bon fiscal magazin — incasarile din vanzari pe bon fiscal. * - MAG-CASH - IN - CL - Incasari cash magazin — incasarile cash directe. * - MAG-CARD - IN - CL - Incasari card magazin — incasarile prin card bancar. * - MAG-ALTE - IN - CL - Incasari alte tipuri magazin. * - MAG-TRPL - PL - DIV - Transfer numerar la casieria centrala — transferul numerarului din POS la casa centrala. * - MAG-TRIN - IN - DIV - Incasare numerar de la POS-uri — se asociaza pe contul casei centrale. Procedura — Asociere tranzactii pe cont ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. In **Conturi la Case si Banci**, selectati contul dorit. 2. Apasati **Detalieri** → **Tipuri de Tranzactii Asociate**. 3. Apasati **+ Adauga**. 4. Selectati **Tip Tranzactie** din lista. 5. Verificati si completati **Cont Disponibilitati** si **Registru de Contabilitate**. 6. Daca tranzactia necesita cont corespondent, accesati **Conturi Corespondente** din detalierile tranzactiei si asociati contul contabil corespondent. 7. Daca se doreste imprimarea unui model de chitanta, accesati **Asociere Chitanta** si alegeti modelul dorit. 8. Salvati. 9. Repetati pentru toate tranzactiile necesare contului respectiv. .. warning:: Asociati pentru fiecare tranzactie contul contabil de casa si registrul de contabilitate corecte. O asociere gresita va genera note contabile incorecte la operarea tranzactiilor. Rezultat ^^^^^^^^ Tranzactiile asociate apar in lista **Tipuri de Tranzactii Asociate** ale contului si sunt disponibile pentru selectie la operare in EMSYS POS si ERP. ---- .. _casierie-copiere: Pasul 7 — Copiere Tranzactii (optional) ---------------------------------------- **Cale:** Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul destinatie → ``Detalieri`` → ``Copiere Tranzactii`` Scop ^^^^ Functia **Copiere Tranzactii** permite preluarea rapida a tuturor tipurilor de tranzactii asociate unui cont sursa si copierea lor pe contul destinatie selectat. Este utila atunci cand se adauga un cont POS nou cu aceeasi configuratie ca un cont existent. Ecranul Copiere Tranzactii ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Ecranul este impartit in doua sectiuni: **Info Cont Destinatie** — afiseaza automat datele contului pe care sunteti pozitionat (contul care va primi tranzactiile copiate): - **Cont** — numarul si descrierea contului destinatie (ex: ``1 - CASA MAGAZIN PITESTI``). - **Banca** — casieria destinatie (ex: ``MAGAZIN PITESTI``). - **Iban**, **Moneda**, **BU**, **Registru**, **Disponibilitati** — informatii ale contului destinatie, completate automat. **Info Cont Sursa** — sectiunea de selectie a contului de pe care se copiaza tranzactiile: - **Cont** — selectati (cu F1 sau din lista) contul sursa de pe care se preiau tranzactiile. - Dupa selectare, campurile **Banca**, **Iban**, **Moneda**, **BU**, **Registru**, **Disponibilitati** ale contului sursa se completeaza automat pentru verificare vizuala. Procedura — Copiere tranzactii ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ 1. In **Conturi la Case si Banci**, selectati **contul destinatie** (cel pe care doriti sa copiati tranzactiile). 2. Apasati **Detalieri** → **Copiere Tranzactii**. 3. In sectiunea **Info Cont Sursa**, selectati contul de pe care se copiaza (ex: un alt cont POS configurat anterior). 4. Verificati ca datele afisate corespund contului sursa dorit. 5. Apasati butonul **Generare**. .. note:: Copierea preia toate tipurile de tranzactii asociate contului sursa. Dupa copiere, verificati lista **Tipuri de Tranzactii Asociate** a contului destinatie si ajustati daca este necesar (ex: eliminati tranzactii care nu sunt aplicabile noului cont). Rezultat ^^^^^^^^ Tranzactiile contului sursa sunt copiate pe contul destinatie. Contul destinatie are acum aceleasi tipuri de tranzactii asociate ca sursa si este gata de utilizare fara configurare manuala tranzactie cu tranzactie. ---- .. _casierie-utilizator-pos: Pasul 8 — Definire utilizator POS ----------------------------------- **Cale:** Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori Scop ^^^^ Fiecare casier care se va autentifica in **Client POS** trebuie sa aiba un utilizator ERP activ, un cod PIN configurat si sa fie asociat contului POS corespunzator din Cash Management. Fara parcurgerea tuturor celor trei sub-pasi de mai jos, autentificarea in POS nu este posibila. Sinonime: *utilizator casier*, *utilizator POS*, *cont casier*, *PIN casier*. ---- Pasul 8.1 — Creare utilizator ERP ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ **Cale:** Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori. Se creeaza un utilizator cu nume si prenume sau poate fi un utilizator numeric cu parola identica cu numele de utilizator. Campuri formular Actualizare Utilizatori ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Camp - Obligatoriu - Descriere * - Nume - DA - Numele de utilizator — se recomanda un cod numeric (ex: ``10``, ``11``, ``12``). Acest cod va fi folosit si ca PIN initial. * - Parola - DA - Parola initiala — se seteaza identica cu numele de utilizator (ex: utilizator ``10``, parola ``10``). Poate fi schimbata ulterior de utilizator. * - Autentificare - DA - Tipul de autentificare. Valori: ``Interna`` (autentificare cu cont ERP local) / altele pentru SSO. Se selecteaza ``Interna`` pentru utilizatorii POS. * - Data parola - NU - Data la care a fost setata ultima parola (completata automat la salvare). * - Perioada parola - NU - Numarul de zile dupa care parola expira (``0`` = nu expira). * - Forteaza istoric parole - NU - Numarul de parole anterioare care nu pot fi reutilizate (``0`` = fara restrictie). * - Numar Telefon - NU - Numarul de telefon al utilizatorului — camp informativ. * - Email - NU - Adresa de email a utilizatorului. * - Data inceput - DA - Data de la care utilizatorul este activ (ex: ``01.01.2026``). * - Data sfarsit - DA - Data pana la care este activ (implicit: ``31.12.2999`` pentru fara limita). * - Tip utilizator - DA - Tipul contului. Valori: ``Standard`` pentru casieri obisnuiti. * - Societate / Marca / CNP / Nume / Prenume - NU - Campuri informationale pentru identificarea persoanei fizice. Sectiunea Profiluri ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Fiecarui utilizator i se genereaza automat un profil care ii defineste drepturile de acces in aplicatie. - utilizatorul POS nu necesita drepturi pentru functii ERP - utilizatorul backend necesita adaugarea functiilor ERP (modulele Vanzari & Retail, Cumparari, Stocuri) in sectiunea Drepturi, precum si asocieara de registre contabile pentru fiecare functie in parte, insectiunea Drepturi Specifice/Obiect, altfel nu va fi permisa operarea documentelor. .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 25 15 60 * - Coloana - Obligatoriu - Descriere * - Profil - DA - Codul profilului de drepturi asociat utilizatorului (ex: ``POS 1``). Profilul determina la ce functii ale aplicatiei are acces utilizatorul. * - Profil Implicit - DA - Bifat = acest profil este profilul implicit la autentificare. Cel putin un profil trebuie marcat ca implicit. * - Profil Admin - NU - Bifat = utilizatorul are drepturi administrative in cadrul profilului respectiv. Sectiunea Grupuri (tab) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ In tab-ul **Grupuri**, utilizatorul se asociaza la unul sau mai multe grupuri care corespund Business Unit-urilor sau societatilor la care are acces. Bifati grupul corespunzator magazinului pentru care se configureaza casierul (ex: ``BU MAGAZIN PITESTI``). .. warning:: Daca utilizatorul nu este asociat grupului corespunzator BU-ului magazinului, nu va putea accesa datele acelui magazin la autentificarea in POS. Procedura — Creare utilizator ERP pentru casier ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Accesati **Administrator → Drepturi de Acces → Actualizare Utilizatori**. 2. Apasati butonul **+** (Adauga nou) din bara de actiuni. 3. Completati **Nume** cu codul numeric al casierului (ex: ``10``). 4. Completati **Parola** cu acelasi cod numeric (ex: ``10``). 5. Setati **Autentificare** = ``Interna``. 6. Completati **Data inceput** si lasati **Data sfarsit** = ``31.12.2999``. 7. Setati **Tip utilizator** = ``Standard``. 8. In sectiunea **Profiluri**, apasati **+** si asociati profilul POS corespunzator (ex: ``POS 1``), marcat ca **Profil Implicit**. 9. In tab-ul **Grupuri**, bifati grupul BU-ului magazinului. 10. Salvati. Se poate efectua si copierea unui utilizator existent si modificarea datelor distincte. Rezultat ~~~~~~~~~ Utilizatorul apare in lista cu starea verde (activ) si poate fi selectat la definirea responsabilului din Cash Management (:ref:`casierie-definire-responsabili`). ---- Pasul 8.2 — Configurare PIN utilizator POS ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ **Cale:** Administrator → Drepturi de Acces → PIN Utilizatori POS. Codul PIN este parola scurta numerica cu care casierul se autentifica rapid in **Client POS**. Se configureaza separat de parola ERP. Ecranul PIN Utilizatori ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Lista afiseaza toti utilizatorii activi din sistem cu urmatoarele coloane: .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 30 25 25 20 * - User Name - Stare Pin - Data Setarii Pinului - Stare * - Codul utilizatorului (ex: ``10``, ``11``, ``john.smith``) - ``NESETAT`` / ``SETAT`` - Data la care a fost configurat PIN-ul (gol daca nesetat) - Verde = utilizator activ In partea de jos a ecranului apare un formular de editare cu campurile: - **User Name** — completat automat cu utilizatorul selectat (ex: ``10``). - **Pin** — campul in care se introduce codul PIN numeric. - **Verificare Pin** — reintroducerea PIN-ului pentru confirmare. Procedura — Setare PIN casier ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Accesati **Administrator → Drepturi de Acces → PIN Utilizatori POS**. 2. Selectati din lista utilizatorul pentru care se configureaza PIN-ul (ex: ``10``). 3. Apasati butonul **Modifica** din bara de actiuni. 4. In campul **Pin**, introduceti codul PIN numeric — se recomanda ca PIN initial sa fie identic cu numele de utilizator (ex: PIN ``10`` pentru utilizatorul ``10``). 5. Repetati valoarea in campul **Verificare Pin**. 6. Salvati. .. note:: PIN-ul nu poate fi modificat ulterior de catre casier. PIN-uul este unic, doi utilizatori nu pot acea acelasi PIN. Rezultat ~~~~~~~~~ Coloana **Stare Pin** a utilizatorului devine ``SETAT``, iar **Data Setarii Pinului** se completeaza automat cu data curenta. Utilizatorul poate folosi PIN-ul la autentificarea in Client POS. ---- Pasul 8.3 — Asociere utilizator la contul POS din Cash Management ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ **Cale:** Financial → Cash Management → Setari → Conturi la Case si Banci → selectati contul POS → ``Detalieri`` → ``Roluri Responsabili Asociati`` Asocierea utilizatorului la contul POS se realizeaza prin intermediul **responsabilului** definit la :ref:`casierie-definire-responsabili` si asociat contului conform :ref:`casierie-responsabili`. .. warning:: Daca responsabilul (si implicit utilizatorul ERP al casierului) nu este asociat contului POS, utilizatorul **nu se poate loga in Client POS** pe acel cont, chiar daca are utilizator ERP activ si PIN configurat. Actualizare date pe statia de vanzare ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Dupa orice modificare de configuratie (utilizator nou, PIN, asociere responsabil, setari magazin), datele trebuie transferate pe statia de vanzare prin operatia **Preluare liste PLU**. .. note:: Operatia **Preluare liste PLU** din **POS Console** (sau din interfata POS, meniu Administrare) nu descarca doar listele de produse (PLU), ci transmite catre statia de vanzare si toate modificarile de configuratie ale magazinului: utilizatori noi, PIN-uri, setari POS, asocieri responsabili. Fara aceasta operatie, modificarile efectuate in ERP nu sunt vizibile in Client POS. Procedura — Preluare liste PLU dupa modificari de configuratie ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Deschideti **POS Console** pe statia server a magazinului. 2. Accesati **Preluare liste PLU**. 3. Confirmati operatia si asteptati finalizarea descarcarii. 4. Dupa finalizare, utilizatorul nou poate sa se autentifice in **Client POS** cu PIN-ul configurat. Rezultat final — utilizator POS complet configurat ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Un casier este complet configurat si poate accesa Client POS atunci cand sunt indeplinite simultan toate conditiile: - Utilizatorul ERP este activ, cu profil POS asociat si grup BU magazin bifat. - PIN-ul este setat in functia ``PIN Utilizatori POS``. - Responsabilul corespunzator utilizatorului este asociat contului POS din Cash Management cu rolul **Operator** (minim) activ. - A fost efectuata operatia **Preluare liste PLU** dupa ultima modificare de configuratie. Erori posibile ^^^^^^^^^^^^^^ .. list-table:: :header-rows: 1 :widths: 45 55 * - Eroare - Cauza si remediu * - Utilizatorul nu apare in lista PIN Utilizatori POS - Utilizatorul nu este activ in Actualizare Utilizatori; verificati sectiunea Profiluri. * - PIN-ul este respins la autentificare in Client POS - PIN-ul nu a fost inca setat (stare ``NESETAT``) sau a fost introdus gresit; reconfigurati PIN-ul in functia ``PIN Utilizatori POS``. * - Utilizatorul se autentifica dar apare mesajul Nu aveti drepturi pe acest POS - Responsabilul nu este asociat contului POS sau asocierea este inactiva; verificati Roluri Responsabili Asociati. * - Modificarile de configuratie nu sunt vizibile in Client POS - Nu a fost efectuata operatia **Preluare liste PLU**; executati operatia din POS Console. * - Utilizatorul nu poate accesa BU-ul magazinului - Grupul BU nu este bifat in tab-ul Grupuri al utilizatorului din Actualizare Utilizatori; adaugati grupul corespunzator.