================== Declaratii Fiscale ================== Aceasta sectiune ofera raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de Declaratii Fiscale. A. Generale *********** #. **Intrebare:** De unde generez declaratiile fiscale in EMSYS? **Raspuns:** - Toate declaratiile fiscale (D300, D390, D394, D406, D100) se acceseaza din **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii**. - Selectati declaratia dorita, completati perioada de raportare si Business Unit-ul, apoi apasati butonul de export/generare. #. **Intrebare:** Am generat o declaratie dar fisierul rezultat este gol sau valorile sunt toate zero. Ce verifici mai intai? **Raspuns:** - Verificati in ordine: 1. **Tranzactiile sunt contate?** Declaratiile preiau exclusiv tranzactii cu statusul "Contat". Tranzactiile necontate nu apar in nicio declaratie. 2. **Business Unit-ul are atribut Raportare?** Doar BU-urile marcate cu atribut Raportare sunt disponibile pentru generarea declaratiilor. 3. **Codurile de taxa sunt configurate?** Un cod de taxa neconfigurat pentru declaratia respectiva nu genereaza date. 4. **Intervalul de selectie este corect?** Verificati daca generati dupa Data Actului sau dupa Perioada Fiscala si ca perioada selectata corespunde perioadei dorite. #. **Intrebare:** Ce declaratii fiscale pot fi generate din EMSYS? **Raspuns:** - Din EMSYS pot fi generate urmatoarele declaratii fiscale: - **D100** - Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat, in format .xml pentru import in aplicatia ANAF. - **D300** - Decontul de TVA, in formatele .pdf, .xml si .xlsx. - **D390** - Declaratia recapitulativa privind livrarile / achizitiile / prestarile de servicii intracomunitare, in formatele .pdf, .xml si .xlsx. - **D394** - Declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul Romaniei, in formatele .pdf, .xml si .xlsx. - **D406** - Declaratia SAF-T (Standard Audit File for Tax), continand sectiunile MasterFiles, Inregistrari Contabile, Facturi Vanzare, Facturi Achizitie, Plati, Stocuri si Active. - Toate declaratiile se acceseaza din **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii**. #. **Intrebare:** Care sunt conditiile generale obligatorii pentru ca o declaratie fiscala sa fie generata corect din EMSYS? **Raspuns:** - Business Unit-ul trebuie sa fie configurat cu atributul **Raportare** (bifat in tab Definire). Numai Business Unit-urile marcate ca raportare sunt disponibile pentru generarea declaratiilor. - Trebuie configurate informatiile privind datele de identificare si managerii pe Business Unit in tab-urile **Rapoarte**, **Banci**, **Manageri**. - **Toate tranzactiile** pe registrele de contabilitate trebuie sa fie **contate**. Tranzactiile necontate nu sunt incluse in nicio declaratie. - Codurile de TVA utilizate trebuie sa fie configurate corespunzator pentru fiecare declaratie in parte (asocieri pe randuri D300, operatiuni D390, grupe fiscale D394, nomenclatoare SAF-T D406). #. **Intrebare:** De ce nu apar anumite tranzactii in declaratii, desi au fost inregistrate in sistem? **Raspuns:** - Verificati daca tranzactiile sunt **contate**. Declaratiile se genereaza exclusiv din tranzactii contate. - Verificati daca **Business Unit-ul** asociat tranzactiilor este configurat cu atributul **Raportare**. - Verificati daca **codul de taxa** utilizat pe tranzactie este configurat (asociat) pentru declaratia respectiva. Un cod de taxa neconfigurat nu genereaza date in declaratie. - Verificati **intervalul de selectie** (Act Fiscal) completat la generarea declaratiei: daca se selecteaza dupa Data actului, se preiau facturile cu data documentului in intervalul ales; daca se selecteaza dupa Perioada fiscala, se preiau facturile inregistrate in perioada fiscala selectata. #. **Intrebare:** Cum se procedeaza cand apar modificari legislative privind cotele de TVA (de exemplu, introducerea unor cote noi de TVA)? **Raspuns:** - Se definesc noile coduri de TVA pe functia **Financial -> Definitii Generale -> Taxe**. Se recomanda copierea de pe codurile vechi pentru a mentine setarile specifice fiecarui tip de operatie. - Noile coduri de taxa vor avea **Data Inceput** = data de la care se aplica modificarea, iar codurile vechi vor fi dezactivate prin completarea campului **Data Sfarsit**. - Dupa definire, este necesara actualizarea urmatoarelor configurari: - Variabilele de setare pentru Exigibilitate Cumparari si Exigibilitate Vanzari. - Configurarile D394 (tab Taxe D394). - Configurarile D300 (asocierea pe randurile din decont). - Configurarile D390 (asocierea pe randurile din declaratie). - Fisierul **Taxe.xlsx** pentru D406 (asocierea codurilor de taxa EMSYS cu nomenclatorul SAF-T). - Codurile de TVA in variabilele modulului Logistica (Receptii, Comenzi Clienti, Dispozitii Livrare). - Codurile de TVA la nivel de articole/servicii din nomenclatorul Logistica. - Codurile de TVA propuse in Fenomenele Economice definite. - Consultati procedura detaliata in sectiunea :doc:`Troubleshooting Declaratii <../../Troubleshooting_Financial/Declaratii>`. B. Declaratia D300 - Decontul TVA ********************************** #. **Intrebare:** Declaratia D300 contine valori incorecte dupa introducerea unor cote noi de TVA (ex: 9%, 11%, 21%). Care este cauza si cum se rezolva? **Raspuns:** - Cauza frecventa este ca noile coduri de taxa **nu au fost asociate randurilor din D300** si/sau operatiunilor din D394 in urma modificarilor legislative. - **Solutia**: 1. Accesati **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> Configurari D300** si asociati fiecare cod de taxa nou cu randul corespunzator din decont (conform tabelului Info Indicatori). 2. Accesati **Configurari D394 -> Taxe D394** si asociati noile coduri de taxa cu codul de lista corespunzator (ex: cod lista 1 - Operatie Taxabila). 3. Dupa configurare, reluati generarea declaratiei si verificati ca sumele corespund cu Jurnalul de Vanzari/Cumparari. - Consultati si sectiunea :doc:`Generala <../Q_A_Declaratii>`, intrebarea privind modificarile cotelor de TVA, pentru toate configurarile necesare la nivel de sistem. #. **Intrebare:** Exista o diferenta de 1 RON (sau cateva zecimi) intre totalul din Jurnalul de Vanzari/Cumparari si randul corespunzator din D300. Este eroare de program? **Raspuns:** - **Nu este o eroare de program.** Valorile din D300 sunt **rotunjite la intreg** conform cerintelor formularului ANAF, in timp ce Jurnalele de Vanzari si Cumparari arata valorile cu **doua zecimale**. Diferenta rezultata este strict din aceasta rotunjire si nu afecteaza corectitudinea declaratiei. - Verificati pe PDF-ul inteligent ANAF: formularul nu accepta completarea cu zecimale, valorile se rotunjesc la intreg. - Daca diferenta este semnificativ mai mare de 1 RON, verificati daca toate tranzactiile sunt **contate** si daca toate codurile de taxa sunt **configurate pe randurile D300**. #. **Intrebare:** Am inregistrat o achizitie cu taxare inversa (cod TVA A23L), dar aceasta nu apare in Jurnalul de Vanzari. Care este cauza? **Raspuns:** - Cauza este ca acel cod de taxa era completat in variabila de setare **TV_AUTOF** (Coduri TVA excluse din Exigibilitate Vanzari), ceea ce il excludea din Jurnalul de Vanzari. - **Verificati si corectati** accesand **Financial -> Contabilitate Financiara -> Setari -> Setari Variabile Contabilitate Financiara -> Exigibilitate Vanzari -> Coduri TVA excluse (TV_AUTOF)** si asigurati-va ca respectivul cod de taxa nu este in lista de excluderi, daca el trebuie sa apara in Jurnalul de Vanzari. - Dupa corectare, relistati Jurnalul de Vanzari pentru luna afectata si verificati ca tranzactia apare. #. **Intrebare:** Ce reprezinta Declaratia D300 si ce fisiere rezulta in urma generarii ei? **Raspuns:** - D300 este **Decontul de TVA**, realizat in format conform cerintelor ANAF. Se obtine numai pentru Business Unit-urile configurate cu atribut Raportare si numai pentru tranzactiile contate. - In urma generarii rezulta trei fisiere: - **D300.pdf** - formularul decontului, pentru verificare vizuala. - **D300.xml** - fisierul care se importa in aplicatia ANAF pentru semnare electronica si depunere. - **D300.xls** - fisier Excel cu detalierea tranzactiilor, organizat pe sheet-uri (Tranzactii Randuri, Facturi Primite, Facturi Emise, Facturi Cumparari in perioada curenta, Facturi Vanzari in perioada curenta, Facturi Contribuabili Inactivi), util pentru verificarea sumelor inainte de depunere. #. **Intrebare:** Ce configurari sunt necesare pentru ca Declaratia D300 sa se genereze corect? **Raspuns:** - Business Unit configurat cu atribut Raportare si cu datele de identificare, manageri, banci completate. - Definite coduri CAEN pe lista rezervata cu tip CAE. - Daca este cazul, definit **Reprezentantul Fiscal** pe Business Unit in tab Banci, cu toate datele de identificare in Parteneri. - **Codurile de TVA** trebuie sa aiba asociate randurile din decont (D300) pe care se vor regasi datele. Configurarea se face pe functia **Financial -> Definitii -> Configurare Taxe TVA -> Configurare D300**. - Codurile de taxa neconfigurat pe randuri nu apar in decont. Puteti identifica taxele neconfigurat prin filtrul **Taxe Necomplete** de pe functia de configurare. #. **Intrebare:** Cum verific corectitudinea datelor din D300 inainte de depunerea la ANAF? **Raspuns:** - Utilizati fisierul **D300.xls** generat odata cu declaratia. Acesta contine sheet-uri detaliate cu toate tranzactiile incluse in fiecare rand al decontului. - Sheet-ul **Tranzactii Randuri** prezinta, pentru fiecare rand din raport (pdf, xml), toate informatiile necesare pentru verificarea sumelor incluse in decont: formatul randului, tipul operatiei, indicatorul TVA (DA/NU). - Comparati totalurile din D300.xls cu **Jurnalul de Cumparari** si **Jurnalul de Vanzari** din EMSYS. Fiecare cod de taxa configurat pentru D300 trebuie inclus si in variabilele de setare ale jurnalelor. #. **Intrebare:** Unele facturi primite sau emise dupa inspectia fiscala nu apar corect in D300. Cum se rezolva? **Raspuns:** - Pentru facturile emise sau primite **dupa Inspectia Fiscala**, incadrarea lor corecta in sectiunile dedicate din decont necesita definirea unor **coduri de taxa distincte** pentru fiecare aspect (primit sau emis). - Aceste coduri distincte se bifeaza pe coloana **Facturi Primite** sau **Facturi Emise** (dupa caz) in configurarea D300. Codurile astfel configurate nu pot fi asociate pe randuri obisnuite. - Verificati pe functia de configurare a taxelor pentru D300 (**Financial -> Definitii -> Configurare Taxe TVA -> Configurare D300**) ca taxele aferente acestor facturi sunt corect bifate. C. Declaratia D390 - Recapitulativa Intracomunitara **************************************************** #. **Intrebare:** Ce reprezinta Declaratia D390 si cand trebuie depusa? **Raspuns:** - D390 este **Declaratia recapitulativa** privind livrarile / achizitiile / prestarile de servicii intracomunitare, aplicabila incepand cu anul de raportare 2011, conform OPANAF nr.76/21.01.2010. - Se depune pentru operatiunile efectuate cu parteneri care sunt agenti economici dintr-o tara membra UE (identificati prin codul fiscal cu primele 2 caractere reprezentand abrevierea tarii UE: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK etc.). - Se obtine pentru Business Unit-urile configurate cu atribut Raportare, numai pentru tranzactiile contate. #. **Intrebare:** Un partener strain nu apare in D390, desi am inregistrat facturi cu el in perioada de raportare. Care poate fi cauza? **Raspuns:** - Verificati daca **codul fiscal** al partenerului incepe cu abrevierea corecta a tarii UE din care face parte (ex: IT pentru Italia, DE pentru Germania, FR pentru Franta etc.). D390 include numai partenerii al caror cod fiscal incepe cu una din abrevierile tarilor membre UE. - Verificati daca **codul de taxa** utilizat pe facturile cu acel partener este configurat pentru D390 (are asociata operatiunea corespunzatoare: 1UE pentru livrari/achizitii intracomunitare de bunuri, 2UE pentru servicii intracomunitare, 3UE pentru operatiuni triunghiulare). - Verificati ca tranzactiile sunt **contate**. - Puteti valida codul fiscal al partenerului strain pe site-ul VIES. #. **Intrebare:** Ce reprezinta tipurile de operatiuni L, A, P, S, T din D390? **Raspuns:** - **L** - suma **livrarilor intracomunitare de bunuri** = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 1UE. - **A** - suma **achizitiilor intracomunitare de bunuri** = suma bazei impozabile din jurnalul de cumparari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 1UE. - **P** - suma **livrarilor intracomunitare de servicii** = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 2UE. - **S** - suma **achizitiilor intracomunitare de servicii** = suma bazei impozabile din jurnalul de cumparari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 2UE. - **T** - suma **livrarilor in cadrul unei operatiuni triunghiulare** = suma bazei impozabile din jurnalul de vanzari, pe parteneri UE, pentru taxele cu operatiunea 3UE. - Valoarea totala a operatiunilor intracomunitare = L + A + S + P + T. D. Declaratia D394 - Informativa Livrari/Achizitii pe teritoriul Romaniei *************************************************************************** #. **Intrebare:** Ce reprezinta Declaratia D394 si care sunt sectiunile ei? **Raspuns:** - D394 este **declaratia informativa** privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul Romaniei de persoanele inregistrate in scopuri de TVA, conform Ordinului 2264/2016. - Declaratia cuprinde urmatoarele sectiuni: - **Sectiunea A** - Date de identificare ale persoanei inregistrate in scopuri de TVA. - **Sectiunea B** - Date de identificare ale reprezentantului fiscal/legal/imputernicit. - **Sectiunile C-I** - Detalii privind livrarile, achizitiile, operatiunile cu persoane neinregistrate in scopuri de TVA, bonuri fiscale AMEF, agentii de turism/bunuri second-hand etc. #. **Intrebare:** La generarea D394 primesc erori sau avertizari. Ce trebuie sa verific? **Raspuns:** - Erorile de la validare sunt de doua tipuri: - **Erori de atentionare (A)**: declaratia este considerata valida, se genereaza si fisierul PDF. - **Erori de eroare (E)**: declaratia nu este valida, fisierul PDF nu se poate genera. - Consultati fisierul **D394.xlsx** generat, in special sheet-urile: - **Erori Parteneri ERP** - parteneri fara grupa fiscala asociata la perioada de raportare. - **Erori Taxe** - taxe fara operatiuni asociate sau taxe din modulul Utilitati neregasite in ERP. - **Erori Documente** - coduri de documente fara tipuri de documente asociate. - Chiar daca generarea s-a incheiat fara erori, se recomanda verificarea sheet-urilor de erori din D394.xlsx, deoarece este posibil sa fi omis configurarea unor parteneri, taxe sau documente, iar raportarea sa fie corecta dar **incompleta**. #. **Intrebare:** Ce reprezinta setarea TVA394CAEN si unde se configureaza? **Raspuns:** - Setarea **TVA394CAEN** defineste codul CAEN al organizatiei care se completeaza in antetul declaratiei D394. - Se configureaza pe functia **Financial -> Contabilitate Financiara -> Setari -> Setari -> D394**. Se completeaza o singura valoare. - Codul CAEN trebuie sa fie definit in prealabil pe lista rezervata cu tip CAE. #. **Intrebare:** Ce este DUKIntegrator si cum il utilizez pentru D394? **Raspuns:** - **DUKIntegrator** este un utilitar furnizat de ANAF folosit pentru validarea fisierelor XML ale declaratiilor, generarea PDF-ului si semnarea electronica. - Se descarca din EMSYS actionand butonul **Descarcare Utilitar** de pe interfata de generare D394 (se salveaza arhiva DUKINTEGRATOR.zip, se dezarhiveaza si se lanseaza fisierul DUKIntegrator.jar). - Procedura de utilizare: 1. Selectati **D394** la "Alegeti tipul declaratiei". 2. Apasati **Alege fisiere** si selectati fisierul XML descarcat din EMSYS. 3. Apasati **Validare** pentru verificarea fisierului XML sau **Validare + creare pdf** daca doriti PDF-ul generat din DUKIntegrator. - Daca apare eroarea legata de cod CAEN nou, descarcati si instalati **ultima versiune a DUKIntegrator** de pe site-ul ANAF si revalidati fisierul XML. #. **Intrebare:** Firma noastra utilizeaza TVA la incasare. Cum se configureaza aceasta optiune pentru D394? **Raspuns:** - La generarea D394, in sectiunea **Antet Declaratie**, campul **Sistem TVA** se completeaza cu valoarea **La incasare** (in loc de Normal). - Aceasta optiune semnalizeaza ANAF ca organizatia aplica sistemul TVA la incasare, iar tranzactiile vor fi raportate corespunzator. - Codurile de taxa utilizate pentru TVA la incasare trebuie sa fie marcate corespunzator pe functia Taxe (campul **TVA Neexigibila** = DA) si sa aiba inregistrate tranzactii in domeniul **TN**. #. **Intrebare:** La generarea D394 primesc eroarea "cuiP invalid - eroare regula: R218.3: daca tip_partener = 2 atunci cuiP trebuie sa fie un CIF (CUI, CNP sau NIF) valid". Cum o rezolv? **Raspuns:** - Eroarea R218.3 semnaleaza ca un partener de tip persoana juridica are un **cod fiscal invalid** sau **lipsa** in tranzactiile preluate in declaratie. Cauzele frecvente sunt: - CIF-ul a fost **corectat in nomenclatorul de Parteneri**, dar corectia nu a fost propagata si in **tranzactiile deja inregistrate**. - Partenerul are un CIF gresit, neexistent in registrul ANAF. - Partenerii persoane juridice din Romania fara TVA (grupa D) au completat CIF = 0 sau 0000000000000 in loc de codul real. - **Solutia**: Dupa corectarea CIF-ului in nomenclatorul de Parteneri, actualizati si tranzactiile inregistrate accesand **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Cumparari** (sau Vanzari, dupa caz), selectati partenerul afectat, perioada si bifati **Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri**. - Dupa corectie, reluati exportul declaratiei. #. **Intrebare:** La generarea D394 primesc eroarea "cuiP invalid" pentru un partener platitor de TVA din Romania, desi CIF-ul pare corect. Care poate fi cauza? **Raspuns:** - Cauza frecventa este ca partenerul platitor de TVA **nu are prefixul "RO"** in codul fiscal din nomenclatorul de Parteneri. D394 solicita ca partenerii inregistrati in scopuri de TVA sa aiba codul fiscal completat cu prefixul tarii (ex: **RO12345678**). - **Solutia**: 1. Accesati nomenclatorul de Parteneri si completati codul fiscal cu prefixul **RO** (ex: RO + CUI, fara spatiu). 2. Propagati corectia in tranzactii prin **Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari** (sau Cumparari), cu selectie pe partener si bifa **Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri**. 3. Reluati exportul declaratiei. #. **Intrebare:** In D394, o factura cu doua cote de TVA diferite (ex: 11% si 21%) apare ca doua facturi distincte la nivelul partenerului. Este corect? **Raspuns:** - Da, aceasta este **comportamentul corect conform specificatiei ANAF** (Ordin ANAF 2194/11.09.2025, Anexa 2, Sectiunea 2, pct. 5). - Conform specificatiei: daca o factura emisa/primita contine operatiuni cu cote diferite de TVA, la **nr. facturi** se inscrie: - valoarea **1** in dreptul operatiunii cu valoarea TVA **cea mai mare**; - valoarea **0** pentru restul operatiunilor cu celelalte cote. - La nivelul **Rezumatului** (totalul operatiunilor per partener), factura se numara o singura data, indiferent de numarul de cote de TVA. #. **Intrebare:** La generarea D394 primesc eroarea "eroare regula: R112.1: daca exista operatii de tip L, LS sau V ... atunci cel putin unul din atributele nrFacturi ... trebuie sa fie strict pozitive". Ce cauza are? **Raspuns:** - Eroarea R112.1 apare de obicei deoarece pe tab-ul **Import Facturi** din interfata de generare D394 **nu au fost preluate facturile emise/alocate/stornate** din perioada de raportare. - **Solutia**: Pe functia de export D394, accesati tab-ul **Import Facturi** si apasati butonul **Preluare** pentru a prelua plajele de facturi emise, alocate si stornate. Ulterior reluati exportul declaratiei. - Daca eroarea persista dupa preluare, verificati daca exista operatii de vanzari (tip L, LS, V) in perioada respectiva si daca tranzactiile sunt **contate**. #. **Intrebare:** Avem achizitii cu Regim Special Agricultori (cota TVA 8%) de la persoane juridice neinregistrate in scopuri de TVA. Aceste facturi nu apar automat in D394. Cum procedam? **Raspuns:** - Operatiunile de achizitii de la **persoane juridice neinregistrate in scopuri de TVA** (incadrate in grupa fiscala **D**) trebuie completate manual in D394 prin tab-ul **Incarcare Produse**, deoarece nu se preiau automat in acelasi mod cu tranzactiile obisnuite. - **Procedura lunara**: 1. Accesati tab-ul **Incarcare Produse** din interfata de generare D394. 2. Efectuati preluarea inregistrarilor existente. 3. Descarcati fisierul cu inregistrarile existente de la butonul **Exporta**. 4. Prelucrati fisierul descarcat, adaugand informatiile facturilor cu Cod TVA 8 - Regim Special Agricultori. 5. Incarcati fisierul actualizat de la butonul **Importa**. 6. Reluati exportul declaratiei. #. **Intrebare:** La generarea D394 apare eroare pentru o factura cu taxare inversa care a fost stornata in aceeasi luna (valoarea cumulata este 0). Cum rezolv? **Raspuns:** - Aceasta situatie este o **incompatibilitate intre cele doua serii de validatoare ANAF**: validatorul pentru import format XML (utilizat de softuri) nu accepta baza de impozitare cumulata = 0, in timp ce PDF-ul inteligent al ANAF valideaza altfel acest caz. - **Solutia recomandata**: 1. Dupa generarea fisierului XML din EMSYS, deschideti fisierul XML cu un editor de text. 2. Identificati si **eliminati manual** liniile aferente operatiunii cu baza = 0 (inclusiv randul corespunzator din sectiunea Rezumat cu ``bazaV="0"``). 3. Salvati fisierul XML modificat. 4. Importati fisierul XML modificat in **PDF-ul inteligent** ANAF. 5. Completati manual in PDF pozitiile eliminate, daca sunt necesare. 6. Depuneti declaratia din PDF. - Alternativa (pentru a evita problema luna viitoare): inregistrati o tranzactie suplimentara cu baza impozabila de **-1 RON** pentru partenerul respectiv, astfel incat valoarea cumulata sa nu mai fie exact 0, si recuperati diferenta in luna urmatoare. #. **Intrebare:** La generarea D394 apare eroarea "Erori documente - DPL". Ce inseamna si cum o rezolv? **Raspuns:** - Eroarea indica ca documentul cu codul **DPL (Dispozitie de Plata)** **nu este asociat niciunui tip de document** in configurarea D394. - **Solutia**: Accesati **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> sectiunea Documente D394** si adaugati asocierea pentru codul de document **DPL** cu codul de lista corespunzator (ex: cod lista **1** - Factura Fiscala). - Dupa actualizare, reluati exportul declaratiei si verificati ca eroarea a disparut. #. **Intrebare:** In fisierul D394.xls, sheet-ul "Erori Parteneri" contine parteneri fara grupa fiscala asociata. Ce trebuie sa fac? **Raspuns:** - Partenerii listati in sheet-ul **Erori Parteneri** din fisierul D394.xls au tranzactii in perioada de raportare, dar **nu au configurata grupa fiscala** necesara pentru incadrarea corecta in declaratie. - **Solutia**: Accesati **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> Persoane** si adaugati sau actualizati configurarea grupei fiscale pentru fiecare partener listat. - Grupele fiscale frecvente sunt: **C1** (platitor TVA), **C2** (platitor TVA la incasare), **D** (neplatitor TVA persoana juridica), **F** (persoana fizica fara CNP valabil), etc. - Dupa actualizare, reluati exportul declaratiei. Chiar daca generarea se finalizeaza fara erori, partenerii fara grupa fiscala pot face raportarea **incompleta** (lipsesc din declaratie). #. **Unde gasesc in aplicatie functia pentru configurarea grupei fiscale a unui partener in D394?** **Raspuns:** - Functia se numeste **Configurator Declaratii** si se acceseaza din **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Configurator Declaratii**. - In cadrul acesteia, pe tab-ul **Configurari D394**, sectiunea **Persoane**, puteti adauga sau modifica grupa fiscala pentru fiecare partener. - Alternativ, puteti filtra dupa partener in tab-ul **Parteneri** pentru a vedea sau actualiza configurarea existenta. #. **Intrebare:** La generarea D394 primesc o eroare care mentioneaza ca acelasi cod fiscal apare cu denumiri de raportare diferite. Ce inseamna si cum o rezolv? **Raspuns:** - Aceasta eroare (numita uneori "eroare cvatrupla") semnaleaza ca exista cel putin doi parteneri cu **acelasi cod fiscal (CUI/CIF)** dar cu **denumiri de raportare diferite** in declaratie. - Cauza frecventa: un partener este definit in doua module diferite (ex: ERP si Utilitati) cu aceleasi date fiscale dar cu denumiri usor diferite (ex: spatiu suplimentar, prescurtare diferita). - **Solutia**: Identificati partenerul cu CUI-ul mentionat in eroare (cautati in fisierul D394.xls, sheet-ul **Tranzactii C**, dupa CIF) si egalizati denumirile de raportare in toate modulele: - In **ERP**: **Financial -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394**. - In **Utilitati** (daca este cazul): functia **Clienti -> tab Clienti Fiscali** sau **Configurare Grupe Fiscale D394**. - Dupa corectare, reluati exportul declaratiei. #. **Intrebare:** La generarea D394 apare eroarea "eroare atribut: cif_intocmit: numar intreg eronat: '277.812431542'". Ce inseamna? **Raspuns:** - Eroarea indica ca in sectiunea **Date Declarant** din interfata de generare D394, campul **CUI/CNP/NIF** a fost completat cu o valoare care nu este un numar intreg valid (contine zecimale sau caractere nepermise). - **Solutia**: Verificati si corectati campul CUI/CNP/NIF din sectiunea Date Declarant: - Daca declarantul este **persoana fizica**, completati **CNP-ul** (13 cifre, numar intreg, fara puncte sau spatii). - Daca declarantul este **persoana juridica**, completati **CUI-ul** (numar intreg, fara prefix RO pentru campul de declarant). - Reluati generarea declaratiei dupa corectare. #. **Intrebare:** Un partener persoana fizica apare in sistem ca persoana juridica (tip Companie). Ce impact are asupra D394 si cum corectez? **Raspuns:** - Tipul partenerului (Companie vs Persoana) determina modul de identificare in D394: persoanele juridice sunt identificate prin **CUI/CIF**, iar persoanele fizice prin **CNP**. - Daca un partener persoana fizica este inregistrat cu Tip = Companie, declaratia va exporta un CUI in loc de CNP, generand erori de validare la ANAF. - **Solutia**: 1. Accesati nomenclatorul de **Parteneri**, pozitionati-va pe partenerul afectat si modificati campul **Tip** din **Companie** in **Persoana**. 2. Completati sau verificati **CNP-ul** (campul Cod Fiscal trebuie sa contina CNP-ul valid, 13 cifre). 3. Propagati corectia in tranzactii prin **Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari** (sau Cumparari), selectand partenerul si bifand **Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri**. 4. Reluati exportul declaratiei. #. **Intrebare:** Am corectat CIF-ul unui partener in nomenclatorul de Parteneri, dar la generarea D394 inca apare CIF-ul vechi gresit. De ce? **Raspuns:** - Corectia CIF-ului in **nomenclatorul de Parteneri** actualizeaza doar datele de referinta, **nu si tranzactiile deja inregistrate**. Tranzactiile retin CIF-ul partenerului de la momentul inregistrarii. - **Solutia**: Dupa corectarea CIF-ului in Parteneri, propagati corectia in toate tranzactiile accesand **Financial -> Contabilitate Financiara -> Declaratii Livrari si Achizitii -> Declaratii Fiscale -> Corectii Operatiuni Vanzari** (sau Cumparari, dupa caz). Selectati partenerul si perioada afectata, bifati **Alocare CIF Partener din Nomenclatorul de Parteneri** si confirmati. - Aceasta operatiune actualizeaza CIF-ul in toate tranzactiile selectate, fara a modifica valorile contabile. #. **Intrebare:** Cum verific rapid daca CIF-ul unui partener este valid inainte de a genera D394? **Raspuns:** - Din EMSYS, puteti valida CIF-ul unui partener prin functia de **Verificare CUI** din nomenclatorul de Parteneri (butonul **Verificare CUI** / **Actualizare Rapida**), care interogheaza serviciile ANAF sau VIES (pentru parteneri UE). Aceasta necesita setarea accesului la serviciile ANAF/VIES in configurarile modulului financiar. - Alternativ, verificati manual pe site-ul **ANAF** (sectiunea Informatii Contribuabili) sau pe **mfinante.gov.ro** introducand CUI-ul partenerului. Daca CUI-ul nu apare sau este marcat ca invalid, corectati-l in EMSYS inainte de a genera declaratia. - Pentru parteneri UE, puteti valida codul fiscal pe site-ul **VIES** (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). #. **Intrebare:** Cum stiu ce cod de taxa sa aleg cand inregistrez o factura, astfel incat sa apara corect in D394? **Raspuns:** - Alegerea codului de taxa depinde de **tipul operatiunii** si de **statutul TVA al partenerului**: - Pentru achizitii de la **furnizori platitori de TVA** din Romania: utilizati codul de taxa standard (ex: taxa cu cota 19%, 9%, 5%), configurat pentru grupa fiscala **C1** sau **C2**. - Pentru achizitii de la **furnizori neplatitori de TVA** din Romania: utilizati codul de taxa specific operatiunilor cu persoane din grupa **D**. - Pentru **taxare inversa**: utilizati coduri de taxa specifice taxarii inverse (cota 0 pe factura, TVA se autocolecteaza). - Pentru **operatiuni intracomunitare**: utilizati coduri cu operatiune **1UE, 2UE sau 3UE** (pentru D390). - Configurarile corecte ale codurilor de taxa pentru D394 se verifica in **Financial -> Configurator Declaratii -> tab Configurari D394 -> Taxe D394**. - In caz de incertitudine, consultati responsabilul de configurare EMSYS sau departamentul de contabilitate pentru a confirma codul de taxa corespunzator operatiunii. #. **Intrebare:** Pot genera D394 daca nu am preluat facturile emise pe tab-ul Import Facturi? Ce se intampla? **Raspuns:** - Daca nu ati efectuat preluarea facturilor emise pe tab-ul **Import Facturi** (butonul **Preluare**), sectiunea de **livrari catre persoane fizice** (sectiunile L, LS, V) din declaratie va fi **incompleta sau goala**. - Declaratia se va genera, dar va contine erori de validare de tipul **R112.1** ("cel putin unul din atributele nrFacturi trebuie sa fie strict pozitiv") daca exista operatii de tip L, LS sau V in perioada. - **Recomandare**: Inainte de fiecare export al declaratiei, asigurati-va ca ati apreciat butonul **Preluare** pe tab-ul **Import Facturi** pentru a prelua facturile emise, alocate, stornate si anulate din perioada de raportare. E. Declaratia D406 - SAF-T *************************** #. **Intrebare:** Ce este Declaratia D406 (SAF-T) si ce sectiuni contine? **Raspuns:** - D406 este **declaratia SAF-T** (Standard Audit File for Tax), care faciliteaza alinierea informatiilor din EMSYS la formatul solicitat de ANAF. - Declaratia contine urmatoarele sectiuni: - **MasterFiles** - fisiere de nomenclatoare (conturi, clienti, furnizori, taxe, unitati de masura, produse, tipuri de miscari, stocuri, proprietari, active). - **Inregistrari Contabile (GeneralLedgerEntries)** - inregistrarile contabile din perioada raportata. - **Facturi Vanzare (SalesInvoices)** - facturile de vanzare din perioada raportata. - **Facturi Achizitie (PurchaseInvoices)** - facturile de achizitie din perioada raportata. - **Plati (Payments)** - documentele de plata/incasare din perioada raportata. - **Stocuri** - miscarile de stocuri din perioada raportata. - **Active (Assets)** - mijloacele fixe si tranzactiile cu active (se declara **anual**). #. **Intrebare:** Ce fisiere de nomenclatoare trebuie pregatite si incarcate in EMSYS pentru D406? **Raspuns:** - Trebuie pregatite si incarcate urmatoarele fisiere in arhiva .zip: - **Conturi.xlsx** - asocierea conturilor contabile din Planul de Conturi EMSYS cu conturile din Planul de Conturi SAF-T. - **Taxe.xlsx** - asocierea codurilor de taxa din EMSYS cu taxele din nomenclatoarele SAF-T. - **Produse.xlsx** - asocierea articolelor din EMSYS cu nomenclatorul de produse SAF-T (numai pentru produsele ce suporta tarif vamal). - **UM.xlsx** - asocierea unitatilor de masura din EMSYS cu nomenclatorul SAF-T. - **MetodePlata.xlsx** - asocierea tipurilor de plata/incasare din EMSYS (listele rezervate IN si PL) cu nomenclatorul Mecanisme de Plata/Incasare SAF-T (necesar pentru sectiunea Plati). - **TypesOfStock.xlsx** si **TypesOfProduct.xlsx** - asocierea tipurilor de documente si conturilor pentru stocuri (necesare pentru sectiunea Stocuri). - Fisierele necompletate se descarca din EMSYS prin **Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Descarca Documente Initiale**. - Arhiva cu fisierele completate se incarca in EMSYS prin **Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Upload**. #. **Intrebare:** Cum procedez cand trebuie sa actualizez nomenclatoarele pentru D406 (de exemplu, apar conturi sau unitati de masura noi)? **Raspuns:** - **Nu** creati o arhiva noua de la zero. Descarcati mai intai **ultima versiune a arhivei existente** din EMSYS prin **Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Descarca Documente Existente**. - Actualizati **numai fisierele care necesita modificari**, adaugand informatiile noi si pastrand informatiile existente (nu stergeti randurile vechi). - Formati o noua arhiva .zip cu **toate fisierele** (actualizate si nemodificate) si reincarcati arhiva in EMSYS prin **Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Upload**. - Atentie: daca de la o luna la alta apar unitati de masura sau produse noi utilizate in tranzactii, acestea trebuie adaugate in fisierele UM.xlsx si Produse.xlsx si arhiva trebuie reincarcata **inainte** de generarea declaratiei pentru luna respectiva. #. **Intrebare:** La generarea D406 apar erori legate de conturi. Care sunt cauzele frecvente? **Raspuns:** - Contul din EMSYS **nu are corespondent** in fisierul Conturi.xlsx. Adaugati asocierea in fisier si reincarcati arhiva. - Simbolul contului din EMSYS contine **caractere speciale sau litere** (ex: "-", "_", litere). Declaratia D406 accepta numai conturi cu simbol format din **cifre si puncte**. Actualizati simbolul contului in EMSYS inainte de a-l adauga in nomenclator. - Un acelasi cod de taxa din EMSYS este utilizat pentru **mai multe categorii de achizitii** (ex: deductibil 100% si deductibil 50%). In acest caz, trebuie definite coduri de taxa distincte in EMSYS pentru fiecare categorie si actualizat fisierul Taxe.xlsx. #. **Intrebare:** Sectiunea Active (Assets) din D406 se genereaza lunar sau anual? **Raspuns:** - Sectiunea **Active (Assets)** din D406 se declara **anual** si include doua subsectiuni: - **Assets** (MasterFiles) - contine informatii si valori despre mijloacele fixe din perioada declarata. - **AssetTransactions** (SourceDocuments) - contine documentele operate in perioada declarata: intrari, iesiri, transferuri, reevaluari, corectii amortizare, amortizare lunara. - Fac obiectul declaratiei **numai mijloacele fixe din contabilitatea financiara** (nu cele din contabilitatea de gestiune sau externe bilantului). - Prerechizite: calculul amortizarii trebuie realizat, tranzactiile cu mijloace fixe trebuie validate si contate, asocierile intre conturile SAF-T si planul de conturi EMSYS trebuie sa fie disponibile in sistem. #. **Intrebare:** La validarea sectiunii Active (Assets) din D406 apare eroarea fatala "The entity name must immediately follow the '&' in the entity reference." Ce cauza are si cum se rezolva? **Raspuns:** - Eroarea este o eroare **fatala de parsare XML** si apare deoarece exista un obiect de cost (purtator, zona, departament, cont analitic etc.) al carui cod sau denumire contine caracterul special **&** (ampersand). Caracterul & nu este acceptat in fisierele XML fara a fi escapat corespunzator. - Eroarea se manifesta in sectiunea **AnalysisTypeTable** din fisierul MasterFiles si blocheaza complet validarea. - **Solutia**: Identificati obiectul de cost cu codul sau denumirea ce contine caracterul **&** si inlocuiti-l cu un alt caracter (ex: folositi "HR-PY" in loc de "HR & PY") direct in nomenclatorul corespunzator din EMSYS. Dupa corectare, reluati exportul declaratiei si revalidati fisierul XML. - Verificati si alte caractere speciale XML neacceptate: **<**, **>**, **"**, **'** — acestea pot provoca erori similare. #. **Intrebare:** La validarea fisierului Payments.xml din D406 apare eroarea "SupplierID: Pentru SupplierID null formatul este invalid". Ce cauza are si cum se remediaza? **Raspuns:** - Eroarea apare deoarece un partener implicat intr-o plata/incasare din perioada de raportare este configurat in EMSYS **numai ca client**, fara atributul de furnizor activat. - Sectiunea Plati (Payments) din D406 raporteaza atat incasari cat si plati. Pentru platile catre furnizori, EMSYS are nevoie ca partenerul sa fie definit si ca **furnizor** in nomenclatorul de Parteneri. - **Solutia**: Identificati partenerii cu eroare (consultati fisierul Payments_Eronate.html din arhiva exportata), accesati fisa fiecaruia in EMSYS si bifati atributul **Furnizor**. Verificati totodata ca **grupa fiscala** a partenerului este corecta (de exemplu, partenerii care aplica TVA la incasare trebuie sa aiba grupa fiscala **C2**, nu C1). Dupa corectare, reluati exportul si revalidati. #. **Intrebare:** La validarea fisierului TaxeTable.xml din D406 apar erori de tipul "valoarea 'XXXXXX' nu se afla in lista". Ce poate cauza aceste erori? **Raspuns:** - **Cauza frecventa**: Declaratia a fost exportata pentru o **perioada gresita**. Verificati ca anul si luna selectate la export corespund perioadei pentru care doriti sa depuneti declaratia (ex: daca depuneti pentru 04.2026, asigurati-va ca nu ati selectat accidental 04.2025). Reexportati la perioada corecta si revalidati. - **Alta cauza**: Codurile SAF-T din fisierul **Taxe.xlsx** nu mai sunt valide in nomenclatorul ANAF actualizat (ANAF poate actualiza periodic nomenclatorul de coduri de taxa SAF-T). In acest caz, descarcati ultima versiune a DUKIntegrator de pe site-ul ANAF si actualizati fisierul Taxe.xlsx cu codurile SAF-T valide din nomenclatorul curent, apoi reincarcati arhiva si reluati exportul. - Codul de taxa SAF-T completat in fisierul Taxe.xlsx trebuie sa corespunda exact cu un cod existent in nomenclatorul de taxe publicat de ANAF pentru versiunea curenta a validatorului DUKIntegrator. #. **Intrebare:** La validarea fisierului SalesInvoices.xml sau PurchaseInvoices.xml din D406 apare eroarea "valoarea 'null' nu se afla in lista" pentru TaxType sau TaxCode. Cum se rezolva? **Raspuns:** - Eroarea semnifica ca exista un cod de taxa utilizat pe facturile din perioada de raportare care **nu are nicio asociere in fisierul Taxe.xlsx** din nomenclatoarele D406, rezultand o valoare "null" exportata in XML. - Situatie frecventa: stornarea unor facturi vechi emise cu o cota de TVA care nu mai este activa in prezent (de exemplu, o cota de **19%** care a fost inlocuita cu 20% sau 21%). Daca acel cod de taxa nu a fost inclus in fisierul Taxe.xlsx la momentul configurarii initiale, stornele cu acea cota vor genera eroarea "null". - **Solutia**: 1. Accesati **Declaratii Livrari si Achizitii -> Setari -> Declaratia 406 -> Descarca Documente Existente** pentru a obtine ultima versiune a arhivei cu nomenclatoarele configurate. 2. Actualizati fisierul **Taxe.xlsx** adaugand asocierea codului de taxa EMSYS lipsa la codul SAF-T corespunzator (ex: taxa **19** pentru livrari → cod SAF-T **310309** - "Livrari de bunuri si prestari de servicii taxabile cu cota 19%"). 3. Refaceti arhiva .zip cu toate fisierele (inclusiv Taxe.xlsx actualizat) si incarcati-o in EMSYS prin **Setari -> Upload**. 4. Reluati exportul declaratiei si revalidati fisierul XML. - Consultati fisierul **SalesInvoices_Eronate.html** sau **PurchaseInvoices_Eronate.html** din arhiva exportata pentru a identifica exact facturile si codurile de taxa care au generat eroarea. F. Declaratia D100 - Obligatii de plata la bugetul de stat *********************************************************** #. **Intrebare:** Ce reprezinta Declaratia D100 si cum se configureaza? **Raspuns:** - D100 este **Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat**, realizata in format .xml pentru import in aplicatia ANAF si semnare electronica. - Se depune de catre contribuabilii carora le revin obligatii declarative si de plata pentru impozitele si taxele din Nomenclatorul obligatiilor de plata la bugetul de stat. - Configurarea se realizeaza prin completarea fisierului **Creante.xlsx**, care contine asocierile intre obligatiile de plata (coduri impozit) si conturile sursa din Planul de Conturi EMSYS. Fisierul se descarca din EMSYS prin **Setari -> Declaratia D100 -> Descarca Documente Initiale**. - Structura fisierului Creante.xlsx contine coloanele: COD_IMPOZIT, DENUMIRE_CREANTA, TEMEI, COD_BUG, PERIOADA_RAP, TERMEN_DEPUNERE, CONT_SURSA, TIP_SUMA. - Dupa completare, fisierul se arhiveaza si se incarca in EMSYS prin **Setari -> Declaratia D100 -> Upload**. #. **Intrebare:** Ce valori se pot completa in coloana TIP_SUMA din fisierul de configurare D100? **Raspuns:** - Coloana **TIP_SUMA** din fisierul Creante.xlsx defineste tipul de suma preluata din Balanta Conturilor pentru fiecare obligatie. Valorile acceptate sunt: - **RPDB** - rulaj debitor in perioada de raportare. - **RPCR** - rulaj creditor in perioada de raportare. - **SIDB** - sold initial debitor la inceputul perioadei de raportare. - **SICR** - sold initial creditor la inceputul perioadei de raportare. - **SFDB** - sold final debitor la sfarsitul perioadei de raportare. - **SFCR** - sold final creditor la sfarsitul perioadei de raportare. - Pentru raportarea trimestriala si anuala, soldurile initiale si finale se determina in raport cu perioada de sfarsit a trimestrului, respectiv a anului. - Coloanele CONT_SURSA si TIP_SUMA se completeaza in corespondenta cu informatiile din Balanta Conturilor EMSYS. - Creantele care nu au semnificatie pentru companie se elimina din fisier.