Contracte
Contractul reprezinta forma legala, bilaterala incheiata intre compania care furnizeaza serviviul de apa si utilizator pe baza caruia se vor emite facturile. Fiecare client are posibilitatea de a avea mai multe contracte. Un contract poate avea mai multe locatii in care se livreaza servicii. Va fi tinut un istoric privind datele despre contactele clientilor. Fiecare contract poate avea atasat informatiile despre adresa de facturare sau modalitatea de distributie a facturii.
Aceasta functie poate fi apelata si din functia 3.1.Clienti - tab 6.Contracte. In acest caz se vor incarca toate contractele clientului respectiv.
Alegeti functia: Clienti → Contracte
Se completeaza urmatoarele campuri :
Numar contract: se va completa numarul de contract, completarea acestui camp este obligatorie;
Data eliberare: se va completa data semnarii si ridicarii de catre client a contractului intocmit;
Valabil pana la: se completeaza data expirarii contractului in cazul contractelor emise pe perioada determinata.
Serie cerere/Numar cerere/Data cerere: reprezinta numarul si data cererii clientului pentru intocmirea contractului de la registratura . Aceste campuri au atasata o lista de valori disponibila prin apasarea tastei F1. Cererile din registratura trebuie sa fie de tip CONTRACT si sa aiba starea REPARTIZATA pentru ca acestea sa fie vizibile la F1.
Data intocmire: reprezinta data la care contractul a fost intocmit de catre companie (maxim 15 zile de la data cererii).
Stare contract: poate lua una din valorile listei atasate, de eemplu: Neeliberat, Expediat spre semnare, Eliberat, Caz special. Aceasta lista poate fi actualizata prin intermediul functiei 1.9.Dictionar de liste.
Acord client: poate lua una din valorile: DA, NU sau poate ramane necompletat, ceea ce inseamna ca acel client a fost de acord (sau nu a fost de acord) cu utilizarea datelor cu caracter personal, sau acesta nu a specificat acest lucru.
Cod client: se completeaza codul de client pentru care se introduce contractul, completarea acestui camp este obligatore si este disponibil la F1;
Cod grupa: se alege dupa apasarea tastei F1 grupa de contracte din care face parte, completarea acestui camp nu este obligatorie;
Cod valuta: se completeaza cu codul de moneda cu care va fi facturat a conravaloarea facturii pentru contractul respectiv, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Data de inceput: se completeaza cu data de la care contractul intra in vigoare, campul este obligatoriu de completat.
Data de sfarsit reprezinta data pana la care a fost activ contractul.
Data istoric se completeaza data de la care inregistrarea curenta este valabila in istoric.
In tabul 2.Detaliere din aceasta functie se pot selecta clauzele contractuale suplimentare, daca este cazul. Se vor putea bifa maxim 2 clauze. De asemenea, se va bifa Schita, respectiv cazul, implicit fiind selectata schita I, cazul III.
In tabul 5.Istoric contract se va salva istoricul modificarilor fiecarui contract in functie de data istoric completata in tabul 1.Contracte.
Rezilierea unui contract presupune completarea datei de sfarsit, data de la care contractul respectiv nu va mai fi activ. Pentru ca un contract sa poata fi reziliat, pe acesta nu trebuie sa mai existe consumuri nefacturate sau facturi neincasate. Operatiunea de inchidere a unui contract se efectueaza prin apasarea tabului 6.Denuntare contract. Se selecteaza data de reziliere a contractului si se apasa butonul de verificare date. Daca pe acest contract clientul are toate facturile achitate, contorul demontat si nu mai exista consum nefacturat atunci aplicatia va propune campul Motiv denuntare de completet. Se apasa butonul START.
Daca se doreste reinnoirea unui contract: inchiderea contractului si emiterea unui nou contarct in aceeasi operatiune se apasa tab-ul 7.Reinnoire contract. Dupa ce se apasa acest buton se va afisa o fereastra in care se vor completa urmatoarele campuri:
Data emitere – reprezinta data emiterii pentru contractul nou
Data reinnoire – reprezinta data din care va fi activ contractul nou
Prin intermediul butonului Verificare Date se controleaza conditiile necesare pentru reinnoirea contractului:
Motiv denuntare – reprezinta motivul de denuntare atribuit contractului vechi (se propune implicit REINNOIRE)
Nr. contract – reprezinta numarul contractului nou
Serie cerere, Numar cerere, Data cerere reprezinta informatiile despre numarul de inregistrare din registratura.
Dupa completarea informatiilor legate de noul contract se apasa START. Se va afisa o fereastra care contine contoarele existente pe contractul vechi. Acestea vor fi demontate de pe contactul vechi la Data reinnoire – 1 zi si montate pe contractul nou la Data reinnoire.
OBSERVATII:
Daca pe contorul respectiv s-au mai facut citiri dupa Data reinnoire se va afisa un mesaj de atentionare, contractul nu se va reinnoi decat in cazul in care nu exista citiri ulterioare datei de reinnoire.
Dupa ce s-au completat indecsi de demontare pentru contoarele contactului se apasa butonul START. In cazul in care datele sunt corecte se va afisa o fereastra cu mesajul „Contractul a fost reinnoit!”, in caz contrar se va afisa un mesaj de avertizare care va indica motivul pentru care contractul nu poate fi reinnoit.
Pentru adaugarea unui act aditional aferent unui contract se apasa tabul 9.Acte Aditionale, se apasa butonul Adaug si se completeaza urmatoarele informatii:
Cerere/Numar/Data cerere reprezinta numarul de inregistrare din registratura.
Tip act adit. reprezinta tipul actului aditional si se va selecta din lista disponibila prin apasarea tastei F1.
Locatie reprezinta punctul de consum pentru care se intocmeste actul aditional.
Campul Nr. Aviz se va completa daca actul aditional prevede un aviz tehnic intocmit anterior.
Se completeaza campul data intocmirii si data eliberare cand actul aditional a fost semnat de client si eliberat catre acesta.
Un contract poate avea unul sau mai multe puncte de consum/locatii. Acestea se pot actualiza pe tabul 4 al functiei contracte 3.2. Contracte > 4.Locatii. Se completeaza urmatoarele campuri:
Cod locatie: se va completa automat de sistem;
Pozitie: se va aloca pentru fiecare locatie un cod;
Libera: se bifeaza in cazul in care o locatie este marcata ca libera nu se va mai calcula factura;
Adresa proprie: se bifeaza in cazul in care se doreste sa se faca factura la nivel de locatie;
Factura consolidata: se bifeaza in cazul in care se doreste ca facturarea sa se realizeze la nivel de contract;
Sursa proprie: se bifeaza in cazul in care consumul provine din surse proprii.
Locatie principala: se bifeaza pe locatia contractului care reprezinta punctul de lucru principal.
Tip act: reprezinta tipul contractului de folosire a spatiului: Vanzare/Cumparare sau Inchiriere.
Data emiterii reprezinta data emiterii actului de folosire a spatiului.
Brigada, Carte Nr. Ordine reprezina pozitia punctului de consum in cadrul localitatii din care face parte acesta.
Activitate se completeaza codul CAEN
Distributie factura: se va alege persoana care efectueaza citirea consumului in zona de care apartine clientul;
Data inceput: se va completa cu data cu care intra in vigoare contractul;
Data de sfarsit: se va completa cu data de la care nu se va mai calcula factura pentru locatia respectiva.
Data istoric se completeaza data de la care inregistrarea curenta este valabila in istoric.
In al doilea tab, Detaliere, campurile din sectiunea Proprietar vor fi active in cazul in care tip act este Inchiriere si se completeaza cu datele clientului si a punctului de consum a proprietarului spatiului. In sectiunea Alte activitati se pot completa alte coduri CAEN ale clientului, pe langa cel completat in tabul 1.Generale.
Pe tabul 4.Parametri se definesc tipurile de pausal comensurabili. Se vor completa campurile:
Data de inceput: se va completa cu data de la care intra in vigoare parametrul actualizat , acest camp este obligatoriu de completat;
Cod parametru: se va selecta cu ajutorul tastei F1 parametru pentru pausal (numar de persoane si norma de pausal sau cantitatea) sau pentru apa meteorica corespunzator contractului;
Valoarea: se va completa cantitatea pentru parametrul ales anterior, corespunzator contractului.
Daca parametrul completat este SUPRAFATA, valoarea acestuia poate fi claculata in functie de natura suprafetei si valoarea unui coeficient prin apasarea butonului Calcul suprafata.
Prin intermediul tabului 3.Generare parametri poate fi preluat o parte din consumul pausal al altui punct de consum.
In tabul 5.Adrese locatii se completeaza datele legate de adresa punctului de consum:
1. Generale:
Judet: se completeaza judetul.
Localitate: se completeaza localitatea.
Sector: Sectorul poate fi unul din sectoarele Bucurestiului sau o alta impartire administrativa.
Strada: se completeaza srada.
Numar: Numarul strazii.
Extensie: Extensia numarului.
Bloc: se completeaza blocul.
Scara: se completeaza scara.
Etaj: se completeaza etaj.
Apartament: se completeaza numarul de apartament.
Casuta Postala: se completeaza Casuta Postala
Adresa: Se introduc date suplimentare referitoare la adresa.
2. Pe tabul 2 se completeaza datele cu privire la “Informatii suplimentare”:
Telefon: Numarul de telefon fix.
Mobil: Numarul de telefon mobil.
Fax: Numarul de fax.
E-mail: Adresa de e-mail.
Stare: Poate lua una din valorile :
ACTIV - codul respectiv poate fi utilizat, daca data este in perioada de activitate
BLOCAT - codul nu mai poate fi folosit , dar informatiile despre el se pastreaza in baza pentru obtinerea rapoartelor pentru perioadele precedente.
Data inceput – Data sfarsit: Campuri care limiteaza utilizarea codului respectiv numai in intervalul declarat de cele doua date.
Utilizator: Utilizatorul care a facut ultima actualizare a inregistrarii.
Creata de: Data adaugarii.
Modificat de: Data ultimei actualizari.
3. Istoric Adrese Locatii. In acest tab se va salva istoricul modificarilor de pe adresa punctului de consum, tinand cont de campul Data istoric completat pe interfata. O inregistrare va fi valabila incepand cu data istoric a acestei inregistrari pana la data istoric a urmatoarei inregistrari.
In tabul 8.Chestionar se completeaza datele legate de forma de proprietate pe baza raspunsurilor clientilor la chestionarul adresat.
In tabul 9.Istoric Avize se regasesc avizele tehnice atasate punctului de consum respectiv. Acestea pot fi actualizate prin apasarea butonului Adaug si selectarea avizului tehnic.
Tabul 10.Istoric Locatii. In acest tab se va salva istoricul modificarilor de pe locatie, tinand cont de campul Data istoric completat pe interfata. O inregistrare va fi valabila incepand cu data istoric a acestei inregistrari pana la data istoric
6. Pachete contracte:
Pachetele de servicii pot contine un numar variat de servicii, in functie de necesitatile clientilor. Se pot configura servicii generale, pentru grupe de clienti (pentru ca au aceleasi caracteristici), sau specifice, personalizate pentru un anumit client. Pot exista clienti, mari consumatori, pentru care se pot oferi pachete personalizate de servicii. La intrarea in functiunea respectiva, pe ecran, apare un browse, care cuprinde informatii referitoare la: Cod pachete, Denumire pachete, Denumire sortare, Personalizat.
Se completeaza urmatoarele campuri :
Cod sursa alimentare: se completeaza surse de alimentare cu apa pentru clientul in cauza.
Cod zona: se completeaza zona de alimentare
Cod subzona: se completeaza subzona de alimentare.
Cod sursa de evacuare: se completeaza codul sursei de evacuare.
Cod zona: se completeaza codul zonei de evacuare
Cod subzona: se completeaza codul subzonei de evacuare.
Pausal: Reflecta serviciul de pausal comensurabil.
Se intra pe tabul patru Pausal si se completeaza urmatoarele campuri :
Cod serviciu: se completeaza codul de serviciul care comensureaza pausalul.
Cod client superior: se completeaza codul de client superior in situatia in care pausalul este atasat la un contor general.
Serie contor superior: se completeaza seria de contor superior in situatia in care pausalul este atasat la un contor general.
Istoric Pachete Contracte. In acest tab se va salva istoricul modificarilor pachetelor de contracte, tinand cont de campul Data istoric completat pe interfata. O inregistrare va fi valabila incepand cu data istoric a acestei inregistrari pana la data istoric
Contoare Instalate
Contorul este aparatul care masoara cantitatea comensurata de apa pentru un client. Se apeleaza functia 3.2. Contracte > Locatii > Pachete contract > Contoare Instalate si se vor completa urmatoarele campuri:
Tip contor: se va completa cu tipul de contor care se va monta la locatia pe care se face atasarea contorului, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Serie contor: se va completa cu seria de contor ce urmeaza a fi montata la locatia pe care se face montarea, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Consum contoare subordonate: se va bifa aceasta optiune in cazul in care contorul este unul general, iar diferenta dintre consumul inregistrat de acesta si suma consumurilor de pe contoarele subordonate se doreste a fi repartizata pe contoarele subordonate in functie de un parametru.
Parametru: se completeaza parametrul in functie de care diferenta dintre consumul inregistrat de contorul general si suma consumurilor de pe contoarele subordonate va fi repartizata pe contoarele subordonate.
Nr. doc. montare: se va completa cu numarul de document aferent procesului in baza caruia se efectueaza montarea de contor, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Data montare: se completeaza data la care a fost montat contorul la punctul de consum respectiv.
Sigiliu: se completeaza numarul sigiliului.
Executant: se va completa cu codul aferent persoanei care a efectuat montarea contorului;
Observatii: se completeaza informatii suplimentare legate de contor
Nr. doc. de demontare: se va completa cu numarul de document aferent procesului in baza caruia se efectueaza demontarea de contor, campul este disponibil la F1.
Ultima operatie: se completeaza automat de sistem in situatia in care a avut loc o sigilare pentru neplata, la cerere, la termen sau pentru o resigilare.
Grila estimare: Pe aceasta functie se determina perioada estimata pentru un consum.
Cadrane Instalate
Cadranul este partea componenta a contorului care comensureaza cantitatea de apa in functie de serviciul selectat. Se completeaza camputile:
Cod cadran contor: se va completa cu codul de cadran instalat, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Cod serviciu: se va completa cu codul serviciului care se va masura contorul, campul este disponibil la F1 si obligatoriu de completat;
Index la montare: se va completa cu indexul cu care se va monta contorul, acest camp este obligatoriu de completat
Date estimare: Pe acesta functie se determina cantitatea estimata