Defalcare Plus Minus

S-a documentat in EMSYS functia 16.23. Defalcare Plus Minus, din modulul Incasari, care permite alocarea manuala, in interiorul unei facturi, a pozitiilor de defalcare cu valoare pozitiva („plus”) ramase nesoldate catre pozitiile cu valoare negativa („minus”).

Scop

Functia are scopul de a oferi operatorului un instrument de corectie manuala pentru facturile la care, dupa procesul normal de facturare, au ramas pozitii de defalcare pe servicii/locatii nesoldate reciproc (o parte „in plus”, alta „in minus”). Prin defalcarea manuala, soldul facturii este actualizat, iar factura iese (integral sau partial) din evidenta facturilor neincasate.

16.23. Defalcare Plus Minus

In cadrul functiei 16.23. Defalcare Plus Minus sunt disponibile urmatoarele:

Descriere generala

Functia 16.23. Defalcare Plus Minus afiseaza o lista cu facturile care contin, in interiorul lor, pozitii de defalcare pe servicii/locatii ramase dezechilibrate: exista o suma „de plus” care nu a fost inca compensata cu o suma „de minus”.

Operatorul identifica clientul, selecteaza factura vizata din lista si, folosind taburile de defalcare, verifica repartizarea calculata automat de sistem pe pozitiile (liniile interne de detaliu) ale acelei facturi, dupa care confirma operatia.

Interfata functiei

Fereastra functiei este organizata astfel:

  • Bara de cautare rapida - permite cautarea directa dupa Cod client;

  • Grid principal (lista facturilor cu pozitii plus/minus nesoldate), cu urmatoarele coloane:

    • Cod client;

    • Denumire client;

    • Avans - valoarea disponibila pentru defalcare (suma „in plus” neconsumata inca);

    • Document - codul tipului de document;

    • Serie doc. si Nr. doc. - seria si numarul facturii;

    • Data doc. - data facturii;

    • Rest - suma ramasa neincasata pe factura;

    • Defalcat - suma deja alocata/defalcata pana in acest moment pe factura respectiva;

    • Zona de detaliu, organizata in 5 taburi, descrisa in sectiunile urmatoare.

Notă

Selectarea unei linii din grid incarca automat datele facturii in tabul 1.Generale.

Sursa inregistrarilor din lista

Lista principala nu este alimentata dintr-un modul separat de avansuri sau incasari, ci este construita direct din facturile emise si confirmate ale clientului cautat. O factura apare in lista 16.23 numai daca contine cel putin o pozitie interna de defalcare pe servicii/locatii cu valoare pozitiva („plus”) ramasa nesoldata fata de restul pozitiilor facturii.

Aceste situatii apar atunci cand, la momentul calcularii sau refacerii facturii, unele pozitii de defalcare nu au fost compensate reciproc in mod automat, ramanand o diferenta „plus” nedistribuita.

Important

Functia 10.7. Alte Servicii Fara Contract nu efectueaza aceasta compensare automata, indiferent de continutul facturii. Toate facturile emise prin 10.7 care contin pozitii plus/minus vor aparea intotdeauna in lista functiei 16.23 si necesita defalcare manuala.

Functia 16.23. Defalcare Plus Minus este ecranul de exceptie, folosit pentru facturile ramase nesoldate dupa procesarea automata de mai sus si, sistematic, pentru toate facturile provenite din 10.7.

Tab 1. Generale

Tabul 1.Generale afiseaza detaliile facturii selectate din grid, grupate in trei sectiuni:

  • Client - denumirea completa a clientului;

  • Document - Cod doc., Serie, Numar si Data documentului (facturii);

  • Valori - Avans (suma disponibila pentru alocare), Rest (suma ramasa neincasata) si Defalcat (suma deja alocata pe aceasta factura).

Tab 2. Defalcare client si Tab 3. Defalcare contract

Taburile 2.Defalcare client si 3.Defalcare contract deschid un dialog cu liniile interne de defalcare pe servicii/locatii ale facturii deja selectate in grila principala - pozitiile „plus” si pozitiile „minus” din interiorul acelei facturi.

Important

Operatorul nu alege alte facturi ale clientului catre care sa distribuie suma disponibila - taburile nu ofera o lista a facturilor neincasate ale clientului sau ale contractului, ci lucreaza exclusiv asupra facturii deja selectate din grila principala.

Important

Operatorul nu introduce manual sumele de defalcat. La deschiderea dialogului, sistemul calculeaza automat si completeaza deja repartizarea maxima posibila pe liniile cu sold pozitiv („plus”) ale facturii; rolul operatorului este de a verific* aceasta repartizare si de a confirma cu Ok, nu de a o construi el insusi. Accesul la aceste taburi poate fi conditionat, in plus, de un drept de validare specific - fara acest drept, taburile pot fi indisponibile pentru operator.

In dialog:

  • se afiseaza liniile de defalcare (servicii/locatii) ale facturii curente, cu soldul fiecarei linii;

  • liniile cu sold pozitiv („plus”) sunt precompletate automat de sistem cu suma maxima ce poate fi alocata, in limita soldului acelei linii si a sumei totale disponibile;

  • liniile cu sold negativ („minus”) raman intotdeauna needitabile si pe zero - compensarea lor se reflecta implicit prin reducerea soldului facturii, nu printr-o suma alocata pe acele linii;

  • se calculeaza si se afiseaza automat totalul sumelor alocate, pentru a putea fi comparat cu suma disponibila;

  • sunt disponibile butoane de recalculare/reset („Tot”/”Zero”, pe linie sau pentru toate liniile deodata, precum si un buton de refacere a sumelor initiale) - folosite in mod exceptional, pentru situatii particulare, nu ca pas normal de lucru.

La confirmarea alocarii (butonul Ok), sistemul solicita suplimentar Data defalcarii - data calendaristica la care va fi inregistrata operatia de compensare (implicit este propusa data documentului, dar poate fi modificata de operator).

Notă

Suma totala alocata in taburile de defalcare nu poate depasi suma disponibila a facturii selectate.

Tab 4. Fisa Client

Tabul 4.Fisa Client genereaza raportul cu fisa de cont a clientului (istoricul facturilor si incasarilor acestuia), permitand operatorului sa verifice inainte, situatia completa a soldului clientului.

Tab 5. Facturi Neincasate

Tabul 5.Facturi Neincasate genereaza raportul cu facturile neincasate ale clientului, util pentru a verifica inainte care facturi raman cu sold de incasat.

Influenta actiunilor din aceasta functie

Confirmarea unei operatii de defalcare (butonul Ok) are urmatoarele efecte asupra restului sistemului:

1. Actualizarea soldului facturii - suma alocata este scazuta din Restul de incasat al facturii, exact ca in cazul unei incasari efective; modificarea se reflecta imediat in coloanele Rest si Defalcat din grid;

2. Actualizarea Fisei Clientului - fiind tratata ca o compensare intre pozitii ale aceluiasi client, operatia se reflecta in soldul si istoricul afisat in Fisa Client (tab 4);

3. Actualizarea Facturilor Neincasate - o factura care isi soldeaza integral restul prin defalcare dispare din lista facturilor neincasate (tab 5); daca soldarea este partiala, suma ramasa se reduce corespunzator;

4. Legatura intre facturi compensate - pentru pozitiile cu valoare negativa (facturi de stornare/”rosu”), sistemul retine legatura dintre factura compensata („minus”) si factura sursa („plus”). Ca urmare, o factura care are deja o defalcare plus/minus inregistrata nu mai poate fi stornata direct - la incercarea de stornare, sistemul afiseaza un mesaj de avertizare/blocare, fiind necesara mai intai anularea/verificarea defalcarii;

5. Inregistrare de compensare, nu incasare reala - operatia genereaza in evidentele de incasari o inregistrare de tip compensare (nu reprezinta o incasare efectiva de bani), astfel incat soldul contabil al facturii sa reflecte corect ca pozitia a fost soldata intern, in cadrul aceleiasi facturi/client.

Notă

Deoarece afecteaza soldul facturii si posibilitatea de stornare ulterioara, operatia de defalcare trebuie efectuata cu atentie, doar dupa verificarea situatiei reale a clientului in tabul Fisa Client.