Export facturi in Contabilitate

Scop

Operatiunea de export facturi presupune transferul in contabilitate financiara al facturilor calculate si confirmate in modulul Utilitati pentru bunuri livrate si servicii prestate, precum si inregistrarea in clienti pe conturi contabile. Transferul se realizeaza proiectelor Aquatim si nonAquatim iar pentru facturile dorite se aplica filtrele si selectiile necesare.

Procedura

Pentru proiectele Aquatim si nonAquatim, se vor avea in vedere situatiile privind impartirea productiei. Algoritmul de impartire a productiei este specific companiei dumneavoastra si cuprinde doua etape:

  • impartirea productiei in timpul anului cand exercitiul financiar este inchis;

  • impartirea productiei intre ani cand exercitiul financiar nu este inchis.

Impartirea productiei presupune distribuirea consumurilor intre doua citiri pentru inchiderea exercitiului financiar, sau cand exercitiul financiar este inchis.

In functionarea algoritmului programul apeleaza urmatoarele variabile de setare:

  • IMP_PROD = impartire productie cu valori logice posibile: DA – imparte consumul pe perioade si NU – nu imparte consumul pe perioade;

  • ANFISC_PREC_INCHIS = an fiscal precedent inchis cu valori logice posibile: DA - daca anul fiscal precedent s-a inchis si NU - daca anul fiscal precedent nu s-a inchis.

Pentru exportul facturilor in contabilitate se parcurg urmatorii pasi:

1. Se acceseaza functia Export Date -> Export Facturi in Contabilitate si se completeaza urmatoarele campuri:

  1. Document: codul documentului de export: pe acest camp este disponibil help-ul pe Documente, care se activeaza prin apasarea tastei <F1>;

  2. Numar: numarul documentului prin care se transfera facturile in conabilitate;

  3. Data doc: data la care facturile emise sunt inregistrate in contabilitate (de preferat completarea campului cu ultima zi din luna curenta in care se inregistreaza facturile in contabilitate);

  4. Data efect: data la care documentele sunt inregistrate in contabilitate – dupa data efectiva;

  5. Pentru intervalul de date: intervalul de date in care se regasesc toate facturile emise intr-o luna (exemplu intervalul de date: 01.10.2022 – 31.10.2022 se refera la toate facturile emise in aceasta perioada, regasite pe loturi);

  6. Numar lot: pe acest camp poate fi introdus lotul de facturi ce se doreste a fi exportat:

    • toate loturile: in functie de intervalul de date ales sunt exportate toate loturile intr-o singura tranzactie;

    • un lot: in functie de intervalul de date ales se realizeaza exportul facturilor pentru fiecare lot in parte cu tranzactii distincte in contabilitate;

  7. Serie doc: daca se doreste exportul facturilor dintr-o serie;

  8. Numar doc: daca se doreste exportul unui numar de factura sau un interval de numere de factura.

Selectia documentelor ce vor fi exportate poate fi efectuata si dupa alte campuri: Sucursala, Oras si Localitate, selectand din lista optiunea dorita.

Dupa completarea informatiilor se apasa butonul  Start .

Oricand se poate iesi din functia de export facturi prin apasarea butonului  Iesire .

Notă

De preferat, pentru loturile mari care se refera la facturile de agenti, asociatii, casnici, exportul in contabilitate sa se efectueze pe numar lot – lot cu lot iar pentru cele ocazionale exportul sa se realizeze intr-o singura tranzactie. Transferul va incepe cu exportul loturilor mari si ulterior se va face exportul tuturor facturilor ocazionale.

Atenționare

Daca nu se va selecta niciun lot atunci in functie de intervalul de date ales sunt exportate toate loturile intr-o singura tranzactie. Daca se va selecta un lot sau interval de loturi, atunci in functie de intervalul ales se realizeaza exportul facturilor pentru fiecare lot in parte cu tranzactii distincte in contabilitate.

Rezultat

2. Evidentierea transferului contabil: se concretizeaza prin tranzactia si numarul secventei de transfer generate precum si informatii referitoare la: numar si data document, data de inregistrare in contabilitate, articolul contabil, valorile pe fiecare domeniu ce reprezinta numarul tranzactiei din contabilitate. Aceste informatii se regasesc in fisierul rezultat la apasarea butonului start pe functia Export Facturi in Contabilitate.

3. Contarea tranzactiilor exportate presupune efectuarea urmatorilor pasi:

  1. se acceseaza modulul EMSYS ERP, functia 2.1. - Registre de contabilitate, registrul UTL, la perioada in care s-a realizat exportul de facturi;

  2. se identifica tranzactia (tranzactiile) de export documente generate;

  3. se conteaza tranzactia sau tranzactiile selectate.

4. Identificarea ulterioara a facturilor se va accesa functia 25.6 - Informatii Contabile, a numarului de secventa si a numarului de tranzactie prin care s-a realizat exportul in contabilitate. Se face selectia datelor pentru care s-a realizat exportul prin completarea urmatoarelor campuri:

  1. Pentru intervalul de date: se stabileste perioada in care a fost inregistrata factura in program;

  2. Numar lot: se pot selecta toate loturile de facturi sau numai un lot exportat; daca nu se stie numarul de lot pentru factura cautata se selecteaza “ Toate loturile ” iar pe “ Numar document ” se alege “ Interval numere “ si se completeaza numarul de document al facturii respective;

  3. Numar document: se pot selecta numerele de facturi ce s-au exportat;

  4. Se apasa butonul  Start .

Raportul realizat contine informatii referitoare la: registrul contabil in care s-au inregistrat tranzactiile de export, numarul tranzactiei, valoarea tranzactiei cu si fara tva, data transferului in contabilitate, utilizator, numar secventa transfer si data inregistrarii.

Puteti oricand sa inchideti fereastra apasand butonul  Iesire .

Notă

Pentru verificarea corelarii datelor intre modulele UTILITATI si ERP, se vor verifica:

  • datele din raportul „20.27 Productie Emisa” trebuie sa fie egal cu „20.53 Centralizator Productie” pentru perioada curenta si urmatoare, precum si cu raportul „21.1. Balanta conturi Clienti” si 21.4. Venituri pe conturi contabile;

  • datele din raportul „21.1. Balanta conturi Clienti” trebuie sa fie egale in ERP cu urmatoarele date: valorile de pe functia „1.2.3. Recapitulatie registre contabilitate”, cu selectie pe registrul UTL.

Atenționare

Daca pe functia Administrare -> Grupuri exista grupul EXP_FACTURI, atunci userul logat trebuie sa apartina acestui grup pentru a fi afisata functia Export facturi in contabilitate.

Daca pe functia Administrare -> Grupuri nu exista grupul EXP_FACTURI, toti userii au acces la functia Export facturi in contabilitate.