===================================== Export Facturi in Contabilitate ===================================== Scop ---- Permite transferul facturilor confirmate din modulul de facturare catre sistemul financiar-contabil ERP. Dupa export, facturile primesc numere de tranzactie ERP si sunt marcate ca transferate. La finalizare se genereaza automat un raport PDF cu rezultatele. Exista doua variante ale exportului: - **Export standard** - pentru companiile cu facturare simpla; o factura genereaza cel mult doua tranzactii contabile. - **Export cu impartirea productiei** - pentru companiile la care consumul este impartit pe perioade (curent, anterior, avansuri); o factura poate genera pana la sase tranzactii contabile. Varianta activa este stabilita de administrator prin configuratia aplicatiei. Pentru realizarea exportului parcurgeti urmatorii pasi: - :ref:`Verificarea prerechizitelor ` - :ref:`Lansarea exportului ` - :ref:`Urmarirea progresului ` - :ref:`Verificarea raportului PDF ` - :ref:`Interpretarea rezultatelor ` .. _Ident_pre_export: Prerechizite ------------ Inainte de lansarea exportului verificati ca sunt indeplinite urmatoarele conditii: - Facturile au starea **Confirmat = DA** in sistemul de facturare. - Facturile nu au fost deja transferate in contabilitate (camp *Contabilizat = NU*). - Configuratia contabila a fost completata de administrator (conturi contabile, zone, purtatori de cheltuiala). - Serverul ERP este accesibil si credentialele de conectare sunt corecte. .. _Ident_lansare_export: Lansarea exportului ------------------- **1.** Accesati |util_path_export|; **2.** Completati campurile de filtrare pentru a selecta facturile de exportat: a. *Data inceput* - limita inferioara a intervalului de date efect al facturilor (format ZZ-LL-AAAA); camp obligatoriu. b. *Data sfarsit* - limita superioara a intervalului de date efect (format ZZ-LL-AAAA); camp obligatoriu. c. *Nr. lot* - daca specificat, exporta doar facturile din lotul respectiv; lasati gol pentru toate loturile din interval. d. *Serie document* - filtru dupa seria documentului de factura; optional. e. *Nr. intern de la / pana la* - filtru dupa numarul intern al facturii (interval inclusiv); optional. f. *Cod document* - tipul documentului contabil (ex. *FA* pentru factura); predefinit de administrator; camp obligatoriu. g. *Data document* - data documentului folosita in raport si in inregistrarile contabile; optional. **3.** Apasati butonul *Exporta* pentru lansarea operatiei. .. note:: Daca doriti sa exportati facturile unui singur lot, completati campul *Nr. lot* si lasati intervalul de date suficient de larg pentru a cuprinde tot lotul. ------------ .. warning:: Exportul blocheaza loturile selectate pe durata procesarii. Daca un alt utilizator ruleaza un export concurent pe aceleasi loturi, operatia va fi respinsa cu eroare. .. _Ident_progres_export: Progresul exportului -------------------- In timpul executiei aplicatia afiseaza mesaje de stare in timp real. Nu inchideti fereastra si nu lansati un export nou pana la finalizarea operatiei curente. +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | **Mesaj afisat** | **Ce se intampla** | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Validare parametri si configuratie...* | Se verifica conditiile necesare si | | | configuratia contabila | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Inregistrare loturi pentru export...* | Se identifica loturile de facturi din | | | intervalul selectat | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Blocare loturi...* | Loturile sunt blocate pentru a preveni | | | modificari concurente | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Populare date tranzactii...* | Se pregatesc datele pentru transfer la ERP | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Trimitere factura X din N...* | Progres per factura; facturile sunt trimise | | | in grupuri de cate 500 | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ | *Generare raport...* | Se genereaza raportul PDF final | +---------------------------------------------+-------------------------------------------------+ .. important:: Nu inchideti fereastra in timp ce exportul ruleaza. Operatia poate dura cateva minute pentru volume mari de facturi (mii de documente). .. _Ident_raport_export: Raportul PDF generat -------------------- La finalul exportului se deschide automat un fisier PDF cu rezultatele. Raportul contine: - intervalul exportat (data inceput - data sfarsit); - numarul total de facturi transferate; - lista facturilor cu numerele de tranzactie ERP alocate (*nr_tranz* si, daca este cazul, *nr_tranz_fact*); - erorile intalnite, daca exportul nu s-a finalizat complet. .. important:: Salvati sau arhivati raportul PDF dupa fiecare export. Reprezinta dovada transferului in contabilitate si poate fi solicitat la audit sau reconciliere. ------------ .. _Ident_rezultate_export: Interpretarea rezultatelor -------------------------- Daca exportul s-a finalizat fara erori: - Facturile apar in raport cu numerele de tranzactie ERP completate. - In sistemul de facturare, campul *Contabilizat* devine *DA*. - In sistemul ERP apar tranzactiile contabile corespunzatoare. Daca exportul intampina probleme, raportul PDF contine mesajele de eroare. Cele mai frecvente situatii si actiunile recomandate: +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | **Mesaj de eroare** | **Actiune recomandata** | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | *Nu exista documente de transferat sau au fost deja transferate* | Verificati ca intervalul de date este corect | | | si ca facturile nu au fost deja exportate | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | *Eroare configuratie contabila pentru serviciul X* | Contactati administratorul pentru | | | completarea configuratiei contabile | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | *Firma ERP negasita* | Contactati administratorul - codul firmei | | | ERP nu este configurat corect | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | *Loturile nu au putut fi blocate* | Incercati din nou dupa cateva minute - alt | | | utilizator poate rula un export concurent | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ | *Contul contabil X nu exista in planul de conturi* | Contactati administratorul - contul din | | | configuratia contabila nu exista in ERP | +------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------+ .. warning:: Daca exportul se opreste cu erori inainte de a trimite toate facturile, facturile **deja trimise** sunt marcate ca transferate iar cele **ramase** nu. Reluati exportul pentru intervalul neacoperit dupa rezolvarea erorii. ------------ .. _Ident_reguli_contab: Reguli de contabilizare ----------------------- Sistemul genereaza tranzactiile contabile in functie de relatia dintre data efectuarii (DE) si data documentului (DD): **Data efectuarii egala cu data documentului (DE = DD)** Toata valoarea facturii se inregistreaza in luna datei documentului: - Debit **4111** (creante clienti) = valoare totala cu TVA; - Credit **704** (venituri servicii) = valoare fara TVA; - Credit **4427** (TVA colectata) = valoare TVA. **Data efectuarii anterioara datei documentului (DE < DD)** Venitul se inregistreaza in luna datei efectuarii, iar factura se regularizeaza in luna datei documentului. *In luna datei efectuarii:* - Debit **418** / **4111** = valoare totala; - Credit **704** = venit serviciu; - Credit **4428** / **4427** = TVA. *In luna datei documentului:* - Debit **4111** = regularizare creante; - Credit **418** = regularizare; - Debit **4428** / Credit **4427** = regularizare TVA. **Export cu impartirea productiei** Cand este activ modulul de impartire a productiei, valoarea facturii este distribuita pe mai multe perioade contabile. Fiecare componenta nenula primeste un numar de tranzactie ERP separat: +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | **Componenta** | **Descriere** | **Luna inregistrarii** | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | Consum curent (vc) | Valoarea consumului din perioada curenta | Luna datei efectuarii | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | Consum anterior (vp/vu) | Valoarea consumului din perioada anterioara | Luna perioadei anterioare | | | | (data_p) | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | Avans 1 (va1) | Valoarea avansului 1 | Luna avansului (data_a1) | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | Avans 2 (va2) | Valoarea avansului 2 | Luna avansului (data_a2) | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ | Avans 3 (va3) | Valoarea avansului 3 | Luna avansului (data_a3) | +----------------------------+----------------------------------------------+-----------------------------+ .. note:: In cazul in care o factura trebuie re-exportata, contactati administratorul pentru resetarea campului *Contabilizat*. Nu este posibila re-exportarea fara aceasta resetare. ------------ .. _Ident_faq_export: Intrebari frecvente ------------------- **Pot rula exportul de mai multe ori pe acelasi interval?** Nu. Facturile deja marcate ca *Contabilizat = DA* sunt excluse automat din exporturile ulterioare. Daca doriti sa re-exportati o factura, contactati administratorul. ---------- **Ce se intampla daca serverul ERP este indisponibil in timpul exportului?** Exportul se opreste cu eroare. Facturile trimise cu succes sunt marcate ca transferate. Cele netrimise raman cu *Contabilizat = NU* si pot fi exportate intr-o rulare ulterioara, dupa repornirea serverului ERP. ---------- **Pot exporta facturile dintr-un singur lot?** Da. Completati campul *Nr. lot* cu numarul dorit. Exportul va procesa doar facturile din acel lot in intervalul de date specificat. ---------- **Cat timp dureaza exportul?** Cateva sute de facturi se proceseaza in 1-2 minute. Volume mari (mii de facturi) pot dura 10-30 de minute. ---------- **Exportul ruleaza automat?** Depinde de configuratia companiei. Contactati administratorul pentru a verifica daca exista un job automat programat. ------------ Contact si suport ----------------- Pentru probleme tehnice sau configurare, contactati: - **Departamentul IT** sau **administratorul aplicatiei** - pentru erori de configuratie contabila, acces la ERP sau resetarea starii facturilor; - **ProDinf** (suport tehnic) - pentru erori de sistem sau comportament neasteptat al aplicatiei. .. |util_path_export| replace:: **Utilitati > Export Facturi > Export facturi contabilitate**