01.01.2016-27.11.2016¶
??
HOTAR?RE Nr. 500 din 18 mai 2011
privind registrul general de evidenta a salariatilor
Text ?n vigoare ?ncepand cu data de 10 noiembrie 2011
REALIZATOR: COMPANIA DE INFORMATICA NEAMT
Text actualizat prin produsul informatic legislativ LEX EXPERT ?n baza actelor normative modificatoare, publicate ?n Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, pana la 10 noiembrie 2011.
Act de baza
#B: Hotararea Guvernului nr. 500/2011
Acte modificatoare
#M1: Hotararea Guvernului nr. 1105/2011
Modificarile si completarile efectuate prin actul modificator sunt scrise cu font italic. In fata fiecarei modificari sau completari este indicat actul normativ care a efectuat modificarea sau completarea respectiva, ?n forma #M1.
#B
In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata, precum si al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata,
Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.
ART. 1
Prezenta hotarare stabileste metodologia de ?ntocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor, denumit ?n continuare registru, ?nregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente ?n legatura cu acesta.
ART. 2
(1) Incadrarea ?n munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, numai prin ?ncheierea unui contract individual de munca, ?n temeiul caruia persoana fizica, ?n calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, ?n schimbul unei remuneratii denumite salariu.
(2) Fiecare angajator are obligatia de a ?nfiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au ?nfiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta ?ncadrarii personalului prin ?ncheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta ?nfiintarii registrului.
(4) Au obligatia de a ?nfiinta si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state ?n Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state ?n Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta ?n Romania.
(5) Completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator.
(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin ?ncheierea, cu respectarea dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari servicii cu prestatori ?nregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care ?si desfasoara activitatea ?n conditiile prevederilor legale ?n vigoare.
(7) Prestatorii prevazuti la alin. (6) nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a registrului ?ncredintate de angajator.
(8) In situatia prevazuta la alin. (6), angajatorul are obligatia informarii, ?n scris, a inspectoratului teritorial de munca despre ?ncheierea contractului de prestari servicii.
(9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de prezentul act normativ.
(10) Angajatorii/prestatorii care opereaza efectiv ?n registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare.
(11) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale.
ART. 3*)
Registrul se ?ntocmeste ?n forma electronica.
(2) Registrul se completeaza ?n ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, non-UE, Spatiul Economic European - SEE;
data angajarii;
c) perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
tipul contractului individual de munca;
durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
#M1
g) salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute ?n contractul individual de munca;
#B
h) perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare ?n baza certificatelor medicale;
data ?ncetarii contractului individual de munca.
#CIN
*) Reproducem mai jos prevederile art. II din Hotararea Guvernului nr. 1105/2011 (#M1).
#M1
„ART. II
Elementul prevazut la art. 3 alin. (2) lit. g) din Hotararea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, asa cum a fost modificat prin prezenta hotarare, se completeaza ?n registrul general de evidenta a salariatilor si pentru contractele individuale de munca deja ?nregistrate, pana la data de 15 decembrie 2011.”
#M1
ART. 4
(1) Completarea, respectiv ?nregistrarea ?n registru a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2), si transmiterea registrului se fac dupa cum urmeaza:
#B
a) la angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g) se ?nregistreaza ?n registru cel tarziu ?n ziua lucratoare anterioara ?nceperii activitatii de catre salariatul ?n cauza;
b) elementul prevazut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaza si pentru contractele individuale de munca deja ?nregistrate, ?n termen de 90 de zile de la data intrarii ?n vigoare a prezentei hotarari;
c) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se ?nregistreaza ?n registru ?n termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii;
d) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. i) se ?nregistreaza ?n registru la data ?ncetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, ?n conditiile legii, ?ncetarea contractului individual de munca;
e) pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior ?nceperii detasarii.
(2) Orice modificare a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c) - g) se ?nregistreaza ?n registru cel tarziu ?n ziua lucratoare anterioara ?mplinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicata. Exceptie fac situatiile ?n care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand ?nregistrarea ?n registru se face ?n ziua ?n care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
(3) Orice corectie a erorilor survenite ?n completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.
ART. 5
(1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca ?n format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca ?n format electronic, ?nsotit de o adresa de ?naintare semnata de angajator.
(2) Evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse ?n acestea, transmise de angajatori/prestatori de servicii, se tine ?ntr-o baza de date organizata la nivelul Inspectiei Muncii.
(3) Procedura privind transmiterea registrului ?n format electronic se stabileste prin ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale, dupa adoptarea solutiei tehnice a registrului ?n format electronic si ?n functie de aceasta.
ART. 6
(1) Angajatorii sau, dupa caz, prestatorii de servicii au obligatia de a completa si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca ?n a carui raza teritoriala ?si au angajatorii sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu ?n ziua lucratoare anterioara ?nceperii activitatii de catre primul salariat, cu obligatia completarii acestuia conform art. 3.
(2) Unitatile fara personalitate juridica care au competenta ?nfiintarii registrului au obligatia de a completa elementele contractului individual de munca conform art. 3 si de a transmite registrul, ?n termenele prevazute la art. 4, la inspectoratul teritorial de munca ?n a carui raza teritoriala ?si desfasoara activitatea, cu ?ndeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare.
ART. 7
Registrul se pastreaza ?n forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica, care au delegata competenta ?nfiintarii registrului.
ART. 8
(1) Angajatorul are obligatia de a ?ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati, de a-l pastra ?n bune conditii la sediu, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si ?ncetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii ?n registru.
(3) La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat sa ?i elibereze acestuia:
copii ale documentelor existente ?n dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind ?nscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea ?n munca, ?n meserie si ?n specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, ?n termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
(4) Documentele sunt eliberate ?n copie certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana ?mputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.
(5) Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra ?n conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor ?ndelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare. Angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin ?ncalcarea acestor obligatii.
(6) In masura ?n care, din motive obiective, angajatorul se afla ?n imposibilitatea de a elibera documentele prevazute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca din raza caruia angajatorul ?si desfasoara activitatea eliberarea unei adeverinte din care sa rezulte elementele continute ?n registru, astfel cum a fost ?ntocmit si transmis de catre angajator. Inspectoratul teritorial de munca ?n cauza elibereaza documentul, ?n baza registrului electronic transmis de angajator, ?n termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
ART. 9
(1) Constituie contraventii urmatoarele fapte savarsite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munca prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g), cel tarziu ?n ziua lucratoare anterioara ?nceperii activitatii de catre salariatul ?n cauza;
b) refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul ?n format electronic, precum si dosarul personal al salariatilor;
c) necompletarea elementelor contractului individual de munca conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului ?n termenele prevazute la art. 4;
d) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6);
completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
f) alterarea sau stergerea datelor din registru, precum si interventia neautorizata asupra aplicatiei informatice a registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii;
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele prevazute la art. 8 alin. (3), solicitate de catre salariat;
nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
nerespectarea prevederilor art. 7.
(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) se sanctioneaza dupa cum urmeaza:
a) cea prevazuta la lit. a), cu amenda de 10.000 lei pentru fiecare persoana primita la munca fara transmiterea la inspectoratul teritorial de munca a registrului completat cu toate elementele contractului individual de munca, fara ca amenda totala cumulata sa depaseasca suma de 50.000 lei;
b) cele prevazute la lit. b) - c), cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei;
c) cea prevazuta la lit. d) - f) si i) cu amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
cea prevazuta la lit. g) cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
cea prevazuta la lit. h) si j) cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei.
(3) Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca.
(4) Contravenientul poate achita ?n cel mult 48 de ore jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la alin. (2) lit. b) - e).
(5) Aplicarea contraventiilor si sanctiunilor prevazute la alin. (1) si (2) se face cu respectarea:
a) art. 22 din Conventia de la Viena privind relatiile diplomatice, respectiv ale art. 31 din Conventia de la Viena privind relatiile consulare referitoare la inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;
b) art. 31 din Conventia de la Viena privind relatiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din Conventia de la Viena privind relatiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdictie a agentilor diplomatici, respectiv a agentilor consulari.
ART. 10
Prevederile art. 9 se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.
ART. 11
(1) Inspectia Muncii adopta solutia tehnica privind registrul ?n forma electronica si aplicatia informatica pentru completarea si transmiterea registrului de catre angajatori.
(2) Inspectoratul teritorial de munca distribuie aplicatia informatica angajatorilor care au obligatia de a ?nfiinta si transmite registrul.
ART. 12
(1) Inspectia Muncii asigura accesul autoritatilor si institutiilor publice la datele din registru, pe baza unor aplicatii de interogare specifice, cu asigurarea masurilor de protectie a datelor cu caracter personal. Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc, ?n conditiile legii, de Inspectia Muncii prin protocoale de colaborare ?ncheiate cu autoritatile si institutiile publice solicitante.
(2) In scopul combaterii muncii nedeclarate materializata prin ne?nregistrarea contractelor individuale de munca ?n registru, Inspectia Muncii beneficiaza de accesul la bazele de date detinute de autoritati si institutii publice, privind evidenta populatiei, declaratii si ?nregistrari fiscale/vamale, asigurari si prestatii sociale, precum si orice date si informatii utile activitatii de control.
(3) Pentru familia ocupationala de functii bugetare „diplomatie”, prevederile art. 4 - 6 se aplica ?n conditiile stabilite printr-un protocol de colaborare ?ncheiat ?ntre Ministerul Afacerilor Externe si Inspectia Muncii.
ART. 13
Registrele ?nfiintate si ?nregistrate ?n conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind ?ntocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori, ?n conditiile legii.
ART. 14
Prezenta hotarare intra ?n vigoare la data de 1 august 2011.
(2) La data intrarii ?n vigoare a prezentei hotarari se abroga Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind ?ntocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, publicata ?n Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificarile si completarile ulterioare.