Programul Anual al Achizitiilor¶
A. Scop¶
Programul Anual al Achizitiilor are la baza structura de coduri CPV (Common Procurement Vocabulary) si cuprinde totalitatea solicitarilor aprobate pe departamente, in concordanta cu bugetul organizatiei.
Programul Anual al Achizitiilor se elaboreaza de obicei pentru anul urmator, dar este un proces continuu in cadrul unui an, este versionabil si guverneaza achizitiile anului pentru care a fost elaborat.
Fiecare pozitie din Programul Anual al Achizitiilor este incadrata pe tipuri de contracte si proceduri de atribuie.
La centralizarea in Programul Anual al Achizitiilor sistemul incadreaza solicitarile pe tip de contract la nivel de procedura si valoare de atribuire.
In cazul organizatiilor bugetare fiecare pozitie din Programul Anual al Achizitiilor se coreleaza cu articolele bugetare.
Programul anual poate fi intocmit direct prin actualizarea pozitiilor de program de catre utilizatorii din departamentul achizitii publice, pozitii la care se asociaza eventual solicitarile de achizitie sau poate fi generat din solicitarile de achizitie avizate de compartimentele de specialitate. Pozitia de program anual reprezinta un contract (comanda) de achizitie publica pentru care se face o estimare a valorii si pentru care se stabileste o procedura de atribuire, o periada de derulare si un responsabil. Pentru fiecare program anual se defineste o moneda in care este intocmit programul si o modeda de referinta, folosita de regula pentru compararea cu pragurile valorice si un curs intre cele doua monede.
Un program anual poate avea mai multe versiuni pe care aplicatia le pastreaza pentru a putea vizualiza istoricul.
Structura informatica a programului anual contine:
o inregistrare de definire a programului;
cate o inregistrare pentru fiecare versiune a programului definit;
fiecare versiune contine inregistrari corespunzatoare pozitiilor de program;
fiecare pozitie de program anual contine inregistrari cu codurile CPV cuprinse in pozitia de program;
fiecarei inregistrari cu codurile CPV i se asociaza inregistrarile cu solicitarile de achizitii pentru codul CPV respectiv.
B. Procedura de lucru pentru intocmirea in sistemul EMSYS a unui Program Anual de Achizitii Publice¶
1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Programul Anual al Achizitiilor Publice.
Fereastra contine versiunile de program anual introduse deja in sistem cu pozitiile de program corespunzatoare.
2. Actionati butonul Actualizare PAAP pentru a defini PAAP versiunea 1 pentru anul respectiv;
3. Actionati butonul Adauga si completati campurile:
BU - se alege din lista Business Unit-ul pentru care se intocmeste programul anual;
Cod PAAP - completati codul PAAP pentru anul respectiv;
An - selectati din lista anul pentru care se intocmeste programul anual;
Descriere - descrierea programului anual;
Data Inc. - data de inceput a perioadei de derulare a programului anual;
Data Sf. - data de sfarsit a perioadei de derulare a programului anual;
Moneda Plan - moneda in care se vor exprima preturile si valorile din programul anual;
Procent TVA - procentul de TVA folosit la calculul preturilor si valorilor din programul anual;
Moneda Referinta - moneda de referinta in care se vor exprima preturile si valorile din programul anual;
Curs Referinta - cursul dintre moneda de referinta si moneda programului.
4. Actionati butonul Salveaza pentru a salva inregistrarea.
Daca ati adaugat o noua inregistrare de definire a unui program anual, la actionarea butonului Salveaza se adauga automat o noua inregistrare corespunzatoare versiunii cu numarul 1 a programului anual.
5. Actionati butonul Versiuni -> Adauga pentru a adauga o versiune noua de program si completati:
Nr. Versiune - numarul versiunii de program anual;
Notă
Versiunea cu numarul 1 se creeaza automat la crearea inregistrarii de definire a programului anual.
Descriere – descrierea versiunii de program anual.
Data Inceput – data de inceput a versiunii de program anual;
Stare – starea versiunii de program anual. Aceasta poate lua valorile:
DESCHISA - starea versiunii de lucru a programului anual. Se pot modifica campurile din definirea versiunii, pozitiile,codurile CPV, etc.
Atenționare
La un moment dat nu poate exista decat o versiune in starea DESCHISA.
LANSATA - versiunea a fost finalizata din punct de vedere al continutului si este lansata spre avizare.
AVIZATA - versiunea a fost avizata, de regula de compartimentul financiar - contabil, si este trimisa spre aprobare.
APROBATA - versiunea a fost aprobata de conducatorul unitatii.
6. Actionati butonul Salveaza pentru a salva inregistrarea.
7. Actionati butonul Adauga pentru a aduga o noua pozitie in versiunea de program anual si completati:
Cantitati
Pozitie – codul pozitiei din versiunea de program anual;
Tip Contract – tipul contractului de achizitie publica. Alegeti una din valorile:
FURNIZARE - daca obiectul principal al contractului de achizitie este furnizarea de produse;
SERVICII - daca obiectul principal al contractului de achizitie este prestarea de servicii;
LUCRARI - daca obiectul principal al contractului de achizitie este executia unei lucrari de investitii;
Responsabil Contract – responsabilul cu derularea contractului. Se valideaza in nomenclatorul Cumparatori;
Descriere – descrierea detaliata a pozitiei (in fapt a obiectului contractului corespunzator pozitiei);
Procedura – procedura de atribuire ce va fi folosita pentru pozitia de program anual curenta; lista procedurilor este introdusa in functiunea Tipuri de Contracte.
Date Generale
Anunt Intentie - se alege NU daca nu se publica un anunt de intentie referitor la contractul de achizitie publica sau DA daca se publica un anunt de intentie referitor la contractul de achizitie publica.
Procent TVA – procentul de TVA folosit la calculul preturilor si valorilor din programul anual. Se preia de pe antet dar se poate modifica;
Data Estimata Inc. Procedura – data estimata pentru inceperea derularii contractului de achizitie publica;
Data Estimata Sf. Procedur – data estimata pentru sfarsitul derularii contractului de achizitie publica.
Cantitati
Cod CPV – codul CPV al obiectului contractului de achizitiei coprespunzator pozitiei de program anual;
Fond – fondul pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Sursa Finantare – sursa de finantare pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Articol Bugetar – articolul bugetar pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
BU – se alege Business Unit-ul;
Responsabil Ctr. BU – responsabilul cu derularea contractului. Se valideaza in nomenclatorul Cumparatori;
Valoare – valoarea estimata fara TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
TVA – valoarea estimata a TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Total – valoarea estimata totala in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus. Este calculata automat de sistem.
8. Actionati butonul Salveaza pentru a salva inregistrarea.
9. Actionati butonul Detaliere pozitii si Adauga:
Cod CPV – codul CPV al obiectului contractului de achizitiei corespunzator pozitiei de program anual;
BU – se alege Business Unit-ul;
Responsabil Ctr. BU – se alege responsabilul de contract conform Business Unit-ului selectat;
Fond – fondul pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Notă
Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii numai daca fondul este de tip Investitional si s-a bifat Planul de Achizitii pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.
Sursa Finantare – sursa de finantare pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Articol Bugetar – articolul bugetar pentru cheltuiala cu achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Valori Estimate:
Valori Estimate -valoarea estimata fara TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Val TVA – valoarea estimata a TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Total – valoarea estimata totala in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus. Este calculata automat de sistem.
Val Referinta – valoarea estimata totala in moneda de referinta a programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus; este calculata automat de sistem.
Valori Solicitari:
Valori Solicitari – valoarea din solicitari fara TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Val TVA – valoarea din solicitari a TVA in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus;
Total – valoarea totala din solicitari in moneda programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus; este calculata automat de sistem.
Val Referinta – valoarea totala din solicitari in moneda de referinta a programului pentru achizitia obiectului cu codul CPV de mai sus; este calculata automat de sistem.
Notă
Valorile din solicitari se obtin prin asocierea solicitarilor de achizitii care se adreseaza programului anual curent (pe antetul de solicitare s-a introdus in campul cod PAAP codul programului curent) la inregistrarea cu codul CPV egal cu codul CPV din solicitarile de achizitie. Asocierea solicitarilor la aceste inregistrari se face la nivel de pozitie de program prin actionarea butonului Actiuni -> Asociere Solicitari pe Pozitie din ecranul de pozitie program sau la nivel de program prin actionarea butonului Actiuni -> Asociere Soliciari din ecranul de definire programe si versiuni.
Pozitiile din solicitari asociate cu codurile CPV din pozitiile de program sunt vizibile in partea de jos a ecranului de pozitie program prin pozitionarea pe tab-ul Detaliere Pozitii.
Atenționare
In cazul in care valorile din solicitari sunt mai mari decat valorile estimate, valorile estimate se inlocuiesc cu valorile din solicitari corespunzatoare.
C. Generarea pozitiilor de program prin preluarea informatiilor din solicitari¶
Pozitiile P.A.A.P. pot fi generate de program pornind de la solicitarile de achizitie introduse de solicitanti si avizate de compartimentele de specialitate.
1. Actionati butonul Actiuni -> Preluare Pozitii din Solicitari si selectati din lista un Responsabil Contract (responsabilul selectat se va propune pe toate pozitiile preluate din solicitarile de achzitii - se poate actualiza ulteror pe fiecare pozitie in parte). Ulterior, actionati butonul Preluare.
Vor fi preluate in plan toate solicitarile de achizitii aflate in stare “Avizata Expert”.
Notă
Dupa preluarea pozitiilor utilizatorii cu drept de acces si cu rol de verificare/actualizare PAAP au posiblitatea sa intervina cu actualizari in detaliere pe fiecare pozitie in parte privind informatiile legate de :valoare estimata, procedura de achizitie, tipul contractului, sursa si articol bugetar sau au posibilitatea sa adauge manual pozitii noi (fara sa fie necesar sa le preia dintr-o solicitare de achizitii).
D. Lansarea, Avizarea si Aprobarea Programului Anual al Achizitiilor Publice¶
1. Actionati butonul Lansare pentru a lansa o versiune de program anual al achizitiilor publice. Lansarea este facuta de regula de utilizatorul care a intocmit programul anual al achizitiilor publice si prin aceasta marcheaza in sistem ca a finalizat intocmirea versiunii de program si o transmite spre avizare, de regula, compartimentului financiar-contabil. Campul Stare din inregistrarea de versiune ia valoarea LANSATA. Lansarea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Lansaare cand versiunea este in starea LANSATA.
2. Actionati butonul Avizare pentru a marca in sistem avizarea unei versiuni de program anual al achizitiilor publice. Avizarea este facuta, de regula, de conducatorul compartimentului financiar-contabil. Campul Stare din inregistrarea de versiune ia valoarea AVIZATA. Avizarea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Avizare cand versiunea este in starea AVIZATA.
3. Actionati butonul Aprobare pentru a marca in sistem aprobarea unei versiuni de program anual al achizitiilor publice. Aprobarea este facuta, de regula, de conducatorul institutiei publice. Campul Stare din inregistrarea de versiune ia valoarea APROBATA. Aprobarea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Aprobare cand versiunea este in starea APROBATA.
Notă
Prin actionarea butonului Actiuni -> Evidenta Actiuni utilizatorii au posibilitatea sa vizualizeze o fereastra cu informatii despre actiunile intreprinse pana la un moment dat asupra unui program anual:
E. Listarea Programului Anual al Achizitiilor Publice¶
1. Pozitionati-va pe inregistrarea corespunzatoare versiunii de program anual pe care doriti sa o listati:
2. Actionati butonul Actiuni -> Semnaturi pentru a vizualiza sau configura semnaturile ce vor fi afisate pe listarea programului anual:
3. Actionati butonul Adauga pentru a inregistra o pozitie de semnaturi.
Alegeti Tip Semnatura:
INTOCMIT - pentru ca la sfarsitul raportului sa apara datele persoanei persoanei care a intocmit programul anual. Puteti adauga mai multe inregistrari daca doriti sa apara datele mai multor persoane;
AVIZAT - pentru ca la sfarsitul raportului sa apara datele persoanei persoanei care a avizat programul anual;
APROBAT - pentru ca la inceputul raportului sa apare datele persoanei care a aprobat programul anual.
Functie - introduceti functia persoanei;
Nume - introduceti numele persoanei;
Prenume - introduceti prenumele persoanei.
4. Actionati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Listare pentru a vizualiza pe ecran in format de tiparire sau pentru a tipari la imprimanta o versiune de program anual al achizitiilor publice:
Alegeti Tip Listare:
DETALIAT PE CODURI CPV – raportul obtinut este detaliat la nivel de pozitie de program si coduri CPV asociate obiectelor de pe pozitia de program;
DETALIAT PE CODURI CPV SI SOLICITANTI – raportul obtinut este detaliat la nivel de pozitie de program, coduri CPV asociate obiectelor de pe pozitia de program si solicitarile introduse in sistem pentru obiectele cu codurile CPV asociate pozitiei de program.
Alegeti Tip Raport :
Afiseaza fara fond, sursa de finantare si articol bugetar – raportul obtinut nu contine la nivel de pozitie fondul, sursa de finantare si articolul bugetar;
Afiseaza fond, sursa de finantare si articol bugetar – raportul obtinut contine la nivel de pozitie fondul, sursa de finantare si articolul bugetar;
Afiseaza fond, articol bugetar – raportul obtinut contine la nivel de pozitie fondul si articolul bugetar.
Alegeti criteriul de Ordonare:
Tip contract / pozitie – raportul obtinut este ordonat pe tip contract si pozitie;
Pozitie – raportul obtinut este ordonat pe pozitie.
5. Actionati butonul Start pentru listarea raportului.
Atenționare
In functie de tipul de raport selectat si de ordonare sunt afisate in raport subtotaluri si totaluri. De exemplu pentru alegerea Afiseaza fond, sursa de finantare si articol bugetar si ordonarea Tip contract / pozitie sunt afisate totaluri pe fond, articol bugetar, sursa de finantare si tip contract. Toate formele de raport afiseaza total pe pozitie (daca pozitia de program are asociate mai multe inregistrari de coduri CPV; totalul apare pe primul rand al pozitiei) si total general.
F. Listare Anexe si Listare Globala¶
1. Pozitionati-va pe inregistrarea corespunzatoare versiunii de program anual pe care doriti sa o listati si apelati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Anexa 6.
2. Pozitionati-va pe inregistrarea corespunzatoare versiunii de program anual pe care doriti sa o listati si apelati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Anexa 7.
3. Pozitionati-va pe inregistrarea corespunzatoare versiunii de program anual pe care doriti sa o listati si apelati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Listare Globala.
G. Stergere versiune¶
1. Pozitionati-va pe inregistrarea corespunzatoare versiunii de program anual pe care doriti sa o stergeti.
2. Actionati butonul Stergere Versiune pentru a sterge integral versiunea de program anual de achizitii selectata, inclusiv cu pozitiile programului si detalierea acestora. Sistemul permite stergerea versiunilor cu stare DESCHISA. Daca versiunea selectata stare diferita de DESCHISA se emite mesaj de eroare. De asemenea, nu se poate sterge versiunea de program anual de achizitii selectata daca una sau mai multe pozitii din detaliere sunt folosite in cereri de cumparare, comenzi de cumparare sau exista asocieri cu solicitarile de achizitii.