Inregistrarea in sistem a comenzilor de Cumparare

1. Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Comenzi de Cumparare.

2. Actionati butonul image633 (Adaug) pentru crearea antetului comenzii sau butonul image634 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image635 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image636 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

3. Actualizati datele din antetul comenzii:

Date furnizor:

  • Furnizor – codul furnizorului. Se valideaza in Parteneri;

  • Plata Catre – codul partenerului catre care se va face plata;poate fi diferit de furnizor;

  • Pers. Contact – persoana de contact de la furnizor;

  • Contract – date despre contractul cu furnizorul (numar, data, etc)

  • Transportator – codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri;

  • Plata Catre – partenerul catre care se va face plata serviciilor de transport. Se valideaza in Parteneri;

Comanda:

  • Data – data comenzii (implicit este ziua curenta);

  • Numar – numarul comenzii. Sistemul genereaza automat un numar de comanda care are urmatoarea structura: aaaasss nnnnnnn, unde:

    • aaaa - reprezinta anul fiscal pentru care se introduce comanda;

    • sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza comanda;

    • nnnnnnn - reprezinta numarul documentului.

  • Site – codul site-ului pentru care se genereaza comanda;

  • Stare – valoarea implicita propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

  • Cumparator – codul cumparatorului. Se valideaza in Cumparatori;

Aprovizionare:

  • Organizatie – codul organizatiei de cumparare. Se valideaza in Organizatii de cumparari;

  • Canal – codul compartimentului de aprovizionare. Se valideaza in Canale de aprovizionare;

  • Divizie – codul diviziei prin care se efectueaza aprovizionarea. Se valideaza in Divizii;

  • Agent – codul agentului de cumparare care se ocupa de comanda curenta. Se valideaza in Agenti;

  • Proiect – codul proiectului. Se valideaza in Proiecte;

  • Procedura – procedura de achizitie folosita. Poate lua una din valorile: ACHIZITIE DIRECTA, PROCEDURA SIMPLIFICATA, LICITATIE DESCHISA sau NEGOCIERE;

  • Mod desfasurare – modul de desfasurare al achizitiei. Poate lua una din valorile: OFFLINE sau ONLINE;

  • Tip doc. – tipul de document ce sta la baza achizitiei. Poate lua una din valorile: CONTRACT, COMANDA sau CONTRACT SUBSECVENT;

  • Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii daca sunt bifate Comenzile de Cumparare pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

Expediere:

  • Site Furnizor – adresa de la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

  • Adresa Livr. – adresa la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

  • Conditii livrare – modul in care se face livrarea.

Stare:

  • Lansat – valoare implicita propusa de sistem NU;

  • Transmis – valoare implicita propusa de sistem NU;

  • Confirmat – valoare implicita propusa de sistem NU.

Receptie:

  • Data Ceruta – data la care sunt necesare obiectele din comanda;

  • Data Promisa – data la care furnizorul promite ca livreaza marfa sau presteaza serviciile; nu este completata in cazul comenzii.

  • Receptii Partiale – DA: se permit receptii partiale ale comenzii ce va fi formata din comanda; NU: receptia comenzii se face integral.

  • Gestiunea – gestiunea in care se vor receptiona articolele din comanda.

Conditii Comerciale:

  • Referinta Pret – poate lua una din valorile: COMANDA, LIVRARE, RECEPTIE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata – momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

  • Data cotatie – data la care se face conversia in moneda de baza (RON) – data la care se calculeaza pretul;

  • Lista Preturi – codul listei de preturi folosite. In cazul in care se achizitioneaza periodic de la anumiti furnizori, iar acestia isi pastreaza o perioada preturile se formeaza un nomenclator de liste de preturi pentru a usura operarea. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin actionarea butonului image638 sau prin apasarea tastei <F1>. Poate fi lasat necompletat;

  • Moneda Cotatie – moneda in care sunt calculate preturile din comanda (in general RON). Se valideaza in Monede;

  • Moneda Plata – moneda in care va fi emisa factura de catre furnizor si se va efectua plata (in general RON); Se valideaza in Monede;

  • Lista Discount – codul listei de discount aplicat de furnizor. Se valideaza in Liste Discount;

  • % Discount –discountul in valoare procentuala;

  • TVA – codul TVA. Se valideaza in Taxe;

  • Conditii Plata – Conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata;

Detalii Facturare:

  • C.I.F. – codul de inregistrare fiscala al organizatiei ce urmeaza a fi folosit de furnizor pe facturile transmise pentru plata obiectelor comenzii.

  • Banca – unitatea bancara la care unitatea are deschis cont;

  • Cont Banca – contul IBAN;

Pret:

  • Fara TVA – Pretul folosit pentru calcule in comanda este pretul fara TVA;

  • Cu TVA – Pretul folosit pentru calcule in comanda este pretul cu TVA.

NOTA: In cazul in care valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE pe interfata se va afisa in plus sectiunea Programul Anual al Achizitiilor Publice.

  • Cod PA – se selecteaza programul anual al achizitiilor publice. Programul anual trebuie sa aiba stare APROBATA si perioada de activitate a programului sa cuprinda data comenzii de cumparare.

4. Actionati butonul image640 (OK) pentru adaugarea antetului de comanda in baza de date.

5. Actionati butonul image633 (Adaug) pentru crearea liniilor din detalierea comenzii sau butonul image634 pentru a crea o linie prin copierea liniei curente.

6. Completati informatiile din ecran:

  • Linie – numarul liniei din detalierea acordului cadru. Se propune automat de sistem;

  • Tip – poate lua una din valorile ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI

    • ARTICOL: obiectul achizitiei este un material sau obiect de inventar;

    • SERVICIU: obiectul achizitiei este un serviciu sau o lucrare de investitii;

    • IMOBILIZARI: obiectul achizitiei este o imobilizare corporala sau necorporala.

  • Articol / Serviciu – codul articolului, serviciului sau codul de clasificare pentru imobilizari. Se valideaza in nomenclatorul de articole, nomenclatorul de servicii, respectiv Coduri de Clasificare. Pentru completarea descrierii bifati checkbox-ul denumire extinsa image644, actionati butonul image645 si completati in fereastra Consultare Denumire Produs campul Descriere:

  • Cod bare – se completeaza codul de bare aferent articolului daca entitatea are magazine;

  • Stare – Valoarea propusa de sistem la adaugare este DESCHISA. Ulterior va lua valori in functie de stadiul de prelucrare a comenzii si in functie de actiunile utilizatorului;

  • UM – unitatea de masura referitoare la cantitatea de pe linia de comanda;

  • Cod Art. la Furnizor – codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

  • Revizia – Nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Receptii Partiale – poate luna una din valorile: NU – in cazul in care nu se vor face aprovizionari partiale, DA – in cazul in care se vor face receptii partiale;

  • Cod CPV – codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice) al articolului. Se propune din nomenclatorul de articole, dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclator este gresita. Butonul apare numai daca valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE;

  • image647 – se asociaza pozitia din PAAP care contine codul CPV completat pe interfata. Butonul apare numai daca valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE;

Nota: In urma asocierii pozitiilor din comanda de cumparare cu pozitiile din planul de achizitii sistemul va alerta utilizatorul printr-un mesaj de avertizare sau de eroare (in functie de valoarea variabilei de setare RESTCMD_ACHIZ_CPV care specifica tipul mesajului care se aplica la depasirea limitei pentru procedura de achizitii pe un cod CPV la aprobarea comenzii de cumparare: DA - eroare, NU - avertizare, XX - nu se emite mesaj) pentru depasirea valorii prevazute in plan pe o anumita procedura.

Cantitati:

  • Comandata – cantitatea comandata,se actualizeaza de catre operator;

  • In Receptie – cantitatea existenta pe documente nevalidate de receptie,se calculeaza de sistem;

  • Receptionata – cantitatea receptionata, documentele de receptie au fost validate iar in cazul articolelor si imobilizarilor au fost inregistrate in gestiune;

  • Refuzata – nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Returnata – cantitatea returnata furnizorului,se calculeaza de sistem pe baza documentelor de retur;

  • Renuntata – cantitatea la care s-a renuntat,se completeaza de operator;

  • Ramasa – cantitatea ramasa de receptionat,se calculeaza de sistem.

Butoanele image648 si image649 se folesc numai pentru articole si ajuta utilizatorul in gestionarea optima a necesarului de aprovizionat:

  • ATP – cantitatea disponibila pentru promisiuni (acea parte din Proiectie disponibil care nu este rezervata pentru satisfacerea unor cerinte ulterioare perioadei);

  • Stoc – se afiseaza situatia stocului in acel moment pentru articolul ales pe interfata;

Preturi si Valori:

  • Lista de preturi – codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem. Pe acest camp este disponibil help-ul Selectie Liste de Pret prin actionarea butonului image638 sau prin actionarea tastei <F1>.

  • Preturi Fixe – poate lua una din valorile: DA – preturile sunt fixe sau NU – in caz contrar;

  • Pret – pret de achizitie fara TVA pe unitatea de cantitate. Daca a fost selectata o lista de pret, acesta se va completa automat conform listei;

  • Valoare* – valoare de achizitie fara TVA (cantitate comandata x pret);

  • % Disc. Vol. –discountul pe volum in valoare procentuala;

  • Discount Volum – valoare discount volum;

  • Pret Net – pret de achizitie fara TVA minus discount volum;

  • Valoare Neta – valoare minus discount volum;

  • Cod TVA – cod TVA. Se valideaza in Taxe;

  • TVA – valoare TVA;

  • Pret cu TVA – pret de achizitie cu TVA;

  • Valoare Totala – valoare totala (cantitate comandata x pret cu TVA)

OBSERVATIE: Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare, % Disc. Vol., Cod TVA, iar celelalte campuri se calculeaza.

Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile %Disc. Vol., Cod TVA, Pret cu TVA, Valoare Totala iar celelalte campuri se calculeaza.

Centru de Cost:

Campurile din dreptunghiul Centru de Cost sunt active numai daca campul Tip are valoarea SERVICIU.

Zona reprezinta structura reala (organizatorica) privita ca un centru de responsabilitate in care se realizeaza venituri si cheltuieli fie o structura fictiva (ex: zona financiara).

Purtatorul de cheltuiala reprezinta o subdiviziune a zonei de cheltuiala (un produs, o comanda, o activitate, o lucrare, etc.). Pentru metoda cost pe comenzi in tranzactii intodeauna se va cere comanda de lucru;

Comanda de lucru: comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi.

  • Zona – completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor comenzii;

  • Purtator – completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor comenzii;

  • Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi.

  • Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii numai daca sunt bifate Comenzile de Cumparare pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

  • Depasire Maxima Admisa pt. Q. Receptionata – introduceti cantitatea cu care poate fi depasita cantitatea din comanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate.

  • Depasire Maxima Ramasa – se afiseaza cantitatea curenta cu care poate fi depasita cantitatea din comanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate.

  • Data ceruta – data la care este necesar obiectul liniei de comanda;

  • Data promisa – data la care promite furnizorul livrarea obiectului liniei de comanda;

  • Necesita inspectie – DA - este obligatoriu sa se faca inspectie calitativa in momentul receptiei; NU - nu este necesara inspectia calitativa.

  • Gestiune – Gestiunea in care se va receptiona obiectul liniei de comanda. Este propusa valoarea din antetul comenzii dar puteti sa o modificati.

7. Actionati butonul image640 (OK) pentru adaugarea liniei din detalierea comenzii in baza de date.

La inregistrarea unei linii de comanda in baza de data se inregistreaza si o linie de programare cu datele din linia de comanda (vezi mai jos Programarea comenzilor de cumparare).