Inregistrarea liniilor unei comenzi prin preluare dintr-un fisier Excel

1. Actionati butonul image680.

Preluarea se face efectiv dintr-un fisier de tip .csv cu delimitatorul virgula(,) si campurile alfanumerice intre ghilimele(“camp alfanumeric”) care se poate obtine dintr-un fisier Excel.

2. Actionati butonul image682 pentru a vizualiza / configura structura acestui fisier din fereastra de introducere a parametrilor de preluare.

Fereastra Vizualizare / Configurare Structura da posibilitatea utilizatorului sa isi aleaga structura de fisier pe care doreste sa o foloseasca in limitele unor configuratii minime/maxime:

  • Configuratia maxima se obtine bifand toate campurile din fereastra.

  • Configuratia minima se obtine debifand campurile acolo unde este posibil. In cazul in care un camp nu este bifat in sistem se va incarca o valoare implicita.

  • Tip – este obligatoriu de completat. Poate lua una din valorile “ARTICOL”, “SERVICIU”, “IMOBILIZARI”.

  • Cod Articol / Serviciu / Cod Clasificare – este obligatoriu de completat si reprezinta:

    • codul articolului din nomenclatorul de articole daca Tip = “ARTICOL”

    • codul serviciului din nomenclatorul de servicii daca Tip = “SERVICIU”

    • codul de clasificare al imobilizarii daca Tip = “IMOBILIZARI”.

  • Nume Articol / Serviciu / Den. Imobilizare – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta descrierea articolului, serviciului sau imobilizarii. Poate fi completat in fisier numai pentru identifificarea pozitiei respective fara a fi incarcat in sistem.

  • UM Comanda – este obligatoriu de completat. Reprezinta unitatea de masura a articolului / serviciului / imobilizarii. Trebuie sa existe in nomenclatorul de unitati de masura din baza de date. Daca UM este diferita de unitatea de masura a articolului / serviciului definita in nomenclatorul de articole / servicii, intre cele doua unitati de masura trebuie definita in sistem o transformare.

  • Cod Art. La Furnizor – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul sub care este cunoscut la furnizor articolul, serviciul, imobilizarea. Se inregistreaza in baza de date EMSYS fara a fi validat.

  • Q. Comandata – este obligatoriu de completat. Reprezinta cantitatea comandata in unitatea de masura din comanda.

  • Preturi Fixe – poate lua una din valorile: DA – preturile sunt fixe sau NU – in caz contrar.

  • Pret Net – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta pretul de cumparare fara TVA pentru articol / serviciu / imobilizare. In cazul in care nu este completat se verifica existenta in lista de preturi de pe antet si se completeaza in linia din comanda pretul corespunzator. Daca nu exista in lista de preturi sau lista de preturi nu este completata pe antetul comenzii campul Pret Net va avea valoarea 0.

  • Cod TVA – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul taxei pe valoarea adaugata asociat la cumpararea articolului / serviciului / imobilizarii. In cazul in care nu este completat, pentru articole / servicii se preia valoarea din nomenclatorul de articole / servicii. Valoarea campului se valideaza in nomenclatorul de taxe.

  • Gestiune – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta gestiunea in care se vor receptiona articolele;

  • Cod CPV – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul CPV al obiectului comenzii;

  • Incarcare extensie – este obligatoriu de completat. Daca valoarea este DA continutul campului Nume Articol / Serviciu / Den. Imobilizare este completat in campul Denumire extinsa din linia comenzii, daca valoarea este NU continutul campului respectiv nu se preia in sistem.

3. Urmati succesiunea operatiilor pentru preluarea liniilor din fisierul EXCEL:

  1. completati fisierul EXCEL cu coloanele dorite conform instructiunilor de mai sus;

  2. salvati fisierul intr-un director in format csv;

  3. intrati in aplicatie si se actionati butonul image680;

  4. actionati butonul image686 pentru cautarea fisierul .csv in directorul in care a fost salvat;

  5. actionati butonul image687;

  6. actionati butonul image688;

  7. bifati sau debifati campurile in fereastra de configurare pentru a corespunde cu structura fisierului creat la punctul a);

  8. actionati butonul image689 din fereastra Vizualizare / Configurare Structura;

  9. actionati butonul image690 din fereastra Preluare Linii din Fisier Excel si verificati daca structura fisierului .csv incarcat coincide cu structura definita in fereastra de configurare. Daca structura coincide treceti la pasul urmator. Daca structura fisierului nu coincide cu configurarea si configurarea este corecta modificati fisierul Excel astfel incat sa coincida cu structura definita in configurare si reluati procesul de la punctul b). Daca configurarea este gresita reluati procesul de la punctul f);

  10. actionati butonul image691 pentru incarcarea in baza de date a liniilor din fisier. Dupa actionarea butonului este disponibil un raport care contine eventualele erori de la validarea incarcarii. In caz de eroare fisierul nu este incarcat in baza de date. Daca checkbox-ul image692 este bifat se face doar o simulare a incarcarii. Daca nu, se face incarcarea efectiva. Cu ajutorul butonului image693 puteti vizualiza rezultatul incarcarii, ulterior actiunii butonului image691;

  1. actionati butonul image689 din fereastra Preluare linii din fisier Excel. La revenirea in ecranul de actualizare comanda veti regasi in detaliere liniile preluate din fisierul Excel.

Pentru fiecare linie din detalierea comenzii de cumparare se genereaza si o inregistrare in programare. Nu se genereaza inregistrari in distributia comenzii. Pentru asocierea liniilor de cereri de cumparare corespunzatoare liniei de comanda generata din fisierul Excel actionati butoanele image697 si /sau image698.