Prelucrarea comenzii dupa inregistrarea in sistem

1. Actionati butonul pentru a initia operatiunea de lansare a comenzii.

Aceasta semnifica faptul ca comanda a fost introdusa integral in sistem, nu mai sunt necesare modificari si se poate trece la urmatoarele faze ale fluxului de prelucrare. In timpul operatiunii de lansare au loc verificari logice ale informatiei din comanda iar sistemul emite mesaje prin care avertizeaza utilizatorul asupra eventualelor neconcordante. Operatiunea se finalizeaza cu succes daca nu sunt emise mesaje de eroare iar campul Lansat va avea valoarea DA, . O noua actionare a butonului va redeschide comanda pentru eventuale modificari, campul Lansat va lua valoarea NU.

De asemenea se verifica starea tuturor cererilor asociate in distributia liniilor de comanda. Daca exista cel putin o cerere cu starea diferita de APROBATA, comanda nu poate fi lansata.

2. Actionati butonul pentru a marca in sistem transmiterea comenzii catre furnizor.

3. Actionati butonul pentru a marca in sistem confirmarea comenzii de catre furnizor.

4. Actionati butonul pentru a lista (vizualiza) comanda.

Fereastra de configurarea a listarii are mai multe optiuni de configurare:

• – format standard de listare a comenzii de cumparare;

• – coloana Termen Livrare e inlocuita de o coloana cu eticheta de cod de bare a fiecarui produs;

• – coloana Termen Livrare e inlocuita de o coloana cu codul obiectului la furnizor;

• – coloana Termen Livrare e inlocuita de o coloana cu codul CPV al obiectului liniei de comanda;

• – coloana termen Livrare e inlocuita de doua coloane cu TVA si Valoarea cu TVA.

Pentru toate optiunile sunt posibile doua modele de listare:

• – formular model comanda de cumparare care contine datele de identificare ale cumparatorului si furnizorului, lista de obiecte, conditii de plata si rubrici pentru semnaturi cumparator si furnizor.

• – formular model anexa la contract care contine lista de obiecte, conditii de plata si rubrici pentru semnaturi cumparator si furnizor.

Important: se pot face dezvoltari de program pentru formular de comanda specific unui beneficiar.

5. Actionati butonul pentru a aproba comanda. Actiunea de aprobare a unei comenzi in sistem marcheaza faptul ca s-au finalizat actualizarile asupra comenzii, comanda a fost transmisa furnizorului si aceasta a fost confirmata de furnizor, o persoana desemnata cu responsabilitate in domeniu a aprobat comanda si poate incepe procesul de receptie a obiectelor din comanda.

Dupa aprobare campul Stare din antetul comenzii va lua valoarea APROBATA (). Actiunea de aprobare poate fi facuta de orice utilizator care are drept de acces pe functia EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Comenzi de Cumparare sau numai de utilizatorii care au drept de acces pe functia EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Superuser → Comenzi de Cumparare - Superuser in functie de valoarea variabilei de setare CMDFUSUPERVIZOR: NU- aprobarea se face in Comenzi de Cumparare; DA- aprobarea se face in Comenzi de Cumparare – Superuser.

Alte actiuni ce se pot efectua in sistem asupra comenzilor de cumparare:

• Actionati butonul pentru a bloca o comanda de cumparare.

Dupa blocare campul Stare din antetul comenzii va lua valoarea BLOCATA. O comanda in starea BLOCATA nu permite efectuarea operatiunilor posibile in sistem asupra liniilor unei comenzi de cumparare: receptia, receptia fiscala (viza “BUN DE PLATA” pentru facturile furnizor emise in baza comenzii), ordonantarea la plata a facturilor, plata facturilor. Deblocarea unei comenzi de cumparare in starea BLOCATA se face tot prin actionarea butonului . Dupa deblocare comanda se redeschide pentru eventuale modificari, iar campul Stare din antetul comenzii va lua valoarea DESCHISA.

• Actionati butonul pentru a anula o comanda de cumparare.

Numai comenzile in starea DESCHISA pot fi anulate. Anularea unei comenzi de cumparare semnifica faptul ca o comanda de cumparare ramane inregistrata in sistem dar informatiile din ea nu pot fi folosite decat pentru preluarea liniilor in alte comenzi. Campul Stare din antetul comenzii va lua valoarea ANULATA. O comanda care are asociate linii de cereri de cumparare in distributia liniilor de comanda nu poate fi anulata.

• Actionati butonul pentru a finaliza o comanda de cumparare care are toate pozitiile receptionate si a fost efectuata si plata facturilor;

• Actionati butonul pentru a inchide comenzile de cumparare finalizate

OBSERVATIE: Comenzile de cumparare blocate, anulate, finalizate sau inchise nu mai apar automat in browse-ul ce se afiseaza la alegerea functiunii EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Comenzi de Cumparare. Pentru a le vizualiza se actioneaza din browse butonul (Toate inregistrarile).

• Butonul (Ascundere sume subsol pagina) - se ascund totalurile afisate in subsolul paginii: total baza de impozitare, total TVA si total de plata;

• Butonul - se afiseaza informatii cu business unit-ul atasat comenzii de cumparare;

• Butonul - se introduc mesajele care apar pe comanda de cumparare la listarea si printarea acesteia. Aceste mesaje pot fi setate in variabilele de setare: de la TEXTMESAJCMDFU001 pana la TEXTMESAJCMDFU006 (functiune EMSYS Administrator → Configurare → Configurare Aplicatie → Setari → Variabile specifice firmei);

• Butonul - mesajele introduse nu apar la printare, ele avand rolul de a informa utilizatorul care a intocmit cererea sau alt utilizator care este interesat de aceasta cerere;

• Butonul - istoric al actiunilor intreprinse asupra comenzii: utilizatorul care a creat comanda, utilizatorul care a lansat comanda, utilizatorul care a aprobat comanda etc., precum si data si ora la care s–au desfasurat aceste actiuni;

• Butonul - se foloseste de catre organizatiile bugetare pentru generarea referatelor de suplimentare si diminuare;

• Butonul - se foloseste de catre organizatiile bugetare pentru renuntarea la cantitatile ce nu au fost receptionate si generarea referatelor de suplimentare si diminuare.