Inregistrarea in sistem a precomenzilor

1. Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Precomenzi de Cumparare.

2. Actionati butonul image487 (Adaug) pentru crearea antetului precomenzii sau butonul image488 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image489 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image490 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

3. Actualizati datele din antetul precomenzii:

Precomanda

  • Data – data precomenzii (implicit este ziua curenta);

  • Numar – numarul precomenzii. Sistemul genereaza automat un numar de precomanda care are urmatoarea structura: aaaasss nnnnnnn,unde:

    • aaaa - reprezinta anul fiscal pentru care se introduce precomanda;

    • sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza precomanda;

    • nnnnnnn - reprezinta numarul documentului.

  • Site – codul site-ului pentru care se genereaza precomanda;

  • Stare – valoarea implicita propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

  • Cumparator – codul cumparatorului. Se valideaza in Cumparatori;

Aprovizionare

  • Organizatie – codul organizatiei de cumparare. Se valideaza in Organizatii de cumparari;

  • Canal – codul compartimentului de aprovizionare. Se valideaza in Canale de aprovizionare;

  • Divizie – codul diviziei prin care se efectueaza aprovizionarea. Se valideaza in Divizii;

  • Agent – codul agentului de cumparare care se ocupa de precomanda curenta. Se valideaza in Agenti;

  • Proiect – codul proiectului. Se valideaza in Proiecte;

  • Procedura – procedura de achizitie folosita. Poate lua una din valorile: ACHIZITIE DIRECTA, PROCEDURA SIMPLIFICATA, LICITATIE DESCHISA sau NEGOCIERE

  • Mod desfasurare – modul de desfasurare al achizitiei. Poate lua una din valorile: OFFLINE sau ONLINE

  • Tip doc. – tipul de document ce sta la baza achizitiei. Poate lua una din valorile: CONTRACT, COMANDA sau CONTRACT SUBSECVENT

  • Obiectiv – campul nu poate fi actualizat pe aceasta functiune

Expediere

  • Site Furnizor – adresa de la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

  • Adresa Livrare – adresa la care entitatea doreste sa primeasca produsele sau serviciile;

  • Conditii livrare – se completeaza conditiile de livrare

Stare

  • Lansat – valoare implicita propusa de sistem NU;

  • Transmis – valoare implicita propusa de sistem NU;

  • Confirmat – valoare implicita propusa de sistem NU;

Receptie:

  • Data Ceruta – data la care sunt necesare obiectele din precomanda;

  • Data Promisa – data la care furnizorul promite ca livreaza marfa sau presteaza serviciile; nu este completata in cazul precomenzii.

  • Receptii Partiale – DA: se permit receptii partiale ale comenzii ce va fi formata din precomanda;NU: receptia comenzii se face integral.

  • Gestiune – gestiunea in care se vor receptiona marfurile din precomanda.

Conditii Comerciale

  • Referinta Pret – poate lua una din valorile: COMANDA, LIVRARE, RECEPTIE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata – momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

  • Data cotatie – data la care se face conversia in moneda de baza (RON) - data la care se calculeaza pretul;

  • Lista Preturi – codul listei de preturi folosite. In cazul in care se achizitioneaza periodic de la anumiti furnizori, iar acestia isi pastreaza o perioada preturile se formeaza un nomenclator de liste de preturi pentru a usura operarea. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin actionarea butonului image492 sau prin apasarea tastei <F1>. Poate fi lasat necompletat;

  • Moneda Cotatie – moneda in care sunt calculate preturile din precomanda (in general RON). Se valideaza in Monede;

  • Moneda Plata – moneda in care va fi emisa factura de catre furnizor si se va efectua plata (in general RON); Se valideaza in Monede;

  • Lista Discount – codul listei de discount aplicat de furnizor. Se valideaza in Liste Discount;

  • %Discount – discountul in valoare procentuala;

  • TVA – codul TVA. Se valideaza in Taxe;

  • Conditii Plata – Conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata;

Detalii Facturare

  • C.I.F. – codul de inregistrare fiscala al organizatiei ce urmeaza a fi folosit de furnizor pe facturile transmise pentru plata obiectelor precomenzii.

  • Banca – unitatea bancara la care unitatea are deschis cont;

  • Cont Banca – contul IBAN;

  • Pret

    • Fara TVA – Pretul folosit pentru calcule in precomanda este pretul fara TVA

    • Cu TVA – Pretul folosit pentru calcule in precomanda este pretul cu TVA

NOTA: In cazul in care valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE pe interfata se va afisa in plus sectiunea Programul Anual al Achizitiilor Publice

  • Cod PA – se selecteaza programul anual al achizitiilor publice. Programul anual trebuie sa aiba stare APROBATA si perioada de activitate a programului sa cuprinda data precomenzii de cumparare.

4. Actionati butonul image494 (OK) pentru adaugarea antetului de precomanda in baza de date.

5. Actionati butonul image487 (Adaug) pentru crearea liniilor din detalierea precomenzii sau butonul image488 pentru a crea o linie prin copierea liniei curente.

6. Completati informatiile din ecran:

  • Linie – numarul liniei din detalierea precomenzii de cumparare. Se propune automat de sistem;

  • Tip – poate lua una din valorile ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI

    • ARTICOL: obiectul achizitiei este un material sau obiect de inventar;

    • SERVICIU: obiectul achizitiei este un serviciu sau o lucrare de investitii;

    • IMOBILIZARI: obiectul achizitiei este o imobilizare corporala sau necorporala.

  • Articol / Serviciu – codul articolului, serviciului sau codul de clasificare pentru imobilizari. Se valideaza in nomenclatorul de articole, nomenclatorul de servicii, respectiv Coduri de Clasificare. Pentru completarea descrierii bifati checkbox-ul denumire extinsa image498, actionati butonul image499 si completati in fereastra Consultare Denumire Produs campul Descriere.

  • Cod bare – se completeaza codul de bare aferent articolului daca entitatea are magazine;

  • Stare – poate lua una din valorile DESCHISA, ANULATA sau BLOCATA; valoarea propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

  • UM – unitatea de masura referitoare la cantitatea de pe linia de precomanda;

  • Cod Art. la Furnizor – codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

  • Revizia – Nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Receptii Partiale – poate luna una din valorile: NU – in cazul in care nu se vor face aprovizionari partiale, DA – in cazul in care se vor face receptii partiale;

  • Cod CPV – codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice) al articolului. Se propune din nomenclatorul de articole, dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclator este gresita;

    image501 – se asociaza pozitia din PAAP care contine codul CPV completat pe interfata. Butonul apare numai daca valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE;

Cantitati :

  • Comandata – cantitatea comandata, se actualizeaza de catre operator;

  • In Receptie – cantitatea existenta pe documente nevalidate de receptie, se calculeaza de sistem;

  • Receptionata – cantitatea receptionata, documentele de receptie au fost validate iar in cazul articolelor si imobilizarilor au fost inregistrate in gestiune;

  • Refuzata – nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Returnata – cantitatea returnata furnizorului,se calculeaza de sistem pe baza documentelor de retur;

  • Renuntata – cantitatea la care s-a renuntat,se completeaza de operator;

  • Ramasa – cantitatea ramasa de receptionat,se calculeaza de sistem.

Butoanele image502 si image503 se folesc numai pentru articole si ajuta utilizatorul in gestionarea optima a necesarului de aprovizionat:

  • ATP – cantitatea disponibila pentru promisiuni (acea parte din Proiectie disponibil care nu este rezervata pentru satisfacerea unor cerinte ulterioare perioadei);

  • Stoc – se afiseaza situatia stocului in acel moment pentru articolul ales pe interfata;

Preturi si Valori:

  • Lista de preturi – codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in ca0.re achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem. Pe acest camp este disponibil help-ul Selectie Liste de Pret prin actionarea butonului image504 sau prin actionarea tastei <F1>.

  • Preturi Fixe – poate lua una din valorile: DA – preturile sunt fixe sau NU – in caz contrar;

  • Pret – pret de achizitie fara TVA pe unitatea de cantitate. Daca a fost selectata o lista de pret, acesta se va completa automat conform listei;

  • Valoare – valoare de achizitie fara TVA (cantitate comandata x pret);

  • %Disc.Vol. –discountul pe volum in valoare procentuala;

  • Discount Volum – valoare discount volum;

  • Pret Net – pret de achizitie fara TVA minus discount volum;

  • Valoare Neta – valoare minus discount volum;

  • Cod TVA – cod TVA. Se valideaza in Taxe;

  • TVA – valoare TVA;

  • Pret cu TVA – pret de achizitie cu TVA;

  • Valoare Totala – valoare totala (cantitate comandata x pret cu TVA)

OBSERVATIE: Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare , % Disc. Vol., Cod TVA, iar celelalte campuri se calculeaza.

Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile %Disc. Vol., Cod TVA, Pret cu TVA, Valoare Totala, iar celelalte campuri se calculeaza.

Centru de Cost:

Campurile din dreptunghiul Centru de Cost sunt active numai daca campul Tip are valoarea SERVICIU.

Completati centru (obiect) de cost (zona, purtator si in cazul purtatorilor cu metoda cost pe comenzi, comanda de lucru) in cazul in care obiectul liniei de precomanda este un serviciu.Pe acest centru (obiect) de cost se va inregistra cheltuiala cu achizitia serviciului.

  • Zona reprezinta structura reala (organizatorica) privita ca un centru de responsabilitate in care se realizeaza venituri si cheltuieli fie o structura fictiva (ex: zona financiara).

  • Purtatorul de cheltuiala reprezinta o subdiviziune a zonei de cheltuiala (un produs, o comanda, o activitate, o lucrare, etc.). Pentru metoda cost pe comenzi in tranzactii intodeauna se va cere comanda de lucru;

  • Comanda de lucru – comanda de lucru pe care se inregistreaza cheltuiala cu achizitia serviciului.

  • Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii numai daca sunt bifate Comenzile de Cumparare pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

  • Depasire Maxima Admisa pt. Q. Receptionata – introduceti cantitatea cu care poate fi depasita cantitatea din precomanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate.

  • Depasire Maxima Ramasa – se afiseaza cantitatea curenta cu care poate fi depasita cantitatea din precomanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate.

  • Data ceruta – data la care este necesar obiectul liniei de precomanda

  • Data promisa – data la care promite furnizorul livrarea obiectului liniei de precomanda.

  • Necesita inspectie – DA - este obligatoriu sa se faca inspectie calitativa in momentul receptiei;NU - nu este necesara inspectia calitativa.

  • Gestiune – Gestiunea in care se va receptiona obiectul liniei de precomanda. Este propusa valoarea din antetul precomenzii, dar puteti sa o modificati.

7. Actionati butonul image494 (OK) pentru adaugarea liniei din detalierea precomenzii in baza de date.

La inregistrarea unei linii de precomanda in baza de data se inregistreaza si o linie de programare cu datele din linia de precomanda (vezi mai jos Programarea precomenzilor de cumparare).