Inregistrarea in sistem a facturii furnizor

1. Selectati in ecranul principal al aplicatiei EMSYS perioada fiscala in care documentul de receptie se va inregistra in contabilitatea financiara.

2. Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Receptii → Receptii Fiscale.

3. Alegeti registrul de contabilitate in care se va propune tranzactia contabila corespunzatoare facturii furnizorului.

Observatie: Daca exista drepturi de acces pe un singur registru nu mai apare browse-ul de selectie registru.

4. Selectati o inregistrare de document de receptie din lista de inregistrari (browse).

Actionati butonul image1013 (Adaug) pentru crearea antetului de document sau butonul image1014 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image1015 (Modific) pentru modificarea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

5. Actualizati datele de pe antetul documentului:

  • Cod doc - codul documentului (implicit FACT). Se valideaza in in nomenclatorul Documente;

  • Serie - serie factura;

  • Nr. - numarul facturii. Codul, seria si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva;

  • Data Doc. - data facturii. Este permisa si introducerea de documente omise in lunile fiscale precedente sau ulterioare lunii fiscale curente;

  • Data Ef. - data efectiva: data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente. Valoarea completata depinde de anumite conditii dupa cum urmeaza:

    • data document (daca data document este in perioada fiscala curenta);

    • prima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala precedenta perioadei fiscale curente);

    • ultima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala ulterioara perioadei fiscale curente);

  • Furnizor - codul partenerului de la care s-au aprovizionat bunurile (articole sau imobilizari) sau care a prestat serviciile. Se valideaza in nomenclatorul Parteneri unde trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  • Nr. Cmd - numarul comenzii de cumparare in baza careia s-a emis factura;

  • Doc Insotitor - cod document insotitor pe baza caruia se realizeaza receptia articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe. Se valideaza in nomenclatorul Documente. De regula este chiar factura furnizorului, exceptii fiind livrarile de bunuri cu aviz de insotire marfa iar factura se emite ulterior;

  • Serie - serie document insotitor;

  • Nr. - numar document insotitor;

  • Data - data document insotitor;

  • BU - se completeaza automat cu business unit-ul atasat comenzii de cumparare;

  • Tr. - numarul tranzactiei;

  • Data efectiva - data inregistrarii in sistem;

  • Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Completarea acestui camp limiteaza utilizarea lui doar la tranzactiile care au aceeasi referinta. In cazul in care referinta nu este obligatoriu de completat se completeaza optional cu observatii referitoare la documentul curent;

  • Moneda Tr. - moneda in care sunt exprimate valorile de pe factura;

  • Valoare - baza de impozitare din factura furnizorului;

  • TVA - valoarea TVA-ului specificata in documentul furnizorului;

  • Total de Plata - valoarea totala din factura furnizorului;

  • Discount General - valoarea discountului general aplicat;

  • TVA - valoarea TVA-ului aferent discountului;

  • Cod TVA - codul TVA aferent discountului;

Valori de control:

  • Control - sistemul completeaza automat valoarea TVA de control cu diferenta dintre baza de impozitare aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea discountului;

  • TVA - sistemul completeaza automat valoarea TVA de control cu diferenta dintre valoarea TVA aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea TVA aferenta discountului;

  • Total Control - valoarea totala de control. Sistemul completeaza automat valoarea totala de control cu diferenta dintre valoarea totala aferenta articolelor, serviciilor sau imobilizarilor din factura furnizorului si valoarea totala aferenta discountului;

  • Cond. Plata - conditii de plata. Se valideaza in nomenclatorul Conditii de plata;

  • Scadenta - data scadentei. Se inregistreaza data scadentei de pe factura furnizorului;

  • Penalizare - procentul de penalizare aplicat in cazul de neplata a facturii pana la data scadentei;

  • Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie al cumpararilor;

  • % TVA Furnizor - cota TVA din factura furnizor;

6. Actionati butonul image1017 pentru a adauga antetul in baza de date sau pentru a inregistra modificarile facute.

7. Actionati butonul image1013 (Adaug) pentru crearea liniilor din detalierea documentului sau butonul image1014 pentru a crea o pozitie prin copierea pozitiei curente:

  • Pozitie - pozitia in detalierea facturii. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  • Tip - poate lua una din valorile: ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI;

  • Cu Rec - camp vizibil doar pentru Tip = IMOBILIZARI; poate lua una din valorile DA/NU si specifica daca pe pozitia curenta se vor asocia inregistrarii din detalierea receptiilor de imobilizari (EMSYS Financial → Imobilizari → Intrari → Intrari de la Furnizori) realizate in baza liniei de comanda completata pe pozita de factura (DA) sau se va face asocierea directa cu linia din detalierea comenzii de cumparare (NU).

  • ARTICOL / SERVICIU - codul articolului sau serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de articole sau nomenclatorul de servicii;

  • Obiectiv - obiectivul de investitii numai daca este bifat campul Receptii fiscale pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

  • Linie Comanda – camp ca apare doar pentru Tip = IMOBILIZARI; identifica o linie de imobilizari din detalierea comenzii de cumparare completata pe antetul facturii.

  • Denumire extinsa - se completeaza descrierea extinsa a articolului, serviciului sau imobilizarii;

  • UM Factura - unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • Q. Facturata - cantitatea din documentul furnizorului;

  • Pret fara TVA Factura - pretul de achizitie fara tva de pe documentul furnizorului;

  • Val. Factura - baza de impozitare de pe documentul furnizorului;

  • % TVA Furnizor - cota tva de pe documentul furnizorului;

  • TVA - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  • Pret cu TVA Factura - pret de achizitie cu TVA de pe documentul furnizorului;

  • Val. Totala - valoare totala din factura furnizorului;

8. Actionati butonul image1017 (OK) pentru a inregistra in baza de date pozitia din factura furnizorului;

9. Pentru pozitiile de tip Articol/Servicii actionati butonul image1022 pentru a asocia pozitiei din factura toate pozitiile din documentele de receptie emise in baza facturii. In fereastra Asociere Receptii este disponibila lista pozitiilor.

Daca doriti sa asociati receptii stornare bifati checkbox-ul Inclusiv Receptii Stornate. Actionati butonul image1024 pentru finalizarea asocierii. Dupa asociere in partea de jos a ecranului de pozitie factura este disponibila lista pozitiilor (browse) din documentele de receptie asociate cu pozitia din factura.

Pentru fiecare pozitie asociata de receptie sunt afisate campurile:

  • Cod. Doc. Rec. – codul documentului de receptie cantitativa;

  • Nr. Doc. Rec. – numarul documentului de receptie cantitativa;

  • Data Doc. Rec. – data document receptie cantitativa;

  • Pozitie Doc. Rec. – pozitia din documentul de receptie cantitativa;

  • UM Doc. – unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • UM Stoc – unitatea de masura de stoc;

  • Q. Receptie – cantitate receptionata;

  • Pret Rec. – pret receptie cantitativa;

  • Valoare Rec. – valoare receptie cantitativa;

  • Moneda Doc. Rec. – moneda din documentul de receptie;

  • Q. Ram. De Asociat – cantitatea ramasa de asociat (ramasa de cuplat cu alte facturi furnizor);

  • Nr. Tranz. Doc. Rec. – numar tranzactie document receptie;

  • Data Doc. – data document;

  • Comanda – numarul comenzii de cumparare;

  • Doc Insotitor – codul documentului insotitor de pe antetul receptiei fiscale;

  • Nr. – numar document insotitor;

  • Data – data document insotitor;

  • Serie DRS – serie document cu regim special;

  • Nr. DRS – numar document cu regim special;

  • UM Receptie – unitate de masura din receptie;

  • UM factura – unitate de masura din factura;

  • Q. Receptie – cantitate din receptie;

  • Q. Factura – cantitatea din factura;

  • Pret Rec. – pret receptie;

  • % Disc. Vol. – procent discount pe volum;

  • Valoare rec. – valoare receptie.

Sistemul afiseaza in dreptunghiul Receptii campurile:

  • Q. Receptii: suma cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura;

  • Val Receptii: valoarea corespunzatoare cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura.

In dreptunghiul Diferente sistemul afiseaza campurile:

  • Q. Diferente: diferenta dintre suma cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura si cantitatea de pe pozitia de factura;

  • Val Diferente: diferenta dintre suma valorilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura si valoarea de pe pozitia de factura;

  • Diferente Pret: diferenta intre pretul de receptie si pretul de pe factura;

  • Diferente Reglare: eventuale diferente rezultate din calcule si rotunjiri.

10. Pentru pozitiile de tip Imobilizari (Cu Rec = NU – fara receptie de imobilizari) actionati butonul image1026 pentru a asocia pozitiei din factura linia corespunzatoare din comanda de cumparare. In fereastra Asociere Comenzi este disponibila lista liniilor de comanda.

Actionati butonul image1024 pentru finalizarea asocierii. Dupa asociere in partea de jos a ecranului de pozitie factura este disponibila lista liniilor (browse) din comanda asociate.

Pentru fiecare linie de comanda asociata sunt afisate campurile:

  • Q Comanda – cantitatea asociata de pe linia de comanda de cumparare;

  • Q Ram. De Asociat. – cantitatea ramasa de asociat pe linia de comanda;

  • Valoare Cmd. – valoarea asociata, corespunzatoare Q Comanda;

  • Comanda – numarul comenzii de cumparare;

  • Data Comanda – data comenzii de cumparare;

  • Linie – linia din comanda de cumparare;

  • UM Cmd. – unitatea de masura de pe linia de comanda;

  • UM Stoc – unitatea de masura de stoc;

  • Pret Cmd. – pretul de pe linia de comanda;

  • Moneda Comanda – moneda din comanda de cumparare;

Sistemul afiseaza in dreptunghiul Comenzi campurile:

  • Q. Comenzii: suma cantitatilor de pe liniile de comanda asociate cu pozitia de factura;

  • Val Comenzi: valoarea corespunzatoare cantitatilor de pe liniile de comanda asociate cu pozitia de factura.

11. Pentru pozitiile de tip Imobilizari (Cu Rec = DA – cu receptie imobilizari) actionati butonul image1022 pentru a asocia pozitiei din factura pozitiile corespunzatoare din receptiile de imobilizari. In fereastra Asociere Receptii este disponibila lista pozitiilor (inregistrari din detalierea receptiilor de imobilizari).

Actionati butonul image1032 pentru finalizarea asocierii. Dupa asociere in partea de jos a ecranului de pozitie factura este disponibila lista pozitiilor (browse) din receptia de imobilizari.

Pentru fiecare pozitie asociata de receptie sunt afisate campurile:

  • Cod. Doc. – codul documentului de receptie imobilizari;

  • Nr. Doc. – numarul documentului de receptie imobilizari;

  • Data Doc. – data document receptie imobilizari;

  • Q. Receptie – cantitate receptionata;

  • Q. Ram. De Asociat – cantitatea ramasa de asociat (ramasa de cuplat cu alte facturi furnizor);

  • Valoare Rec. – valoarea corespunzatoare numarului de inventar asociat (inregistrarii din detalierea receptie de imobilizari);

  • Comanda – comanda de cumparare in baza careia a fost realizata receptia de imobilizari

  • Data Comanda – data comenzii de cumparare;

  • Linie – linia din comanda de cumparare;

  • UM Rec – unitatea de masura din receptia de imobilizari (de fapt este chiar cea de pe comanda);

  • Nr. Inventar – numarul de inventar pentru mijlocul fix;

  • Denumire Mijloc Fix - denumirea mijlocului fix;

  • Nr. Tranz. Doc. Rec. – numarul de tranzactie pentru receptia de imobilizari;

  • Tip Doc. Rec. – tipul de document pentru receptia de imobilizari;

Sistemul afiseaza in dreptunghiul Receptii campurile:

  • Q. Receptii: suma cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura;

  • Val Receptii: valoarea corespunzatoare cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura.

12. Verificati, dupa introducerea tuturor pozitiilor din factura, diferentele de control. Acestea se calculeaza ca diferenta intre valorile de control introduse pe antetul facturii si suma valorilor de pe pozitiile din factura. Sistemul afiseaza deasemenea diferenta dintre suma valorilor de pe pozitiile din factura si suma valorilor din pozitiile de receptie asociate