Inregistrarea in sistem a documentului de Receptie Global-Valorica

Din ecranul principal al aplicatiei EMSYS selectati perioada fiscala in care documentul de receptie se va inregistra in contabilitatea financiara.

Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Receptii → Receptii Global-Valorice, dupa care alegeti registrul de contabilitate in care se va propune tranzactia contabila corespunzatoare documentului de receptie.

Actualizati campurile din antetul de document:

  • Cod Doc. - codul documentului (implicit se propune NIR);

  • Nr. - numarul notei de receptie (propus automat de sistem la nivelul perioadei fiscale prin incrementarea cu 1 a celui mai mare numar existent in cadrul perioadei fiscale curente avand codul de document egal cu valoarea din Cod Doc. Primul document din cadrul perioadei fiscale primeste numarul 1;

    Utilizatorul are posibilitatea tinerii unei evidente externe de numere si introducerea in sistem a numarului dorit prin actionarea butonului image936;

  • Data Doc. - data documentului de receptie. Este permisa si introducerea de documente omise in lunile fiscale precedente sau ulterioare lunii fiscale curente;

Important:

La modificarea campului Data Doc. se modifica si cursul valutar pentru moneda tranzactiei fata de moneda de baza prin preluarea din nomenclatorul Valute, tab-ul Curs Valutar a cursului valabil pentru noua data. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

  • Data Ef. - data efectiva a documentului de receptie, data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente. Valoarea completata depinde de anumite conditii dupa cum urmeaza:

    • data document (daca data document este in perioada fiscala curenta);

    • prima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala precedenta perioadei fiscale curente);

    • ultima zi a perioadei fiscale curente (daca data document este intr-o perioada fiscala ulterioara perioadei fiscale curente);

  • Furnizor - codul partenerului de la care s-au aprovizionat articolele. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  • Nr. Cmd - numarul comenzii de cumparare;

  • Cont Furnizor - contul de furnizori folosit in tranzactia contabila asociata documentului de receptie si in tranzactia generata in Gestiune Furnizori; nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie. Acest camp apare pe interfata daca valoarea variabilei de setare CTPARTFUNIRGV este XX. Daca valoarea variabilei de setare este DA contul de furnizor se preia din nomenclatorul de parteneri, iar daca este NU contul de furnizor se specifica in setarea contabila CTFUFACT;

  • Doc Furn - cod document furnizor articole gestionabile;

  • Serie - serie document furnizor;

  • Nr. - numar document furnizor;

  • Data - data document furnizor;

  • Tip - poate lua una din valorile FACTURA sau AVIZ in functie de documentul de insotire;

Observatie: Daca tip are valoarea FACTURA pe fiecare pozitie din detaliere se va introduce si valoarea TVA.

  • Transportator - codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  • Doc. Transport - cod document furnizor de servicii de transport. Se valideaza in Documente;

  • Nr. - Numarul documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

  • Data - Data documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

  • Serie DRS - seria formularului pretiparit pe care este imprimat documentul de transport;

  • Nr. DRS - numarul formularului pretiparit pe care este imprimat documentul de transport;

  • Mijloc Transport - Mijlocul de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document (autocamion etc.);

  • Nr. - numarul de inmatriculare al mijlocului de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document;

  • Delegat - persoana care a efectuat transportul;

  • Gestiune Pr - codul gestiunii primitoare pentru articolele din documentul de receptie. Se valideaza in nomenclatorul Gestiuni. Sunt admise gestiuni de tip P-principala, S-secundara, L-locata;

  • Comisie Rec - comisia de receptie marfa. Se propune comisia de receptie la revenirea din F1 de pe campul Gestiune Pr in functie de personalul receptii atasat gestiunii selectate;

  • Cont receptie – contul de stoc in care se vor inregistra bunurile receptionate pe document; de fapt este vorba de o propunere care se preia in fiecare pozitie a documentului de receptie cu ajutorul butonului image937; nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie;

  • Disc. General – se completeaza discountul in valoare procentuala;

  • Discount – valoare discount aplicat. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

  • Cod TVA – codul de tva corespunzator discountului. Se valideaza in Taxe. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

  • % – procentul de tva aplicat discountului. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

  • TVA – valoarea TVA aferenta discountului. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

  • Total – total general discount aplicat: valoare discount plus valoare tva aplicata discountului. Se completeaza automat campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

  • Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Obligativitatea este data de valoarea variabilei de setare BI_REFERINTA:

    • TRUE: completarea campului este obligatorie si continutul se valideaza in nomenclatorul Referinte;

    • FALSE: completarea campului nu este obligatorie, se poate completa optional cu observatii referitoare la documentul curent;

  • Receptie Fiscala – data pana la care furnizorul trebuie sa emita factura catre cumparator,cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care s-a facut livrarea,cu exceptia cazului în care factura a fost deja emisa. In cazul in care factura a fost deja emisa se completeaza data facturii. Data scadentei se va calcula in functie de conditia de plata completata pe comanda de cumparare si data completata in acest camp;

  • Mon. Tr. – moneda tranzactiei - sunt afisate doua campuri:

    • moneda in care sunt exprimate valorile din documentul de receptie; campul nu este actualizabil de catre utilizator,valoarea se preia din campul Moneda de plata din antetul comenzii de cumparare in baza careia s-a facut livrarea pentru care se face receptia;

    • cursul valutar pentru moneda tranzactiei in functie de moneda de baza; valoarea campului poate fi modificata prin actionarea butonului image938; daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie,valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs;

  • Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie;

  • % TVA Furnizor - cota TVA din factura furnizor;

Nota: Exista posibilitatea de propunere pe antetul documentelor de receptie a codulului de document pentru documentul de la furnizor si procentul de TVA furnizor, prin configurarea urmatoarelor variabile de setare:

  • CODDOCNIRCC

    • Tip: Variabila de setare / String;

    • Valori posibile: FACT, AIM;

    • Explicatie: Cod document furnizor propus implicit la adaugare.

  • TVAFURNNIRCC

    • Tip: Variabila de setare / Numeric;

    • Valori posibile: 0, 24;

    • Explicatie: Procent TVA furnizor propus implicit la adaugare.

Actionati butonul image939 pentru a adauga antetul in baza de date sau pentru a inregistra modificarile facute.

Dupa introducerea antetului actionati butonul image940 aferent detalierii pentru a introduce poztiile din detalierea documentului

Actualizati campurile din ecranul din detalierea pozitiei documentului de receptie:

  • Pozitie - pozitia in detalierea NIR-ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  • Tip Planificare - poate lua una din valorile:

    • PLANIFICAT - receptia pozitiei se face in baza unei linii a comenzii de pe antet;

    • NEPLANIFICAT - receptia pozitiei nu se face in baza unei comenzi de cumparare;

  • Linie Cmd - linia din comanda de cumparare. Se alege cu F1 pentru pozitiile in care s-a completat campul Tip Planificare cu valoarea PLANIFICAT;

  • Cod Art la Furnizor - codul articolului din nomenclatorul furnizorului;

  • Cod bare - codul de bare aferent articolului gestionabil daca entitatea are magazine;

  • Articol - codul articolului gestionabil. Se valideaza in nomenclatorul de articole;

  • Obiectiv - se solicita obiectivul de investitii numai daca este bifat campul Receptii pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.

  • Concentratie - se activeaza campul numai daca in nomenclator articolul are setata gestionarea concentratiei;

  • Densitate - se activeaza campul numai daca in nomenclator articolul are setata gestionarea densitatii;

  • UM Doc. Furn - unitatea de masura din documentul furnizorului;

  • UM Stoc - unitatea de masura de stoc. In cazul in care UM Doc. Furn difera de UM Stoc in nomenclatorul Unitati de masura, tab-ul Transformari trebuie sa existe o transformare intre cele doua unitati de masura;

  • Q. Doc. Furnizor - cantitatea din documentul furnizorului in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  • Q. Inspectie - cantitatea din documentul insotitor aflata in faza de inspectie calitativa; campul nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Q. Receptie - Cantitatea receptionata (considerata corespunzatoare cantitativ si calitativ), care va intra in stoc pentru a fi folosita conform scopului achizitiei in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

  • Q. Refuzata - cantitatea care fie nu corespunde calitativ, fie este peste limitele contractului (comenzii) de aprovizionare. Aceasta este retinuta in stocul refuzat, urmand a fi solutionata ulterior; campul nu se foloseste in versiunea actuala de program;

  • Q. Lipsa - cantitatea constatata lipsa (care nu corespunde cu documentul furnizorului si care urmeaza a fi solutionata ulterior.) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul; Programul verifica corelatia:

    1. Lipsa = Q. Doc. Furnizor – Q. Receptie

  • Cont Inspectie - nu se utilizeaza in versiunea actuala de program;

  • Cont Receptie - contul analitic sau fara domeniu in care se vor inregistra bunurile receptionate pe document; se valideaza in nomenclatorul Planul de conturi; nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie; La adaugarea pozitiilor in detalierea documentului se propune contul de receptie de pe pozitia pe care utilizatorul era situat inaintea actionarii butonului de adaugare. In cazul in care adaugam prima pozitie din detaliere, propunerea contului se face de pe antetul documentului;

  • Cont Refuz - contul contabil pentru marfa refuzata; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Lot Extern - numarul de lot extern: un camp la dispozitia utilizatorului prin care acesta marcheaza loturile de produse aprovizionate la o anumita data si cu un anumit document; lotul extern este cerut in tranzactii pentru articolele in care campul Lotizat din nomenclatorul Articole are valoarea DA.

  • Data Expirare - data la care expira articolul gestionabil. Campul este activ numai in cazul in care in nomenclatorul de articole valoarea campului perioada garantie este diferita de 0. Este initializat cu data obtinuta pornind de la data documentului la care se adauga perioada de garantie din nomenclatorul de articole si poate fi modificat;

  • Serie - seria articolului. Se completeaza pentru articolele inseriate (care au completat in nomenclatorul Articole campul Inseriat cu valoarea DA);

  • Motiv refuz - motivul pentru care a fost refuzata marfa; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Pret - pretul de achizitie fara TVA al articolului de pe documentul furnizorului;

Important

Programul verifica daca pretul de pe documentul de receptie este mai mare decat pretul din linia de comanda de cumparare (verificarea se face in moneda de plata (moneda receptiei), daca moneda cotatiei de pe comanda de cumparare este diferita de moneda de plata atunci pretul net de pe comanda este calculat in moneda de plata la data comenzii de cumparare.

Este posibil ca din cauza rotunjirilor, a programelor informatice diferite folosite de cumparator si furnizor sa apara diferente de cativa banuti. De aceea programul permite depasiri ale pretului din comanda cu cel mult valoarea data de variabila de setare MARJAPRETCMDNIR.

  • TVA Furnizor - codul de TVA. Se propune din nomenclatorul de articole. Se valideaza in Taxe;

  • % TVA Furnizor - procentul TVA de pe documentul furnizorului;

  • %Discount - procentul de discount aplicat liniei curente;

  • Valoare Doc. Furnizor - valoare fara tva de pe documentul furnizorului;

  • TVA Doc. Furnizor - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  • Discount - valoare discount de pe documentul furnizorului;

  • TVA Disc. - tva discount de pe documentul furnizorului;

  • Total Doc. Furnizor - total valoare (cu tva) de pe documentul furnizorului;

  • Valoare Inspectie - valoare fara tva inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • TVA Inspectie - valoare TVA inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Discount - valoare discount inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • TVA Disc. - tva discount inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Total Inspectie - total valoare (cu tva) inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Valoare Receptie - valoare fara tva aferenta marfii receptionate;

  • TVA Receptie - valoare TVA aferenta marfii receptionate;

  • Discount - valoare discount aferenta marfii receptionate;

  • TVA Disc. - tva discount aferenta marfii receptionate;

  • Total Receptie - total valoare (cu tva) aferenta marfii receptionate;

  • Valoare Refuz - valoare fara tva aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • TVA Refuz - valoare TVA aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Discount - valoare discount aferenta marfii refuzate;

  • TVA Disc. - tva discount aferenta marfii refuzate;

  • Total Refuz - total valoare (cu tva) aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

  • Valoare Lipsa - valoare fara tva pentru marfa lipsa;

  • TVA Lipsa - valoare TVA pentru marfa lipsa;

  • Discount - valoare discount aferenta marfii lipsa;

  • TVA Disc. - tva discount aferenta marfii lipsa;

  • Total Lipsa - total valoare (cu tva) pentru marfa lipsa;

Pentru verificarea pozitiilor din documentul de receptie actionati butonul image942. Verificarea se poate face documentul insotitor (de regula factura de la furnizor).