Preluare

Este etapa de pregatire a informatiilor pentru efectuarea fluxului de plata a unei facturi furnizor. Actiunea se desfasoara pentru toate facturile in sold sau doar a celor selectate.

Procedura genereaza inregistrari la nivel de partener, factura si sold, avand in vedere platile partiale, refuzurile la plata sau facturile care sunt intr-o anumita etapa a platii. O inregistrare generata are starea Activa si este Confirmata. In acest caz poate fi utilizata in celelalte etape. Daca nu corespund, starea lor este BLOCAT.

Pentru reluarea procesului, utilizatorul trebuie sa analizeze inregistrarille cu stare Blocat afisate pe ecran si sa le stearga.

Nu se mai poate efectua modificarea unei facturi preluata pe registrele de contabilitate, sistemul transmitand mesaj de eroare referitor la sumele pe care le blocheaza, operatiune care se efectueaza pentru a nu se dubla sumele pentru plata. Stergerea preluarii face posibila modificarea informatiilor de pe tranzactie.

Pentru preluarea facturilor in sold este necesar ca:

  • Tranzactiile sa aiba starea Contat DA

  • Sa existe configurate tipurile de tranzactii pentru plati cu atributele: Sursa FU si bifa pe Verifica oblig.PL/IN

  • Completata variabila EXCLUS_DIN_PLATI cu simbolul conturilor cu domeniul FU pentru care nu se efectuaza ordine de plata si deci nu trebuie sa fie incluse in acest proces pentru emiterea ordinelor de plata si al inregistrarii lor in contabilitate (accesati Cash Management -> Setari-> Configurari -> Cash Management -> Cash Management)

Preluati facturile furnizor inregistrate in aplicatie si care au sold neachitat:

  1. Accesati Cash Management -> Banci -> Procesare Ordine de Plata

2. Selectati Actiune:image1 si completati optiunile dumneavoastra pentru efectuarea procesului de preluare. Browserul se populeaza cu inregistrari cu stare PRELUAT sau BLOCAT.

  1. Stergeti inregistrarile cu stare Blocat actionand buton image2 Stergere Blocate.

  2. Stergeti inregistrarile cu stare PRELUAT , prin actiunea butonului image3 doar daca doriti sa modificati informatii pe registre de contabilitate.

  3. Verificati corectitudinea codurilor IBAN ale furnizorilor, prin actiunea butonului image4.

Atentie image0

  • In cazul in care se afiseaza raport de erori, analizati fiecare linie. Remediati erorile si reluati procedura de Preluare.

  • Daca nu exista tip de tranzactie cu caracteristicile specificate, in raportul de erori rezultat in actiunea de preluare se vor afisa informatii utilie pentru identificare: registrul, numarul tranzactiei si contul. Decideti daca definiti tip de tranzactie sau completati contul in valoarea variabilei de setare EXCLUS_DIN_PLATI

  • Tipurile de tranzactii fara aceste atribute nu sunt incluse in procedura. Bifa pe campul Verfica oblig.PL/IN realizeaza asocierea dintre factura in sold si operatia de plata, astfel incat suma pentru care a fost generata inregistrarea sa nu mai fie inclusa la o noua preluare.

  • Banca la care se face plata furnizor este completata in procesul de preluare daca ea se regaseste pe tranzactia pe care este inregistrata factura.

  • Informatiile din browser sunt ordonate descrescator in functie de data scadenta

  • Data Programata se completeaza in procesul de preluare si este vizibila pe browser. Ea reprezina data de sfarsit completata in ecranul de Selectie, la Data Scadenta - Pana la.

  • La generarea inregistrarilor se completeaza un numar de ordin la care se va face referire in rapoartele de erori

  • Pentru vizualizarea eventualelor erori consultati raportul care se afiseaza la sfarsitul procesului de preluare sau salvati raportul prin intermediului butonului image5

  • Informatiile preluate se vor afisa pe browser pana la efectuarea etapei urmatoare.

  • Stergeti inregistrarile doar daca doriti sa efectuati modificari sau sa stergeti tranzactia contabila care reprezinta monografierea facturii.

  • Operatia de verificare a corectitudinii IBAN-ului nu este obligatorie la fiecare etapa.

  • Explicatia se formeaza din concatenarea datelor privind Furnizorul (introduse la nivel de domeniu- adica document, numar, data) si explicatia completata de utilizator la introducerea tranzactiei. Aceste informatii sunt preluate pe ordinul de plata. Recomandam sa nu introduceti in Explicatie informatii redundante sau care nu trebuie afisate pe ordinul de plata.

In procesul de preluare, in cazul in care dimensiunea informatiei depaseste 120 de caractere, explicatia este trunchiata. Sistemul efectueaza preluarea dar transmite un mesaj de atentionare pentru aceste cazuri. Daca doriti sa corectati continutul explicatiei efectuati punctul 4 din procedura descrisa mai sus.