Administrare structura organizatorica la nivelul Unitatilor Administrative

Descriere detaliata proces

Pas 1. Decizie

Coordonatorul resurse umane - elaboreaza decizia de creare a structurilor din Organigrama

Pas 2. Creare Posturi Organigrama

image0

image1

  • Se selecteaza luna de salarii image2

  • Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

  • Se selecteaza Organigrama image3 sau meniu2 image4 , image5

  • Se cauta structura unde se adauga posturile si se apasa butonul Stat Functii

Vizualizare Detaliere Inregistrare: se apasa butonul image6 de pe inregistrare

Revenire in ecranul principal: se apasa butonul image7

Butoane utilizate: image8

Adaugare posturi:

  • Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura, Structura unde se vor adauga posturile.

  • Se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

  • Data inceput: se apeleaza image9 sau se scriu valori in formatul solicitat.

  • Pozitie, Norma, Numar posturi, Nr Ore, Din care bugetate: se completeaza valorile.

  • Functia executie/conducere: se utilizeaza butonul image10 ; valorile sunt aduse din Dictionarul de functii.

  • COR: se selecteaza din lista de valori introdusa pe functie in Dictionarul de functii.

  • Clasa, Treapta, Studii, Grad, Gradatie: se utilizeaza butonul image10 ; valorile sunt aduse din Liste rezervate (Grade Profesionale, Gradatii Functii, Studii, Treapta de Salarizare, Clase Salarii)

  • Stare: selectie din lista cu valori prestabilite: OCUPAT, VACANT, OC. PER DET

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele: image11

In cazul Copierii image12 se modifica doar campurile necorespunzatoare.

Pentru Modificare se utilizeaza image13 ;Pentru Stergere image14 (in cazul in care inregistrarile nu au fost utilizate).

Import Export Stat Functii Organigrama

Export: Se utilizeaza pentru verificare, inserare, corectie date.

Import: Se utilizeaza pentru inserare, corectie date.

  • Se selecteaza luna de salarii image15

  • Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

  • Se selecteaza Organigrama image3 sau meniu2 image4 , image5

  • Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura unde se vor adauga posturile

  • Se selecteaza STAT FUNCTII image16

  • Se apasa butonul Import/Export image17

  • Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat.

Atenționare

Fisierul xls se obtine utilizand acelasi buton (functia Export) de pe o alta structura unde exista posturi, daca pe structura respectiva nu este definit niciun post.

  • Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales image18

  • Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii cu datele noii structuri.

  • Se apasa butonul Import

  • Se alege fisierul de incarcat (structura nou) si se apasa butonul Incarca image19

  • Etapa 2 image20

Se bifeaza campul Header

  • Etapa 3 image21

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile.

Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

  • Etapa 4 image22

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori image23

Se apasa butonul Inserare image24

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide image25

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

Pas 3. Informare

Specialistul Administrare Personal din Unitatea Administrativa informeaza Coordonatorul Resurse Umane despre crearea Structurilor si Posturilor

Pas 4. Decizie

Coordonatorul resurse umane verifica si decide daca posturile sunt elaborate corect 1. Daca sunt introduse corect se va executa pasul 5. 3. Daca sunt neconcordante la elaborarea posturilor se va executa pasul 2.

Pas 5. Populare Stat Functii

image26

  • Se selecteaza luna de salarii image2

    • Se acceseaza Human Resources & Payroll -> Administrare Personal

  • Se selecteaza Organigrama image3 sau meniu2 image4 , image5

  • Se selecteaza dupa Cod sau Denumire structura unde se va asocia persoana pe post.

Utilizatorul se va pozitiona pe Stat Functii

  • Se selecteaza postul unde se va adauga persoana.

  • Se va accesa Persoane:

Butoane utilizate: image8

Pentru Asociere persoana se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

  • Marca Contract: se utilizeaza butonul image10

  • Din Data: se apeleaza image9 sau se scriu valori in formatul solicitat.

  • Organigrama, Structura superioara, Structura, Pozitie post: Se completeaza automat cu caracteristicile postului selectat anterior.

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:image27

Pentru Modificare se utilizeaza image13 ;Pentru Stergere image14

In cazul Copierii image12 se modifica doar campurile necorespunzatoare.

Adaugare Norma Didactica:

image28

  • Se selecteaza postul pe care dorim sa adaugam norma didactica

  • Se apasa butonul image29

Butoane utilizate: image8

Pentru Asociere persoana se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

  • An: Se selecteaza anul universitar folosind image10 sau se introduce manual codul.

  • Semestru: Se selecteaza semestrul din cadrul anului universitar completat mai sus folosind image10 sau se introduce manual codul.

  • Ciclu studii: Se selecteaza ciclul de studii folosind image10 sau se introduce manual codul.

  • Limba: Se selecteaza limba in care se desfasoara studiile folosind image10 sau se introduce manual codul.

  • Facultate: Se selecteaza facultatea din nomenclator folosind image10 sau se introduce manual denumirea daca facultarea nu se afla in nomenclator.

  • An Studii: Se introduce anul de studii

  • Seria: Se introduce seria

  • Grupe: Se introduce numarul de grupe

  • Subgrupe: Se introduce numarul de subgrupe

  • Tip Norma: Se selecteaza din lista Norma de Baza, Plata cu Ora, Cumul Functii

  • Data inceput: Se completeaza data intrarii in vigoare a informatiilor sau se selecteaza din calendar

  • Marca: Se completeaza marca folosind image10 sau se introduce manual.

  • Tip ore: Se selecteaza tipul de ore folosind sau se introduce manual.

  • Coeficient: Se completeaza in functie de tipul de ore

  • Nr.ore fizice: Se completeaza numarul de ore fizice

  • Ore Conv.: Se completeaza automat in functie de coeficient si numarul de ore fizice

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:image27

In cazul Copierii image12 se modifica doar campurile necorespunzatoare.

Adaugare Detaliere Norma Didactica

Pentru Adaugare se utilizeaza butonul + Adauga

Completare campuri:

  • Grupe, Nr. Ore, Sala, Subgrupe, Grupa, Subgrupa: Se completeaza valorile.

  • De la, Pana la: se apeleaza image9 sau se scriu valori in formatul solicitat.

  • Tip: selectie din valori prestabilite (zilele saptamanii)

Pentru Salvare sau Renuntare se apasa unul din butoanele:image27

In cazul Copierii image12 se modifica doar campurile necorespunzatoare.

Pentru Modificare se utilizeaza image13 ;Pentru Stergere image14 , (in cazul in care inregistrarile nu au fost utilizate).

Atenționare

Pe fiecare din itemuri se pot efectua operatiunile de: Setari (exceptie Persoana) si Import/Export Pe itemul Persoane se poate obtine istoricul pentru posturile ocupate de aceasta.

Import Export Persoana Post/Norma Didactica

  • Se utilizeaza Export, in vederea realizarii fisierului model de incarcat sau pentru verificare date.

  • Se apasa butonul Exporta coloanele selectate in formatul ales image18

  • Se salveaza fisierul si se actualizeaza datele in vederea incarcarii, daca se doreste inserare/corectie date.

  • Se apasa butonul Import

  • Se alege fisierul de incarcat si se apasa butonul Incarca image19

  • Etapa 2 image20

Se bifeaza campul Header

  • Etapa 3 image21

Atenționare

Se utilizeaza daca in fisierul pe care l-am incarcat se doreste modificarea informatiilor la toate inregistrarile.

Exemplu: Daca se doreste ca datele de pe o coloana sa fie acelasi la toate inregistrarile.

  • Etapa 4 image22

Inserare: Importa date.

Actualizare: Corecteaza date.

Inserare sau Modificare: Importa date si/sau modifica date existente.

Atenționare

Daca inregistrarile nu exista se efectueaza inserare. Daca exista, se apasa butonul de Actualizare.

Inserarea se efectueaza cu bifa Fara erori image23

Se apasa butonul Inserare image24

Daca operatiunea nu s-a efectuat. Apare mesaj de eroare, erorile fiind scrise in fisierul de erori.

Dupa corectarea erorilor se reia procesul de Import.

Pentru iesire se apasa butonul Inchide image25

Atenționare

Se verifica datele importate prin Export (descris mai sus).

Pas 6. Informare

Specialistul Administrare Personal din Unitatea Administrativa informeaza Coordonatorul Resurse Umane despre asocierea angajatilor cu posturile pe care le ocupa.

Pas 7. Decizie

Coordonatorul resurse umane verifica si decide daca angajatii sunt asociati corect cu posturile

  • Daca asocierea este corecta se va executa pasul 8.

  • Daca sunt neconcordante la asociere se va executa pasul 5

Pas 8. Raport

Specialistul Administrare Personal din Unitatea Administrativa elaboreaza rapoartele necesare