Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365

Integrare sistem EMSYS cu platforma Microsoft 365 in vederea generarii conturilor instutionale si a intretinerii informatiilor conexe acestora odata cu evolutia datelor gestionate in modulul Administrare Personal.

Notă

Aceasta integrare nu este o functionalitate standard a sistemului EMSYS, ci reprezinta o customizare realizata la cerere.

Actiuni explicite

1. Crearea unui cont institutional - pentru un angajat nou sau pentru un angajat ce nu are inca un cont creat si alocat in sistemul EMSYS.

Preconditii:

  • angajatul are cel putin un contract activ,

  • angajatul are definita o adresa personala de email (adresa ce urmeaza a fi utilizata pentru a transmite datele de acces pentru contul institutional ce va fi creat),

  • angajatul nu are deja definit in EMSYS un cont institutional.

Flux:

1.1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane.

1.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

1.3. Navigati in sectiunea Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail.

1.4. Actionati butonul Alte Actiuni, situat un coltul dreapta-jos al ecranului.

1.5. Alegeti actiunea Creare cont institutional si actionati butonul image0 pentru a demara generarea contului institutional.

Rezultat:

  • sistemul va afisa pe ecran pasii efectuati si rezultatul acestora,

  • regula de formare a contului si de tratare a coliziunilor de nume este cea stabilita la implementarea solutiei,

  • dupa generarea cu succes a contului institutional coordonatele de acces vor fi comunicate angajatului prin intermediul adresei de email personale,

  • o notificare privind crearea unui cont nou va fi transmisa si catre adresa de email a administratorului MS 365.

2. Modificarea la cerere a unui cont institutional - pentru cazul in care exista motive obiective pentru schimbarea contului institutional generat de catre sistem.

Preconditii:

  • angajatul are alocat un cont institutional in sistemul EMSYS, iar contul respectiv exista pe platforma MS 365,

  • angajatul are definita in sistemul EMSYS o adresa personala de email.

Flux:

2.1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane.

2.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

2.3. Navigati in sectiunea Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail.

2.4. Modificati contul institutional existent in valoarea dorita, respectand regula de formare agreata.

Rezultat:

  • dupa salvarea cu succes a modificarii in sistemul EMSYS, modificarile vor fi propagate automat si pe platforma MS 365,

  • angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

  • administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.

3. Asocierea unui cont institutional unui angajat in conditiile in care contul respectiv a fost creat extern sistemului EMSYS.

Preconditii:

  • contul institutional trebuie sa existe in platforma MS 365 si sa apartina angajatului pe care urmeaza sa fie asociat in EMSYS,

  • angajatul nu are deja un cont institutional completat in sistemul EMSYS,

  • contul institutional ce va fi adaugat nu trebuie sa fi apartinut in trecut / prezent altui angajat.

Flux

3.1. Accesati functia Human Resources & Payroll -> Administare Personal -> Sectiunea Persoane.

3.2. Alegeti persoana pentru care doriti sa generati cont - prin posibilitatile standard de filtrare ale sistemului.

3.3. Navigati in sectiunea Date generale -> Telefoane si E-mail -> E-mail.

3.4. Adaugati contul institutional (sistemul va verifica preconditiile si va emite mesaje de eroare in caz de incalcare a acestora).

Actiuni implicite

Reprezinta modificari asupra contului institutional generate implicit in urma actualizarii datelor specifice ale angajatului.

1. Modificare nume sau prenume angajat.

Preconditii:

  • angajatul are un cont institutional completat in sistemul EMSYS si contul respectiv exista pe platforma MS365,

  • angajatul are completata o adresa personala de email in sistemul EMSYS.

Rezultat:

  • sistemul va propaga automat modificarile asupra numelui sau prenumelui asupra contului institutional alocat angajatului,

  • angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

  • administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.

2. Modificari operate la nivelul contractelor unui angajat.

Preconditii:

  • angajatul are un cont institutional completat in sistemul EMSYS si contul respectiv exista pe platforma MS365,

  • angajatul are completata o adresa personala de email in sistemul EMSYS.

Rezultat:

  • sistemul colecteaza modificarile la nivel de contracte si realizeaza sincronizarea acestora pe platforma MS 365 la intervale de timp prestabilite,

  • in functie de situatia contractelor angajatului modificarile operate in platforma MS 365 pot consta in:

    • activarea / suspendarea contului,

    • actualizarea departamentelor,

    • suspendarea in vederea stergerii,

    • modificari ale licentelor alocate,

    • stergerea unui cont institutional (dupa perioada de suspendare).

  • angajatul va fi notificat asupra schimbarilor printr-o notificare transmisa pe adresa de email personala,

  • administratorul MS 365 va fi de asemenea notificat privind modificarile survenite.