Inregistrarea in sistem a acordurilor cadru

1. Alegeti EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Acorduri Cadru.

Actualizarea antetului poate fi realizata prin actionarea butonului image198 (Adaugare) sau butonului image199 (Copiere).

In cazul folosirii butonului image199 (Copiere) se adauga o inregistrare de antet in care se preiau informatii din inregistrarea pe care era pozitionat anterior operatorul.

2. Actualizati datele din antetul acordului cadru:

  • Date furnizor:

    • Furnizor – codul furnizorului. Se valideaza in Parteneri;

    • Plata Catre – codul partenerului catre care se va face plata;poate fi diferit de furnizor;

    • Pers. Contact – persoana de contact de la furnizor;

    • Contract – date despre contractul cu furnizorul (numar, data, etc)

    • Transportator – codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri;

    • Plata Catre – partenerul catre care se va face plata serviciilor de transport. Se valideaza in Parteneri;

  • Acord cadru

    • Data – data acordului cadru (implicit este ziua curenta);

    • Numar – numarul acordului cadru. Sistemul genereaza automat un numar de acord cadru care are urmatoarea structura: aaaasss nnnnnnn,unde:

      • aaaa - reprezinta anul fiscal pentru care se introduce acordul cadru;

      • sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza acordul cadru;

      • nnnnnnn - reprezinta numarul documentului.

    • Site – codul site-ului pentru care se genereaza acordul cadru;

    • Stare – valoarea implicita propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

    • Cumparator – codul cumparatorului. Se valideaza in Cumparatori;

  • Aprovizionare:

    • Organizatie – codul organizatiei de cumparare. Se valideaza in Organizatii de cumparari;

    • Canal – codul compartimentului de aprovizionare. Se valideaza in Canale de aprovizionare;

    • Divizie – codul diviziei prin care se efectueaza aprovizionarea. Se valideaza in Divizii;

    • Agent – codul agentului de cumparare care se ocupa de acordul cadru curent. Se valideaza in Agenti;

    • Proiect – codul proiectului. Se valideaza in Proiecte;

  • Expediere:

    • Site Furnizor – adresa de la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

    • Adresa Livr. – adresa la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

    • Conditii livrare – modul in care se face livrarea.

  • Stare:

    • Lansat – valoare implicita propusa de sistem NU;

    • Transmis – valoare implicita propusa de sistem NU;

    • Confirmat – valoare implicita propusa de sistem NU;

    • Data inceput – data la care este valabil acordul cadru pentru livrarea articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe de la furnizor;

    • Data sfarsit – data pana la care este valabil acordul cadru;

  • Conditii Comerciale:

    • Referinta Pret – poate lua una din valorile: COMANDA, LIVRARE, RECEPTIE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata – momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

    • Data cotatie – data la care se face conversia in moneda de baza (RON) – data la care se calculeaza pretul;

    • Lista Preturi – codul listei de preturi folosite. In cazul in care se achizitioneaza periodic de la anumiti furnizori, iar acestia isi pastreaza o perioada preturile se formeaza un nomenclator de liste de preturi pentru a usura operarea. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin actionarea butonului image202 sau prin apasarea tastei <F1>. Poate fi lasat necompletat;

    • Moneda Cotatie – moneda in care sunt calculate preturile din comanda (in general RON). Se valideaza in Monede;

    • Moneda Plata – moneda in care va fi emisa factura de catre furnizor si se va efectua plata (in general RON); Se valideaza in Monede;

    • Lista Discount – codul listei de discount aplicat de furnizor. Se valideaza in Liste Discount;

    • % Discount – discountul in valoare procentuala;

    • TVA – codul TVA. Se valideaza in Taxe;

    • Conditii Plata – Conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata;

  • Detalii Facturare:

    • C.I.F. – codul de inregistrare fiscala al organizatiei ce urmeaza a fi folosit de furnizor pe facturile transmise pentru plata livrarilor de la furnizor sau serviciilor cuprinse in acordul cadru.

    • Banca – unitatea bancara la care unitatea are deschis cont;

    • Cont Banca – contul IBAN;

  • Pret

    • Fara TVA – Pretul folosit pentru calcule in acord cadru este pretul fara TVA

    • Cu TVA – Pretul folosit pentru calcule in acord cadru este pretul cu TVA

3. Actionati butonul image203 (OK) pentru adaugarea antetului de acord cadru in baza de date.

Butoane disponibile in antetul Acordului Cadru:

  • Mesaje: se introduc mesajele care apar pe acordul cadru la listarea si printarea acestuia. Aceste mesaje pot fi setate in variabilele de setare: de la TEXTMESAJCMDFU001 pana la TEXTMESAJCMDFU006 (functiune EMSYS Administrator → Configurare → Configurare Aplicatie → Setari → Variabile specifice firmei).

  • Info: se afiseaza informatii cu privire la BU atasat organizatiei de cumparare selectate;

  • Notes: mesajele introduse nu apar la printare, ele avand rolul de a informa utilizatorul care a intocmit acordul cadru sau alt utilizator care este interesat de acest acord cadru.

  • Ev. Actiuni: istoric al acordului cadru: utilizatorul care a intocmit acordul cadru, utilizatorul care a aprobat acordul cadru, utilizatorul care a anulat acordul cadru etc., precum si data si ora la care s–au desfasurat aceste actiuni.

4. Actionati butonul image198 (Adaug) pentru adaugarea liniilor din detalierea acordului cadru:

5. Completati informatiile din ecran:

  • Linie – numarul liniei din detalierea acordului cadru. Se propune automat de sistem;

  • Tip – poate lua una din valorile ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI

    • ARTICOL: obiectul achizitiei este un material sau obiect de inventar;

    • SERVICIU: obiectul achizitiei este un serviciu sau o lucrare de investitii;

    • IMOBILIZARI: obiectul achizitiei este o imobilizare corporala sau necorporala.

  • Articol / Serviciu – codul articolului, serviciului sau codul de clasificare pentru imobilizari. Se valideaza in nomenclatorul de articole, nomenclatorul de servicii, respectiv Coduri de Clasificare. Pentru completarea descrierii se bifeaza denumire extinsa;

  • Stare – poate lua una din valorile DESCHISA, ANULATA sau BLOCATA; Valoarea propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

  • UM – unitatea de masura referitoare la cantitatea de pe linia de acord cadru;

  • Cod Art. la Furnizor – codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

  • Revizia – Nu se foloseste in versiunea actuala de program;

Cantitati :

  • Minima – cantitatea minima ce poate fi comandata;

  • Maxima – cantitatea maxima ce poate fi comandata;

  • Previzionata – cantitatea previzionata a fi comandata si in functie de care se calculeaza valoarea acordului cadru;

Preturi si Valori:

  • Lista de preturi – codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem. Pe acest camp este disponibil help-ul Selectie Liste de Pret prin actionarea butonului image202 sau prin actionarea tastei <F1>.

  • Preturi Fixe – poate lua una din valorile: DA – preturile sunt fixe sau NU – in caz contrar;

  • Pret – pret de achizitie fara TVA pe unitatea de cantitate. Daca a fost selectata o lista de pret, acesta se va completa automat conform listei;

  • Valoare – valoare de achizitie fara TVA (cantitate comandata x pret);

  • % Disc. Vol. –discountul pe volum in valoare procentuala;

  • Discount Volum – valoare discount volum;

  • Pret Net – pret de achizitie fara TVA minus discount volum;

  • Valoare Neta – valoare minus discount volum;

  • Cod TVA – cod TVA. Se valideaza in Taxe;

  • TVA – valoare TVA;

  • Pret cu TVA – pret de achizitie cu TVA;

  • Valoare Totala – valoare totala (cantitate comandata x pret cu TVA)

OBSERVATIE:

  • Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare , % Disc. Vol., Cod TVA iar celelalte campuri se calculeaza.

  • Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile %Disc. Vol., Cod TVA, Pret cu TVA, Valoare Totala iar celelalte campuri se calculeaza.

6. Actionati butonul image203 (OK )pentru adaugarea liniei din detalierea acordului cadru in baza de date.

7. Actionati butonul image208 pentru a initia operatiunea de lansare a acordului cadru.

Aceasta semnifica faptul ca acordul cadru a fost introdus integral in sistem, nu mai sunt necesare modificari si se poate trece la urmatoarele faze ale fluxului de prelucrare. In timpul operatiunii de lansare au loc verificari logice ale informatiei din acordul cadru iar sistemul emite eventuale mesaje prin care avertizeaza utilizatorul asupra eventualelor neconcordante. Operatiunea se finalizeaza cu succes daca nu sunt emise mesaje de eroare, iar campul Lansat va avea valoarea DA. O noua actionare a butonului va redeschide acordul cadru pentru eventuale modificari, campul Lansat va lua valoarea NU.

8. Actionati butonul image209 pentru a inregistra faptul ca acordul cadru a fost sau nu transmis spre confirmare furnizorului, valoarea DA semnifica faptul ca a fost transmis. Actionarea butonului modifica valoarea Da in NU si invers.

9. Actionati butonul image210 pentru a inregistra faptul ca acordul cadru a fost sau nu confirmat de furnizor, valoarea DA semnifica faptul ca a fost transmis. Actionrea butonului modifica valoarea Da in NU si invers.

10. Actionati butonul image211 pentru aprobarea acordului cadru. Campul stare va lua valoarea APROBAT. Din acest moment acordul cadru se poate considera in sistem ca fiind valid pentru trecerea la realizarea efectiva.

Actiunile ce pot fi efectuate asupra acordului cadru cu ajutorul butoanelor disponibile in antet sunt:

image211 - permite listarea acordului cadru;

image212 - permite aprobarea (sau anularea aprobarii);

image213 - permite blocarea (sau deblocarea) acordului cadru;

image214 - permite anularea acordului cadru.

image215 - permite inchiderea acordului cadru;el nu mai poate fi folosit pentru prelucrari in sistem dar este disponibil pentru interogari online si rapoarte.