Preliminarii

Gestiunea cererilor de cumparare reprezinta o etapa intermediara în realizarea comenzilor de cumparare. Cererile de cumparare realizeaza regruparea si trierea necesarului de produse si servicii si sunt disponibile în momentul lansarii comenzilor de cumparare.

Cererile de cumparare pot proveni din necesarul de cerinte materiale pentru activitatea de productie , din necesarul de satisfacere a cerintelor client in cazul organizatiilor care cumpara si vand marfuri si servicii, din necesarul pentru resurse materiale al proiectelor sau se genereaza automat ca urmare a aplicarii unor metode de reumplere a stocurilor ( punctul de relansare a comenzii,previziuni de consum,etc).

Cererile de cumparare pot fi lansate si de diversele servicii ale organizatiei în urma consultarii stocurilor (cereri independente). Ele specifica descrierea produselor si serviciilor, cantitatile cerute si valoarea estimata a cererii . Pentru organizatiile comerciale se poate stabili automat furnizorul implicit pentru fiecare produs sau serviciu în parte. Cererile de cumparare necesita avizarea de catre un compartiment de specialitate(expert) precum si aprobarea responsabilului cu aprovizionarea (cumparatorului). Un sistem de urmarire va permite atât responsabilului cu aprovizionarea cât si solicitantului cumpararii cunoasterea în orice moment a stadiului comenzii de cumparare corespunzator cererii de cumparare facute.

Cererile de cumparare sunt de doua tipuri:

• STANDARD: liniile cererii de cumparare contin cantitatea ceruta, pretul unitar, pretul unitar cu TVA, valoarea fara TVA, valoarea TVA, valoarea cu TVA. Se mai numeste si cerere cantitativa.

• VALORIC: liniile cererii de cumparare contin valoarea fara TVA, valoarea TVA si valoarea cu TVA. Se folosesc pentru cazurile in care nu se cunoate anticipat cantitatea ce va fi achizitionata si se stabileste o valoare estimativa a cererii. Deasemenea se foloseste pentru majorarea / diminuarea valorilor cererilor de cumparare cantitative necesare in cazul in care negocierile cu furnizorii in cadrul procesului de achizitie au dus la modificari ale pretului de achizitie.

Pentru organizatiile bugetare care au integrat activitatea de cumparari cu fluxul ALOP (Angajare, Lichidare, Ordonantare, Plata) cererile de cumparare iau forma referatelor de necesitate si oportunitate. Pe langa informatiile specificate anterior, cererile de cumparare trebuie sa contina pentru fiecare produs, serviciu sau lucrare si sursele bugetare necesare achizitiei obiectului respectiv ( Obs. In acest manual “obiect” semnifica un articol, o imobilizare , un serviciu sau o lucrare). Evidenta obiectelor se tine si pe coduri CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice). In sistemul integrat EMSYS cererile de cumparare (referatele de necesitate) reprezinta proiecte de angajamente legale individuale introduse in sistem de solicitanti (modul de lucru Solicitant) pentru care se emit de compartimentele de specialitate (modul de lucru Expert) propuneri de angajare a unei cheltuieli (formularele Anexa 1a si Anexa 1b din ordinul 1792/2002), iar daca acestea sunt aprobate se emit angajamente bugetare individuale ( formularul Anexa 2 din acelasi ordin) care se inregistreaza in contabilitate pentru evidenta ( modul de lucru Contabil) . Proiectele de angajament legal individual pentru care s-a emis agajamentul bugetar individual sunt preluate de departamentul achizitii publice unde se stabilesc responsabilii cu achizitiile din proiect (cumparatorii) - modul de lucru Cumparator.