Procedura de finalizare si inchidere comenzi de cumparare

1. O comanda de cumparare este creata de utilizator in starea DESCHISA.

2. Din starea DESCHISA o comanda poate fi trecuta:

  • In starea ANULATA daca nu se doreste stergerea comenzii din sistem. Anularea se face prin actionarea butonului image1081. Campul Stare de pe antet va lua valoarea ANULATA. O comanda nu poate fi anulata daca are asociate linii de cereri de cumparare. Daca doriti totusi sa anulati comanda stergeti asocierile existente intre liniile de comanda si liniile de cereri de cumparare. O comanda anulata poate fi redeschisa prin actionarea inca o data a butonului image1081 . O comanda anulata poate fi folosita pentru copierea antetului sau pentru copierea intr-o alta comanda a liniilor din detaliere cu ajutorul butonului image1083.

  • In starea APROBATA urmand fluxul de prelucrare:

    • Lansarea comanda de cumparare: marcarea in sistem a faptului ca utilizatorul a finalizat inregistrarea in sistem a comenzii si nu mai necesita modificari. Lansarea se face prin actionarea butonului image1084. Inregistrarile din antetul si detalierea unei comenzi lansate nu mai pot fi modificate sau sterse.

      Actiunea de lansare este reversibila prin actionarea butonului image1085.

    • Marcarea in sistem a transmiterii comenzii catre furnizor prin actionarea butonului image1086. Actiunea de marcare a transmiterii este reversibila prin actionarea butonului image1087.

    • Marcarea in sistem a confirmarii comenzii de catre furnizor prin actionarea butonului image1088. Actiunea de marcare a confirmarii este reversibila prin actionarea butonului image1089.

    • Marcarea in sistem a aprobarii comenzii de catre persoana responsabila (conducatorul unitatii, ordonatorul de credite etc.) prin actionarea butonului image1081. Campul Stare de pe antet va lua valoarea APROBATA. O comanda poate fi marcata ca aprobata dupa ce s-au parcurs pasii de mai sus. Marcarea aprobarii este reversibila prin actionarea inca o data a butonului image1081 de un utilizator cu drepturi de acces pe functia EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Superuser → Comenzi de Cumparare – Superuser. La actionarea butonului |image953| in functia EMSYS Logistics → Managementul Materialelor →Cumparari → Comenzi de Cumparare (cu Programari) sistemul returneaza mesajul

      - Operatiunea nu se poate realiza

      - Anularea aprobarii comenzii curente nu se poate face decat pe functia de Superuser.

3. Din starea APROBATA o comanda poate fi trecuta:

  • In starea DESCHISA conform procedurii descrise la pasul 2.

  • In starea BLOCATA , prin actionarea butonului image1093, atunci cand o comanda este aprobata dar se doreste blocarea receptiei sau a emiterii ordonantarilor de plata din diverse motive. Campul Stare de pe antet va lua valoarea BLOCATA. Blocarea unei comenzi aprobate este reversibila prin actionarea inca o data a butonului image1093. In aceasta situatie campul Stare de pe antet revine la valoarea APROBATA.

  • In starea FINALIZATA conform procedurii descrise la pasul 4.

4. Finalizarea unei comenzi de cumparare:

Definitie: O comanda de cumparare se considera finalizata daca au fost inregistrate in sistem si au fost validate toate receptiile referitoare la bunurile, serviciile sau lucrarile din comanda (contractul) de cumparare.

Marcarea in sistem a unei comenzi finalizate se face prin actionarea butonului image1095. Campul Stare de pe antet va lua valoarea FINALIZATA. La actionarea butonului in cazul in care comanda nu este finalizata conform definitiei de mai sus se afiseaza mesajul:

- Exista linii pentru care cantitatea comandata este mai mare decat cantitatea receptionata.

si comanda nu poate fi trecuta in starea FINALIZATA.

In situatia in care mai sunt cantitati ramase de receptionat si totusi se doreste finalizarea comenzii (nu se mai fac alte receptii, contractul cu furnizorul se considera incheiat) se va proceda in felul urmator: cantitatea renuntata de pe liniile comenzii de cumparare se completeaza cu cantitatea ramasa de receptionat, iar cantitatea ramasa de receptionat devine 0.

Exemplu:

  • inainte de modificare:

    • cantitatea Renuntata = 0;

    • cantitatea Ramasa = 1.

  • dupa completarea cantitatii renuntate:

    • cantitatea Renuntata = 1;

    • cantitatea Ramasa = 0.

Se verifica cu ajutorul raportului Situatie Comanda, optiunea STANDARD daca mai apar cantitati nereceptionate:

Se actioneaza butonul image1095 pentru a marca in sistem finalizarea comenzii. Campul Stare de pe antet va lua valoarea FINALIZATA. Marcarea ca finalizata este reversibila prin actionarea inca o data a butonului image1095 dar numai in functia EMSYS Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Superuser → Comenzi de Cumparare – Superuser. Campul Stare de pe antet va lua valoarea APROBATA.

O comanda in starea FINALIZATA poate fi blocata prin actionarea butonului image1093. Campul Stare de pe antet va lua valoarea BLOCATA. Pe o comanda blocata nu se vor putea inregistra facturi furnizor in sistem si nu se vor putea emite ordonantari. Actiunea de blocare a unei comenzi finalizate este reversibila prin actionarea inca o data a butonului image1093. Campul Stare de pe antet va lua valoarea FINALIZATA.

O comanda finalizata poate fi trecuta in starea INCHISA conform procedurii descrise la pasul 5.

5. Inchiderea unei comenzi de cumparare.

Definitie: O comanda de cumparare se considera inchisa daca a fost finalizata, s-a acordat viza “BUN DE PLATA” pentru facturile de la furnizor (echivalent cu validarea facturilor furnizor in sistem) si au fost emise ordonatari de plata in valoare egala cu valoarea facturilor.

OBSERVATIE: pot fi inchise numai comenzi in starea FINALIZATA. Daca valoarea variabilei de setare IMPLEMENTALOP este DA, atunci la inchiderea comenzii de cumparare se verifica ca aceasta sa fie postata, in caz contar sistemul nu va realiza inchiderea comenzii si va emite mesaj de eroare.

Inchiderea unei comenzi se face prin actionarea butonului image1104. Campul Stare de pe antet va lua valoarea INCHISA. Marcarea ca inchisa este reversibila prin actionarea inca o data a butonului image1104 dar numai in functia Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Superuser → Comenzi de Cumparare – Superuser. Campul Stare de pe antet va lua valoarea FINALIZATA.