Transmiterea inregistrarilor cu data consemnarii in viitor

Aceasta situatie apare atunci cand se doreste transmiterea catre platforma REGES-ONLINE a unei inregistrari (ex: angajare, modificare contract, incetare) care are data consemnarii ulterioara datei curente.

Mesajul nu este de tip eroare, insa in aplicatia REGES-ONLINE, consemnarile cu data viitoare nu sunt vizibile imediat dupa transmitere.

Acestea devin vizibile doar dupa atingerea datei respective.

Exemplu de scenariu:

Daca evenimentul are Data Consemnarii = 20.10.X, iar transmiterea se realizeaza la data de 01.10.X, inregistrarea va fi transmisa cu succes, insa va putea fi vizualizata in platforma REGES-ONLINE abia dupa data de 20.10.X.

Cauzele pentru care situatia poate fi interpretata ca o eroare sunt:

  • data consemnarii evenimentului este setata in viitor;

  • utilizatorul asteapta vizualizarea imediata a evenimentului in platforma REGES-ONLINE.

Actiunile de realizat pentru transmiterea corecta a inregistrarilor sunt:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.

2. In zona de filtrare, completati campul Data Consemnarii cu data viitoare la care doriti sa transmiteti evenimentul (ex: 20.10.X).

3. Aplicati filtrul, bifati inregistrarea dorita si apasati butonul Transmitere.

4. Daca mesajul returnat este Succes, inseamna ca inregistrarea a fost transmisa corect catre platforma REGES-ONLINE.

5. Verificati statusul transmiterii in aplicatia EMSYS, urmand calea: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Setari -> Configurari REGES -> Transmisiuni REGES.

6. Verificati ulterior vizibilitatea evenimentului in REGES-ONLINE, dupa data indicata in campul Data Consemnarii.

Notă

In platforma REGES-ONLINE, consemnarile cu data viitoare nu pot fi vizualizate imediat dupa transmitere. Acestea devin disponibile automat in ziua calendaristica mentionata in campul Data Consemnarii.

Eroare transmitere REGES: Salariatul nu este inregistrat in registrul 1234567!

Aceasta eroare apare in momentul transmiterii unui eveniment din EMSYS catre platforma REGES-ONLINE, iar sistemul ITM returneaza mesajul:

Mesajul complet afisat este:

Eroare la transmitere salariat Nume Prenume contract (id contract null) -> Salariatul Nume Prenume(1234567891234) Nu este inregistrat in registrul 1234567!

Aceasta situatie indica faptul ca salariatul nu exista in registrul angajatorului din REGES-ONLINE (ITM), desi este definit in EMSYS.

Cauzele posibile pentru aparitia erorii sunt:

  • eroare la preluarea datelor din Revisal in REGES-ONLINE, situatie in care anumiti salariati nu au fost importati in registrul electronic ITM;

  • salariatul este nou angajat, iar inregistrarea in EMSYS a fost facuta inainte de configurarea integrarii cu REGES-ONLINE, fara a fi introdus manual si in Reges Online.

In aceste situatii, REGES-ONLINE nu permite transmiterea altor tipuri de evenimente (modificare contract, corectie contract etc.) pana cand salariatul nu este mai intai inregistrat in registru.

Actiunile de realizat pentru remedierea situatiei sunt:

1. Verificati salariatul este asociat in EMSYS, in sectiunea Asociere Salariati EMSYS - REGES

2. In cazul in care acesta nu este asociat, verificati in platforma Reges Online daca salariatul este inregistrat, urmand calea: Salariati -> Cautare -> Filtrati inregistrarile in functie de Nume/Prenume/CNP

1. Daca salariatul nu se regaseste in platforma Reges Online, accesati functionalitatea Import Evenimente pentru a crea evenimentul de tip Inregistrare Salariat.

2. Descarcati fisierul model pus la dispozitie in interfata Import Evenimente.

3. Completati fisierul Excel cu datele salariatului pentru care apare eroarea.

4. Incarcati fisierul completat in interfata Import Evenimente, selectand:

  • Eveniment: Inregistrare Salariat

  • Sectiune: Salariat

5. Lansati procesul de import pentru a genera evenimentul necesar.

6. Dupa finalizarea importului, reluati transmiterea catre REGES-ONLINE.

Important

Aceasta eroare apare frecvent atunci cand salariatul nu exista deloc in baza de date ITM/REGES, iar EMSYS incearca transmiterea unui eveniment ulterior (de exemplu, modificare contract).

Inregistrarea initiala a salariatului in REGES-ONLINE se poate realiza doar prin Import Evenimente, daca salariatul exista deja in EMSYS. Nu se pot transmite evenimente de tip modificare sau corectie inainte de inregistrarea salariatului in registru.

Eroare de forma: Data consemnarii nu poate fi ulterioara datei de consemnare raportate

Mesajul complet afisat este:

Data consemnarii (01-01-N) nu poate fi ulterioara datei de consemnare raportate (01-02-N)! Apasati butonul de 'Corectie'!

Apare in momentul in care se incearca operarea unei modificari de contract cu o data anterioara ultimei modificari deja raportate catre REGES-ONLINE.

Aceasta situatie indica faptul ca exista deja o modificare de contract transmisa, iar utilizatorul incearca sa inregistreze o noua modificare cu data in trecut fata de cea raportata anterior.

Cauza problemei:

Modificarile contractuale trebuie raportate cronologic, in ordinea in care produc efecte. Odata ce o modificare a fost raportata cu o anumita data de consemnare, nu mai este permisa raportarea unei alte modificari cu o data anterioara, deoarece acest lucru ar genera o inconsecventa in istoricul contractului.

Aceasta situatie poate aparea, de exemplu, in urmatoarele cazuri:

  • s-a raportat deja o modificare de contract (ex.: salariu, program de lucru, functie, etc.);

  • ulterior, se constata ca trebuia operata o modificare cu o data mai veche;

  • utilizatorul incearca sa introduca direct modificarea cu data corecta, dar aceasta este anterioara ultimei date raportate.

Procedura de remediere

Pentru a corecta aceasta situatie si a permite raportarea corecta a modificarilor, urmati pasii de mai jos:

1. Identificati ultima data de consemnare raportata pentru contractul respectiv.

2. Adaugati o noua inregistrare de modificare de contract cu cea mai mica data permisa, respectiv o data ulterioara ultimei modificari raportate (ex.: daca ultima data raportata este 01-02-N, se va introduce o inregistrare cu data 02-02-N).

3. Salvati inregistrarea astfel creata.

4. Pe aceasta inregistrare, apasati butonul Corectie.

5. In modul de corectie, ajustati data de inceput a modificarilor astfel incat aceasta sa reflecte data reala de la care modificarea trebuia sa fie aplicabila.

6. Salvati corectia si reluati procesul de transmitere.

Important

Butonul Corectie permite ajustarea controlata a datei de inceput, fara a incalca ordinea cronologica a modificarilor deja raportate.

Notă

Chiar daca din punct de vedere operational modificarea este mai veche, raportarea catre REGES-ONLINE trebuie sa respecte intotdeauna succesiunea cronologica a evenimentelor.

Utilizare pagina Avansate - Reluare Mesaje REGES

Aceasta functionalitate este utilizata in situatiile in care raspunsurile transmise de platforma REGES-ONLINE nu ajung in aplicatia EMSYS, desi evenimentele au fost trimise cu succes. Pagina permite gestionarea mesajelor restante, reluarea citirii acestora si corectarea eventualelor inregistrari inconsistente.

Situatii in care este necesara utilizarea paginii Avansate:

  • conexiunea dintre serverele REGES si EMSYS a fost intrerupta temporar;

  • serverele REGES au inregistrat erori sau timpi mari de raspuns;

  • au existat situatii de forta majora (ex.: cadere de curent, intreruperi de retea);

  • comunicarea a fost blocata partial, iar mesajele de raspuns nu s-au receptionat complet.

In aceste cazuri, desi transmiterea initiala a evenimentelor poate fi reusita, raspunsurile corespunzatoare nu ajung in EMSYS, iar statusul evenimentelor ramane neactualizat.

Procedura:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> Configurari REGES -> Avansate.

2. In campul Cod fiscal, selectati angajatorul pentru care doriti reluarea citirii mesajelor.

3. In combo-boxul alaturat, selectati optiunea Status.

4. In lista afisata, identificati eventualele inregistrari inconsistente. Daca exista mesaje eronate sau blocate, apasati butonul Stergere pentru a elimina acele inregistrari.

Daca este cazul stergerea trebuie efectuata inainte de reluarea procesului, pentru ca citirea mesajelor sa se realizeze corect.

5. Apasati butonul Reluare mesaje pentru a reinitia procesul de recuperare a mesajelor.

6. Dupa finalizarea reluarii, apasati butonul Citeste mesaje REGES pentru a prelua in aplicatie toate mesajele de raspuns disponibile in platforma REGES-ONLINE.

Rezultat: Mesajele nepreluate sunt recuperate si afisate corect in EMSYS, iar statusul transmisiunilor REGES este actualizat corespunzator.

Utilizatorul poate continua fluxul de lucru fara a retransmite evenimente deja procesate.

Notă

Functionalitatea Avansate nu este utilizata in fluxul curent de lucru, ci doar in situatii exceptionale in care comunicarea cu REGES a fost afectata si mesajele de raspuns nu au fost receptionate.

Stergere evenimente REGES introduse din greseala

In anumite situatii, pot fi introduse sau generate din greseala evenimente care nu trebuie transmise catre platforma REGES-ONLINE. Aplicatia EMSYS pune la dispozitie functionalitati dedicate pentru stergerea acestor evenimente, fie individual, fie in bloc, inainte de transmiterea lor.

Stergerea evenimentelor se realizeaza exclusiv la nivelul aplicatiei EMSYS, pentru evenimentele care nu au fost inca transmise in REGES-ONLINE.

Pasi de urmat pentru stergerea evenimentelor:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.

2. Identificati salariatul dorit folosind optiunile de cautare disponibile.

3. In dreptul salariatului, utilizati una dintre urmatoarele optiuni, in functie de situatia intampinata:

  • Editare evenimente - Prin apasarea acestui buton, se afiseaza lista tuturor evenimentelor generate pentru salariatul selectat. Din aceasta fereastra, puteti sterge un singur eveniment din lista, fara a afecta celelalte evenimente ale persoanei.

  • Stergere - Butonul aflat langa Editare evenimente permite stergerea intregii inregistrari de transmisiune, impreuna cu toate evenimentele asociate salariatului respectiv.

4. La momentul stergerii, sistemul solicita completarea campului obligatoriu Motiv stergere. Acest motiv este salvat automat si utilizat ulterior pentru trasabilitate.

5. Confirmati actiunea de stergere.

Recuperarea evenimentelor sterse

In cazul in care un eveniment a fost sters din greseala, acesta nu este eliminat definitiv din sistem.

1. Accesati sectiunea Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES -> Afisare elemente sterse.

2. In aceasta zona sunt afisate toate evenimentele sterse, impreuna cu informatii precum:

  • salariatul;

  • tipul evenimentului;

  • data stergerii;

  • motivul stergerii;

  • utilizatorul care a efectuat operatia.

3. Din aceasta sectiune, evenimentele pot fi recuperate, daca este necesar, si reintroduse in fluxul de transmitere.

Important

Stergerea evenimentelor este recomandata doar pentru inregistrarile introduse eronat sau care nu mai trebuie raportate.

Dupa transmiterea in REGES-ONLINE, evenimentele nu mai pot fi sterse, ci doar corectate prin mecanismele specifice REGES.

Stergere evenimente REGES pentru o perioada selectata

Pentru eliminarea evenimentelor REGES generate intr-o anumita perioada, urmati pasii de mai jos:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.

2. In partea din dreapta jos a ferestrei, apasati butonul Actiuni.

3. Din meniul afisat, selectati optiunea Stergere evenimente.

4. In fereastra deschisa, completati campurile De la si Pana la cu intervalul pentru care doriti stergerea evenimentelor.

5. La momentul stergerii, sistemul solicita completarea campului obligatoriu Motiv stergere. Acest motiv este salvat automat si utilizat ulterior pentru trasabilitate.

6. Dupa completarea tuturor informatiilor, apasati butonul Sterge pentru confirmarea operatiei.

Important

Stergerea evenimentelor se aplica tuturor inregistrarilor existente in perioada selectata si doar evenimentelor care nu au fost transmise in REGES-ONLINE.

Verificati cu atentie intervalul introdus inainte de confirmarea stergerii.

Anuare stergere evenimente REGES pentru o perioada selectata

In situatia in care anumite evenimente au fost sterse din greseala, aplicatia EMSYS permite anularea stergerii acestora pentru o perioada selectata, atat timp cat evenimentele nu au fost regenerate sau modificate ulterior.

Functionalitatea de anulare a stergerii este disponibila in acelasi meniu utilizat pentru stergerea evenimentelor.

Pentru restaurarea evenimentelor sterse, urmati pasii de mai jos:

1. Accesati: Human Resources & Payroll -> Revisal si Declaratii -> REGES.

2. In partea din dreapta jos a ferestrei, apasati butonul Actiuni.

3. Din meniul afisat, selectati optiunea Anulare stergere evenimente.

4. In fereastra deschisa, completati campurile De la si Pana la cu intervalul pentru care doriti restaurarea evenimentelor sterse.

5. Confirmati operatiunea prin apasarea butonului Anulare.

6. Dupa finalizarea operatiei, verificati lista de evenimente pentru a confirma ca inregistrarile sterse au fost restaurate corect.

Important

Operatiunea de anulare a stergerii se aplica tuturor evenimentelor eliminate in perioada selectata.

Verificati cu atentie intervalul introdus pentru a evita restaurarea unor evenimente care nu mai trebuie retransmise.