Documente de Fundamentare

A. Scop

Functia asigura inregistrarea, listarea (format PDF) si exportul in XML a documentelor de fundamentare si a reviziilor acestora in conformitate cu reglementarile legislative.

B. Inregistrare document de fundamentare initial

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Documente de Fundamentare.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate documentele de fundamentare inregistrate in sistem.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Document

  1. Nr. Doc. - numarul documentului de fundamentare (este propus implicit de sistem sau daca este cazul se poate completa manual de catre utilizator);

  2. BU - alegeti Business Unit-ul pe care se va inregistra documentul de fundamentare.

Informatii Revizie

  1. Revizie - la adaugare document de fundamentare initial numarul de revizie se propune implicit cu valoarea 0 la salvarea documentului;

  2. Data Doc. - se completeaza data documentului de fundamentare, respectiv data reviziei 0;

  3. Compartiment de specialitate - se alege compartimentul de specialitate responsabil cu completarea informatiilor de la Sectiunea A (din documentul de fundamentare);

  4. Descriere lunga - se completeaza decscrierea pe larg a starii de drept si de fapt, conform reglementarilor legislative;

  5. Descriere scurta - se completeaza descrierea pe scurt a obiectului documentului de fundamentare, conform reglementarilor legislative;

  6. Subtitlu - se poate atribui un subtitlu documentului de fundamentare, in functie de necesitatile interne si conform reglementarilor legislative.

  7. Se refera la angajamente legale care se emit ca urmare a unei obligatii legale sau de catre un tert - se bifeaza daca angajamentele legale se emit ca urmare a unei obligatii legale sau de catre un tert, conform reglementarilor legislative.

  8. Se bifeaza, in functie de caz, optiunile prevazute in Sectiunea A (punctul 5 Angajamente Legale din formularul Document de Fundamentare):

  • niciun angajament legal nu a fost emis și în anul curent nu se anticipează emiterea niciunui angajament legal până la finele anului/până la identificarea de resurse suplimentare

  • in anul curent se anticipeaza emiterea a cel putin unui angajament legal / au fost emise angajamente legale / se inregistreaza cresteri ale valorii angajamentelor legale emise

in anii precedenti. In ceea ce priveste platile, intentia este de a:

  • se sting in anul curent toate obligatiile de plata:

  • nu se efectueaza plati în anul curent

  • se efectueaza plati timp de mai multi ani bugetari

  • Angajamentele legale se vor emite in contul anului urmator.

  1. Se bifeaza, in functie de caz, optiunile prevazute in Sectiunea B - Situatia evidentiata in sistemul de control al angajamentelor:

  • Propunerile de la sectiunea A au fost inregistrate in sistemul de control al angajamentelor dupa cum urmeaza:

    • Nu s-au rezervat in sistemul de control al angajamentelor credite de angajament in cuantum de: (se completeaza campul) LEI respectiv credite bugetare in cuantum de (se completeaza campul) LEI.

    • intrucat creditele de angajament si/sau creditele bugetare sunt insuficiente.

      Din acest motiv, este interzisa emiterea de noi angajamente legale din initiativa institutiei publice la codul SSI si programul la care creditele de angajament si/sau bugetare sunt insuficiente.

    • intrucat (se completeaza campul).

Notă

La adaugarea documentului de fundamentare optiunile pentru Sectiunea B pot sa ramana nebifate, ulterior utilizatorul responsabil cu completarea informatiilor de la aceasta sectiune are posibilitatea sa dea Modifica pe documentul de fundamentare si sa bifeze optiunile corespunzator.

C. Adaugare cerere in detaliere document de fundamentare

1. Pe tab Cereri apelati butonul Adaug;

2. Selectati in fereastra Preluare Cereri cererea/cererile de cumparare pe care doriti sa le includeti in documentul de fundamentare;

3. Apelati butonul Preluare din partea dreapta jos a ferestrei.

D. Completare sectiunea Plati

1. Pe tab-ul Plati utilizatorul are posibilitatea sa completeze informatiile necesare tabelului de la Sectiunea Plati (din formularul pdf inteligent Document de fundamentare publicat de ANAF), respectiv:

  1. Cod SSI (se completeaza manual);

  2. Plati Estimate An Curent;

  3. Plati Ani Precedenti;

  4. Plati Estimate An + 1;

  5. Plati Estimate An Ulterior;

  6. Plati Estimate An + 2;

  7. Plati Estimate An + 3.

Notă

Pentru completarea automata de catre sistem a informatiilor de la Sectiunea Plati se utilizeaza butonul Propunere Valori, dupa propunerea valorilor utilizatorul are posibilitatea sa actualizeze valorile propuse (pentru oricare din campurile mentionate).

E. Completare sectiunea B pe tab Control Angajamente Bugetare

1. Pe tab-ul Control Angajamente Bugetare - CONTROL ANGAJ. BUG. utilizatorul are posibilitatea sa completeze informatiile necesare tabelului de la Sectiunea B (din formularul pdf inteligent Document de fundamentare publicat de ANAF), respectiv:

  1. Codul de angajament (se culege cu F1 din lista) - cu conditia sa fie preluate in EMSYS codurile de angajament din Forexebug;

  2. Indicator angajament (se culege cu F1 din lista) - randul de angajament Forexebug;

  3. Cod SSI (se completeaza manual);

  4. Suma rezervata din credite de angajament pentru anul curent aferenta reviziei precedente;

  5. Suma rezervata din credite de angajament pentru anul curent actualizata;

  6. Influente credite de angajament;

  7. Suma rezervata din credite bugetare pentru anul curent aferenta reviziei precedente;

  8. Suma rezervata din credite bugetare pentru anul curent actualizata;

  9. Influente credite bugetare.

Notă

Pentru completarea automata de catre sistem a informatiilor de la Sectiunea B tab-ul CONTROL ANGAJ. BUG. se utilizeaza butonul Propunere Valori, dupa propunerea valorilor utilizatorul are posibilitatea sa actualizeze valorile propuse (pentru oricare din campurile mentionate).

F. Aprobare document de fundamentare

1. Apelati butonul Lansare si Aprobare din partea dreapta sus a ecranului dupa ce ati prelucrat documentul de fundamentare.

Starea documentului se actualizeaza in „APROBATA”. Astfel documentul de fundamentare se considera finalizat si se poate lista in format PDF sau exporta fisierul cu extensia .xml (care este preluat in Document de Fundamentare - pdf inteligent ANAF).

Notă

Documentul de fundamentare poate fi listat si / sau exportat si inainte de aprobare. La aprobarea documentului are loc marcarea documentului cu stare „APROBATA”, ca fiind avizat si finalizat in sistem.

G. Listare document de fundamentare

1. Va pozitionati pe documentul de fundamentare si apelati butonul Actiuni -> Listare Doc Fundamentare;

2. Cod Program - se propune implicit cu valoarea 0000002512, se poate completa cu o alta valoare daca este cazul;

3. Captura sistem angajamente bugetare - dati click pe butonul Alege fisier… si selectati de pe statia de lucru captura de ecran din plaftorma Forexebug (CAB);

4. Actionati butonul Start - va fi afisat pe ecran documentul de fundamentare in format PDF.

H. Export document de fundamentare

1. Va pozitionati pe documentul de fundamentare si apelati butonul Actiuni -> Export Document Fundamentare;

2. Completati Cod Program si apelati butonul Export Document Fundamentare.

3. Salvati fisierul cu extensia .xml pe statia de lucru si importati fisierul in .pdf-ul inteligent pus la dispozitie de catre ANAF.

I. Adaugare document de fundamentare de revizuire

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Documente de Fundamentare.

2. Va pozitionati pe documentul de fundamentare pentru care doriti sa inregistrati revizuirea.

3. Pe tab Informatii apelati butonul Adauga Revizie si completati:

  1. Revizie - numarul reviziei, se propune implicit de sistem in functie de numarul reviziei la care s-a ajuns pentru documentul de fundamentare respectiv;

  2. Data Doc. - se completeaza data revizuirii;

  3. Compartiment de specialitate - se propune automat compartimentul de specialitate selectat pe documentul de fundamentare initial;

  4. Descriere lunga - se propune implicit decscrierea pe larg a starii de drept si de fapt, de la revizia anterioara ;

  5. Descriere scurta - se propune implicit descrierea pe scurt a obiectului documentului de fundamentare, de la revizia anterioara;

  6. Subtitlu - se propune implicit subtitlu de la revizia anterioara;

  7. Se propun implicit, conform selectiilor de la revizia anterioara, optiunile prevazute in rubrica Angajamente Legale.

Notă

La adaugarea unei revizii sunt preluate implicit cererile de cumparare din revizia anterioara, utilizatorii avand posibilitatea de a face actualizarile necesare (spre exemplu, preluarea cererilor de cumparare de suplimentare/diminuare aferente reviziei curente).

J. Listare si Export XML Ordonantare conform Ordin 1140

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Ordonantare la Plata.

2. Va pozitionati pe document si apelati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Listare Ordonantare cf. Ordin 1140.

3. Va pozitionati pe document si apelati butonul Actiuni -> Export XML - care permite generarea fisierului XML (pe structura impusa de Ministerul Finantelor Publice), fisier ce poate fi preluat in formularul PDF Ordonantare la Plata de la Ministerul Finantelor Publice.

K. Dezvoltari pe fluxul de Cumparari

  • Logistics - > Cumparari - > Cereri de Cumparare - pe cereri de cumparare a fost adaugat tab-ul Documente de Fundamentare - unde sunt afisate informatii referitoare la Document de Fundamentare si Revizie.

  • Logistics - > Cumparari - > Comenzi de Cumparare - la adaugare comanda de cumparare campul Nr. Doc. Fundamentare poate fi setat ca obligatoriu de completat la cererea clientului. In cazul in care se seteaza aceasta optiune, se afiseaza mesaj de eroare la salvare, daca este omisa completarea acestui camp.

  • Logistics - > Cumparari - > Cereri de Cumparare - dezvoltare mecanism prin care sa blocheaza optiunea Pret = Cu TVA pe antetul Cererilor de Cumparare si Comenzilor de Cumparare. Mecanismul este disponibil la cerere client.

  • Logistics - > Cumparari - > Comenzi de Cumparare - dezvoltare mecanism prin care sa blocheaza optiunea Pret = Cu TVA pe antetul Comenzilor de Cumparare. Mecanismul este disponibil la cerere client.