Procedura Automata: Flux Achizitii Publice ALOP (SitFluxALOP)

Scop

Pregatirea datelor de tip „tabela fapte” pentru rapoartele Situatia Fluxului ALOP (Situatie privind Achizitiile Publice si Situatie privind Achizitiile Publice pe Proiecte).

Aceasta procedura automata consolideaza intreg ciclul de viata al cheltuielilor din achizitiile publice — de la referatul de necesitate initial si pana la plata finala — intr-o structura unificata pe care rapoartele o interoga. La fiecare executie se realizeaza o reconstructie completa a datelor.

Context

Achizitiile publice din sectorul bugetar romanesc sunt guvernate de un ciclu obligatoriu de executie ALOP, in care fiecare cheltuiala trebuie sa parcurga patru etape cu caracter legal inainte ca plata sa fie efectuata:

1. Angajare — se rezerva creditul bugetar la aprobarea formala a unui referat de necesitate

2. Lichidare — obligatia este confirmata prin verificarea ca bunurile sau serviciile au fost efectiv receptionate

3. Ordonantare — se emite documentul de autorizare a platii, care instruieste compartimentul financiar sa pregateasca plata

4. Plata — se executa transferul bancar

Procedura capteaza fiecare etapa la nivelul liniilor individuale de referate de necesitate, comenzi furnizor, receptii, facturi, ordonantari la plata si ordine de plata. Aceasta granularitate permite rapoartelor sa afiseze valoarea expunerii curente la fiecare etapa si sa indice cu precizie stadiul in care se afla fiecare angajament.

Tipuri de Angajamente - Procedura gestioneaza doua categorii structural diferite de angajamente bugetare.

Angajamente Individuale

Un angajament individual porneste de la un referat de necesitate detaliat. Fiecare linie aprobata este legata prin lantul de achizitie:

Referat de necesitate → Comanda furnizor → Receptie bunuri/servicii → Factura → Ordonantare la plata → Ordin de plata

Procedura urmareste acest lant si calculeaza coeficienti de alocare proportionala la fiecare veriga, permitand atribuirea valorilor cu precizie pana la nivelul fiecarei combinatii de unitate bugetara, fond, sursa de finantare si articol bugetar.

Angajamente Globale

Un angajament global reprezinta o rezervare bugetara globala, care nu este legata de linii detaliate de comanda sau de receptii fizice. Acesta progreseaza direct de la angajamentul bugetar la ordonantare si plata. Acest tip se utilizeaza atunci cand modalitatea de achizitie nu impune urmarirea comenzilor individuale (de exemplu, contracte de utilitati sau servicii recurente administrate la nivel de antet).

Etapele Fluxului de Achizitie — Angajamente Individuale

Etapa 1 — Referat de necesitate / Angajament bugetar

Se intocmeste, se verifica si se aproba un referat de necesitate. La aprobare, se inregistreaza un angajament bugetar fata de o combinatie specifica de unitate bugetara, fond, sursa de finantare si articol bugetar. Procedura retine:

• Cantitatea solicitata si cantitatea aprobata pentru fiecare linie de referat

• Valoarea cu TVA si fara TVA

• Suma angajata pe articol bugetar

Daca o linie de referat a fost stornata printr-o inregistrare corectiva ulterioara, sau partial modificata printr-o linie de referinta standard, procedura neteaza acele corectii in valorile efective — astfel incat raportul sa reflecte intotdeauna pozitia neta aprobata.

Etapa 2 — Comanda furnizor / Angajament legal

La selectarea furnizorului si emiterea comenzii (sau contractului), angajamentul devine o obligatie juridica. Procedura calculeaza coeficientul de distributie — fractiunea din cantitatea aprobata pe linia de referat care este acoperita de o anumita linie de comanda furnizor, pentru o clasificatie bugetara specifica:

• Pentru referate cantitative: coeficientul de distributie este raportul dintre cantitatea alocata acestei comenzi si cantitatea totala aprobata pe referat, rafinat ulterior prin ponderea articolului bugetar in cadrul liniei de comanda.

• Pentru referate valorice (fara cantitate fizica): coeficientul de distributie este 1, adica intreaga valoare aprobata corespunde comenzii.

Valoarea contractata atribuita fiecarui articol bugetar este preluata din inregistrarile de alocare a angajamentului legal, cu un fallback proportional la distributia din referat atunci cand nu exista alocari explicite.

Etapa 3 — Receptia bunurilor sau serviciilor

Receptia fizica a bunurilor si serviciilor este urmarita in doua categorii:

• Stocuri — bunuri fizice receptionate in gestiune, atestate printr-o nota de intrare-receptie (NIR) pentru cumparare pe baza de contract sau pentru servicii.

• Mijloace fixe — achizitii de capital inregistrate ca imobilizari, atestate printr-un document de receptie a imobilizarilor.

Pentru fiecare linie de receptie legata de o comanda furnizor, procedura distribuie valoarea receptiei pe clasificatiile bugetare relevante si calculeaza coeficientul de receptie — fractiunea din linia de comanda care a fost receptionata, defalcata pe articol bugetar.

Etapa 4 — Factura / Receptie fiscala

La primirea si validarea facturii furnizorului, valoarea facturata este legata de receptia aferenta. Procedura inregistreaza suma facturata pe linie bugetara si calculeaza proportia pe care valoarea receptiei pe acea linie bugetara o reprezinta din totalul valorii acoperite de ordonantarea care referenciaza aceasta factura.

Etapa 5 — Ordonantare la plata

Documentul de ordonantare autorizeaza formal trezoreria sa execute plata. Acesta referentiaza facturile acoperite si distribuie suma autorizata pe articole bugetare si surse de finantare. Procedura leaga fiecare element bugetar de ordonantare de liniile de receptie pe care le acopera si calculeaza coeficientul de ordonantare — ponderea sumei autorizate atribuibila fiecarui articol bugetar, fata de totalul ordonantat pentru factura asociata.

Pentru achizitiile de imobilizari, se aplica o regula speciala: atunci cand valoarea ordonantata si valoarea receptiei sunt egale pe o linie bugetara, coeficientul este setat la 1 pentru a evita distorsiunile de rotunjire.

Etapa 6 — Ordin de plata

Etapa finala este executarea unui transfer bancar printr-un ordin de plata. Ordinele de plata sunt legate de ordonantarile corespunzatoare si contin sumele platite. Procedura calculeaza coeficientul de plata — raportul dintre suma din ordinul de plata si suma totala ordonantata pentru articolul bugetar si elementul de ordonantare relevant.

Lantul de Coeficienti Proportionali

La fiecare tranzitie dintre etape se calculeaza un coeficient proportional. Acesti coeficienti se compun multiplicativ, astfel incat pentru orice document din aval sa poata fi derivata cu precizie ponderea imputata fata de referatul de necesitate originar.

Lantul de coeficienti este esential pentru atribuirea corecta a valorilor in toate etapele achizitionale, in special atunci cand:

• Un referat este distribuit pe mai multe comenzi furnizor

• O comanda este receptionata partial prin mai multe NIR-uri

• Un NIR este acoperit de mai multe ordonantari

• O ordonantare este lichidata prin mai multe ordine de plata

Coeficientul efectiv la fiecare etapa de raportare este produsul tuturor coeficientilor din amonte:

Lantul de coeficienti pe etapa de raportare

Etapa raportare	Lantul de coeficienti utilizat
Comanda furnizor	Distributie (referat → comanda)
Receptie fizica	Distributie × Pondere receptie pe comanda
Factura	Distributie × Pondere receptie pe comanda × Pondere receptie pe linie bugetara
Ordonantare la plata	Distributie × Pondere receptie pe comanda × Pondere receptie pe linie bugetara × Pondere ordonantare
Ordin de plata	Distributie × Pondere receptie pe comanda × Pondere receptie pe linie bugetara × Pondere ordonantare × Pondere plata

Cand nu exista un document din aval pentru o anumita etapa (de exemplu, o comanda pentru care nu s-a realizat inca nicio receptie), coeficientul pentru acea etapa ia valoarea 1, adica valoarea din amonte se transfera integral. Aceasta permite rapoartelor sa afiseze expunerea curenta la cea mai timpurie etapa neindeplinita.

Inregistrari Suplimentare pentru Verigile Lipsa

Pe langa lantul principal complet, procedura genereaza doua seturi de inregistrari suplimentare:

Angajamente bugetare fara angajament legal — referate de necesitate cu angajament bugetar aprobat, pentru care nu s-a emis inca nicio comanda furnizor. Aceste inregistrari apar in rapoarte ca rezervari bugetare in asteptare, prezentand portiunea necomandata din valoarea aprobata a referatului.

Angajamente legale fara receptie — comenzi furnizor emise, pentru care bunurile sau serviciile nu au fost inca receptionate. Aceste inregistrari apar ca obligatii contractuale nelichedate, prezentand portiunea nereceptionata din valoarea comenzii.

Fluxul Angajamentelor Globale

Pentru angajamentele bugetare de tip global, procedura aplica un flux simplificat:

• Coeficientul de angajament bugetar este intotdeauna 1 (angajamentul integral se aplica).

• Nu exista etapa de comanda furnizor sau de receptie fizica.

• Ordonantarile la plata sunt legate direct de angajamentul global si distribuite pe articole bugetare.

• Ordinele de plata sunt legate de ordonantarile corespunzatoare.

• Lantul de coeficienti acopera doar: ponderea ordonantarii si raportul ordin de plata fata de ordonantare.

Rezultatul Procedurii — Tabela de Fapte

Procedura populeaza o tabela centrala de fapte interogata de ambele rapoarte Situatie privind Achizitiile Publice si Situatie privind Achizitiile Publice pe Proiecte. Fiecare inregistrare din tabela de fapte reprezinta o combinatie dintre:

• Referat de necesitate (antet si linie)

• Linie de comanda furnizor (pentru angajamente individuale)

• Linie de NIR / receptie

• Factura / receptie fiscala

• Element de ordonantare la plata

• Ordin de plata

…defalcate pe unitate bugetara, fond, sursa de finantare, articol bugetar, zona de cheltuieli si purtator de cheltuieli.

Pentru fiecare astfel de combinatie, tabela de fapte contine:

• Valori la fiecare etapa: valoarea referatului (baza si TVA), suma angajata bugetar, suma angajata legal, valoarea receptiei, valoarea facturata, suma ordonantata, suma platita

• Coeficienti proportionali care leaga fiecare etapa de referatul de necesitate originar

• Datele documentelor: data aprobarii referatului, data comenzii, data receptiei, data facturii, data ordonantarii, data platii

• Referinte la documente: identificatorii referatului, comenzii, receptiei, facturii, ordonantarii si ordinului de plata

Varianta Situatie privind Achizitiile Publice pe Proiecte aplica aceeasi logica, cu urmarire aditionala la nivel de proiect.

Comportament la Executie - Procedura efectueaza intotdeauna o reconstructie completa:

1. Toate structurile de staging temporare sunt golite si repopulate in secventa.

2. Tabela centrala de fapte este golita si reconstruita integral din datele de staging.

3. Nu exista mod de actualizare incrementala.

Procedura inregistreaza un mesaj de progres la fiecare pas principal si marcheaza cu timestamp atat momentul de start, cat si cel de finalizare a executiei.