Restituiri

Alegeti functia: Restituiri → Restituiri

Principii generale pentru Restituiri

Urmatoarele trei tipuri de sume pot fi restituite:

  • Sold avans = suma dintr-un avans ramasa nedefalcata pe facturi de negru; vor fi luate in calcul numai avansurile aflate pe borderouri validate

  • Sold factura de rosu = suma dintr-o factura de rosu ramasa nedefalcata pe facturi de negru

  • Incasari operate pe o factura de negru : pot fi restituite numai sumele provenite din incasari propriu-zise (nu si cele provenite din defalcari avansuri sau defalcari facturi de rosu); vor fi luate in calcul numai incasarile aflate pe borderouri validate

Functiunea 17.1 Restituiri se poate utiliza pentru:

  1. Restituirea unor sume;

  2. Corectii asupra incasarilor deja contabilizate (stornare);

I. Restituirea unor sume

Adaugare restituire

Pentru adaugarea unei restituiri se acceseaza functiunea 17. Restituiri si se completeaza urmatoarele campuri :

  • Casier: se completeaza codul casierului. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Casieri, care se activeaza prin apasarea tastei <F1> ;

  • Data borderou: se completeaza data borderoului.

  • Se selecteaza modul prin care se face restituirea – formele de incasare;

  • Cod document: se completeaza codul documentului in functie de forma de incasare stabilita. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Cod document, care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

  • Nr. : se completeaza numarul de document : borderou, chitanta etc.

  • Suma incasata: reprezinta totalul sumelor restituite de pe document.

  • Cod document de depunere: se completeaza codul de document catre casieria centrala. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Cod document, care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

  • Nr. : Se completeaza numarul documentului de depunere catre casieria centrala.

  • Data: Data documentului de depunere care trebuie sa fie fie egala cu data borderoului.

Dupa ce au fost completate toate datele se apasa butonul START.

Pe tabul 1. “Incasare” la apasarea butonului adaug se completeaza urmatoarele campuri:

  • Client: codul de client asupra caruia se va face restituirea. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Client, care se activeaza prin apasarea tastei <F1>. La apasarea tastei <F1> pe campul Client se va deschide o fereastra care contine diverse selectii care ajuta la identificarea clientului caruia i se va face restituirea:

    • Sucursala: se completeaza sucursala;

    • Oras/Comuna: se completeaza orasul au comuna;

    • Localitate/Sat: se completeaza localitatea sau satul;

    • Brigada: se completeaza brigada;

    • Carte: se completeaza cartea;

    • Nr. Ordine: se completeaza numarul de ordine;

    • Denumire: se completeaza denumirea clientului;

    • Cod fiscal: se completeaza codul fiscal al clientului;

    • Tip client: poate fi persoana fizica sau persoana juridica;

    • Denumire sortare: se completeaza denumirea de sortare a clientului;

    • Judet: se completeaza judetul;

    • Localitate: se completeaza localitatea;

    • Sector: se completeaza sectorul;

    • Strada: se completeaza strada;

    • Nr: se completeaza numarul strazii;

    • Extensie: se completeaza extensia numarului de strada;

    • Bloc: se completeaza numarul blocului;

    • Scara: se completeaza scara;

    • Etaj: se completeaza etajul;

    • Ap.: se completeaza numarul apartamentului;

    • Telefon: se completeaza numarul de telefon al clientului;

    • Serie: se completeaza seria de factura a clientului;

    • Numar: se completeaza numarul facturii;

    • Data: se completeaza data facturii;

Se apasa butonul Start.

  • Adresa: adresa clientului. Se completeza automat de catre sistem

  • Suma: Suma restituita va fi introdusa ca valoare negativa si nu va putea depasi valoarea din coloana „Max restituibil” din tabul Selectie incasari.

  • Selectie incasari: se vor aduce toate sumele care se pot restitui dupa principiile enumerate mai sus;

  • Cod: se completeaza codul documentului de incasare. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Cod document, care se activeaza prin apasarea tastei <F1>.

  • Seria: seria documentului se completeaza automat de catre sistem

  • Numar: numar document se completeaza automat de catre sistem

  • Data: data documentului de restituire. Se completeaza automat de catre sistem.

Se apasa butonul OK.

  1. Pe tabul 2. “Vizualizare” se vizualizeaza facturile cu sold pentru clientul respectiv.

  2. Pe tabul 3. “Validare Borderou” se valideaza borderoul dupa ce au fost introduse restituirile.

  1. Pe tabul 4. “Listare borderou” se listeaza borderoul de restituiri.

  2. Pe tabul 5. “Fisa Client” se listeaza fisa de client.

  3. Pe tabul 6. “Fact neincas” se listeaza facturile neincasate ale clientului.

  4. Pe tabul 7. “Fisa consum” se listeaza fisa de consum a clientului;

  1. In cazul in care exista sume defalcate acestea se pot vizualiza prin intermediul tabului 8. “Doc Defalcare”.

Anulare restituire

In cazul in care sunt necesare modificari ale unei restituiri validate, aceasta poate fi devalidata si modificata. Pentru anularea restituirii se utilizeaza functiunea 16.30. Devalidare borderou.

Observatii

  • In cazul in care la o restituire de avans exista mai multe avansuri din care suma respectiva poate fi restituita, ordinea de alegere a avansurilor pentru restituire este cea cronologica (avansul cel mai vechi va fi restituit primul, etc).

  • Deoarece, cu timpul, in baza de date vor fi tot mai multe inregistrari s-a definit o variabila de setare, NR_ZILE_PLATA, care gestioneaza cat de vechi vor fi inregistrarile supuse restituirii. In acest moment variabila NR_ZILE_PLATA = 1500 inseamna ca la selectie incasari vor fi aduse facturile mai vechi cu 1500 zile fata de data la care se face restituirea. In caz de exceptie se poate modifica, de catre administratorul de sistem, valoarea variabilei de setare prin functia 99.1 Configurari.

  • Procedurile de contabilizare si transfer in contabilitate se mentin ca la incasari.

II. Corectii asupra incasarilor deja contabilizate (stornare)

Pentru a avea o evidenta exacta a interventiilor se va defini o forma de incasare speciala pentru corectii. Aceasta forma se foloseste de regula pentru cazurile in care incasarile sunt deja exportate in contabilitate. Altfel se poate devalida borderoul si corecta incasarea. Pentru aceasta forma de incasare se realizeaza export in contabilitate la fel ca si la cele de incasari. Pentru a nu se altera rulajele conturilor este bine sa se foloseasca un cont intermediar. In mod normal acest cont trebuie sa aiba sold 0 la sfarsitul lunii.

Se recomanda ca asupra acestei forme de incasarea sa se dea drepturi totale numai persoanelor indreptatite sa gestioneze acest gen de operatii.

Etapele corectiei:

  1. Se identifica incasarea eronata : client, chitanta, data, suma, factura, etc;

  2. Stornarea incasarii eronate prin functia 17.1 Restituiri.

Se opereaza stornarea incasarii eronate ca o incasare cu minus conform celor enumerate la punctul Adaugare restituire.

  1. Reintroducerea corecta a incasarii stornate prin funtia 16.1 Incasari.

Se opereaza reintroducerea corecta a incasarii stornate conform celor enumerate la punctul Adaugare incasare.

Observatii

  • Recomandam sa se utilizeze tot forma de incasare speciala pentru corectii. Operatia de « stornare » a incasarii eronate si reintroducerea celei corecte este normal sa se faca la aceeasi data . Data trebuie sa fie din luna contabila in care se lucreaza (este vorba de data borderoului).

  • Data incasarii din detaliere trebuie sa fie data din documentului de incasare.