Export Facturi in Contabilitate
Scop
Permite transferul facturilor confirmate din modulul de facturare catre sistemul financiar-contabil ERP. Dupa export, facturile primesc numere de tranzactie ERP si sunt marcate ca transferate. La finalizare se genereaza automat un raport PDF cu rezultatele.
Exista doua variante ale exportului:
Export standard - pentru companiile cu facturare simpla; o factura genereaza cel mult doua tranzactii contabile.
Export cu impartirea productiei - pentru companiile la care consumul este impartit pe perioade (curent, anterior, avansuri); o factura poate genera pana la sase tranzactii contabile.
Varianta activa este stabilita de administrator prin configuratia aplicatiei.
Pentru realizarea exportului parcurgeti urmatorii pasi:
Prerechizite
Inainte de lansarea exportului verificati ca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
Facturile au starea Confirmat = DA in sistemul de facturare.
Facturile nu au fost deja transferate in contabilitate (camp Contabilizat = NU).
Configuratia contabila a fost completata de administrator (conturi contabile, zone, purtatori de cheltuiala).
Serverul ERP este accesibil si credentialele de conectare sunt corecte.
Lansarea exportului
1. Accesati Utilitati > Export Facturi > Export facturi contabilitate;
2. Completati campurile de filtrare pentru a selecta facturile de exportat:
Data inceput - limita inferioara a intervalului de date efect al facturilor (format ZZ-LL-AAAA); camp obligatoriu.
Data sfarsit - limita superioara a intervalului de date efect (format ZZ-LL-AAAA); camp obligatoriu.
Nr. lot - daca specificat, exporta doar facturile din lotul respectiv; lasati gol pentru toate loturile din interval.
Serie document - filtru dupa seria documentului de factura; optional.
Nr. intern de la / pana la - filtru dupa numarul intern al facturii (interval inclusiv); optional.
Cod document - tipul documentului contabil (ex. FA pentru factura); predefinit de administrator; camp obligatoriu.
Data document - data documentului folosita in raport si in inregistrarile contabile; optional.
3. Apasati butonul Exporta pentru lansarea operatiei.
Notă
Daca doriti sa exportati facturile unui singur lot, completati campul Nr. lot si lasati intervalul de date suficient de larg pentru a cuprinde tot lotul.
Atenționare
Exportul blocheaza loturile selectate pe durata procesarii. Daca un alt utilizator ruleaza un export concurent pe aceleasi loturi, operatia va fi respinsa cu eroare.
Progresul exportului
In timpul executiei aplicatia afiseaza mesaje de stare in timp real. Nu inchideti fereastra si nu lansati un export nou pana la finalizarea operatiei curente.
Mesaj afisat |
Ce se intampla |
Validare parametri si configuratie… |
Se verifica conditiile necesare si configuratia contabila |
Inregistrare loturi pentru export… |
Se identifica loturile de facturi din intervalul selectat |
Blocare loturi… |
Loturile sunt blocate pentru a preveni modificari concurente |
Populare date tranzactii… |
Se pregatesc datele pentru transfer la ERP |
Trimitere factura X din N… |
Progres per factura; facturile sunt trimise in grupuri de cate 500 |
Generare raport… |
Se genereaza raportul PDF final |
Important
Nu inchideti fereastra in timp ce exportul ruleaza. Operatia poate dura cateva minute pentru volume mari de facturi (mii de documente).
Raportul PDF generat
La finalul exportului se deschide automat un fisier PDF cu rezultatele. Raportul contine:
intervalul exportat (data inceput - data sfarsit);
numarul total de facturi transferate;
lista facturilor cu numerele de tranzactie ERP alocate (nr_tranz si, daca este cazul, nr_tranz_fact);
erorile intalnite, daca exportul nu s-a finalizat complet.
Important
Salvati sau arhivati raportul PDF dupa fiecare export. Reprezinta dovada transferului in contabilitate si poate fi solicitat la audit sau reconciliere.
Interpretarea rezultatelor
Daca exportul s-a finalizat fara erori:
Facturile apar in raport cu numerele de tranzactie ERP completate.
In sistemul de facturare, campul Contabilizat devine DA.
In sistemul ERP apar tranzactiile contabile corespunzatoare.
Daca exportul intampina probleme, raportul PDF contine mesajele de eroare. Cele mai frecvente situatii si actiunile recomandate:
Mesaj de eroare |
Actiune recomandata |
Nu exista documente de transferat sau au fost deja transferate |
Verificati ca intervalul de date este corect si ca facturile nu au fost deja exportate |
Eroare configuratie contabila pentru serviciul X |
Contactati administratorul pentru completarea configuratiei contabile |
Firma ERP negasita |
Contactati administratorul - codul firmei ERP nu este configurat corect |
Loturile nu au putut fi blocate |
Incercati din nou dupa cateva minute - alt utilizator poate rula un export concurent |
Contul contabil X nu exista in planul de conturi |
Contactati administratorul - contul din configuratia contabila nu exista in ERP |
Atenționare
Daca exportul se opreste cu erori inainte de a trimite toate facturile, facturile deja trimise sunt marcate ca transferate iar cele ramase nu. Reluati exportul pentru intervalul neacoperit dupa rezolvarea erorii.
Reguli de contabilizare
Sistemul genereaza tranzactiile contabile in functie de relatia dintre data efectuarii (DE) si data documentului (DD):
Data efectuarii egala cu data documentului (DE = DD)
Toata valoarea facturii se inregistreaza in luna datei documentului:
Debit 4111 (creante clienti) = valoare totala cu TVA;
Credit 704 (venituri servicii) = valoare fara TVA;
Credit 4427 (TVA colectata) = valoare TVA.
Data efectuarii anterioara datei documentului (DE < DD)
Venitul se inregistreaza in luna datei efectuarii, iar factura se regularizeaza in luna datei documentului.
In luna datei efectuarii:
Debit 418 / 4111 = valoare totala;
Credit 704 = venit serviciu;
Credit 4428 / 4427 = TVA.
In luna datei documentului:
Debit 4111 = regularizare creante;
Credit 418 = regularizare;
Debit 4428 / Credit 4427 = regularizare TVA.
Export cu impartirea productiei
Cand este activ modulul de impartire a productiei, valoarea facturii este distribuita pe mai multe perioade contabile. Fiecare componenta nenula primeste un numar de tranzactie ERP separat:
Componenta |
Descriere |
Luna inregistrarii |
Consum curent (vc) |
Valoarea consumului din perioada curenta |
Luna datei efectuarii |
Consum anterior (vp/vu) |
Valoarea consumului din perioada anterioara |
Luna perioadei anterioare (data_p) |
Avans 1 (va1) |
Valoarea avansului 1 |
Luna avansului (data_a1) |
Avans 2 (va2) |
Valoarea avansului 2 |
Luna avansului (data_a2) |
Avans 3 (va3) |
Valoarea avansului 3 |
Luna avansului (data_a3) |
Notă
In cazul in care o factura trebuie re-exportata, contactati administratorul pentru resetarea campului Contabilizat. Nu este posibila re-exportarea fara aceasta resetare.
Intrebari frecvente
Pot rula exportul de mai multe ori pe acelasi interval?
Nu. Facturile deja marcate ca Contabilizat = DA sunt excluse automat din exporturile ulterioare. Daca doriti sa re-exportati o factura, contactati administratorul.
Ce se intampla daca serverul ERP este indisponibil in timpul exportului?
Exportul se opreste cu eroare. Facturile trimise cu succes sunt marcate ca transferate. Cele netrimise raman cu Contabilizat = NU si pot fi exportate intr-o rulare ulterioara, dupa repornirea serverului ERP.
Pot exporta facturile dintr-un singur lot?
Da. Completati campul Nr. lot cu numarul dorit. Exportul va procesa doar facturile din acel lot in intervalul de date specificat.
Cat timp dureaza exportul?
Cateva sute de facturi se proceseaza in 1-2 minute. Volume mari (mii de facturi) pot dura 10-30 de minute.
Exportul ruleaza automat?
Depinde de configuratia companiei. Contactati administratorul pentru a verifica daca exista un job automat programat.
Contact si suport
Pentru probleme tehnice sau configurare, contactati:
Departamentul IT sau administratorul aplicatiei - pentru erori de configuratie contabila, acces la ERP sau resetarea starii facturilor;
ProDinf (suport tehnic) - pentru erori de sistem sau comportament neasteptat al aplicatiei.