Export Facturi in Contabilitate
S-a dezvoltat in EMSYS Utilities, in cadrul functiei Export Date, un mecanism nou de export al facturilor catre modulul Financiar-Contabil, care inlocuieste vechiul export agregat pe lot cu un export individual, per factura. Noutatile includ o tranzactie contabila si o secventa de transfer proprie pentru fiecare factura, validari automate extinse inainte de trimitere, blocarea exportului atunci cand exista documente netransferate din perioade anterioare, afisarea progresului in timp real, marcarea automata a facturilor ca fiind contate, semnalarea situatiilor de lucru simultan pe acelasi lot si un raport PDF de audit generat automat la fiecare export.
Scop
Functionalitatea are scopul de a elimina limitarile mecanismului vechi de export (agregarea mai multor facturi intr-o singura inregistrare contabila, imposibilitatea de a corecta o singura factura fara a anula tot lotul exportat, lipsa vizibilitatii asupra progresului exportului), oferind un flux de lucru mai clar, mai usor de verificat si mai sigur atunci cand mai multi operatori lucreaza in acelasi timp.
Export Date - Export Facturi in Contabilitate
In cadrul functiei Export Date -> Export Facturi in Contabilitate s-au dezvoltat urmatoarele functionalitati:
Export individual per factura
In noul mecanism, fiecare factura genereaza propria ei inregistrare contabila, separata de restul facturilor exportate in aceeasi sesiune.
Aceasta face directa corespondenta intre o factura din EMSYS si inregistrarea sa in contabilitate, iar identificarea si verificarea unei facturi anume in contabilitate devine imediata.
Secventa de transfer per factura - corectie individuala
Fiecare factura exportata primeste propriul numar de secventa de transfer, distinct de al celorlalte facturi din acelasi export. Acest numar este afisat in raportul de audit (vezi Raport PDF de audit) si este cel folosit ulterior pentru identificarea facturii in cazul in care este nevoie de o corectie.
Avantaj major fata de mecanismul vechi: daca o singura factura dintr-un export trebuie corectata sau stornata, operatorul din contabilitate identifica si anuleaza exclusiv secventa acelei facturi, fara sa fie nevoie sa anuleze si sa reia exportul pentru intregul lot sau pentru celelalte facturi deja transferate corect.
Validari automate inainte de export
Inaintea trimiterii efective catre contabilitate, sistemul verifica automat toate conditiile necesare unui export corect si opreste procesul, cu mesaj explicativ, daca oricare dintre acestea nu este indeplinita:
Configurarea de baza - firma, valuta, codul documentului si registrul contabil folosite la export trebuie sa fie corect configurate;
Facturi netransferate din perioade anterioare - vezi Blocare export - documente netransferate din perioade anterioare;
Configurarea conturilor pentru fiecare combinatie serviciu / zona / subzona (si, acolo unde se verifica si la nivel de grupa de clienti) - daca lipseste configurarea pentru vreo combinatie intalnita in facturile selectate, sistemul semnaleaza explicit combinatia lipsa, inaintea de a incerca exportul;
Drepturile utilizatorului care efectueaza exportul - daca este activata aceasta verificare, utilizatorul trebuie sa aiba cont activ si corespondent in contabilitate;
Conturile, domeniile, punctele de lucru (BU), zonele si purtatorii folositi de fiecare factura in parte - se verifica existenta si corectitudinea configurarii contabile inainte de trimitere;
Configurarea de conectare la serverul de contabilitate - trebuie sa fie disponibile datele de conectare (utilizator, parola, adresa) catre serverul contabil.
Orice neconformitate este afisata operatorului inainte ca vreo factura sa fie efectiv trimisa catre contabilitate, evitand exporturi partiale sau incorecte.
Blocare export - documente netransferate din perioade anterioare
Inainte de a permite un export nou, sistemul verifica daca exista facturi confirmate, eligibile pentru transfer contabil, dar netransferate inca, cu data anterioara perioadei selectate pentru exportul curent.
Daca sunt gasite astfel de facturi, exportul este blocat, iar operatorul primeste un mesaj cu seria, numarul, data si lotul primei facturi netransferate identificate, pentru a putea rezolva mai intai acea situatie.
Notă
Aceasta validare garanteaza continuitatea cronologica a transferurilor contabile - nu se pot exporta facturi dintr-o perioada mai noua atata timp cat exista facturi mai vechi, eligibile, care inca nu au fost transferate. Astfel se evita aparitia unor „salturi” in inregistrarile contabile.
Afisare progres in timp real
Pe toata durata procesarii, ecranul afiseaza automat stadiul curent al operatiei, fara a fi nevoie de nicio interventie din partea operatorului. Mesajele afisate succesiv informeaza asupra pasului in care se afla exportul, de exemplu:
validarea datelor introduse;
inregistrarea si blocarea loturilor selectate;
rezervarea secventelor de transfer;
pregatirea datelor pentru contabilitate;
trimiterea facturilor catre contabilitate, cu numaratoarea facturilor deja procesate din totalul selectat;
generarea raportului final.
Operatorul poate urmari astfel evolutia exportului in timp real, in special util atunci cand se exporta un numar mare de facturi.
Marcare automata a facturilor ca fiind contate
Dupa confirmarea cu succes a transferului fiecarei facturi in contabilitate, factura este marcata automat in EMSYS Utilities ca fiind contata, impreuna cu numarul tranzactiei generate, secventa de transfer atribuita, utilizatorul si data la care a fost efectuat exportul.
O factura deja marcata ca fiind contata nu mai poate fi selectata intr-un export ulterior, eliminand structural riscul de dublu-export al aceleiasi facturi in contabilitate.
Semnalare lucru simultan pe acelasi lot
Daca un alt utilizator initiaza in acelasi timp un export care implica acelasi lot de facturi, sistemul detecteaza aceasta situatie si blocheaza a doua operatie, afisand mesajul: „Loturile selectate sunt utilizate intr-o alta operatie. Va rugam reveniti mai tarziu.”.
Raport PDF de audit
La finalul fiecarui export (indiferent daca acesta a avut succes total, partial sau a fost oprit la validare) se genereaza automat un raport PDF care contine:
Toate tranzactiile generate cu succes, cu factura, seria si numarul acesteia si secventa de transfer atribuita fiecarei facturi;
Toate erorile intalnite pe durata sesiunii curente de export, daca este cazul.
Raportul este pus automat la dispozitia operatorului pentru verificare, descarcare si arhivare, fiind documentul de referinta pentru orice audit ulterior al exportului.
Programarea exportului
Pe langa lansarea imediata, ecranul permite si programarea exportului pentru executie ulterioara sau recurenta:
executie imediata sau la o data si ora stabilita de operator;
recurenta simpla, cu o frecventa exprimata in ore sau minute si, optional, un numar limitat de repetari;
recurenta calendaristica, cu zile din saptamana si/sau din luna si ore/minute fixe de executie, cu o data de sfarsit a recurentei.
Aceasta permite planificarea exportului in intervale de timp in care fluxul de lucru este redus sau inexistent, minimizand impactul asupra activitatii curente.
Pasi de lucru - Export facturi in contabilitate
1. Se deschide functia Export Date -> Export Facturi in Contabilitate.
2. Se completeaza intervalul de date pentru care se doreste exportul (obligatoriu).
3. Se restrange selectia prin: numar lot sau prin filtrele geografice disponibile (Sucursala, Oras/Comuna, Localitate/Sat), cu optiunea de excludere daca este cazul.
4. Se verifica in zona Detalii lot informatiile afisate despre selectia curenta (serie, interval de numere) inainte de lansare.
5. Se apasa butonul de lansare a exportului. Daca se doreste executarea la un moment ulterior sau in mod recurent, se foloseste optiunea de programare in locul lansarii imediate (vezi Programarea exportului).
6. Sistemul efectueaza automat validarile prealabile (vezi Validari automate inainte de export). Daca o validare esueaza, procesul se opreste si se afiseaza mesajul de eroare corespunzator, fara ca vreo factura sa fi fost trimisa in contabilitate; operatorul corecteaza situatia semnalata si reia exportul.
7. Daca validarile trec, exportul continua automat, cu afisarea progresului in timp real (vezi Afisare progres in timp real), pana la trimiterea tuturor facturilor selectate catre contabilitate.
8. La finalizare, facturile transferate cu succes sunt marcate automat ca contate (vezi Marcare automata a facturilor ca fiind contate) si nu mai pot fi selectate intr-un export ulterior.
9. Se descarca si se pastreaza raportul PDF de audit generat automat (vezi Raport PDF de audit), cu toate tranzactiile si eventualele erori ale sesiunii de export.
Notă
Daca la lansarea exportului sistemul semnaleaza ca lotul este „utilizat intr-o alta operatie”, inseamna ca un alt utilizator are in curs un export pe acelasi lot (vezi Semnalare lucru simultan pe acelasi lot) - operatorul trebuie sa reincerce ulterior.
Pasi de lucru - Anulare export (corectie factura)
Atunci cand o singura factura dintr-un export trebuie corectata sau stornata, nu este necesara anularea intregului lot:
1. Se identifica, din raportul PDF de audit al exportului respectiv (vezi Raport PDF de audit), numarul de secventa de transfer atribuit facturii care trebuie corectata.
2. Se deschide functia Facturare -> Anulare Export Date in Contabilitate.
3. Se completeaza intervalul de date corespunzator perioadei exportului original si numarul secventei de transfer identificate la pasul 1.
4. Sistemul verifica automat ca secventa introdusa este valida (exista, corespunde perioadei introduse, nu a fost deja anulata si apartine unei perioade contabile inca deschise); daca ceva nu corespunde, se afiseaza un mesaj de eroare si operatorul corecteaza datele introduse.
5. Se confirma anularea. Doar tranzactia contabila a facturii identificate prin acea secventa este anulata - celelalte facturi exportate in aceeasi sesiune sau in acelasi lot raman neafectate.
6. Dupa corectarea situatiei (daca este cazul), factura poate fi inclusa intr-un export ulterior.