Confirmare listare facturi

Dupa emiterea facturilor si verificarea corectitudinii acestora, este necesara confirmarea lor pentru a putea fi incasate in sistem.

Scop

Functia Confirmare Listare Facturi are ca scop validarea finala a facturilor emise, prin care acestea sunt marcate ca fiind pregatite pentru procesul de incasare si, acolo unde este cazul, pentru repartizarea automata a avansurilor sau a facturilor de corectie (facturi rosu).

Aceasta actiune confirma faptul ca:

  • facturile au fost verificate si sunt corecte din punct de vedere al continutului si valorilor;

  • documentele sunt oficial recunoscute in sistem pentru raportare si exportul acestora in contabilitate.

Confirmarea reprezinta un pas esential in fluxul de facturare, contribuind la integritatea si acuratetea evidentelor contabile si operationale.

In cadrul acestei functionalitati se pot efectua urmatoarele operatii:

Confirmarea, validarea facturilor emise

Pentru confirmarea facturilor emise, parcurgeti pasii de mai jos:

1. Accesati Facturare -> Confirmare Listare Facturi;

2. Aplicatia permite confirmarea facturilor prin selectarea numarului de lot, astfel:

  • Numar lot - selectati numarul de lot generat anterior prin functia Formare Lot Factura.

Alte campuri care se propun automat dupa selectarea numarului de lot sunt:

  • Descriere lot - se completeaza automat cu detalii privind lotul (perioada consum, stare lot, tipuri de consum, alte detalii privind lotul);

  • Serie doc - se completeaza automat cu seria pentru care confirmati listarea facturilor;

  • Nr document de la - Pana la - se completeaza automat cu intervalul de numere ale documentelor pentru care doriti sa realizati confirmarea.

3. Apasati, din partea de jos a ecranului, butonul Start ( Start ), pentru confirmarea facturilor.

Repartizarea avansurilor si a facturilor de rosu

Aceasta functionalitate permite gestionarea automata a sumelor platite in avans si a corectiilor efectuate prin facturi rosu (facturi de stornare/regularizare), prin bifarea unor optiuni in cadrul procesului de Confirmare Listare Facturi.

Prin bifarea optiunii Repartizare avansuri, sistemul aloca in mod automat sumele incasate in avans (ex. plati efectuate de clienti inaintea emiterii facturii finale) pe facturile nou emise, corespunzator valorii si clientului.

Notă

Se utilizeaza:

  • atunci cand exista sume de avans incasate anterior, care trebuie scazute din valoarea totala a facturii;

  • in situatiile in care se doreste automatizarea procesului de inchidere a avansurilor, fara interventii manuale.

Prin bifarea optiunii Repartizare facturi rosu, sistemul va defalca automat corectiile reprezentate de facturile de rosu (facturi cu valori negative) asupra documentelor initiale carora le corespund.

Notă

Se utilizeaza:

  • cand se emit facturi de stornare (rosu) pentru a corecta facturi anterioare cu erori;

  • in procese de regularizare a soldurilor clientilor.

Atenționare

Este recomandat ca toate facturile emise sa fie confirmate in aceeasi zi cu emiterea lor, pentru a asigura corectitudinea operatiunilor financiare si incasarea acestora in timp util.