Cereri Cumparare¶

A. Scop

B. Inregistrare referat de necesitate si oportunitate de catre utilizator cu rol de solicitant

C. Adaugare detaliere referat de necesitate si oportunitate

D. Verificarea si avizarea cererii de cumparare de catre utilizatorii cu rol de Expert

E. Verificarea si avizarea cererii de cumparare de catre utilizatorii cu rol de Contabil

F. Finalizarea fluxului referatului de necesitate - rol Cumparator

A. Scop¶

Functiunea Cereri de Cumparare gestioneaza (permite inregistrarea) referatelor de necesitate si oportunitate - propunerile de angajare.

Pentru a delimita rolul fiecarui participant, pe fluxul de cumparari, sunt configurate urmatoarele roluri distincte :

Rolul Solicitant - este asociat utilizatorilor care initiaza/inregistreaza in sistem referatele de necesitate si oportunitate in numele structurilor beneficiar (facultati,departamente,birouri, etc.).

Dupa ce au inregistrat in sistem referatul cu toate pozitiile aferente, utilizatorii cu rol de Solicitant lanseaza (transmit) referatul mai departe pe flux.

Rolul Expert - este asociat utilizatorilor care in numele structurii solicitante(beneficiar) certifica in sistem necesitatea si oportunitatea.

Actualizeaza pozitiile din referat (cantitate avizata si/sau valoare, daca este cazul) Avizeza Expert referatul si il transmit mai departe pe flux.

Rolul Contabil - este asociat utilizatorilor care verifica referatele inregistrate in sistem (dupa ce acestea au fost avizate expert), respectiv actualizeaza (cand este cazul) pe referate sursa de finantare si articolul bugetar, verifica existenta disponibilului in buget, listeaza angajamentul - Anexa 2 si le avizeaza contabil.

Rolul Cumparator - este asociat utilizatorilor care inchid fluxul in sistem privind referatul de necesitate si oportunitate (dupa ce anterior a trecut prin toate etapele de avizare), de regula utilizatorii ce se vor ocupa pe mai departe de procesul de achizitie (preluarea referatelor in comenzi de cumparare).

Actioneaza butonul *Aprobare la nivel de referat. Astfel, referatul va fi disponibil pentru a fi preluat in comenzi de cumparare.

B. Inregistrare referat de necesitate si oportunitate de catre utilizator cu rol de solicitant¶

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Cereri de Cumparare.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate referatele de necesitate inregistrate in sistem la care are acces utilizatorul, conform cu rolul declarat.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Document

Data - sistemul propune data curenta, iar utilizatorul poate actualiza daca este cazul;

Tip - alegeti STANDARD sau VALORIC (au fost descrise in Preliminarii);

Baza legala - este alcatuita din 2 sectiuni: o sectiune in care se alege baza legala a cererii de cumparare si poate lua una din valorile : NOTA FUNDAMENTARE sau CAIET SARCINI si o sectiune in care se completeaza informatiile despre nota de fundamentare sau caietul de sarcini (de exemplu, numarul, data, descrierea);

Moneda - reprezinta moneda cererii de cumparare (moneda in care este exprimat pretul si valoarea pe cererea de cumparare);

Proiect - codul proiectului. Se valideaza in nomenclatorul Proiecte. Se foloseste in situatia in care se doreste evidenta cererilor de cumparare pe fiecare proiect in parte (de exemplu, pentru proiectele de cercetare).

Scop - se completeaza scopul achizitiei. Scopul achizitiei este un camp obligatoriu si se afiseaza la listarea referatului;

Pret - sistemul propune valoarea FARA TVA. Dupa caz, se poate selecta valoarea CU TVA, in functie de pretul folosit pentru calcule;

Solicitant / Marca

Solicitant - se completeaza automat de sistem cu codul ales pentru modul de lucru solicitant. Poate fi modificat cu un alt cod din lista de solicitanti, dar dupa inregistrarea in sistem, cererea va fi disponibila numai pe noul cod de solicitant.

Marca - se apasa click in camp si se actioneaza tasta F1 sau se apasa click pe butonul din dreptul campului si se selecteaza din lista marca din personal a utilizatorului care inregistreaza solicitarea. Se poate completa in camp numele sau prenumele si apoi se actioneaza tasta F1. Se vor afisa inregistrarile care contin informatia completata;

Beneficiar

Zona - se actioneaza tasta F4 sau se apasa click pe butonul din dreptul campului si se selecteaza din lista centrul de cost (zona de cheltuiala) pe care se inregistreaza referatul;

Purtator - se actioneaza tasta F4 sau se apasa click pe butonul din dreptul campului si se selecteaza din lista purtatorul de cheltuiala pe care se inregistreaza referatul;

Comanda - se alege comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi;

Gestionar - se completeaza responsabilul cu primirea in gestiune a articolelor aprovizionate;

Obiectiv - se solicita obiectivul de investitii numai daca fondul atasat purtatorului este de tip Investitional si sunt bifate Cererile de Cumparare pe functiunea Financial -> Investitii -> Setari.

Notă

In cazul in care valoarea variabilei de setare ASOCREFPAAP este TRUE pe interfata se va afisa in plus sectiunea Programul Anual al Achizitiilor Publice.

Cod PA - se selecteaza programul anual al achizitiilor publice. Programul anual trebuie sa aiba stare APROBATA si perioada de activitate a programului sa cuprinda data cererii.

Buget

Sursa Fin. - se actioneaza tasta F1 sau se apasa click pe butonul din dreptul campului si se selecteaza din lista sursa de finantare pe care se inregistreaza referatul.

Articol Bug. - se actioneaza tasta F1 sau se apasa click pe butonul din dreptul campului si se selecteaza din lista articolul bugetar corespunzator;

Se actioneaza butonul Salveaza din partea dreapta jos a ecranului pentru a salva informatiile completate pe antetul cererii de cumparare.

Sistemul va aloca automat un numar de cerere.

Notă

In cazul in care codul sau denumirea care se selecteaza in camp este cunoscuta, se poate completa si manual, direct in camp, fara sa se mai deschida lista.

Dupa ce s-a completat informatia intr-un camp se poate apasa click in campul urmator sau se apasa pe tasta “Tab” pentru a trece la campul urmator.

C. Adaugare detaliere referat de necesitate si oportunitate¶

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adaugare pentru a adauga pozitii in detalierea cererii si completati:

Tip - A / I / S - implicit este propus A (articole). Se selecteaza in functie de tipul achizitiei (A - daca se achizitioneaza produse / materiale / obiecte de inventar, I - daca se achizitioneaza un mijloc fix , S - daca se achizitioneaza un serviciu);

Se actioneaza butonul pozitionat in dreapta campului si din lista se alege in functie de tip articolul, codul de clasificatie imobilizari sau serviciul necesar.

Notă

Pentru fiecare pozitie in parte se poate completa o descriere a articolului achizitionat. In acest sens apelati casuta Den. Extinsa, completati descrierea si actionati butonul Ok. Daca nu se bifeaza Descriere, se va prelua pe linia de referat de necesitate denumirea articolului.

UM - pentru pozitiile de tip articol / serviciu se propune automat in functie de pozitia selectata din lista, pentru imobilizari utilizatorul trebuie sa completeze manual valoarea “BUC”;

Q - se completeaza cantitatea solicitata.

Preturi si Valori

Valori	Cerere Tip Standard - Pret fara TVA	Cerere Tip Standard - Pret cu TVA
Pret	Introduceti pret fara TVA.	Pret (Valoare / Cantitate Ceruta).
Valoare	Valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta (Cantitate Ceruta * Pret). Poate fi modificata de utilizator.	Valoare fara TVA pentru cantitatea ceruta (Valoare cu TVA - TVA).
Cod TVA	Introduceti codul de TVA. Se valideaza in nomenclator Taxe.	Introduceti codul de TVA. Se valideaza in nomenclator Taxe.
TVA	Valoarea TVA (Valoare * Procent / 100).	Valoare TVA (Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA)).
Pret cu TVA	Pretul cu TVA (Valoare cu TVA / Cantitate Ceruta).	Introduceti pretul unitar cu TVA estimat pentru obiectul cererii.
Valoare cu TVA	Valoare cu TVA (Valoare + TVA).	Valoare cu TVA pentru cantitate ceruta (Cantitate Ceruta * Pret cu TVA).

Valori	Cerere Tip Valoric - Pret fara TVA	Cerere Tip Valoric - Pret cu TVA
Pret	Se completeaza de sistem cu 0.000.	Se completeaza de sistem cu 0.000.
Valoare	Introduceti valoarea fara TVA.	Valoare fara TVA pentru cantitatea ceruta (Valoare cu TVA - TVA).
Cod TVA	Introduceti codul de TVA. Se valideaza in nomenclator Taxe.	Introduceti codul de TVA. Se valideaza in nomenclator Taxe.
TVA	Valoarea TVA (Valoare * Procent TVA)	Valoare TVA (Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA)).
Pret cu TVA	Se completeaza de sistem cu 0.000.	Se completeaza de sistem cu 0.000.
Valoare cu TVA	Valoare cu TVA (Valoare + TVA).	Introduceti valoarea cu TVA.

Notă

Cod CPV - codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat in Vocabularul comun al achizitiilor publice) al articolului / serviciului / imobilizarii. Se propune pentru articole si servicii din nomenclatorul de articole, respectiv nomenclatorul de servicii, dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclator este gresita.

2. Actionati butonul Salvare pentru a salva pozitia.

3. Verificati informatiile inregistrate si actionati Lansare. Se afiseaza un ecran in care se selecteaza structura dorita pentru Expert. Se actioneaza butonul Lansare din partea dreapta jos a ecranului pentru finalizarea actiunii.

4. Selectati Actiuni -> Rapoarte doar in cazul in care se doreste listarea / printarea referatului dupa care se actioneaza obligatoriu butonul Confirmare Listare Referat.

D. Verificarea si avizarea cererii de cumparare de catre utilizatorii cu rol de Expert¶

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Cereri de Cumparare si se selecteaza cererile cu stare Lansate.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate referatele de necesitate inregistrate in sistem apartinand structurii pentru care utilizatorul indeplineste rolul de Expert.

Se identifica astfel toate referatele aflate in Stare = LANSATA si care trebuiesc avizate expert.

De asemenea se poate face o filtrare rapida si dupa alte criterii, spre exemplu Nr.Cerere, pentru a identifica un anume referat pentru care se doreste prelucrarea mai departe pe flux.

2. Actionati click pe referatul pe care doriti sa il prelucrati pe flux.

Verificati pozitiile din detalierea cererii de cumparare.

Se pot actualiza daca este cazul informatiile la nivelul fiecarei pozitii (Cantitate avizata si /sau valoare). Se da click pe pozitia in cauza dupa care se actioneaza butonul Modifica si se modifica informatiile necesare in sectiunea Detaliere din partea dreapta.

Notă

Se realizeaza pasii de la punctul 2 pentru fiecare pozitie din referat (acolo unde este cazul).

3. Dupa verificarea si /sau actualizarea tuturor pozitiilor din detaliere, actionati butonul Aviz Expert din partea de sus a ecranului pentru avizarea referatului de necesitate.

Se va afisa pe interfata fereastra Aviz Expert pentru selectia structurii Contabil si a structurii Cumparator catre care se va transmite mai departe pe flux referatul in vederea aprobarii.

In campul Contabil se poate deschide lista actionand butonul din drepata campului si se selecteaza valoarea CONTAB, iar in campul Cumparator se deschide lista actionand butonul din partea dreapta a campului si se selecteaza valoarea dorita, dupa care se actioneaza butonul Aviz Expert din partea de jos a ecranului pentru a finaliza actiunea de Aviz Expert.

E. Verificarea si avizarea cererii de cumparare de catre utilizatorii cu rol de Contabil¶

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Cereri de Cumparare si se selecteaza cererile cu stare Avizate Expert.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate referatele de necesitate inregistrate in sistem apartinand structurii pentru care utilizatorul indeplineste rolul de Contabil.

Se identifica astfel toate referatele aflate in Stare = Avizate Expert si care trebuiesc avizate din punct de vedere contabil.

De asemenea se poate face o filtrare rapida si dupa alte criterii, spre exemplu Nr. Cerere, pentru a identifica un anume referat pentru care se doreste prelucrarea mai departe pe flux.

2. Dupa efectuarea filtrarii de la pasul 1 si identificarea referatului ce urmeaza a fi verificat si avizat contabil, se actioneaza click pe acel referat.

Se verifica sursa si articolul / articolele bugetare completate pe pozitiile din referat (pentru a obtine o imagine de ansamblu apeleaza Actiuni -> Rapoarte, pe rand butoanele Anexa 1 (se printeaza formularul - propunerea de angajare) si Anexa 2 (listarea angajamentului).

In cazul in care sunt anumite pozitii din referat pentru care trebuie completata alta sursa de finantare sau alt articol bugetar, se da click pe pozitia respectiva si se actioneaza din meniul Actiuni, pozitionat in partea din mijloc a interfetei, butonul Surse Bugetare :

Se modifica dupa caz Sursa de Finantare si / sau Articolul bugetar pentru pozitia in cauza (tot aici valoarea de pe pozitia respectiva poate fi splitata pe mai multe surse/articole, daca este cazul).

3. Dupa verificarea sursei si articolelor bugetare, se actioneaza din meniul Actiuni -> Rapoarte pe rand butoanele Anexa 1 (se printeaza formularul - propunerea de angajare) si Anexa 2 (listarea angajamentului).

4. Se actioneaza butonul Aviz Contabil (meniul din partea de sus) pentru avizarea din punct de vedere contabil al referatului.

5. Se actioneaza butonul Confirmare Listare Anexa 1, apoi butonul Confirmare Listare Anexa 2 pentru confirmarea listarii Anexelor 1 si 2.

6. Se alege meniul Actiuni din partea de sus si se actioneaza butonul Inregistrari bugetare.

7. In fereastra care se afiseaza actionati pe rand butoanele Generare si Validare. Se va genera nota contabila aferenta propunerii de angajare.

Pentru revenirea in ecranul aterior actionati butonul Inapoi din partea stanga sus a ecranului.

F. Finalizarea fluxului referatului de necesitate - rol Cumparator¶

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Cereri de Cumparare si se selecteaza cererile cu stare Avizate Contabil.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate referatele de necesitate inregistrate in sistem apartinand structurii pentru care utilizatorul indeplineste rolul de Cumparator.

Se identifica astfel toate referatele aflate in Stare = AVIZATA CONTABIL si pentru care se poate finaliza fluxul (au primit toate avizarile necesare si se poate derula achizitia).

De asemenea, se poate face o filtrare rapida si dupa alte criterii, spre exemplu Nr.Cerere, pentru a identifica un anume referat pentru care se doreste finalizarea fluxului.

2. Dupa efectuarea filtrarii de la pasul 1 si identificarea referatului ce urmeaza a fi verificat si aprobat, se actioneaza click pe acel referat, apoi se alege sectiunea Informatii -> Stare.

3. Se actioneaza butonul Actualizare Cumparator in linii Cerere pentru a completa cumparatorul de pe antet pentru toate pozitiile de pe referatul respectiv. Alegeti butonul Ok pentru actualizare.

4. Actionati butonul Aprobare pentru finalizarea fluxului.

Notă

Referatele aflate in Stare = Aprobata pot fi preluate mai departe pe flux in comenzi de cumparare.