Comenzi Furnizor

A. Scop

B. Inregistrare comanda furnizor

C. Adaugare detaliere comanda de cumparare

D. Asocierea liniilor unei cereri de cumparare la o linie de comanda

E. Inregistrarea liniilor unei comenzi prin preluare cereri de cumparare

A. Scop

Comanda de cumparare reprezinta incheierea unui contract ferm cu furnizorul pentru livrarea produselor / lucrarilor / serviciilor solicitate in termenele si conditiile comerciale prevazute.

La nivel de produs sau serviciu / lucrare se pot efectua programari la termenele stabilite cu furnizorul pentru gestionarea cat mai exacta a receptiilor.

Incadrarea comenzilor se poate face in functie de structurile de cumparari definite la nivel de organizatie si folosite in analize:

• Cumparatorii - sunt persoane sau structuri organizatorice care corespund de derularea procesului de achizitie. Acestia sunt responsabilii contractelor de cumparari.

• Organizatii de Cumparari - reprezinta entitati in cadrul organizatiei care pot fi sucursale sau puncte de lucru din cadrul acesteia sau terti. De asemenea, pot fi privite si ca tipuri de contracte sau proceduri de atribuire: contracte, cumparari directe, cerere de oferta, achizitii online etc.

• Canal de Aprovizionare - reprezinta legatura dintre producator si cumparator; poate fi privit si ca tipul contractului de cumparari: furnizare de produse, prestari servicii, executie lucrari sau ca procedura de achizitie folosita: achizitie directa, cerere de oferta, licitatie etc.

• Divizii - reprezinta criterii de clasificare a tipurilor de cumparari in functie de aria geografica, tipuri de produse, servicii, parteneri de afaceri.

• Agenti - sunt persoane sau structuri autorizate de catre organizatie sa negocieze si sa execute ordine de cumparare.

• Proiect - reprezinta un scop, o activitate, o structura care trebuie urmarita din punct de vedere al cheltuielilor.

Notă

Structurile de cumparari sunt independente unele fata de celalalte. Importanta acestora este gestionata de rapoartele interogate.

In cazul organizatiilor bugetare comenzile de cumparare sunt corelate cu articolele bugetare. In baza carora se inregistreaza angajamentul legal individual de catre expertul de specialitate cu rezervarea sumelor din buget de catre departamentul financiar - contabiil.

B. Inregistrare comanda furnizor

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Comenzi de Cumparare.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Comanda:

1. Cumparator - se alege codul cumparatorului. Se valideaza in Cumparatori;

2. Data - se alege data comenzii (implicit este ziua curenta);

3. Organizatie - se alege codul organizatiei de cumparare. Se valideaza in Organizatii de cumparari.

Date furnizor:

1. Furnizor - se alege codul furnizorului. Se valideaza in Parteneri;

2. Plata Catre - se alege codul partenerului catre care se va face plata. Acesta poate fi diferit de furnizor;

3. Pers. Contact - reprezinta persoana de contact de la furnizor;

4. Contract - se completeaza date despre contractul cu furnizorul (numar, data, etc).

Detalii Facturare:

1. C.I.F. - se alege codul de inregistrare fiscala al organizatiei ce urmeaza a fi folosit de furnizor pe facturile transmise pentru plata obiectelor comenzii;

2. Banca - se alege unitatea bancara la care unitatea are deschis cont;

3. Cont Banca - se alege contul IBAN.

Conditii Comerciale:

1. Referinta Pret - poate lua una din valorile: COMANDA, LIVRARE, RECEPTIE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata, respectiv momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

2. Data cotatie - reprezinta data la care se face conversia in moneda de baza (RON), respectiv data la care se calculeaza pretul;

3. Moneda Cotatie - moneda in care sunt calculate preturile din comanda (in general RON). Se valideaza in Monede;

4. Moneda Plata - moneda in care va fi emisa factura de catre furnizor si se va efectua plata (in general RON). Se valideaza in Monede;

5. Lista Preturi - reprezinta codul listei de preturi folosite. In cazul in care se achizitioneaza periodic de la anumiti furnizori, iar acestia isi pastreaza o perioada preturile se formeaza un nomenclator de liste de preturi pentru a usura operarea. Poate fi lasat necompletat;

6. Lista Discount - codul listei de discount aplicat de furnizor. Se valideaza in Liste Discount;

7. % Discount - discountul in valoare procentuala;

8. TVA - codul TVA. Se valideaza in Taxe;

9. Conditii Plata - conditii comerciale de efectuare a platii pentru furnizorul respectiv, conform contractului. Se valideaza in Conditii de Plata.

Expediere:

1. Adresa Livr. - adresa la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile;

2. Conditii livrare - se poate completa modul in care se face livrarea. Se afiseaza la listarea comenzii de cumparare;

3. Site Furnizor - adresa de la care furnizorul livreaza marfa sau presteaza serviciile.

Receptie:

1. Data Ceruta - data la care sunt necesare obiectele din comanda;

2. Data Promisa - data la care furnizorul promite ca livreaza marfa sau presteaza serviciile. Nu este completata in cazul comenzii.

3. Receptii Partiale - DA: se permit receptii partiale ale comenzii ce va fi formata din comanda; NU: receptia comenzii se face integral.

4. Pret:

• Fara TVA - pretul folosit pentru calcule in comanda este pretul fara TVA;

• Cu TVA - pretul folosit pentru calcule in comanda este pretul cu TVA;

5. Gestiunea - gestiunea in care se vor receptiona articolele din comanda.

Aprovizionare:

1. Canal - codul compartimentului de aprovizionare. Se valideaza in Canale de aprovizionare;

2. Divizie - codul diviziei prin care se efectueaza aprovizionarea. Se valideaza in Divizii;

3. Agent - codul agentului de cumparare care se ocupa de comanda curenta. Se valideaza in Agenti;

4. Proiect - codul proiectului. Se valideaza in Proiecte.

Transportator:

1. Transportator* - se alege codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri;

2. Plata Catre Transportator* - se alege partenerul catre care se va face plata serviciilor de transport. Se valideaza in Parteneri.

Procedura Achizitie:

1. Procedura - procedura de achizitie folosita. Poate lua una din valorile: ACHIZITIE DIRECTA, PROCEDURA SIMPLIFICATA, LICITATIE DESCHISA sau NEGOCIERE;

2. Mod desfasurare - modul de desfasurare al achizitiei. Poate lua una din valorile: OFFLINE sau ONLINE;

3. Tip doc. - tipul de document ce sta la baza achizitiei. Poate lua una din valorile: CONTRACT, COMANDA sau CONTRACT SUBSECVENT;

Notă

In cazul in care valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE pe interfata se va afisa in plus sectiunea Programul Anual al Achizitiilor Publice.

---

4. Cod PA - se selecteaza programul anual al achizitiilor publice. Programul anual trebuie sa aiba stare APROBATA si perioada de activitate a programului sa cuprinda data comenzii de cumparare.

4. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea antetului de comanda in baza de date.

C. Adaugare detaliere comanda de cumparare

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adaugare pentru a adauga pozitii in detalierea comenzii si completati:

1. Linie - numarul liniei din detalierea comenzii de cumparare. Se propune automat de sistem;

2. Tip - poate lua una din valorile ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI;

• ARTICOL: obiectul achizitiei este un material sau obiect de inventar;

• SERVICIU: obiectul achizitiei este un serviciu sau o lucrare de investitii;

• IMOBILIZARI: obiectul achizitiei este o imobilizare corporala sau necorporala.

3. Articol / Serviciu - codul articolului, serviciului sau codul de clasificare pentru imobilizari. Se valideaza in nomenclatorul de articole, nomenclatorul de servicii, respectiv Coduri de Clasificare. Pentru completarea descrierii apasati Denumire Extinsa si completati denumirea in fereastra deschisa;

4. UM - unitatea de masura referitoare la cantitatea de pe linia de comanda.

5. Q - cantitatea care poate fi comandata;

5. Articol Furnizor - codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

5. Pret cu TVA - se completeaza pretul de achizitie cu TVA;

6. Valoare Totala - valoare totala (cantitate comandata x pret cu TVA)

Notă

Daca valoarea campului Pret din antet este FARA TVA operatorul introduce in sistem campurile Pret, Valoare, % Disc. Vol., Cod TVA, iar celelalte campuri se calculeaza.

Daca valoarea campului Pret din antet este CU TVA operatorul introduce in sistem campurile %Disc. Vol., Cod TVA, Pret cu TVA, Valoare Totala, iar celelalte campuri se calculeaza.

Detaliere

7. Cod CPV - codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat in Vocabularul comun al achizitiilor publice) al articolului.

Se propune din nomenclatorul de articole, dar se poate modifica daca se considera ca incadrarea din nomenclator este gresita.

Butonul apare numai daca valoarea variabilei de setare ASOCCMDPAAP este TRUE. Se asociaza pozitia din PAAP care contine codul CPV completat pe interfata.

Notă

In urma asocierii pozitiilor din comanda de cumparare cu pozitiile din planul de achizitii sistemul va alerta utilizatorul printr-un mesaj de avertizare sau de eroare (in functie de valoarea variabilei de setare RESTCMD_ACHIZ_CPV, care specifica tipul mesajului care se aplica la depasirea limitei pentru procedura de achizitii pe un cod CPV la aprobarea comenzii de cumparare:

• DA - eroare;

• NU - avertizare;

• XX - nu se emite mesaj pentru depasirea valorii prevazute in plan pe o anumita procedura.

---

8. Gestiune - gestiunea in care se va receptiona obiectul liniei de comanda. Este propusa valoarea din antetul comenzii dar puteti sa o modificati;

9. Depasire Admisa - introduceti cantitatea cu care poate fi depasita cantitatea din comanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate;

10. Depasire Ramasa - se afiseaza cantitatea curenta cu care poate fi depasita cantitatea din comanda la receptie in cazul in care sunt permise depasiri ale cantitatii comandate.

Preturi si Valori:

1. Lista de preturi - codul listei de preturi. Campul se completeaza doar in cazul in care achizitia se face conform unor liste de pret, definite in sistem.

2. Preturi Fixe - poate lua una din valorile:

• DA - preturile sunt fixe;

• NU - in caz contrar.

3. Pret - pret de achizitie fara TVA pe unitatea de cantitate. Daca a fost selectata o lista de pret, acesta se va completa automat conform listei;

4. Valoare - valoare de achizitie fara TVA (cantitate comandata x pret);

5. % Disc. Vol. - discountul pe volum in valoare procentuala;

6. Discount Volum - valoare discount volum;

7. Pret Net - pret de achizitie fara TVA minus discount volum;

8. Valoare Neta - valoare minus discount volum;

9. Cod TVA - cod TVA. Se valideaza in Taxe;

10. TVA - valoare TVA.

11. Stare - valoarea implicita propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

12. Articol Furnizor - codul sub care este inregistrat articolul in nomenclatorul furnizorului. Nu este obligatoriu de completat;

13. Receptii Partiale - poate luna una din valorile:

• *NU - in cazul in care nu se vor face aprovizionari partiale;

• DA - in cazul in care se vor face receptii partiale;

14. Cod bare - se completeaza codul de bare aferent articolului daca entitatea are magazine;

15. Necesita inspectie:

• DA - este obligatoriu sa se faca inspectie calitativa in momentul receptiei;

• NU - nu este necesara inspectia calitativa.

Centru de Cost:

Campurile din dreptunghiul Centru de Cost sunt active numai daca campul Tip are valoarea SERVICIU.

1. Zona - completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor comenzii;

2. Purtatorul de cheltuiala - completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor comenzii;

3. Comanda de lucru - comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi.

4. Obiectiv - se solicita obiectivul de investitii numai daca sunt bifate Comenzile de Cumparare pe functiunea EMSYS Financial -> Investitii -> Setari.

Cantitati:

1. Data ceruta - reprezinta data la care este necesar obiectul liniei de comanda;

2. Data promisa - reprezinta data la care promite furnizorul livrarea obiectului liniei de comanda;

3. Q. Comanda - reprezinta cantitatea comandata care se actualizeaza de catre utilizator;

4. Q. Receptionata - cantitatea receptionata, documentele de receptie au fost validate iar in cazul articolelor si imobilizarilor au fost inregistrate in gestiune;

5. Q. Renuntata - cantitatea la care s-a renuntat. Se completeaza de utilizator;

6. Motiv - se completeaza motivul renuntarii;

7. Q. Returnata - reprezinta cantitatea returnata furnizorului. Se calculeaza de sistem pe baza documentelor de retur;

8. Ramasa de Receptionat - reprezinta cantitatea ramasa de receptionat. Se calculeaza de sistem.

ATP si Stoc - butoanele se folosesc numai pentru articole si ajuta utilizatorul in gestionarea optima a necesarului de aprovizionat:

• ATP - cantitatea disponibila pentru promisiuni (acea parte din Proiectie disponibil care nu este rezervata pentru satisfacerea unor cerinte ulterioare perioadei);

• Stoc - se afiseaza situatia stocului in acel moment pentru articolul ales pe interfata;

7. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea liniei din detalierea comenzii in baza de date.

D. Asocierea liniilor unei cereri de cumparare la o linie de comanda

1. Pe tab Specificatie apelati Actiuni -> Preluare Cereri in Linie.

In fereastra de selectie apar, in functie de tipul obiectului de pe linia de comanda:

• ARTICOL - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul articolului egal cu codul articolului pentru care Q. Neacoperita > 0;

• IMOBILIZARE - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul de clasificare al imobilizarii egal cu codul de clasificare al imobilizarii pentru care Q. Neacoperita > 0;

• SERVICIU - toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul serviciului egal cu codul serviciului de pe linia de comanda pentru care Q. Neacoperita > 0.

1. Completati cantitatea pe coloana Q. Selectata pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detaliere comanda si apelati butonul Preluare.

Notă

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Q. Selectata fiind propusa intreaga cantitate disponibila de pe coloana Q. Neacoperita.

Coloana Q. Neacoperita reprezinta cantitatea aprobata de pe o linie de cerere care nu a fost comandata printr-o alta comanda (Q. Aprobata - Q. Comandata).

Butonul Anulare Selectie anuleaza selectia efectuata. Se completeaza pentru toate liniile din fereastra Q.Comandata cu 0.

2. Pe tab Specificatie apelati Actiuni -> Preluare Cereri Valorice in Linie.

In fereastra de selectie apar, in functie de tipul obiectului de pe linia de comanda:

• ARTICOL - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul articolului egal cu codul articolului de pe linia de precomanda si pentru care Valoare cu TVA > 0;

• IMOBILIZARE - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul de clasificare al imobilizarii egal cu codul de clasificare al imobilizarii de pe linia de comanda si pentru care Valoare cu TVA > 0;

• SERVICIU - toate liniile de cereri de cumparare de tip VALORIC aprobate cu codul serviciului egal cu codul serviciului de pe linia de comanda si pentru care Valoare cu TVA > 0.

1. Completati Valoarea pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detaliere comanda si apelati butonul Preluare.

Notă

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Val fiind propusa intreaga valoare disponibila.

Coloana Valoare reprezinta Valoarea fara TVA de pe o linie de cerere de tip VALORIC care nu a fost preluata intr-o alta comanda.

Coloana Valoare cu TVA (Valoare Neacoperita) reprezinta Valoarea cu TVA de pe o linie de cerere de tip VALORIC care nu a fost preluata intr-o alta comanda.

---

2. Prin actionarea butonului Preluare se genereaza sau nu linii in programarea liniei de comanda dupa urmatoarea regula:

   • Cumulat pe Data Ceruta - grupeaza liniile de cereri de cumparare in functie de data ceruta si se genereaza lnii in programare cu cantitatile cumulate pe data ceruta. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata in linia de comanda;

   • Cumulat pe total la Data - creeaza o singura inregistrare in programare cu cantitatea totala si data ceruta egala cu valoarea introdusa in campul din ecran. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de comanda;

   • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie se creeaza o inregistrare in distributia liniei de comanda in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

E. Inregistrarea liniilor unei comenzi prin preluare cereri de cumparare

1. Apelati Actiuni -> Preluare Cereri in Comanda.

In fereastra de selectie apar toate liniile de cereri de cumparare de tip STANDARD aprobate cu codul cumparatorului egal cu codul cumparatorului din antetul de comanda si pentru care Q. Neacoperita > 0.

1. Completati cantitatea pe coloana Q. Selectata pentru pozitiile pe care doriti sa le preluati in detaliere comanda si apelati butonul Preluare.

Notă

Descrierea obiectului din linia de cerere de cumparare poate fi modificata cu ajutorul butonului „…”.

Butonul Selectie Toate bifeaza automat toate pozitiile din cerere, pe coloana Q. Selectata fiind propusa intreaga cantitate disponibila de pe coloana Q. Neacoperita.

Coloana Q. Neacoperita reprezinta cantitatea aprobata de pe o linie de cerere care nu a fost comandata printr-o alta comanda (Q. Aprobata - Q. Comandata).

Butonul Anulare Selectie anuleaza selectia efectuata. Se completeaza pentru toate liniile din fereastra Q.Comandata cu 0.

---

2. Prin actionarea butonului Preluare se genereaza linii de comanda dupa urmatoarea regula:

Daca check-box-ul Actualizare linii existente este bifat, atunci o linie din referatele selectate se va asocia la o linie existenta in comanda daca are acelasi cod de articol, aceeasi unitate de masura, aceeasi descriere si acelasi pret daca check-box-ul Preluare Pret din Cerere este bifat.

In orice alta situatie se va crea o noua linie de comanda cu informatiile din linia de referat.

Daca check-box-ul Actualizare Linii Existente nu este bifat, atunci se va crea o noua linie de comanda cu informatiile din linia de referat.

• se genereaza linii in programarea liniei de comanda in functie de varianta aleasa:

  • Cumulat pe Data Ceruta - grupeaza liniile de cereri de cumparare din care s-a format linia de comanda in functie de data ceruta si se genereaza linii in programare cu cantitatile cumulate pe data ceruta. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de comanda.

  • Cumulat pe total la Data - creeaza o singura inregistrare in programare cu cantitatea totala si data ceruta egala cu valoarea introdusa in campul din ecran. Cantitatea totala se adauga la cantitatea comandata din linia de precomanda.

  • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie se creeaza o inregistrare in distributia liniei de comanda in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

  • Pentru fiecare linie de cerere din fereastra de selectie care a stat la baza generarii unei linii de comanda se creeaza o inregistrare in distributia liniei de comanda in care Q. Distributie = Q. Comandata din fereastra de selectie, iar valoarea fara TVA, TVA si valoarea cu TVA sunt corespunzatoare lui Q. Distributie.

Atenționare

Daca valoarea variabilei de setare IMPLEMENTALOP este DA, atunci preluarea cererilor de cumparare (standard sau valorice) in comanda de cumparare sau in linia de comanda nu se poate face decat daca bugetul este completat pe comanda de cumparare.