Ordonantari la Plata

A. Scop

B. Inregistrare Ordonantare la Plata

C. Preluare Facturi (Receptii Fiscale) in detalierea Ordonantarii la Plata (Specificatie)

D. Actualizare Specificatie - Distributie Valori

E. Actualizare Informatii Specificatie - Surse Bugetare

F. Listare Ordonantare la Plata

G. Export XML Ordonantare la Plata

H. Validare Ordonantare la Plata

I. Generare Ordine de Plata

J. Listare Ordine de Plata si Export XML

A. Scop

Ordonantarea la plata este documentul financiar-contabil prin care ordonatorul de credite aproba si dispune efectuarea platii unei cheltuieli bugetare care a parcurs fazele de angajare si lichidare, certificand legalitatea, realitatea si exigibilitatea obligatiei de plata.

Functionalitatea permite inregistrarea ordonantarilor la plata pentru facturile furnizor (receptii fiscale) validate in sistem, in vederea initierii si autorizarii platilor catre furnizor, respectiv a generarii ordinelor de plata.

B. Inregistrare Ordonantare la Plata

Notă

Inregistrarea documentelor de ordonantare la plata in EMSYS, se relizeaza in procesele de Cumparari doar in cazul organizatiilor bugetare care au implementat fluxul ALOP.

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Ordonantari la Plata;

2. Apelati butonul Adauga (+) pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Informatii

Cod Doc. - codul documentului de ordonantare la plata (se propune implicit de catre sistem). Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Documente;

Nr. - numarul documentului de ordonantare la plata. Se lasa necompletat si se propune (aloca) automat de catre sistem in momentul Salvarii documentului;

Notă

In situatii speciale, in care utilizatorul doreste alocarea explicita a unui numar anume, completeaza manual numarul. Daca numarul respectiv nu este deja utilizat, la Salvare va fi alocat acel numar, in caz contrar sistemul va emite mesaj de eroare fiind necesar completarea unui alt numar sau lasarea campului necompletat pentru a aloca sistemul urmatorul numar disponibil. Completarea manuala a numarului influenteaza secventa de alocare automata a numerelor, astfel incat daca numarul completat manual este cel mai mare numar de document inregistrat in sistem, la adaugarea urmatoarelor documente sistemul va aloca numere in continuare incepand de la acel numar, fapt ce poate duce la aparitia de numere lipsa in secventa.

Data Doc. - data documentului de ordonantare la plata;

Mod Plata - se completeaza in clar cu modalitatea de plata (exemplu:OP, Numerar);

Natura Cheltuieli - se completeaza in clar informatii despre natura cheltuielii;

BU - Business Unit-ul aferent documentului;

Comp. Specialitate - se selecteaza compartimentul de specialitate care inregistreaza ordonantarea la plata. Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Compartimente de Specialitate (Experti);

Platitor

Cod - se selecteaza codul bancii - trezoreriei din care se face plata (ex:TREZ_UNIV, TREZ_POSTUNIV, etc.). Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Banci;

Cont - se selecteaza contul IBAN - din care se face plata. Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Conturi la Case si Banci;

Banca - se propune automat de catre sistem in momentul selectarii platitorului (Cod);

Moneda - moneda in care este exprimata ordonantarea la plata, implicit se propune RON;

Furnizor

Cod - codul partenerului catre care urmeaza sa fie efectuata plata. Acesta trebuie sa fie definit in nomenclatorul Parteneri;

Cont - contul IBAN al beneficiarului in care urmeaza sa se faca plata. Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Parteneri - Coduri Fiscale;

Banca - codul bancii beneficiar. Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Parteneri - Coduri Fiscale;

Tip Tranzactie - se selecteaza tipul de tranzactie corespunzator, in functie de natura platii cat si sursei de finantare si articolului bugetar (in situatia in care tipurile de tranzactii sunt definite pe surse de finantare si articole bugetare). Trebuie sa fie definit in nomenclatorul Financial -> Cash Management -> Setari -> Tipuri de Tranzactii;

3. Actionati butonul Salveaza pentru inregistrarea ordonantarii la plata in baza de date.

C. Preluare Facturi (Receptii Fiscale) in detalierea Ordonantarii la Plata (Specificatie)

1. Pe tab Specificatie actionati butonul +(Adaugare) - se va deschide caseta de selectie in care sunt afisate toate facturile (receptiile fiscale) furnizorului respectiv, neordonantate la plata;

2. Actualizati (daca este cazul) Suma Ordonantata (cu valoarea ordonantata la plata) pentru fiecare factura afisata in caseta de selectie si actionati butonul OK (pozitionat in partea dreapta a casetei de selectie facturi).

Notă

In cazul in care in caseta de selectie sunt afisate si alte facturi (receptii fiscale) decat cele pe care doriti sa le preluati in ordonantarea la plata, inainte de a actiona butoul OK pentru preluarea facturilor in detaliere, in dreptul facturilor care nu fac obiectul ordonantarii respective, in campul Valoare Ordonantata completati valoarea 0, astfel vor fi preluate in ordonantarea la plata doar acele facturi pentru care suma ordonantata este diferita de 0.

D. Actualizare Specificatie-Distributie (valori)

Notă

Actualizarea valorilor distribuite la nivel de sursa si articol bugetar este necesara in special, in situatiile in care suma angajata este impartita pe mai multe articole bugetare si se impune inregistrarea de ordonantari distincte pentru fiecare articol bugetar in parte.

1. Actionati butoanele: Detailere -> Distributie, vor fi afisate documentele de receptie care stau la baza facturii / facturilor, respectiv distributia valorilor de plata pe fiecare sursa si articol bugetar in parte;

2. Actionati butonul Actualizare (din partea dreapta a ecranului) si actualizati / ajustati valorile corespunzator, in dreptul fiecarei surse si articol bugetar pentru care doriti sa inregistrati ordonantarea la plata, in campul Val.Platia completati valoarea totala de ordonantat, pentru sursa / sursele de finantare si articolul / articolele bugetare care nu fac obiectul ordonantarii curente, in campul Val. Platita completati valoarea 0;

3. Actionati butonul Salvare Distributie (din partea de jos a ecranului) pentru a realiza distribuirea sumelor corespunzator;

4. Actionati butonul < (Inapoi) din partea stanga sus a ecranului, pentru a reveni la ecranul anterior.

E. Actualizare informatii Specificatie - Surse Bugetare

1. Actionati butoanele: Detailere -> Surse Bugetare, vor fi afisate valorile ordonantate la plata (cumulat la nivel de sursa de finantare, articol bugetar, zona si purtator cheltuiala).

2. Dati click pe inregistrarea pentru care doriti actualizarea informatiilor dupa care actionati butonul Modifica ();

3. Completati / actualizati informatiile pentru campurile:

Forexebug

Angajament - se selecteaza codul de angajament forexebug corespunzator. Acesta trebuie sa fie definit in nomenclatorul **Financial - Sector Public - ALOP - Forexebug - Angajamente Forexebug;

Rand - se selecteaza randul (indicatorul) forexebug, conform articolului bugetar de pe pozitia pe care o actualizati;

Contbanca

Cont - se selecteaza contul contabil de disponibilitati (contul contabil prin care se inregistreaza plata pentru articolul de pe pozitia actualizata). Acesta trebuie sa fie definit in Planul de Conturi.

Notă

Realizati verificarea si actualizarea informatiilor privind codul de angajament forexebug, randul forexebug si contul contabil de disponibilitati pentru fiecare inregistrare (valoare ordonantata in parte).

F. Listare Ordonantare la Plata

1. Actionati butoanele: Actiuni -> Rapoarte -> Listare Ordonantare cf. Ordin 1140 - pentru listarea ordonantarii la plata pe formatul impus prin OMFP 1140;

2. In caseta de listare deschisa pe ecran, in cazul in care in formularul listat doriti sa afisati captura de ecran din forexebug, actionati butonul **Alege fisier…* si de pe statia de lucru selectati captura de ecran corespunzatoare;

3. Actionati butonul Start () - formularul va fi afisat pe ecran.

Notă

Pentru listarea ordonantarii la plata pe formatul vechi (conform OMFP 1792), actionati butoanele: Actiuni -> **Rapoarte -> Listare.

G. Export XML (Ordonantare la Plata)

Pentru exportul ordonantarii la plata in fisier XML, pe care sa il preuluati in formularul pdf inteligent Ordonantare la Plata (publicat de Ministerul Finantelor), procedati astfel:

1. Actionati butoanele: Actiuni -> Export XML;

2. Actionati butonul Export XML - se va genera fisierul XML pe care sa il salvati pe statia de lucru.

3. In PDF inteligent Ordonantare la Plata (publicat de Ministerul Finantelor), pentru preluarea fisierului XML generat din EMSYS, actionati butonul Import XML si selectati de pe statia de lucru fisierul XML corespunzator.

H. Validare Ordonantare la Plata

1. Dupa verificarea informatiilor completate, actionati butonul Lansare () din partea dreapta sus a ecranului. Operatiunea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Lansare () ;

2. Actionati butonul Confirmare Listare (). Operatiunea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Listare;

3. Actionati butonul Confirmare Validare () pentru validarea documentului. Actiunea este reversibila prin actionarea butonului Confirmare Redeschidere ()

Notă

Un document de ordonantare la plata validat nu mai poate fi modificat. In cazul in care sunt necesare corectii, redeschideti documentul pentru a putea opera modificarile.

I. Generare Ordine de Plata

1. Actionati butoanele: Actiuni -> Generare OP, se va deschide caseta de generare o ordinului / ordinelor de plata pentru valorile ordonantate, respectiv pentru facturile cuprinse in ordonantarea de plata.

2. Actualizati campurile de tip Data de pe interfata, respectiv: Data Emitere Ordin, Data executiei, Data Expirarii Executiei, Data Debitarii cu data la care doriti sa generati ordinul / ordinele de plata.

3. Actualizati daca este cazul valoarea din campul Platit pentru inregistrarile afisate in caseta de generare, in cazul in care pentru anumite pozitii/inregistrari nu doriti sa generati OP, completati in campul Platit valoarea 0.

4. ACtionati butonul Generare Ordine de Plata din partea dreapta jos a casetei de generare.

J. Listare Ordine de Plata si Export XML

Pentru listarea / vizualizarea pe ecran a ordinelor de plata inregistrate in baza unei ordonantari la plata, procedati astfel:

1. Actionati butoanele: Actiuni -> Rapoarte -> Listare OP, se va deschide caseta de listare cu ordinele de plata generata din ordonantarea la plata selectata;

2. In caseta de selectie completati numarul de exemplare (ce va fi afisat pentru fiecare ordin de plata), implicit se propune valoarea 2 (cate doua exemplare pentru fiecare OP);

3. Selectati OP-urile pe care doriti sa le vizualizati / listati, bifand coloana Selectie din dreptul fiecarui OP in parte;

4. Actionati butonul Start din partea dreapta jos a casetei de listare OP.

Pentru generarea fisierului XML ce poate fi preluat in formularul OPME (pdf inteligent), procedati astfel:

1. Actionati butoanele: Actiuni -> Export XML;

2. Din caseta de export, actionati butonul Export XML.