Receptii Fiscale

A. Inregistrare Receptie Fiscala

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Receptii Fiscale.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Informatii

  1. Cod Doc. - codul documentului (codul implicit este FACT). Se valideaza in in nomenclatorul Documente;

  2. Serie - serie factura;

  3. Nr. - numarul facturii. Codul, seria si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva;

  4. Data Doc. - se alege data documentului de receptie;

  5. Data Ef. - data efectiva: data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente;

  6. Moneda Tr. - moneda in care sunt exprimate valorile de pe factura;

  7. Comanda - numarul comenzii de cumparare in baza careia s-a emis factura;

  8. Furnizor - codul partenerului de la care s-au aprovizionat bunurile (articole sau imobilizari) sau care a prestat serviciile. Se valideaza in nomenclatorul Parteneri unde trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

  9. Cont - contul de furnizor folosit in tranzactia contabila asociata documentului de receptie fiscala si in tranzactia generata in Gestiune Furnizori.

  10. BU - se completeaza automat cu Business Unit-ul atasat comenzii de cumparare;

  11. Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Completarea acestui camp limiteaza utilizarea lui doar la tranzactiile care au aceeasi referinta. In cazul in care referinta nu este obligatoriu de completat se completeaza optional cu observatii referitoare la documentul curent;

Document Insotitor:

  1. Doc Insotitor - cod document insotitor pe baza caruia se realizeaza receptia articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe. Se valideaza in nomenclatorul Documente. De regula este chiar factura furnizorului, exceptii fiind livrarile de bunuri cu aviz de insotire marfa iar factura se emite ulterior;

  2. Serie - serie document insotitor;

  3. Nr. - numar document insotitor;

  4. Data - data document insotitor.

Valori:

  1. Valoare - baza de impozitare din factura furnizorului;

  2. TVA - valoarea TVA-ului specificata in documentul furnizorului;

  3. Total de Plata - valoarea totala din factura furnizorului.

Discount:

  1. Disc. Gen. - valoarea discountului general aplicat;

  2. TVA - valoarea TVA-ului aferent discountului;

  3. Cod TVA - codul TVA aferent discountului;

Control:

  1. Control - sistemul completeaza automat valoarea de control cu diferenta dintre baza de impozitare aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea discountului;

  2. TVA - sistemul completeaza automat valoarea TVA de control cu diferenta dintre valoarea TVA aferenta articolelor, serviciilor sau mijloacelor fixe din factura furnizorului si valoarea TVA aferenta discountului;

  3. Total Control - valoarea totala de control. Sistemul completeaza automat valoarea totala de control cu diferenta dintre valoarea totala aferenta articolelor, serviciilor sau imobilizarilor din factura furnizorului si valoarea totala aferenta discountului.

Centru de Cost - Inregistrare Discount

  1. Zona - se completeaza zona;

  2. Purtator - se completeaza purtatorul;

  3. Comanda Lucru - se alege din lista comanda. Pentru purtatorii cu metoda „Pe comenzi”.

Plata

  1. Cond. Plata - conditii de plata. Se valideaza in nomenclatorul Conditii de plata;

  2. Scadenta - data scadentei. Se inregistreaza data scadentei de pe factura furnizorului;

  3. Penalizare - procentul de penalizare aplicat in cazul de neplata a facturii pana la data scadentei.

TVA

  1. Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie al cumpararilor;

  2. TVA - cota TVA din factura furnizor.

3. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea antetului de receptie fiscala in baza de date.

B. Adaugare Detaliere Receptie Fiscala

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adauga pentru a adauga pozitii in detalierea receptiei fiscale si completati:

  1. Pozitie - pozitia in detalierea NIR-ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

  2. Tip - poate lua una din valorile: ARTICOL, SERVICIU sau IMOBILIZARI;

  3. Articol / Serviciu - codul articolului sau serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de articole sau nomenclatorul de servicii;

  4. UM Doc. - unitatea de masura din documentul furnizorului;

  5. Q. - cantitatea din documentul furnizorului;

  6. Pret - pretul de achizitie fara TVA de pe documentul furnizorului;

  7. Valoare - se afiseaza automat valoarea calculata;

Detaliere Factura

  1. Extensie - se completeaza descrierea extinsa a articolului, serviciului sau imobilizarii;

  2. TVA - se completeaza codul de TVA. Se afiseaza si cota TVA aferenta codului completat anterior;

  3. Val. Factura - baza de impozitare de pe documentul furnizorului;

  4. TVA Doc. - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

  5. Pret cu TVA Factura - pret de achizitie cu TVA de pe documentul furnizorului;

  6. Val. Totala - valoare totala din factura furnizorului.

Receptii

  1. Q. Receptii - suma cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura;

  2. Val. Receptii - valoarea corespunzatoare cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura.

Diferente

  1. Q. Diferente - diferenta dintre suma cantitatilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura si cantitatea de pe pozitia de factura;

  2. Val. Diferente - diferenta dintre suma valorilor receptionate de pe pozitiile de receptie asociate cu pozitia de factura si valoarea de pe pozitia de factura;

  3. Diferente (Pret) - diferenta intre pretul de receptie si pretul de pe factura;

  4. Diferente (Q.) - eventuale diferente rezultate din calcule si rotunjiri.

Asociere Receptii Imobilizari

Pentru pozitiile de tip Imobilizari (Cu Rec = DA – cu receptie imobilizari) actionati butonul Asociere Receptii (butonul situat in partea dreapta, deasupra pozitiilor) pentru a asocia pozitiei din factura pozitiile corespunzatoare din receptiile de imobilizari. In fereastra Asociere Receptii este disponibila lista pozitiilor (inregistrari din detalierea receptiilor de imobilizari).

Actionati butonul Asociere Receptii pentru finalizarea asocierii. Dupa asociere in partea de jos a ecranului de pozitie factura este disponibila lista pozitiilor (browse) din receptia de imobilizari.

Pentru fiecare pozitie asociata de receptie sunt afisate campurile:

  1. Cod. Doc. Rec. - codul documentului de receptie imobilizari;

  2. Q. Receptie - cantitatea receptionata;

  3. Q. Asociata Doc. - cantitatea asociata;

  4. Nr. Doc. Rec. - numarul documentului de receptie imobilizari;

  5. Data Doc. Rec. - data document receptie imobilizari;

  6. Pret Rec. - pretul din documentul de receptie;

  7. Valoare Rec. - valoarea corespunzatoare numarului de inventar asociat (inregistrarii din detalierea receptie de imobilizari);

  8. Comanda - comanda de cumparare in baza careia a fost realizata receptia de imobilizari;

  9. Q. Ram. De Asociat - cantitatea ramasa de asociat (ramasa de cuplat cu alte facturi furnizor);

  10. Data Comanda - data comenzii de cumparare;

  11. Linie - linia din comanda de cumparare;

  12. UM Rec - unitatea de masura din receptia de imobilizari (de fapt este chiar cea de pe comanda);

  13. Moneda Receptie - moneda din documentul de receptie;

  14. Nr. Inventar - numarul de inventar pentru mijlocul fix;

  15. Denumire Mijloc Fix - denumirea mijlocului fix;

  16. Nr. Tranz. Doc. Rec. - numarul de tranzactie pentru receptia de imobilizari;

  17. Tip Doc. Rec. - tipul de document pentru receptia de imobilizari;

  18. UM Factura - unitatea de masura aferenta documentului insotitor (ex. Factura).

2. Verificati, dupa introducerea tuturor pozitiilor din factura, diferentele de control. Acestea se calculeaza ca diferenta intre valorile de control introduse pe antetul facturii si suma valorilor de pe pozitiile din factura. Sistemul afiseaza de asemenea diferenta dintre suma valorilor de pe pozitiile din factura si suma valorilor din pozitiile de receptie asociate.

C. Finalizarea Fluxului de Prelucrare a Documentului de Receptie Fiscala

1. Actionati butonul Lansare din partea dreapta sus a ecranului pentru a initia lansarea documentului de receptie fiscala (factura furnizor). Prin operatiunea de lansare utilizatorul marcheaza in sistem faptul ca documentul de receptie a fost inregistrat integral in sistem.

Dupa lansare starea documentului este LANSATA. Operatiunea este reversibila prin actionarea butonului Anulare Lansare.

2. Actionati butonul Validare pentru a valida inregistrarea in sistem a facturii furnizor. La validare programul emite mesaje de eroare si nu permite validarea daca existe diferente de control si diferente intre valorile din pozitiile facturii si valorile pozitiilor receptionate.

Dupa finalizarea cu succes a operatiunii de validare starea documentului se actualizeaza in Validata. Operatiunea de validare este reversibila prin actionarea butonului Redeschidere.

In sistemul EMSYS o factura validata in sistemul EMSYS este similara cu o factura pe care s-a aplicat viza „BUN DE PLATA”.

Daca variabila de setare IMPLEMENTALOP are valoarea DA, atunci la validarea receptiei fiscale se verifica ca suma valorilor cu TVA facturate si in curs de facturare (inclusiv factura curenta) pe fiecare linie de comanda sa nu depaseasca valoarea cu TVA de pe linie de comanda. Verificarea se face in moneda de plata (moneda facturii), iar daca moneda cotatiei de pe comanda este diferita de moneda de plata, valoarea cu TVA de pe comanda este calculata in moneda de plata la data comenzii de cumparare.

Este posibil ca din cauza rotunjirilor, a programelor informatice diferite folosite de cumparator si furnizor sa apara diferente de cativa banuti. De aceea programul permite depasiri ale valorii din comanda cu cel mult valoarea data de variabila de setare MARJAVALRECFCCMD.

D. Alte Facilitati de Operare

Sistemul EMSYS ofera facilitati de operare la inregistrarea facturii furnizor in sistem tinand cont ca informatiile din factura au fost folosite la emiterea documentelor de receptie sau ca factura furnizorului a fost emisa in baza informatiilor din comanda de cumparare.

O metoda folosita este generarea imaginii facturii furnizor direct din documentele de receptie sau pentru servicii direct din comanda.

O alta metoda se refera la introducerea antetului de factura si preluarea pozitiilor din documentele de receptie sau, pentru imobilizari, din comanda de cumparare. Este disponibila si preluarea pozitiilor facturii dintr-un fisier Excel.

1. Preluare pozitii din receptii:

  1. Introduceti antetul facturii conform procedurii prezentate la Inregistrare Receptie Fiscala.

  2. Actionati butonul Actiuni -> Preluare Pozitii din Receptii.

Este disponibila fereastra Preluare Pozitii Receptii. Fereastra contine documentele de receptie articole si servicii care au fost emise in baza documentului insotitor completat pe antetul facturii si care contin pozitii care nu au fost asociate cu pozitiile facturii.

Atenționare

Completati datele de identificare ale documentului insotitor (cod, serie, numar, data) pentru a putea folosi aceasta metoda.

Actionati butonul Inclusiv Doc. Stornate pentru a selecta si documentele de receptie stornate.

Actionati butonul Doar Doc. de Stornare pentru a selecta si documentele de stornare.

  1. Bifati in coloana Sel documentele de receptie si actionati butonul Preluare Pozitii Receptii din fereastra de selectie pentru a popula detalierea facturii cu pozitiile din documentele selectate.

    Pozitiile de receptie care au generat pozitii in factura sunt automat asociate pozitiilor din factura. Daca informatiile din pozitiile de receptie nu corespund exact cu imaginea facturii emise de furnizor actualizati datele din campurile care nu corespund.

2. Preluare pozitii din comenzi de cumparare:

a. Introduceti antetul facturii conform procedurii prezentate la Inregistrare Receptie Fiscala.

b. Actionati butonul Actiuni -> Preluare Pozitii din Comenzi.

Este disponibila fereastra Selectie Comenzi. Fereastra contine comenzile de cumparare imobilizari care au fost emise catre furnizorul completat pe antetul facturii si care contin linii care nu au fost asociate cu pozitiile facturii.

Atenționare

Metoda se foloseste in versiunea actuala de program numai pentru facturi de imobilizari si doar in cazul in care receptia de imobilizari nu va fi introdusa in sistem (modul de lucru recomandat pentru imobilizari fiind cel similar de la articole / servicii: comanda de cumparare, receptie imobilizari, factura furnizor).

4. Pozitionati-va pe comanda dorita si actionati butonul Ok din fereastra de selectie pentru a popula detalierea facturii cu liniile din comanda. Liniile de comanda care au generat pozitii in factura sunt automat asociate pozitiilor din factura. Daca informatiile din liniile de comanda nu corespund exact cu imaginea facturii emise de furnizor actualizati datele din campurile care nu corespund.

  1. Preluare pozitii din receptii de imobilizari:

    1. Introduceti antetul facturii conform procedurii prezentate la **Inregistrarea Receptie Fiscala*.

    2. Actionati butonul Actiuni -> Preluare Poz. Rec. Imobilizari.

    Este disponibila fereastra Preluare Pozitii Recepii. Fereastra contine documentele de receptie imobilizari validate care au fost emise in baza comenzii completate pe antetul facturii (in cazul in care comanda este completata pe factura) si care contin pozitii care nu au fost asociate cu pozitiile facturilor.

    3. Dupa realizarea selectiei pentru documentele de receptie imobilizari din care se doreste preluarea de inregistrari actionati butonul Preluare Pozitii Receptii din fereastra de selectie pentru a popula detalierea facturii cu pozitiile din documentele selectate. Pozitiile de receptie care au generat pozitii in factura sunt automat asociate pozitiilor din factura.