Bugete Calculate pe Baza Resurselor si Pretului din Listele de Costuri Asociate

Prezentul flux de lucru se adreseaza organizatiilor care isi planifica bugetele in functie de resursele alocate proiectelor. Procesul urmareste toate etapele executiei — de la lansarea comenzilor de lucru pana la receptia si inchiderea sarcinilor (Task-uri) — conform pasilor descrisi mai jos:

Functiune/Actiune	Descriere
1. Comenzi de Lucru	Pentru fiecare etapa, faza sau activitate dintr-un proiect se defineste cel putin o Comanda de Lucru, care permite urmarirea executiei proiectului/ lucrarilor. Comenzile de lucru se lanseaza cu referinta la proiectul pentru care se realizeaza (cate una per proiect sau mai multe, in functie de dimensiunea proiectului si de numarul de etape/faze/activitati al acestuia).
2. Lansare Ordine de Lucru	Fiecare Task din proiect poate fi executat prin unul sau mai multe Ordine de Lucru, incluse in Comanda de Lucru aferenta. Ordinele de Lucru pot fi lansate numai din Task-uri Aprobate; un Task Aprobat pentru care s-a lansat cel putin un Ordin de Lucru se numeste Task Lansat in Executie.
3. Urmarire si Modificare Ordine de Lucru	O data ce Task-urile din proiect sunt lansate in executie ca Ordine de Lucru, acestea pot fi urmarite si actualizate pe toata durata proiectului, monitorizarea se realizeaza pe functiunea Urmarire Comenzi de Lucru.
- Substituiri	Posibilitatea de inlocuire a resurselor pe Ordinul de Lucru. Exemplu: daca nu exista pe stoc materialul sau persoana planificata nu este disponibila, se poate alege o alternativa direct in Ordinul de Lucru.
- Split-ari	Posibilitatea de fragmentare a unei resurse principale in mai multe componente. Prin adaugarea unui rand nou, cantitatea initiala se redistribuie intre inregistrarea veche si cea noua, pastrand totalul neschimbat. Aceasta optiune este disponibila pentru resursele de tip Manopera, Utilaje si Transport.
- Subcontractari	Pentru lucrarile care nu se pot executa cu resurse proprii, exista posibilitatea de subcontractare. Aceasta optiune este disponibila pentru resursele de tip Manopera, Utilaje si Transport. Activitatea respectiva este tratata ca un serviciu cumparat.
4. Cumparari	Tranzactiile logistice referitoare la executia proiectului includ: cereri de cumparare, comenzi de cumparare, receptii articole, receptii servicii, consumuri materiale, raportare manopera, utilaje si transport. Toate acestea fac referire la proiect si activitate — atat prin Comanda de Lucru/Ordin de Lucru, cat si prin Obiecte de Cost.
- Lansare Cereri de Cumparare	Cererile de Cumparare sunt lansate din Comenzi de Lucru, contin referinta la proiect si sunt preluate in Comenzi de Cumparare. Se lanseaza prin preluarea Resurselor Materiale si Serviciilor de pe Ordinele de Lucru.
- Receptii de Materiale	Tranzactiile (documentele) referitoare la receptia materialelor cumparate pentru un proiect.
- Receptii Servicii	Tranzactiile (documentele) referitoare la receptia serviciilor cumparate pentru un proiect.
- Consumuri Materiale	Toate consumurile realizate pe proiect se inregistreaza la nivel de Comanda de Lucru si Obiect de Cost, fiind integrate nativ cu modulele Contabilitate Financiara si Contabilitate Costuri.
5. Raportare Comenzi de Lucru	Pe parcursul executiei proiectului se raporteaza consumurile de resurse corespunzator executiei: consumuri materiale in baza comenzii, receptii de servicii, raportari de manopera, consumuri de utilaje si transport.
- Flux Prelucrare Comenzi si Ordine de Lucru	Stadiul de executie al fiecarei Comenzi de Lucru cu Ordinele de Lucru aferente (fluxul de prelucrare al acestora).
6. Raportare Progres Proiect	Raportarea Progresului Proiectului este necesara informarii Managementului Organizatiei. Progresul se bazeaza pe Declararea Cantitatilor de Resurse Realizate. Cantitatile Declarate ca Progres Productie se pot vizualiza, pe o perioada, in raportul Progres Proiect
7. Raportare Situatie de Lucrari	Situatiile de Lucrari se realizeaza pe baza Cantitatilor din Proiect acceptate de Beneficiar si stau la baza intocmirii Facturilor. Acestea se bazeaza pe Declararea Cantitatilor de Resurse acceptate la plata. Cantitatile Declarate ca Situatie de Lucrari se pot vizualiza , pe o perioada in raportul Situatie de Lucrari
8. Vanzari	Specific pentru proiectele care se factureaza catre beneficiarul lucrarii pe masura ce Task-urile sunt realizate si validate de catre beneficiar.
- Livrare	Tranzactiile (documentele) au la baza situatia lucrarilor realizate si/sau conditiile comerciale stipulate in contract privind livrarea obiectivelor.
- Facturare	Emiterea facturii catre beneficiarul lucrarii conform contractului intre parti.
9. Finalizare, Inchidere si Redeschidere Task-uri Proiect	Etapele de prelucrare a Task-urilor proiectelor pe fluxul de lucru cu prezentarea starilor prin care trec.
10. Managementul Schimbarilor in Proiect	Controlul schimbarilor in cadrul Proiectului.
11. Rapoarte Specifice	Rapoarte specifice fiecarei etape a proiectului si fiecarui nivel de interes: Ofertare, Executie, Contabilitate, Activitate si Management.
12. Exemplu flux proiect de Constructii	Este prezentat un model de implementare proiect de Constructii - in EMSYS.

Notă

• Executia proiectelor se realizeaza prin intermediul Comenzilor de Lucru si Ordinelor de Lucru, respectandu-se un model unitar in care se regasesc si Comenzile/Ordinele de Lucru provenite din: Productie, Managementul Activelor, actiuni independente sau alte surse.

• Pasii 1 si 2 se realizeaza pe functiunea Logistics > Managementul Proiectelor > Executie si Control > Lansare Ordine de Lucru.

• Toate documentele de pe fluxul logistic de cumparare (receptii articole si servicii, receptii fiscale ale facturilor furnizor etc.) pastreaza referinta catre Comanda de Cumparare si, implicit, catre Proiect.

• Preluarea necesarului de achizitionat / cumparat al organizatiei respecta standardul MRP II (sustinut de APICS), tinandu-se cont de atat de oferta existenta (stoc, cereri de cumparare in diferite stadii de rezolvare etc.), cat si de cerintele existente (comenzi clienti in diferite stadii de rezolvare, comenzi de lucru si ordine de lucru in diferite stadii de realizare etc.).