Solicitari de Achizitii

Pentru a delimita rolul fiecarui participant la fluxul de prelucrare solicitari de achizitii sistemul dispune de organizarea in moduri de lucru distincte: vizualizare, solicitant si expert. Alegerea modului de lucru este disponibila dupa intrarea in functia:

Logistics → Managementul Materialelor → Cumparari → Programul Anual al Achizitiilor Publice → Solicitari de Achizitii

prin intermediul butonului image28 (in partea stanga jos a interfetei):

A. Modul de lucru Vizualizare

In modul de lucru Vizualizare se pot consulta toate solicitarile de achizitii introduse in sistem indiferent de stadiul de prelucrare, fara posibilitate de modificare, adaugare de noi cereri sau stergere. Modul de lucru Vizualizare este propus implicit de sistem:

Actionati butonul image31 pentru a intra in modul de lucru Vizualizare.

B. Modul de lucru Solicitant

In modul de lucru Solicitant se pot adauga solicitari, se pot consulta toate solicitarile, dar nu se pot actualiza decat cele deschise si cele ale solicitantului ales pe interfata. Solicitantul poate actualiza informatiile de identificare, poate preciza codul P.A.A.P. caruia i se adreseaza solicitarea, sursa de finantare si articolul bugetar poate actualiza, modifica, sterge antete si linii pe cereri deschise, poate actualiza expertul, cantitatea ceruta.

I. Inregistrarea in sistem a solicitarilor de achizitii

1. Alegeti modul de lucru Solicitant din fereastra de alegere.

Introduceti codul si parola alocate in nomenclatorul de Solicitanti.

In lista de inregistrari din ecran sunt disponibile toate inregistrarile introduse de Solicitant

2. Actionati butonul image34 pentru a adauga o noua solicitare de achizitie.

Actionati butonul image35 pentru a modifica o solicitare existenta.

Actionati butonul image36 pentru a crea o noua solicitare prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionati.

Actionati butonul image37 pentru a sterge o solicitare existenta.

Pot fi modificate sau sterse numai inregistrarile cu starea DESCHISA. O noua solicitare se creeaza tot in starea DESCHISA.

3. Actualizati campurile din antetul solicitarii de achizitie:

  • Cod Doc – codul documentului solicitare de achizitie(se valideaza in nomenclatorul de Documente).

  • Nr. – numarul solicitarii de achizitie. Numarul este format din doua parti : un prefix - format din anul datei solicitarii de achizitie si site-ul ( implicit 000 acolo unde activitatea organizatiei nu este urmarite pe site-uri) - si un numar de ordine. Sistemul propune numere de ordine crescatoare pe fiecare cod de document incepand cu 1, dar utilizatorul are posibilitatea sa tasteze numarul de ordine daca se doreste o evidenta in afara sistemului actionand butonul image39;

  • Data – data solicitarii de achizitie. Implicit se propune ziua curenta;

  • Stare – se completeaza automat de sistem. Campul este initializat cu starea DESCHISA. Valoarea campului va fi explicata in manual la fiecare actiune din fluxul de prelucrare al solicitarii.

  • Moneda – reprezinta moneda solicitarii de achizitie (moneda in care este exprimat pretul si valoarea pe solicitarea de achizitie);

  • Tip – alegeti STANDARD sau VALORIC;

    • STANDARD: solicitarea se face cu precizarea cantitatii si pretului unitar;

    • VALORIC: solicitarea se face numai cu precizarea valorii;

  • Lansare – se completeaza automat de sistem cu valoarea LANSATA ca urmare a actionarii butonului image40.

  • Scop – camp la dispozitia utilizatorului. Se introduce scopul achizitiilor ce fac obiectul solicitarii de achizitie;

  • Cod PAAP – se completeaza codul Programului Anual al Achizitiilor Publice caruia i se adreseaza solicitarea de achizitie

  • Solicitant – se completeaza automat de sistem cu codul ales pentru modul de lucru solicitant; Poate fi modificat cu un alt cod din lista de solicitanti, dar dupa inregistrarea in sistem solicitarea va fi disponibila numai pe noul cod de solicitant;

  • Marca – se completeaza cu marca unei persoane identificata ca initiatoare a solicitarii. Este utila in cazul in care codul de solicitant reprezinta o structura organizationala ( birou, sectie, directie, centru de cercetare) si ceilalti participanti la fluxul de prelucrare doresc lamuriri cu privire la informatiile inregistrate in sistem. Se valideaza in nomenclatorul Personal;

    Cu ajutorul variabilei de setare PROP_MARCA_USER exista posibilitatea de propunere a marcii asociate utilizatorului curent:

    • PROP_MARCA_USER

      • Tip: Variabila de setare / String;

      • Valori posibile: DA/NU/XX (unde: DA – se propune marca asociata utilizatorului curent; daca exista o marca asociata utilizatorului campul Marca devine inactiv, XX – se propune marca asociata utilizatorului curent; campul Marca ramane activ, NU – nu se propune marca asociata utilizatorului curent - campul Marca ramane activ)

      • Explicatie: Specifica daca in campul Marca se propune marca asociata utilizatorului curent.

    Pentru a asocia o marca unui utilizator se va folosi functia Administrator → Drepturi de Acces → Drepturi de Acces → Administrare Utilizatori – tab-ul Informatii Utilizator.

  • Expert – se completeaza cu codul compartimentului de specialitate (expert) caruia ii adreseaza solicitantul spre avizare solicitarea de achizitie;

  • Beneficiar – reprezinta obiectul (centru) de cost pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii de achizitie.

Zona reprezinta structura reala (organizatorica) privita ca un centru de responsabilitate in care se realizeaza venituri si cheltuieli fie o structura fictiva (ex: zona financiara).

Purtatorul de cheltuiala reprezinta o subdiviziune a zonei de cheltuiala (un produs, o comanda, o activitate, o lucrare, etc.). Pentru metoda cost pe comenzi in tranzactii intodeauna se va cere comanda de lucru;

Comanda de lucru: comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi.

Campurile urmatoare se completeaza obligatoriu de catre solicitant

  • Zona – completati zona pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii de achizitie; se valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost/Profit.

  • Purtator – completati purtatorul pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii; se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost/Profit.

  • Comanda – comanda de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi se se compleaza obligatoriu in acest caz. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

BU-Fond – reprezinta tuplu bu-fond atasate purtatorului selectat.

BU reprezinta o structura arborescenta a responsabilitatilor de management si/sau necesitati de raportare.Confidentialitatea si segmentarea definitiilor si datelor intr-o organizatie este impusa de Business Unit-uri.

Fondul poate fi asociat unui: scop, proiect, obiectiv, structura organizationala, activitate, subactivitate, nivel de raportare, client, contract pentru care se doreste raportare si/sau bugetare. Bugetul de venituri si cheltuieli se defineste la nivel de fond.

Campurile urmatoare se completeaza automat de catre sistem dupa selectia purtatorului de cost:

  • BU – se propune automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat;

  • Fond – se propune automat de sistem in functie de informatiile atasate purtatorului selectat;

  • Obiectiv – se solicita obiectivul de investitii numai daca fondul atasat purtatorului este de tip Investitional si sunt bifate Solicitarile de Achizitii pe functiunea EMSYS Financial → Investitii → Setari.;

  • Sursa de Finantare – codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip VENIT;

  • Articol Bugetar – codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip CHELTUIALA;

Observatie: Sursa de finantare si articolul bugetar inregistrate pe antetul solicitarii de cumparare sunt cele care se vor propune la fiecare linie din solicitare. Modificati codurile la nivel de linie acolo unde ele sunt diferite de cele propuse.

  • Pret:

    • Fara TVA: Pretul folosit pentru calcule in cerere este pretul fara TVA;

    • Cu TVA: Pretul folosit pentru calcule in cerere este pretul cu TVA.

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectele din solicitare;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA;dupa completarea codului pe ecran se afiseaza procentul de TVA.

4. Actionati butonul image34 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a antetului de solicitare de achizitie.

5. Actionati butonul image34 pentru a adauga o noua linie in detalierea solicitarii de achizitie.

Actionati butonul image35 pentru a modifica o linie existenta in detalierea solicitarii de achizitie.

Actionati butonul image36 pentru a crea o noua linie in detaliere prin copierea liniei pe care sunteti pozitionati.

Actionati butonul image37 pentru a sterge o linie existenta.

Pot fi modificate sau sterse numai linii din solicitari cu starea DESCHISA. O noua linie de solicitare se creeaza tot in starea DESCHISA a solicitarii de achizitie.

6. Actualizati campurile de identificare din linia de solicitare de achizitie:

  • Linie – numarul liniei de cerere de cumparare; se incrementeaza automat de sistem cu 1.

  • Tip Contract – tipul contractului de achizitie publica corespunzator obiectului de pe linia de cerere de achizitie:

    Alegeti FURNIZARE/SERVICII/LUCRARI:

    • FURNIZARE: daca obiectul achizitiei este furnizarea unui produs;

    • SERVICII: daca obiectul achizitiei este prestarea unui serviciu;

    • LUCRARI: daca obiectul achizitiei este executia unei lucrari de investitii;

  • UM – unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din articol. Se propune din nomenclator dar se poate modifica cu conditia existentei unei transformari intre unitatea de masura de pe linia de cerere si unitatea de masura de stoc a articolului (de regula cea propusa din nomenclatorul de articole).

  • Cod CPV – codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice) al obiectului de pe linia de solicitare de achizitie; se valideaza in Nomenclator CPV; nu este obligatoriu de completat in modul de lucru Solicitant.

  • Descriere – completati descrierea detaliata a obiectului liniei de solicitare de achizitie.

7. Actualizati campurile referitoare la cantitati, preturi si valori:

  1. Daca solicitarea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA:

  • Cantitate Ceruta – introduceti cantitatea ceruta in unitatea de masura UM;

  • Cantitatea Avizata nu se completeaza in modul de lucru Solicitant.

Preturi si valori

  • Pret – introduceti pretul unitar fara TVA estimat pentru obiectul solicitarii de achizitie;

  • Valoare – valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate ceruta * Pret si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza;

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

  • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA/100 si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

  • Pret cu TVA – se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA / Cantitate Ceruta; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale; nu se poate modifica;

  • Valoare cu TVA – se calculeaza dupa formula Valoare + TVA; nu se poate modifica.

  1. Daca solicitarea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

  • Cantitate Ceruta – introduceti cantitatea ceruta in unitatea de masura UM;

  • Cantitatea Avizata nu se completeaza in modul de lucru Solicitant.

Preturi si valori

  • Pret – se calculeaza dupa formula Valoare / Cantitate Ceruta; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale;nu se poate modifica;

  • Valoare – valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA; nu se poate modifica;

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

  • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale;nu se poate modifica;

Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

  • Pret cu TVA – introduceti pretul unitar cu TVA estimat pentru obiectul solicitarii de achizitie;

  • Valoare cu TVA – valoarea cu TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate ceruta * Pret cu TVA si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza.

  1. Daca solicitarea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA:

  • Cantitate Ceruta – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Cantitatea Avizata se completeaza de sistem cu 0.000.

Preturi si valori

  • Pret – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Valoare – introduceti valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare.

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

  • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

  • Pret cu TVA – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Valoare cu TVA – valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; se calculeaza dupa formula Valoare + TVA.

  1. Daca solicitarea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

  • Cantitate Ceruta – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Cantitatile Avizata, Aprobata, Comandata nu se completeaza in modul de lucru Solicitant.

Preturi si valori

  • Pret – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Valoare – valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA;

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

  • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

  • Pret cu TVA – se completeaza de sistem cu 0.000;

  • Valoare cu TVA – introduceti valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare.

Continuati cu:

  • Sursa de Finantare – codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; initial se propune valoarea de pe antet, dar se poate modifica;

  • Articol Bugetar – codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare;initial se propune valoarea de pe antet, dar se poate modifica.

8. Actionati butonul image51 pentru adaugarea in baza de date a unei linii de solicitare.

O alta modalitate de populare a unei solicitari de achizitii cu linii in detaliere este de a prelua linii din alta solicitare:

1. Adaugati un antet de solicitare de achizitie conform procedurii prezentate mai sus.

2. Actionati butonul image52.

Se intra in fereastra Selectie Solicitari de Achizitii:

Pozitionati-va pe solicitarea ale carei linii doriti sa le preluati in noua solicitare. Actionati butonul image55 pentru a renunta la preluare. Actionati butonul image56 pentru a prelua liniile solicitarii de achizitie in noua solicitare. Daca in solicitarea destinatie campul Pret de pe antet are valoarea FARA TVA din liniile solicitarii sursa se preia pretul fara TVA. Daca in solicitarea destinatie campul Pret de pe antet are valoarea CU TVA din liniile solicitarii sursa se preia pretul CU TVA. Completati in campul image57 codul de TVA pe care doriti sa il folositi in noua solicitare. Lista codurilor este disponibila prin actionarea butonului image58 sau prin apasarea tastei F1. Aceasta facilitate a fost utila in momentul in care procentul TVA a scazut la 19%. Liniile solicitarilor de achizitie emise cu procent TVA 20% puteau fi preluate in alte solicitari de achizitie cu acelasi pret fara TVA, dar pretul si valoarea cu TVA se calcula cu 19%.

Dupa actionarea butonului image59 in noua solicitare se regasesc liniile din solicitarea sursa.

In modul de lucru Solicitant puteti actualiza liniile de solicitare preluate ( modificari de pret si cantitati, stergeri de linii, etc).

Alta modalitate de a inregistra in sistem liniile unei solicitari de achizitii este preluarea acestora dintr-un fisier Excel. Preluarea se face efectiv dintr-un fisier de tip .csv cu delimitatorul virgula(,) si campurile alfanumerice intre ghilimele (“camp alfanumeric”) care se poate obtine dintr-un fisier Excel.

1. Adaugati un antet de solicitare de achizitie conform procedurii prezentate mai sus.

2. Actionati butonul image60.

Este disponibila fereastra de configurare a parametrilor de preluare:

3. Actionati butonul image63 pentru a vizualiza / configura structura fisierului din fereastra de configurare a parametrilor de preluare. Fereastra Vizualizare / Configurare Structura da posibilitatea utilizatorului sa isi aleaga structura de fisier pe care doreste sa o foloseasca in limitele unor configuratii minime/maxime.

Configuratia maxima se obtine bifand toate campurile din fereastra. Configuratia minima se obtine debifand campurile acolo unde este posibil. In cazul in care un camp nu este bifat in sistem se va incarca o valoare implicita.

  • Cod CPV – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul CPV al obiectului de pe linia de solicitare;

  • Descriere – este obligatoriu de completat. Reprezinta descrierea detaliata a obiectului de pe linia de solicitare;

  • U.M. – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea STANDARD. Reprezinta unitatea de masura a obiectului de pe linia de solicitare. Trebuie sa existe in nomenclatorul de unitati de masura din baza de date.

  • Q. Ceruta – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea STANDARD. Reprezinta cantitatea ceruta de solicitant.

  • Cod TVA – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul taxei pe valoarea adaugata asociat la achizitia obiectului solicitarii. In cazul in care nu este completat se preia valoarea de pe antetul solicitarii. Valoarea campului se valideaza in nomenclatorul de taxe.

Pentru valoarea campului Pret de pe antet = FARA TVA:

  • Pret fara TVA – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea STANDARD. Reprezinta pretul fara TVA estimat pentru obiectul solicitarii.

  • Valoare fara TVA – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea VALORIC. Reprezinta valoarea fara TVA estimata pentru obiectul solicitarii.

Pentru valoarea campului Pret de pe antet = FARA TVA:

  • Pret cu TVA – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea STANDARD. Reprezinta pretul cu TVA estimat pentru obiectul solicitarii.

  • Valoare cu TVA – este obligatoriu de completat in cazul in care campul Tip de pe antet are valoarea VALORIC. Reprezinta valoarea cu TVA estimata pentru obiectul solicitarii.

  • Tip Contract – este obligatoriu de completat. Reprezinta tipul contractului de achizitie publica corespunzator obiectului de pe linia de cerere de achizitie;se completeaza cu:

    • FURNIZARE: daca obiectul achizitiei este furnizarea unui produs;

    • SERVICII: daca obiectul achizitiei este prestarea unui serviciu;

    • LUCRARI: daca obiectul achizitiei este executia unei lucrari de investitii;

  • Sursa de finantare – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip VENIT;

  • Articol bugetar – nu este obligatoriu de completat. Reprezinta codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip CHELTUIALA.

4. Urmati succesiunea operatiilor pentru preluarea liniilor din fisierul EXCEL:

  1. completati fisierul EXCEL cu coloanele dorite conform instructiunilor de mai sus;

  2. salvati fisierul intr-un director in format csv;

  3. intrati in aplicatie si se actionati butonul image60;

  4. actionati butonul image66 pentru cautarea fisierul .csv in directorul in care a fost salvat;

  5. actionati butonul image67;

  6. actionati butonul image63;

  7. bifati sau debifati campurile in fereastra de configurare pentru a corespunde cu structura fisierului creat la punctul a);

  8. actionati butonul image69 din fereastra Vizualizare / Configurare Structura;

  9. actionati butonul image70 din fereastra Preluare Linii din Fisier Excel si verificati daca structura fisierului .csv incarcat coincide cu structura definita in fereastra de configurare. Daca structura coincide treceti la pasul urmator. Daca structura fisierului nu coincide cu configurarea si configurarea este corecta modificati fisierul Excel astfel incat sa coincida cu structura definita in configurare si reluati procesul de la punctul b). Daca configurarea este gresita reluati procesul de la punctul f);

  10. actionati butonul image71 pentru incarcarea in baza de date a liniilor din fisier. Dupa actionarea butonului este disponibil un raport care contine eventualele erori de la validarea incarcarii. In caz de eroare fisierul nu este incarcat in baza de date. Daca check-box-ul image72 este bifat se face doar o simulare a incarcarii. Daca nu, se face incarcarea efectiva. Cu ajutorul butonului image73 puteti vizualiza rezultatul incarcarii, ulterior actiunii butonului image74;

  1. actionati butonul image69 din fereastra Preluare linii din fisier Excel. La revenirea in ecranul de actualizare solicitari veti regasi in detaliere liniile preluate din fisierul Excel.

II. Lansarea si listarea solicitarilor de achizitie

Operatiunea de lansare semnifica faptul ca solicitantul a finalizat operatiunile de inregistrare in sistem a solicitarii de achizitie si doreste transmiterea acesteia catre compartimentul de specialitate (expert).

Actionati butonul image40 pentru a initia operatiunea de lansare. Sistemul cere sa introduceti compartimentul de specialitate (expertul) caruia ii adresati solicitarea de achizitie pentru completarea informatiilor de pe solicitare ( cod CPV, descriere, pret , valoare) si confirmarea necesitatii achizitiei pentru a fi inclusa in P.A.A.P.

Actionati butonul image41 pentru a finaliza operatiunea de lansare. Dupa lansare campul Stare de pe antet va avea valoarea LANSATA.

Actionati butonul image80 pentru a initia tiparirea formularului de solicitare.

Titlul formularului este dat de continutul campului Denumire document al inregistrarii cu codul documentului egal cu codul documentului de pe cerere disponibil pe functia Logistics → Definitii → Definitii generale → Documente

Daca expertul a avizat solicitarea de achizitie lansata catre el solicitantul va regasi in lista de inregistrari asociata lui solicitarea de achizitie in starea AVIZATA EXPERT. Daca expertul a respins solicitarea de achizitie solicitantul va regasi in campul Avizare Expert valoarea RESPINSA (image83) si prin intermediul butonului image84 motivul rezolutiei.

C. Modul de lucru Expert

Compartimentul de specialitate (expertul) are obligatia de a certifica necesitatea si legalitatea achizitiilor propuse in solicitarea de achizitie. Compartimentul de specialitate va specifica codul CPV al achizitiilor propuse si va stabili cantitatrea si valoarea estimata. De asemenea va putea completa descrierea detaliata a obiectului solicitarii. O solicitare de achizitie avizata de expert poate fi inclusa in P.A.A.P.

In modul de lucru Expert utilizatorul cu rol de compartiment de specialitate poate vizualiza toate solicitarile avizate de el in modul de lucru Expert precum si solicitarile de achizitie lansate catre el, dar la care nu a dat inca o rezolutie (Avizare sau Respingere).

1. Alegeti modul de lucru Expert din fereastra de alegere mod de lucru.

Introduceti codul de expert si parola alocate in nomenclatorul Compartimente de specialitate (experti).

In ecranul de inregistrari (browse) sunt disponibile toate solicitarile avizate de Expert precum si solicitarile de achizitie lansate catre el dar la care nu a dat inca o rezolutie (Avizare sau Respingere).

2. Actionati butonul image35 pentru a actualiza informatiile disponibile expertului de pe antetul solicitarii de achizitie:

  • Scop – camp la dispozitia utilizatorului. Se completeaza sau eventual se modifica valoarea introdusa de solicitant a scopului achizitiilor ce fac obiectul solicitarii de achizitie.

  • Cod PAAP – se completeaza sau eventual se modifica valoarea introdusa de solicitant a codului Programului Anual al Achizitiilor Publice caruia i se adreseaza solicitarea de achizitie

  • Expert – daca se considera ca solicitarea adresata expertului trebuia sa fie adresata altui expert se completeaza cu codul compartimentului de specialitate (expert) caruia solicitantul trebuia sa ii transmita spre avizare solicitarea de achizitie;

  • Zona – se completeaza sau eventual se modifica valoarea introdusa de solicitant a zonei pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii de achizitie;s e valideaza in nomenclatorul Zone din functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  • Purtator – se completeaza sau eventual se modifica valoarea introdusa de solicitant a purtatorului pe care se inregistreaza cheltuielile prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii; se valideaza in nomenclatorul Purtatori asociat fiecarei zone definite in functiunea Obiecte de Cost / Profit.

  • Comanda – se completeaza sau eventual se modifica valoarea introdusa de solicitant a comenzii de lucru asociata purtatorului in cazul metodei cost pe comenzi; se compleaza obligatoriu in acest caz. Se valideaza in nomenclatoarele definite in EMSYS Financial → Contabilitatea Costurilor → Comenzi de lucru.

  • Sursa de Finantare – codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip VENIT;

  • Articol Bugetar – codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectelor solicitarii. Se valideaza in nomenclatorul de Structura de Buget, tip CHELTUIALA.

Observatie: Sursa de finantare si articolul bugetar inregistrate pe antetul solicitarii de cumparare sunt cele care se vor propune la fiecare linie din solicitare. Modificati codurile la nivel de linie acolo unde ele sunt diferite de cele propuse.

  • Pret – se completeaza sau se modifica valoarea introdusa de solicitant cu:

  • Fara TVA: Pretul folosit pentru calcule in solicitare este pretul fara TVA;

  • Cu TVA: Pretul folosit pentru calcule in solicitare este pretul cu TVA.

  • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectele din solicitare;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA; dupa completarea codului pe ecran se afiseaza procentul de TVA.

Actionati butonul image51 pentru inregistrarea in baza de date a modificarilor facute de expert pe antetul solicitarii.

3. Actualizati, daca este necesar, valorile introduse de solicitant in campurile de identificare din linia de solicitare de achizitie:

  • Tip Contract – tipul contractului de achizitie publica corespunzator obiectului de pe linia de cerere de achizitie:

    Alegeti FURNIZARE/SERVICII/LUCRARI:

    • FURNIZARE: daca obiectul achizitiei este furnizarea unui produs;

    • SERVICII: daca obiectul achizitiei este prestarea unui serviciu;

    • LUCRARI: daca obiectul achizitiei este executia unei lucrari de investitii;

  • Cod CPV – codul CPV (sistemul de grupare si codificare utilizat în Vocabularul comun al achizitiilor publice) al obiectului de pe linia de solicitare de achizitie; se valideaza in Nomenclator CPV;

  • Descriere – completati descrierea detaliata a obiectului liniei de solicitare de achizitie;

4. Actualizati, daca este necesar, valorile introduse de solicitant in campurile referitoare la cantitati, preturi si valori:

  • Daca solicitarea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA.

    • Cantitatea Ceruta nu se modifica in modul de lucru Expert.

    • Cantitate Avizata – introduceti cantitatea avizata in unitatea de masura UM;

    Preturi si valori

    • Pret – introduceti pretul unitar fara TVA estimat pentru obiectul solicitarii de achizitie;

    • Valoare – valoarea fara TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate Avizata * Pret si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza;

    • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA/100 si se rotunjeste la doua zecimale;nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

    • Pret cu TVA – se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA / Cantitate Avizata; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale; nu se poate modifica;

    • Valoare cu TVA – se calculeaza dupa formula Valoare + TVA; nu se poate modifica.

  • Daca solicitarea este de tip STANDARD si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

    • Cantitatea Ceruta nu se modifica in modul de lucru Expert.

    • Cantitate Avizata – introduceti cantitatea avizata in unitatea de masura UM;

    Preturi si valori

    • Pret – se calculeaza dupa formula Valoare / Cantitate Avizata; nu se rotunjeste dar se afiseaza cu patru zecimale; nu se poate modifica;

    • Valoare – valoarea fara TVA pentru cantitatea avizata. Se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA; nu se poate modifica;

    • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA – valoarea TVA, se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

    • Pret cu TVA – introduceti pretul unitar cu TVA estimat pentru obiectul solicitarii de achizitie;

    • Valoare cu TVA – valoarea cu TVA pentru cantitatea ceruta. Se calculeaza dupa formula Cantitate avizata * Pret cu TVA si se rotunjeste la doua zecimale; poate fi modificata de utilizator, caz in care celelalte valori se recalculeaza.

  • Daca solicitarea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea FARA TVA:

    • Cantitatea Ceruta este completata de sistem cu 0.000.

    • Cantitate Avizata – se completeaza de sistem cu 0.000;

    Preturi si valori

    • Pret – se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare – introduceti valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare.

    • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare;se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare * Procent TVA si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

    • Pret cu TVA – se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare cu TVA – valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; se calculeaza dupa formula Valoare + TVA.

  • Daca solicitarea este de tip VALORIC si campul pret de pe antet are valoarea CU TVA:

    • Cantitatea Ceruta este completata de sistem cu 0.000.

    • Cantitate Avizata – se completeaza de sistem cu 0.000;

    Preturi si valori

    • Pret – se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare – valoarea fara TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA – TVA;

    • Cod TVA – introduceti codul de TVA aplicabil pentru obiectul de pe linia de solicitare; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA.

    • TVA – valoarea TVA,se calculeaza dupa formula Valoare cu TVA * Procent TVA / (100 + Procent TVA) si se rotunjeste la doua zecimale; nu se poate modifica;

    Observatie: Procent TVA este campul Cota din inregistrarea din nomenclatorul Taxe care are codul TVA egal cu codul TVA de pe linia de solicitare.

    • Pret cu TVA – se completeaza de sistem cu 0.000;

    • Valoare cu TVA – introduceti valoarea cu TVA necesara pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare.

    Continuati cu:

    • Sursa de Finantare – codul sursei de finantare a cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; initial se propune valoarea de pe antet dar se poate modifica;

    • Articol Bugetar – codul articolului bugetar al cheltuielilor prevazute in buget pentru achizitia obiectului de pe linia de solicitare; initial se propune valoarea de pe antet dar se poate modifica.

5. Actionati butonul image41 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a modificarilor efectuate pe linia de solicitare.

6. Actionati butonul image96 pentru a respinge solicitarea de achizitie adresata de solicitant. Completati motivul respingerii in fereastra Respingere Solicitare de Achizitie si actionati butonul image96 din fereastra.

Dupa actionarea butonului image96 solicitarea ramane in starea LANSATA, iar campul Avizare expert este completat cu valoarea RESPINSA. Puteti anula respingerea prin actionarea inca o data a butonului image96 de pe antetul solicitarii de achizitie.

7. Actionati butonul image101 pentru a aviza solicitarea de achizitie adresata de solicitant.

Sistemul emite un mesaj de eroare daca pentru solicitarea de achizitie se cere avizarea, dar codurile CPV nu au fost completate:

Dupa avizare expert campul stare ia valoarea AVIZATA EXPERT. Anularea avizarii expert se poate face prin actionarea inca o data a butonului image101.

Liniile solicitarilor de achizitie cu starea AVIZATA EXPERT constituie baza intocmirii Programului Anual al Achizitiilor Publice. Asocierea solicitarilor de achizitie la P.A.A.P. se face de utilizatorul care intocmeste P.A.A.P. In functiunea Solicitari de Achizitii asocierea unei linii de solicitare la un P.A.A.P. se poate vizualiza prin pozitionarea utilizatorului pe linia de solicitare si actionarea butonului image104.

Buton Antet Solicitare de Achizitie:

  • Ev. Actiuni: istoric al solicitarii de achizitie: utilizatorul care a adaugat solicitarea de achizitie, utilizatorul care a lansat solicitarea, utilizatorul care a avizat expert solicitarea etc., precum si data si ora la care s–au desfasurat aceste actiuni.

  • Versiunea 7.6.9 :

    • au fost adaugate variabile pentru blocarea logica introducere solicitari in afara perioadei de declarare solicitari;

    • culegere necesitate la nivel de detaliere - configurabil;

    • limitare CPV-uri la nivel de necesitate, daca exita (modificare LOV si validare);

    • refacere mod de lucru in functie de drepturile utilizatorului.

  • Versiunea 7.6.19 - extindere model cu selectie tip contract din lista rezervata TCA.