Fisa de Magazie

Scop

Fisa de Magazie este documentul contabil de evidenta a stocurilor care inregistreaza toate miscarile de inventar — intrari, iesiri si transferuri — pentru articolele selectate dintr-o gestiune, pe o perioada definita. Constituie principalul instrument de audit al activitatii de stoc si este utilizat de gestionari, contabili si responsabili de inventar pentru verificarea soldurilor si trasabilitatea tranzactiilor individuale.

Raportul ofera doua moduri de prezentare:

• Format ecran / PDF — fisa de magazie formatata, grupata pe articol, cu subtotaluri optionale si sectiune optionala de recapitulatie pe tip document.

• Format tabelar Excel — export tabelar, orientat pe coloane, destinat prelucrarilor si analizelor ulterioare.

Reguli

Logica datei - Campul de data utilizat pentru incadrarea tranzactiilor in perioada raportata se selecteaza prin selectia Data:

Optiune	Data utilizata	Cand se foloseste
Efectiva	Data efectiva — data alocata perioadei contabile	Se utilizeaza cand se doreste incadrarea corecta in perioada contabila, indiferent de data fizica a documentului
Document	Data documentului — data inscrisa pe documentul sursa (aviz, bon de consum etc.)	Se utilizeaza cand se doreste trasabilitatea dupa data fizica de emitere a documentului

Ambele date sunt stocate pe fiecare tranzactie (data document, data efectiva). Modul selectat apare in titlul raportului.

Starea tranzactiilor (validate/nevalidate) - Implicit (cand Stare Documente nu este selectata), raportul include toate tranzactiile indiferent daca au fost sau nu validate/postate. Filtrul Stare Documente permite restrictionarea la tranzactii validate sau nevalidate.

Atenționare

Important: Soldul initial (SI) — stocul la inceputul perioadei — se calculeaza intotdeauna exclusiv din tranzactiile validate (postate), indiferent de valoarea filtrului Stare Documente.

Cheltuieli de aprovizionare

Selectia Include Cheltuieli de Aprovizionare determina daca taxele si comisioanele de aprovizionare (vama, accize, transport, comisioane si alte costuri de achizitie) sunt incluse in preturile si valorile de stoc:

• Da — preturile si valorile includ toate cheltuielile de aprovizionare alocate pe linia de receptie.

• Nu — se utilizeaza doar valoarea de baza a stocului; cheltuielile de aprovizionare sunt excluse.

Continut Raport

Format ecran — Fisa de Magazie

Fiecare rand reprezinta o linie de miscare de inventar. Randurile sunt grupate pe articol; in cadrul fiecarui articol se pot activa sub-grupari optionale pe Business Unit, Gestiune si/sau Cont Contabil prin selectia Afisare Grupari.

Coloanele raportului:

Coloana	Descriere
Tip Document	Tipul intern si subtipul documentului
Tip Tranzactie	Directia miscarii: intrare (I) sau iesire (E)
Data	Data tranzactiei (efectiva sau document, conform selectiei Data)
Cod Document	Codul tipului de document
Numar Document	Numarul documentului
Partener	Denumirea furnizorului sau clientului
Cod Articol	Codul articolului
Denumire Articol	Descrierea articolului
Denumire Extinsa	Denumire extinsa (vizibila cand optiunea corespunzatoare e activa)
U.M.	Unitatea de masura
Lot Intern	Numarul de lot intern atribuit la receptie
Lot Extern	Numarul de lot sau serie al furnizorului
Serie	Numarul de serie (acolo unde este aplicabil)
Locatie	Codul locatiei de depozitare
Business Unit	Denumirea Business Unit-ului/organizatiei/punctului de lucru
Gestiune	Denumirea gestiunii
Cont	Simbolul si denumirea contului contabil
Q SI	Cantitate sold initial
Q Intrari	Cantitate intrata
Q Iesiri	Cantitate iesita
Pret	Pretul unitar de stoc in moneda selectata
Val SI	Valoare sold initial
Val Intrari	Valoare intrari
Val Iesiri	Valoare iesiri

Fiecare nivel de grupare activ genereaza un rand de subtotal. La finalul fiecarui grup de articol apare un rand de total general.

Recapitulatie Tip Document - Cand Afisare Recapitulatie Tip Document este activata, la finalul fisei de magazie apare o sectiune suplimentara de sinteza pe tip document, cu coloanele: Tip Document, Tip Tranzactie, Q SI, Q Intrari, Q Iesiri, Val SI, Val Intrari, Val Iesiri.

Format Tabelar Excel - Cand Format Tabelar Excel este activat, raportul trece la un format tabelar, un rand per linie de tranzactie. Coloanele disponibile: Cod Articol, Nume Articol, Denumire Extinsa, U.M., Cod Furnizor, Nume Furnizor, Lot Intern, Lot Extern, Serie, Locatie, Cod Business Unit, Nume Business Unit, Cod Gestiune, Nume Gestiune, Simbol Cont, Nume Cont, Tip Document, Tip Tranzactie, Data, Numar Tranzactie, Nume Partener, Cod Document, Numar Document, Cod Zona, Nume Zona, Cod Purtator, Nume Purtator, Q SI, Q Intrari, Q Iesiri, Pret, Val SI, Val Intrari, Val Iesiri.

Optiuni si Filtre pentru Generarea Raportului

Perioada

Data — Obligatoriu. Butoane radio. Selecteaza campul de data utilizat pentru filtrarea tranzactiilor: Efectiva sau Document.

Data inceput — Obligatoriu. Camp data. Inceputul perioadei raportate (inclusiv).

Data Sfarsit — Obligatoriu. Camp data. Sfarsitul perioadei raportate (inclusiv).

Business Unit — Obligatoriu. Selecteaza Business Unit-ul pentru raport. Sunt afisate doar nodurile accesibile utilizatorului curent. Se poate selecta nodul de nivel superior pentru a include toate nodurile accesibile.

Optiuni Raport

Moneda — Obligatoriu. Lista derulanta. Selecteaza moneda pentru coloanele de valori si preturi: Baza, Referinta, Consolidare sau Tranzactie.

Format Tabelar Excel — Optional. Caseta de bifare. Comuta la formatul tabelar Excel cand este bifat; fisa de magazie formatata este generata cand este debifat.

Afisare Grupari — Optional. Selectie multipla. Activeaza sub-grupari in cadrul fiecarui articol: Business Unit, Gestiune, Cont. Se pot selecta mai multe optiuni simultan.

Afisare Recapitulatie Tip Document — Optional. Caseta de bifare. Adauga sectiunea de recapitulatie pe tip document la finalul raportului PDF/ecran.

Afisare Denumire Extinsa — Optional. Caseta de bifare. Adauga coloana de denumire extinsa pe fiecare rand.

Include Cheltuieli de Aprovizionare — Obligatoriu. Butoane radio. Da — preturile includ cheltuielile de aprovizionare; Nu — doar valoarea de baza a stocului.

Filtre Stoc

Tip Gestiuni — Optional. Selectie multipla. Restrictioneaza la tipul/tipurile de gestiuni selectate (Principala, Secundara, Magazin, DRS Locatii, Custodie Clienti, Custodie Furnizori, Terti, Flux, Obiecte Inventar, Echipament Protectie, DRS (Documente cu Regim Special) Agenti). Daca nu se selecteaza nimic, sunt incluse toate tipurile.

Gestiune — Optional. Lista derulanta. Restrange la o singura gestiune, filtrata dupa tipul selectat.

Grupa — Optional. Lista derulanta. Filtreaza articolele apartinand grupei de produse selectate.

Subgrupa — Optional. Lista derulanta. Filtreaza articolele din subgrupa selectata. Lista este filtrata la subgrupele grupei selectate.

Cautare Denumire Extinsa — Optional. Camp text. Cautare libera in denumirea extinsa a articolului.

Articol — Optional. Lista derulanta. Restrange la un singur articol, filtrat dupa Grupa si Subgrupa.

Denumire Extinsa — Optional. Lista derulanta. Restrange la o singura varianta de denumire extinsa a articolului selectat.

Lot Intern — Optional. Lista derulanta. Filtreaza miscarile unui singur lot intern, in functie de Articol si optional Gestiune/Cont.

Lot Extern — Optional. Lista derulanta. Filtreaza miscarile unui singur lot extern al furnizorului.

Cont — Optional. Lista derulanta. Filtreaza la un singur cont contabil de stoc.

Furnizor — Optional. Lista derulanta. Restrange la miscarile unui anumit furnizor.

Filtre Document

Atenționare

Cand oricare dintre filtrele de document este activ (Tip Document, Cod Document, Serie, interval Numar Document), sectiunea de sold initial (SI) este suprimata — se afiseaza doar miscarile din perioada filtrata, fara sold initial.

Stare Documente — Optional. Butoane radio. Validate — doar tranzactii postate; Nevalidate — doar tranzactii nepostate; (neselectat) — toate tranzactiile.

Tip Document — Optional. Lista derulanta. Restrange la un anumit tip intern de document din domeniul stoc.

Cod Document — Optional. Lista derulanta. Restrange la un anumit cod de document.

Serie Document — Optional. Camp text. Filtreaza dupa seria documentului.

Numar Document de la / la — Optional. Interval numeric. Filtreaza documentele cu numarul in intervalul specificat.

Glosar

Notă

• Data Efectiva - Data utilizata pentru alocarea unei tranzactii la o perioada contabila fiscala. Poate diferi de data documentului cand inregistrarile se efectueaza retroactiv.

• SI (Sold Initial) - Soldul de deschidere — cantitatea si valoarea de stoc la inceputul perioadei selectate. Se calculeaza intotdeauna exclusiv din tranzactiile validate (postate).

• Intrari - Miscari de stoc in sens intrare: receptii, productii, transferuri interne de primire.

• Iesiri - Miscari de stoc in sens iesire: consumuri, vanzari, transferuri interne de emitere.

• Cheltuieli de Aprovizionare - Costuri suplimentare de achizitie: taxe vamale, accize, transport, comisioane si alte cheltuieli ocazionate de procurarea marfurilor.

• Lot Intern - Numarul de lot intern atribuit de sistem la momentul receptiei.

• Lot Extern - Numarul de lot sau serie atribuit de furnizor, inscris pe documentul de livrare al acestuia.

• Gestiune - Depozit sau loc de gestiune a stocurilor in cadrul unui sit.

• Business Unit - Unitate organizatorica (punct de lucru / subunitate / sucursala) careia ii sunt atribuite tranzactiile.

• Tip Gestiune - Clasificarea tipologica a gestiunii (Principala, Secundara, Magazin, Custodie etc.).

• Purtator de Costuri - Entitate organizatorica sau un proiect caruia ii sunt alocate cheltuielile de aprovizionare (existent in cadrul unei zone de cheltuiala).

• Zona de Cheltuieli - Zona geografica sau organizatorica utilizata pentru alocarea cheltuielilor de aprovizionare.

• Denumire Extinsa - Eticheta descriptiva suplimentara pentru un articol, utilizata atunci cand denumirea standard nu este suficienta pentru a distinge variantele.

Important

Plusuri fata de fisa de magazie standard

• Trasabilitate lot intern si lot extern — Fiecare miscare afiseaza atat lotul intern (atribuit de sistem) cat si lotul extern (al furnizorului), permitand urmarirea completa a originii marfii.

• Recapitulatie automata pe tip document — Sectiunea optionala de recapitulatie sintetizeaza miscarile pe tipuri de document (receptie, consum, vanzare etc.), eliminand necesitatea unui tabel pivot manual pentru verificari rapide.

• Export tabelar Excel cu toate campurile — Formatul tabelar pune la dispozitie toate dimensiunile tranzactiei (lot, locatie, partener, zona, purtator, cont etc.) intr-un singur rand, gata pentru analiza sau import in alte sisteme, fara prelucrari suplimentare.

• Cautare cu contine pentru denumirea extinsa: Cautare Denumire Extinsa.