Document Fundamentare

Functia Document Fundamentare (DDF) permite culegerea si gestionarea documentelor de fundamentare aferente angajarilor de cheltuieli din sectorul public.

Se acceseaza din Financial -> Sector Public -> ALOP -> Angajare Cheltuieli -> Document Fundamentare

Notă

Sectiunea A a documentului de fundamentare se culege in acest ecran (Document Fundamentare). Sectiunea B devine disponibila abia dupa ce documentul este asociat in angajament. Fluxul existent poate fi folosit in continuare — angajamentul poate fi adaugat direct din ecranul de angajamente, fara a utiliza aceasta functiune (Document Fundamentare).


Browse documente de fundamentare

La accesarea functiei se incarca lista documentelor de fundamentare disponibile.

Fiecare inregistrare din lista afiseaza:

  • Nr inregistrare - numarul unic al documentului de fundamentare;

  • Data revizuire - data revizuire;

  • Informatii suplimentare - descrierea sau scopul documentului;

  • Revizuire - numarul revizuirii curente a documentului.

In partea de sus a ecranului se afla:

  • un camp de Filtrare rapida - permite cautarea documentelor dupa numar document;

  • butonul image_setari Setari - permite selectarea documentelor in functie de coloanele selectate si sortarea listei;

  • butonul image_actiuni Actiuni - contine optiunile disponibile pentru documentul selectat.

In partea de jos a ecranului se afla butoanele de operare:

  • Detalii - navigheaza catre pagina de detaliere a documentului selectat;

  • Lista Angajamente - afiseaza angajamentele asociate documentului selectat;

  • Lista Capturi - afiseaza capturile asociate documentului;

  • Adauga - deschide ecranul de adaugare document nou;

  • button_modify Modifica - permite modificarea documentului selectat;

  •  Copiaza Copiaza - creeaza o copie a documentului selectat;

  •  Sterge Sterge - sterge documentul selectat.

Adaugare document de fundamentare

Apasati butonul Adauga din partea dreapta jos a ecranului.

Se deschide ecranul de adaugare cu urmatoarele campuri:

  • Nr. inregistrare - se completeaza automat de catre sistem daca revizuirea este 0. Daca revizuirea nu este 0, trebuie completat manual, altfel se primeste mesaj de eroare;

  • BU - selectati din lista Business Unit-ul corespunzator;

  • Compartiment specialitate - selectati din lista compartimentul de specialitate aferent documentului.

Dupa completarea campurilor, apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a salva inregistrarea in baza de date.

Puteti modifica ulterior documentul prin selectarea acestuia din lista si apasarea butonului button_modify Modifica.

Notă

Campul Nr. inregistrare se propune automat doar cand revizuirea documentului este 0. Pentru revizuirile ulterioare, numarul trebuie completat manual.

Detalii document de fundamentare

Dupa salvarea antetului documentului, selectati inregistrarea din lista si apasati butonul Detalii din partea de jos a ecranului pentru a naviga catre pagina de detaliere.

Lista de detalieri afiseaza pentru fiecare inregistrare:

  • Cod SSI - codul SSI generat din combinatia sector, sursa de finantare si articol buget;

  • Influente - valoarea influentei pe detaliere;

  • Total revizuiri anterioare - totalul influentelor din revizuirile anterioare;

  • Parametri fundamentare - parametrul de fundamentare asociat;

  • Element fundamentare - elementul de fundamentare asociat.

Apasati butonul Adauga pentru a introduce o noua detaliere. Se deschide ecranul cu urmatoarele campuri:

  • Sector - completati codul sectorului. Impreuna cu Sursa finantare si Articol buget este folosit la obtinerea codului SSI;

Atenționare

Campurile Sector, Sursa finantare si Articol buget sunt folosite la obtinerea codului SSI.

  • Sursa finantare - completati sau alegeti din lista sursa de finantare;

  • Articol buget - completati sau alegeti din lista articolul bugetar;

  • Cod SSI - camp inactiv, se completeaza automat in functie de sector, sursa finantare si articol buget;

  • Parametri fundamentare - camp inactiv, se completeaza automat in functie de sector, sursa finantare si articol buget;

  • Element fundamentare - camp inactiv, se completeaza automat;

  • Influente - completati valoarea influentei;

  • Total revizuiri anterioare - camp inactiv, se completeaza automat cu 0 cand se afla pe revizuirea 0, respectiv cu totalul influentelor anterioare pentru revizuirile mai mici decat revizuirea curenta, atunci cand revizuirea curenta este mai mare decat 0.

Apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a salva detalierile.

Notă

Campurile Cod SSI, Parametri fundamentare si Total revizuiri anterioare nu sunt active si se completeaza automat de catre sistem.

Lista Angajamente

Selectati un document de fundamentare din lista si apasati butonul Lista Angajamente din partea de jos a ecranului.

Se deschide un popup care afiseaza angajamentele asociate documentului de fundamentare selectat, cu urmatoarele coloane:

  • Document - numarul documentului de angajament asociat;

  • Scop - scopul angajamentului;

  • Valoare - valoarea angajamentului in moneda de baza;

  • Revizuire - revizuirea la care a fost asociat angajamentul.

Meniul Actiuni

Meniul image_actiuni Actiuni din coltul dreapta sus al ecranului contine urmatoarele optiuni:

  1. Generare Angajament

  • Apasati Actiuni -> Generare Angajament pentru a naviga in ecranul de adaugare angajament.

  • Pe langa propunerile standard care se fac la adaugarea unui angajament, sistemul propune automat si valorile pentru campurile:

    • Dep. Specialitate - se preia compartimentul de specialitate din documentul de fundamentare;

    • Scop - se preia scopul din documentul de fundamentare;

    • BU - se preia Business Unit-ul din documentul de fundamentare.

Dupa completarea tuturor campurilor necesare, apasati butonul  Salveaza Salveaza pentru a inregistra angajamentul. Angajamentul generat va fi asociat automat documentului de fundamentare si va fi vizibil in lista de la Lista Angajamente.

  1. Export Doc. Fundamentare

  • Apasati Actiuni -> Export Doc. Fundamentare pentru a exporta documentul de fundamentare.

  • Se deschide un popup in care campurile sunt completate cu valorile salvate la adaugarea/modificarea documentului de fundamentare. In afara de campurile BU, Compartiment specialitate si Scop, nu se pot modifica alte campuri.

Puteti efectua:

  • Export XML - genereaza fisierul XML al documentului de fundamentare;

  • Export PDF - genereaza fisierul PDF al documentului de fundamentare.

Notă

La primul export, campurile sunt active si bifele sunt active. La exporturile ulterioare pe acelasi document, campurile nu mai sunt active, cu exceptia: BU, Compartiment specialitate si Scop.

  1. Lansare BPM Sectiunea A

  • Apasati Actiuni -> Lansare BPM Sectiunea A pentru a lansa Sectiunea A a documentului de fundamentare selectat spre aprobare, prin fluxul BPM Flux aprobare revizie document fundamentare.

  • Daca documentul nu a fost anterior lansat sau aprobat, se primeste mesaj de informare: Documentul curent a fost lansat spre procesare in BPM.

  • Daca documentul a fost deja lansat sau aprobat prin BPM, se primeste mesajul de eroare: Sectiunea A a documentului curent a fost aprobata prin fluxul BPM.

Notă

Pentru a putea lansa documentul spre aprobare in BPM trebuie indeplinite urmatoarele conditii:

  • sa existe in functia BPM management, tab Process Definition, fluxul Flux aprobare revizie document fundamentare;

  • sa existe grupul de utilizatori DDF_CS, cu denumirea COMPARTIMENT SPECIALITATE, definit la functia Actualizare Utilizatori, tab Grupuri, in care sunt adaugati utilizatorii cu drept de aprobare a documentelor de fundamentare.

Atenționare

Daca grupul de utilizatori DDF_CS nu exista, la apasarea butonului Lansare BPM Sectiunea A se primeste mesaj de eroare: Grupul de utilizatori cu codul DDF_CS [Compartiment Specialitate] nu exista.

  1. Istoric BPM

  • Apasati Actiuni -> Istoric BPM pentru a vizualiza, intr-un popup, istoricul proceselor BPM lansate pentru documentul de fundamentare selectat. Fiecare inregistrare afisata contine: utilizatorul, data si starea.

Notă

  • Daca documentul selectat nu a fost inca lansat spre aprobare in BPM, popup-ul Istoric BPM nu contine nicio inregistrare.

  • Dupa apasarea butonului Lansare BPM Sectiunea A, in popup apare o inregistrare aferenta lansarii.

  • Dupa ce sarcina este aprobata sau refuzata din BPM (buton Workflow), in popup apar ambele inregistrari: cea de lansare si cea de aprobare/refuz.

Aprobare Sectiunea A prin BPM

Dupa lansarea in BPM cu optiunea Actiuni -> Lansare BPM Sectiunea A, aprobarea Sectiunii A a documentului de fundamentare se realizeaza in aplicatia BPM, de catre un utilizator care face parte din grupul DDF_CS.

Accesarea sarcinii in BPM:

  1. Din arborele de functii, in coltul dreapta sus, se apasa butonul Workflow, pentru a deschide aplicatia EMSYS BPM.

  2. In meniul din stanga se acceseaza sectiunea Tasks As Candidate Groups. Aici este afisata sarcina de aprobare corespunzatoare documentului lansat, sub forma:

    DDF: numar_unic /revizuire/data_revizuire (1. Compartiment Specialitate)

  3. Se selecteaza sarcina si se apasa butonul Revendica (Claim), pentru ca documentul sa fie preluat spre procesare de catre utilizatorul curent.

Dupa revendicare, se deschide formularul sarcinii, cu urmatoarele elemente:

  • Document - numarul, revizuirea si data revizuirii documentului de fundamentare (camp needitabil);

  • Descarca document - permite descarcarea documentului de fundamentare listat in format PDF;

  • Descriere scurta - informatiile suplimentare ale documentului de fundamentare (camp needitabil);

  • Ataseaza document semnat, camp Choose File - permite incarcarea documentului semnat electronic; butonul Semneaza Document permite semnarea electronica a documentului descarcat;

  • Aprobare - lista de selectie cu valorile Da si Nu;

  • Comentariu - camp text liber, propus automat cu denumirea etapei curente (ex: Compartiment Specialitate);

  • butonul Salveaza - salveaza modificarile fara a finaliza sarcina;

  • butonul Finalizat - finalizeaza sarcina curenta.

Pasii de aprobare/refuz:

  1. Se apasa butonul Descarca document pentru a descarca documentul de fundamentare listat in format PDF. Documentul descarcat este identic cu cel obtinut prin Actiuni -> Export Doc. Fundamentare, optiunea Export PDF.

  2. Documentul descarcat se semneaza electronic si se incarca folosind optiunea Choose File din campul Ataseaza document semnat.

  3. In campul Aprobare se selecteaza:

    • Da - pentru aprobarea Sectiunii A a documentului;

    • Nu - pentru refuzul documentului.

  4. Se apasa butonul Finalizat.

Notă

La aprobare (Aprobare = Da), incarcarea documentului semnat este obligatorie. Daca nu se incarca niciun fisier, la apasarea butonului Finalizat se primeste mesaj de eroare.

Rezultat:

  • daca s-a selectat Nu, documentul este refuzat;

  • daca s-a selectat Da, Sectiunea A a documentului este aprobata. O noua lansare in BPM a aceluiasi document primeste mesajul de eroare: Sectiunea A a documentului curent a fost aprobata prin fluxul BPM.

Notă

La fiecare etapa a fluxului (lansare, revendicare, aprobare, refuz) se afiseaza starea documentului in meniul Actiuni -> Istoric BPM.