Conventii utilizate la generarea tranzactiilor

Pentru ca sistemul sa identifice cat mai multe informatii si influenta utilizatorului sa fie minima, se recomanda completarea urmatoarelor informatii pe ordinele de plata:

• Codul fiscal sau CNP-ul furnizorului/clientului

• Completarea numarului de factura

• Completarea unei explicatii cat mai scurte si usor de interpretat de catre utilizatorul care opereaza extrasul de cont

• La generarea unei tranzactii Business Unit-ul este cel definit pe Contul la banca

• Codul documentului ce se insereaza in tranzactii se formeaza prin analiza sirului de caractere din fisierul de la banca in format MT940 din linia 61. Dimensiunea acestuia este de 3 sau 2 caractere. Urmatoarele caractere de pe linia 61 sunt asimilate cu numarul documentului. Sistemul interpreteaza informatiile astfel pentru completarea in tranzactii a codului de document si a numarului:

  • daca nu regaseste codul de document (constituit din numarul de caractere precizat) transmite mesaj eroare pentru definirea lui in sistem pe functia Documente

  • daca dupa campurile din sir care reprezinta codul de document urmeaza un sir de tip numeric se considera a fi numarul documentului. Daca acesta depaseste 15 caractere se insereaza numarul determinat prin trunchierea sirului de la dreapta spre stanga (ultimele 15 cifre)

  • daca dupa campurile din sir care reprezinta codul de document urmeaza un sir de tip alfanumeric (cifre si litere) - partea formata din litere se considera Serie si o insereaza in tranzactii in acest camp. Partea numerica se insereaza in campul numar

  • daca dupa campurile din sir care reprezinta codul de document urmeaza un sir de tip alfanumeric, partea alfabetica fiind intercalata intre parti numerice, se vor insera in sistem in campul numar maxin ultimele 15 cifre din partea numerica a datelor, determinate de la dreapta spre stanga

  • cand codul documentului nu se poate identifica din linia 61 din fisier se completeaza cel de pe Tipul de tranzactie

• Informatii care se completeaza in procesul de import al fisierelor din Tipurile de Tranzactii:

  • zona, purtatorul, tipul de plata/ incasare se propun la procesare in extras din tipul de tranzactie

    • Acestea sunt completate daca: zona si purtatorul apartin business unit-ului definit la nivelul contului bancar si sunt completate pe tipul de tranzactie. In cazul in care nu se completeaza pe tipul de tranzactie sau nu apartin business unit-ului de pe contul bancar, nu se propun.

    • Campurile sunt active si se pot modifica in orice situatie.

  • tipul documentelor de plata sau incasare (valori din listele rezevate IN/PL)- se propun din tipul de tranzactie daca acestea sunt Active si in perioada de valabilitate. Campurile pe browser sunt active si se pot modifica/completa.

  • tranzactiile se genereaza pe registrul configurat pe tipul de tranzactie

  • definitii mai multe tipuri de tranzactii pentru acelasi fenomen economic cand:

    • contul corespondent este diferit (Expl: 4111; 4112)

    • utilizati mai multe business unit-uri si doriti ca acestea sa se propuna la preluare, fara a mai fi necesara completarea de catre utilizator. Asociati fiecarui cont bancar tipul de tranzactie specific.

• Sumele in valuta de Consolidare si cea de Referinta sunt calculate in functie de cursul valutar de la data extrasului

• Inregistrarile din registrele de contabilitate care reprezinta facturi in sold trebuie sa fie contate, pentru a se efectua asocierea intre factura si plata. Introducerea acestora in sistem sau contarea tranzactiilor ulterior prelucrarii extrasului fac necesara asocierea platii/incasarii cu factura de catre utilizator

• Contabilizarea incasarilor/platilor facturi clienti/furnizori se realizeaza astfel:

  • prin intermediul contului de decontare completat pe Business Unit si Fond, daca in planul de conturi aceste informatii sunt completate pe contul de disponibilitati si factura este inregistrata pe un alt Business Unit

  • cand contul de disponibilitati are Business Unit si Fond in planul de conturi, iar factura apartine altui Business Unit, inregistrarea se realizeaza prin intermediul contului de decontare de pe Business Unit

  • cand contul de disponibilitati are doar Business Unit in planul de conturi (Fondul este necompletat) - se afiseaza mesaj de eroare si nu se genereaza tranzactia in registrul de contabilitate

  • recomandam sa nu completati in planul de conturi Business Unit si Fond. Daca totusi sunt completate, pe tranzactia generata pentru inregistrarea extrasului BU si Fond vor fi cele de pe inregistrarea facturii chiar daca plata/incasarea este pe un alt BU decat cel din factura.

• Daca la actiunea tastei F1 pe Tip Operatie in tab Nevalidate nu regasiti operatia pe care o reprezinta incasarea/plata din extras, verificati daca aveti acest tip asociat in Cash Management -> Definitii -> Conturi la Banci - Tranzactii. Efectuati asocierea.

In cazul in care nu regasiti operatia, definiti-o, faceti asocierea pe contul bancar si reluati procedura pentru extrasul de cont de la pasul la care ati ramas.