Receptii Articole

A. Scop

Procesul de receptie reprezinta fazele din fluxul Cumparari in care produsele, serviciile si lucrarile comandate la furnizori sunt receptionate.

Prin receptie se confirma ca:

• bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii si au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare;

• serviciile au fost prestate;

• lucrarile au fost executate.

In sistemul integrat EMSYS utilizatorul poate emite documentele care atesta realitatea „serviciului efectuat” (bunurile au fost livrate, lucrarile executate si serviciile prestate):

• Nota de receptie si constatare diferente, pentru articole gestionabile;

• Proces verbal de receptie, pentru imobilizari;

• Proces verbal de receptie servicii, pentru servicii;

• Proces verbal de receptie lucrari, pentru lucrari.

Notă

In sistemul integrat EMSYS lucrarile sunt asimilate cu serviciile, dar pot fi impartite in grupe distincte.

---

Tot in procesul de receptie, dupa emiterea si validarea documentelor care atesta realitatea serviciului efectuat, in faza de receptie fiscala (verificare facturi furnizori) se inregistreaza in sistem documentul care atesta pretentia creditorului, de regula factura emisa de furnizor.

Legatura intre aceste documente se face prin intermediul comenzii de aprovizionare. Sistemul poate genera documentele de receptie din comanda de cumparare, editabile daca necesita modificari. De asemenea, din documentele de receptie poate fi generata inregistrarea in sistem a facturii de la furnizor, editabila astfel incat imaginea din sistem sa coincida cu imaginea facturii asa cum a emis-o furnizorul.

Pentru institutiile publice care au integrat modulul de Cumparari cu fluxul ALOP (Angajare - Lichidare - Ordonantare - Plati) procesul de receptie din EMSYS reprezinta faza de „lichidare” a cheltuielilor.

B. Inregistrare receptie articole

1. Alegeti Logistics -> Cumparari -> Operational -> Receptii Articole.

2. Apelati butonul Adauga pozitionat in partea dreapta jos a ecranului si completati:

Informatii

1. Cod doc - codul documentului (codul implicit este NIR). Se valideaza in nomenclatorul Documente. Este un document intern companiei si nu trebuie confundat cu documentul furnizorului;

2. Data Doc. - se alege data documentului de receptie;

Notă

La modificarea campului Data Doc. se modifica si cursul valutar pentru moneda tranzactiei fata de moneda de baza prin preluarea din nomenclatorul Monede a cursului valabil pentru noua data. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

---

3. Nr. - numarul notei de receptie si constatare diferente. Codul si numarul documentului reprezinta cheia de identificare a documentului in multimea documentelor introduse pe functiunea respectiva. Numarul este propus automat de sistem prin incrementarea cu 1 a celui mai mare numar existent in cadrul perioadei fiscale curente, avand codul de document egal cu valoarea din Cod doc. Primul document din cadrul perioadei fiscale primeste numarul 1. Utilizatorul are posibilitatea tinerii unei evidente externe de numere si introducerea in sistem a numarului dorit prin actionarea butonului Activare / Inactivare Nr. Doc.

• Data Ef. - data efectiva a documentului de receptie, data inregistrarii in sistem. Se completeaza automat de catre sistem si apartine obligatoriu perioadei fiscale curente.

Furnizor:

1. Furnizor - codul partenerului de la care s-au aprovizionat articolele. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

2. Nr. Cmd - numarul comenzii de cumparare;

3. Cont Furnizor - contul de furnizori folosit in tranzactia contabila asociata documentului de receptie si in tranzactia generata in Gestiune Furnizori.

Notă

Nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie. Acest camp apare pe interfata daca valoarea variabilei de setare CTPARTFUNIRCC este XX.

Daca valoarea variabilei de setare este DA, contul de furnizor se preia din nomenclatorul de parteneri, iar daca este NU, contul de furnizor se specifica in setarea contabila CTFUFACT.

---

Doc. Furnizor:

1. Doc. Furn. - cod document furnizor articole gestionabile;

2. Serie - serie document furnizor;

3. Nr. - numar document furnizor;

4. Data - data document furnizor;

5. Tip - poate lua una din valorile FACTURA sau AVIZ, in functie de documentul de insotire.

Notă

Daca tip are valoarea FACTURA pe fiecare pozitie din detaliere se va introduce si valoarea TVA.

---

6. Receptie Fiscala - data pana la care furnizorul trebuie sa emita factura catre cumparator, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care s-a facut livrarea, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. Se completeaza data facturii in cazul in care factura a fost deja emisa;

7. Data Scad. Rec. Fisc. - se calculeaza in functie de conditia de plata completata pe comanda de cumparare si data completata in acest camp.

Gestiune:

1. Gestiune Pr - codul gestiunii primitoare pentru articolele din documentul de receptie. Se valideaza in nomenclatorul Gestiuni. Sunt admise gestiuni de tip P - principala, S - secundara, L - locata;

2. Cont receptie - contul de stoc in care se vor inregistra bunurile receptionate pe document. De fapt este vorba de o propunere care se preia in fiecare pozitie a documentului de receptie.

3. Comisie Rec - comisia de receptie marfa. Se propune comisia de receptie la revenirea din F1 de pe campul Gestiune Pr. in functie de personalul receptii atasat gestiunii selectate (Personal Receptii);

4. Referinta - se completeaza in cazul in care Referinta este obligatoriu de completat. Obligativitatea este data de valoarea variabilei de setare BI_REFERINTA:

• TRUE: completarea campului este obligatorie si continutul se valideaza in nomenclatorul Referinte;

• FALSE: completarea campului nu este obligatorie, se poate completa optional cu observatii referitoare la documentul curent.

Info Transport:

1. Transportator - codul furnizorului de servicii de transport. Se valideaza in Parteneri si trebuie declarat cu atributul de Furnizor;

2. Doc. Transport - cod document furnizor de servicii de transport. Se valideaza in Documente;

3. Nr. - Numarul documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

4. Data - Data documentului furnizorului (factura) de transport a carui valoare va fi inregistrata in contabilitate ca obligatie de plata;

5. Serie DRS - seria formularului pretiparit pe care este imprimat documentul de transport;

6. Nr. DRS - numarul formularului pretiparit pe care este imprimat documentul de transport;

7. Mijloc Transport - mijlocul de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document (autocamion etc.);

8. Nr. - numarul de inmatriculare al mijlocului de transport folosit la aprovizionarea articolelor din document;

9. Delegat - persoana care a efectuat transportul.

Alte Informatii:

1. Disc. General - se completeaza discountul in valoare procentuala;

2. Discount - valoare discount aplicat. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

3. Cod TVA - codul de tva corespunzator discountului. Se valideaza in Taxe. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

4. % - procentul de tva aplicat discountului. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

5. TVA - valoarea TVA aferenta discountului. Se activeaza campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

6. Total - total general discount aplicat: valoare discount plus valoare tva aplicata discountului. Se completeaza automat campul numai daca procentul de discount general este diferit de 0;

7. Mon. Tr. - moneda tranzactiei. Sunt afisate doua campuri:

• moneda in care sunt exprimate valorile din documentul de receptie. Campul nu este actualizabil de catre utilizator, valoarea se preia din campul Moneda de plata din antetul comenzii de cumparare in baza careia s-a facut livrarea pentru care se face receptia;

• cursul valutar pentru moneda tranzactiei in functie de moneda de baza. Valoarea campului poate fi modificata prin actionarea butonului din dreapta campului. Daca exista pozitii in detalierea documentului de receptie, valorile in moneda de baza, moneda de referinta si moneda de consolidare de pe fiecare pozitie se vor modifica in functie de noul curs.

8. Include TVA in Cost Achizitie - poate lua una din valorile DA sau NU, in functie de includerea sau nu a TVA-ului in costul de achizitie. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA;

9. % TVA Furnizor - cota TVA din factura furnizor. Acest camp se afiseaza pe interfata daca valoarea variabilei de setare INCLTVAVALST este DA.

Notă

Exista posibilitatea de propunere pe antetul documentelor de receptie a codulului de document pentru documentul de la furnizor si procentul de TVA furnizor, prin configurarea urmatoarelor variabile desetare:

• CODDOCNIRCC

  • Tip: Variabila de setare / String;

  • Valori posibile: FACT, AIM;

  • Explicatie: Cod document furnizor propus implicit la adaugare.

• TVAFURNNIRCC

  • Tip: Variabila de setare / Numeric;

  • Valori posibile: 0, 19;

  • Explicatie: Procent TVA furnizor propus implicit la adaugare.

  3. Actionati butonul Salveaza pentru adaugarea antetului de comanda in baza de date.

C. Adaugare detaliere receptie

1. Pe tab Specificatie apelati butonul Adauga pentru a adauga pozitii in detalierea comenzii si completati:

1. Pozitie - pozitia in detalierea NIR-ului. Sistemul completeaza automat pozitia in ordine crescatoare incepand cu cifra 1;

2. Linie Cmd - linia din comanda de cumparare. Se alege cu F1 pentru pozitiile in care s-a completat campul Tip Planificare cu valoarea PLANIFICAT;

3. UM Doc. Furn - unitatea de masura din documentul furnizorului;

4. Q. Doc. Furnizor - cantitatea din documentul furnizorului in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

5. Pret - pretul de achizitie fara TVA al articolului de pe documentul furnizorului;

Notă

Programul verifica daca pretul de pe documentul de receptie este maimare decat pretul din linia de comanda de cumparare (verificarea se facein moneda de plata - moneda receptiei) daca moneda cotatiei de pe comanda de cumparare este diferita de moneda de plata atunci pretul net de pe comanda este calculat in moneda de plata la data comenzii de cumparare.

Este posibil ca din cauza rotunjirilor, a programelor informatice diferite folosite de cumparator si furnizor sa apara diferente de cativa banuti. De aceea programul permite depasiri ale pretului din comanda cu cel mult valoarea data de variabila de setare MARJAPRETCMDNIR.

---

6. Valoare Doc. Furnizor - valoare fara tva de pe documentul furnizorului.

DETALIERE

Date Generale:

1. Tip Planificare - poate lua una din valorile:

• PLANIFICAT - receptia pozitiei se face in baza unei linii a comenzii de pe antet;

• NEPLANIFICAT - receptia pozitiei nu se face in baza unei comenzi de cumparare.

2. Extensie - se completeaza daca se doreste actualizarea denumirii articolului din receptie;

3. UM Stoc - unitatea de masura de stoc. In cazul in care UM Doc. Furn difera de UM Stoc in nomenclatorul Unitati de masura, tab-ul Transformari trebuie sa existe o transformare intre cele doua unitati de masura;

4. Cont receptie - contul de stoc in care se vor inregistra bunurile receptionate pe document. De fapt, este doar o propunere care se preia in fiecare pozitie a documentului de receptie. Se poate modifica. Campul nu este obligatoriu de completat inainte de lansarea documentului de receptie;

Notă

• In modelul de implementare EMSYS pentru societati comerciale si pentru institutiile publice care nu au integrat modulul Cumparari cu fluxul ALOP (Angajare -> Lichidare -> Ordonantare -> Plati) Cont Receptie se propune din nomenclatorul Articole;

• In modelul de implementare EMSYS pentru institutiile publice care au integrat modulul Cumparari cu fluxul ALOP (Angajare -> Lichidare -> Ordonantare -> Plati) conturile analitice de stoc se tin pe titluri, articole si alineate in cadrul fiecarui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. De aceea Cont Receptie se propune tinand cont de subdiviziunea bugetara (cod clasificatie functionala, cod clasificatie economica) asociata liniei de comanda corespunzatoare pozitiei din documentul de receptie.

---

5. Concentratie - se activeaza campul numai daca in nomenclator articolul are setata gestionarea concentratiei;

6. Densitate - se activeaza campul numai daca in nomenclator articolul are setata gestionarea densitatii;

7. Cod TVA - codul de TVA. Se propune din nomenclatorul de articole. Se valideaza in Taxe;

8. Procent TVA - procentul TVA de pe documentul furnizorului;

9. % Discount - procentul de discount aplicat liniei curente.

Cantitati si Valori:

1. TVA Doc. Furnizor - valoare TVA de pe documentul furnizorului;

2. Discount Doc. Furnizor - valoare discount de pe documentul furnizorului;

3. TVA Discount Doc. - tva discount de pe documentul furnizorului;

4. Total Doc. - total valoare (cu tva) de pe documentul furnizorului;

1. Q. Inspectie - cantitatea din documentul insotitor aflata in faza de inspectie calitativa; campul nu se foloseste in versiunea actuala de program;

2. Valoare Inspectie - valoare fara tva inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

3. TVA Inspectie - valoare TVA inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

4. Discount Inspectie - valoare discount inspectie;

5. Total Inspectie - total valoare (cu tva) inspectie; nu se foloseste in versiunea actuala;

1. Q. Receptie - cantitatea receptionata (considerata corespunzatoare cantitativ si calitativ), care va intra in stoc pentru a fi folosita conform scopului achizitiei in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul;

2. Valoare Receptie - valoare fara tva aferenta marfii receptionate;

3. TVA Receptie - valoare TVA aferenta marfii receptionate;

4. Discount Receptie - valoare discount aferenta marfii receptionate;

5. TVA Discount Receptie - tva discount aferenta marfii receptionate;

6. Total Receptie - total valoare (cu tva) aferenta marfii receptionate;

1. Q. Refuzata - cantitatea care fie nu corespunde calitativ, fie este peste limitele contractului (comenzii) de aprovizionare. Aceasta este retinuta in stocul refuzat, urmand a fi solutionata ulterior; campul nu se foloseste in versiunea actuala de program;

2. Valoare Refuz - valoare fara tva aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

3. TVA Refuz - valoare TVA aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

4. Discount Refuz - valoare discount aferenta marfii refuzate;

5. TVA Discount Refuz - tva discount aferenta marfii refuzate;

6. Total Refuz - total valoare (cu tva) aferenta marfii refuzate; nu se foloseste in versiunea actuala;

1. Q. Lipsa - cantitatea constatata lipsa (care nu corespunde cu documentul furnizorului si care urmeaza a fi solutionata ulterior) in unitatea de masura din documentul furnizorului, respectiv in unitatea de masura de stoc. Pentru a calcula cantitatea in unitatea de masura de stoc se apasa butonul Calcul; Programul verifica corelatia:

   17. Lipsa = Q. Doc. Furnizor - Q. Receptie

2. Valoare Lipsa - valoare fara tva pentru marfa lipsa;

3. TVA Lipsa - valoare TVA pentru marfa lipsa;

4. Discount Lipsa - valoare discount aferenta marfii lipsa;

5. TVA Discount Lipsa* - tva discount aferenta marfii lipsa;

6. Total Lipsa* - total valoare (cu tva) pentru marfa lipsa.

Alte Informatii:

1. Cont Inspectie - nu se utilizeaza in versiunea actuala de program;

2. Cont Refuz - contul contabil pentru marfa refuzata; nu se foloseste in versiunea actuala;

3. Nr. Lot Intern - numar lot intern. Pentru fiecare receptie sistemul genereaza automat un numar de lot care nu poate fi modificat de utilizator si care are urmatoarea structura: aaaa lllsssnnnnnnn, unde:

• aaaa - reprezinta anul fiscal in care se genereaza lotul;

• lll - reprezinta luna fiscala in care se genereaza lotul;

• sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza lotul;

• ttttttt - reprezinta numarul lotului.

4. Data Expirare - data la care expira articolul gestionabil. Campul este activ numai in cazul in care in nomenclatorul de articole valoarea campului perioada garantie este diferita de 0. Este initializat cu data obtinuta pornind de la data documentului la care se adauga perioada de garantie din nomenclatorul de articole si poate fi modificat;

5. Cod Art la Furnizor - codul articolului din nomenclatorul furnizorului;

6. Cod bare - codul de bare aferent articolului gestionabil daca entitatea are magazine;

2. Actionati butonul Salveaza pentru inregistrarea adaugarii sau modificarilor in baza de date.

Pentru verificarea pozitiilor din documentul de receptie actionati butonul Actiuni -> Rapoarte -> Listare. Verificarea se poate face cu documentul insotitor (de regula factura de la furnizor).