Gestiuni

Scop

Permite declararea gestiunilor pentru articole aprovizionate sau produse si a responsabililor pentru mijloace fixe si obiecte de inventar in folosinta.

Gestiunea este privita ca o responsabilitate asupra patrimoniului pe care il stocheaza si poate fi diferita de spatiul fizic unde se afla.

Un depozit fizic poate avea mai multe gestiuni sau o gestiune poate cuprinde mai multe depozite.

Din necesitati de informare si integritate a patrimoniului, o gestiune poate fi un amplasament de productie, un magazin, un spatiu fizic sau o persoana.

Pentru adaugarea unei gestiuni noi este necesara parcurgerea urmatorilor pasi:

• Verificarea Prerechizitelor

• Definirea Gestiunii

• Declararea Comisiei de Receptie

• Acordarea Drepturilor pe Gestiune

Prerechizite

Inainte de a defini o gestiune verificati prerechizitele necesare:

• Business Unit: Financial -> Definitii Generale -> Business Units

• Obiecte de Cost: Financial -> Definitii Generale -> Obiecte de Cost / Venit

• Personal, in cazul in care se doreste alocarea unui responsabil la nivel de gestiune si a unei comisii de receptie: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane

• Utilizatori, pentru acordarea drepturilor pe gestiune: Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori

Definire Gestiune

1. Accesati Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni;

2. Apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Adaug () si completati campurile:

1. Gestiune - cod unic de identificare pentru noua gestiune;

2. Den. Gestiune - denumirea gestiunii;

c. Business Unit - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul Business Unit-ului caruia ii va apartine gestiunea. Asocierea gestiunilor pe Business Unit asigura confidentialitatea asupra stocului organizatiei pe multimi de gestiuni.

4. Tip - tipul gestiunii in functie de care se realizeaza prelucrarea sau evidenta articolului gestionabil:

Tip	Denumire	Descriere
P	Principala	O magazie pentru depozitarea produselor finite sau articolelelor aprovizionate. Responsabilitatea evidentei fizice revine unui gestionar. Articolele sunt planificate si alocate pentru productie.
S	Secundara	O magazie sau un magazin pentru depozitarea tranzitorie a articolelor in vederea desfacerii acestora. Articolele nu sunt afectate de planificarea productiei.
L	Documente cu regim special	O gestiune folosita pentru intrarea - iesirea articolelor prin documente cu regim special.
O	Obiecte de inventar in folosinta	O responsabilitate pentru evidenta obiectelor de inventar in folosinta si a echipamentelor de protectie. Poate fi o persoana (maistru, sef de sectie), o sectie, un atelier, compartiment de lucru sau productie. Acest lucru permite gruparea persoanelor care detin astfel de articole in folosinta, dupa un criteriu comun, pentru o regasire mai rapida a informatiei. In cadrul acestei gestiuni evidenta se face pe fiecare persoana detinatoare de astfel de articole.
H	Echipament de protectie	O responsabilitate pentru evidenta acordarii echipamentelor de protectie, chiar daca acest echipament apartine persoanei careia i-a fost acordat. In cadrul acestei gestiuni evidenta se face pe fiecare persoana careia i-a fost acordat echipamentul de protectie.
E	Echipament de Lucru	O responsabilitate pentru evidenta acordarii echipamentelor de lucru, chiar daca acest echipament apartine persoanei careia i-a fost acordat. In cadrul acestei gestiuni evidenta se face pe fiecare persoana careia i-a fost acordat echipamentul de lucru.
M	Magazin	Un magazin unde se transfera articolele inainte de vanzare. Se foloseste, in special, pentru vanzarea la pret cu amanuntul.
T	Terti	O gestiune care tine evidenta articolelor aflate la terti.
C	Custodii Furnizori	O gestiune unde se tin articolele primite in custodie de la furnizori.
V	Custodii Clienti	O gestiune unde se tin articolele lasate de clienti in custodie.
F	Flux	O gestiune intermediara, folosita doar pentru trecerea articolelor prin ea, stocul lor ramanand intotdeauna zero.
I	Imobilizari	O gestiune folosita pentru evidenta mijloacelor fixe.

5. Site - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul site-ului;

6. Zona - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul zonei de cost/venit unde se colecteaza venitul si cheltuiala, in cazul vanzarii a unui articol din gestiune. Pentru gestiunile de I, zona si purtatorul sunt folosite in generarea automata a bonurilor de miscare intre gestiuni din Business Unit-uri diferite. Este recomandat ca obiectul de cost (zona si purtatorul), sa apartina aceluiasi Business Unit ca si gestiunea.

7. Purtator - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul purtatorului de cost/venit pe care se colecteaza venitul si cheltuiala , in cazul vanzarii a unui articol din gestiune. Acest cod apartine zonei de cheltuiala anterior introduse. Pentru gestiunile de I, zona si purtatorul sunt folosite in generarea automata a bonurilor de miscare intre gestiuni din Business Unit-uri diferite. Este recomandat ca obiectul de cost (zona si purtatorul), sa apartina aceluiasi Business Unit ca si gestiunea.

3. Apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Ok (), pentru salvarea inregistrarii.

Alte optiuni ce pot fi actualizate pentru o gestiune sunt:

• Accepta Stoc Negativ - bifati daca din gestiunea respectiva daca se poate elibera o cantitate mai mare decat cea indicata de stocul scriptic. Optiune disponbila pentru urmatoarele tipuri de gestiuni: L, M

• Accepta Vanzare cu amanuntul (Retail) - bifati daca din gestiunea respectiva se doreste vanzarea cu amanuntul. Optiune disponbila pentru tipul de gestiune P.

• Locata - bifati Da, daca doriti ca evidentierea in cadrul gestiunii a articolelor, mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar sa se realizeze pe locatii.

In cadrul unei gestiuni marcata ca fiind locata se pot defini maxim 4 nivele de locatii, in campurile:

• Nivel 1;

• Nivel 2;

• Nivel 3;

• Nivel 4.

• Inventariere Stoc:

  • pe Loturi Externe - bifati, in cazul in care se doreste inventarierea stocului din gestiunea respectiva pe loturi externe.

  • pe Furnizor - bifati, in cazul in care se doreste inventarierea stocului din gestiunea respectiva pe furnizor.

• Adresa;

• Responsabil - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), responsabilul gestiunii reprezentat de o marca din personal. Pentru gestiunile de tip I, marca va fi folosita in generarea automata a bonurilor de miscare intre gestiuni din Business Unit-uri diferite. Este recomandat ca marca sa apartina aceluiasi Business Unit ca si gestiunea.

• Zona Inreg. Prod. - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul zonei, folosite in cadrul fluxului de generare automata a productiei, din procesul de Preluare Vanzari din POS;

• Purtator Inreg. Prod. - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), codul purtatorului, folosit in cadrul fluxului de generare automata a productiei, din procesul de Preluare Vanzari din POS;

• Stare - Activ/Blocat;

• Data Inceput - Data Sfarsit - perioada de activitate a gestiunii.

Notă

In cazul in care o gestiune nu mai este de actualitate, aceasta poate fi blocata sau actualizata cu data de sfarsit astfel incat sa nu mai fie disponibila utilizatorilor in fluxurile aplicatiei.

---

Atenționare

Gestiunea nou creata nu poate fi utilizata in tranzactii fara acordarea drepturilor de Confidentialitate Gestiune.

Personal Receptii

Definirea personalului sau a uneii comisiei de receptii la nivel de gestiune, pentru propunere la inregistrarea documentelor de receptii si afisarea la listare, se realizeaza astfel:

1. In cadrul functiei Logistics -> Definitii Logistica -> Gestiuni, fiind pozitionat pe gestiunea corespunzatoare, accesati, din coltul dreapta-sus Personal Receptii, zona Detalieri;

2. Apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Adaug () si actualizati campurile:

1. Comisia de Receptie - bifati Da/Nu, in functie de caz;

2. Marca - alegeti, prin apelarea butonului Cautare (), marca personalului de receptii. Aceasta trebuie sa existe in Personal: Human Resources & Payroll -> Administrare Personal -> Persoane.

3. Apasati, din partea de sus a ferestrei, butonul Ok (), pentru salvarea inregistrarii.

Confidentialitate Gestiuni

Pentru acordarea drepturilor pe gestiune la nivel de utilizator, in functie de care se pot inregistra documentele de stocuri, se parcurg urmatorii pasi:

1. Accesati, in functie de caz, una din urmatoarele functii: Logistics -> Vanzari & Retail, Logistics -> Cumparari sau Logistics -> Stocuri;

Notă

Indiferent prin ce functie au fost adaugate drepturile pe gestiune acestea vor fi vizibile pe toate functiile din modulul Logistics.

---

2. Apasati, din coltul stanga-jos al ferestrei, butonul Setari ( );

3. Alegeti, din Meniu, setarea Confidentialitate Gestiuni;

4. Apasati, din coltul dreapta-jos al ferestrei, butonul Adauga (  ) si completati urmatoarele campuri:

1. Utilizator - utilizati butonul din camp (), pentru a selecta, din nomenclatorul atasat acestuia, utilizatorul pentru care se acorda drept pe gestiune. Acesta trebuie sa existe in Utilizatori : Administrator -> Drepturi de Acces -> Actualizare Utilizatori.

2. Gestiune - utilizati butonul din camp (), pentru a selecta, din nomenclatorul atasat acestuia, codul gestiunii pentru care se acorda drept.

Notă

Pentru acordarea drepturilor unui utilizator pe toate gestiunile, salvati inregistrarea fara a completa campul Gestiune.

---

5. Apasati, din coltul dreapta-jos al ferestrei, butonul Salveaza ( ).

Atenționare

In cadrul fluxului specific activitatii unei cantine studentesti se definesc urmatoarele tipuri de gestiuni:

• P - pentru depozitele de alimente;

• F - pentru transferul alimentelor din depozit in gestiunea bucatarului;

• M - pentru vanzarea marfurilor si a preparatelor.