Comenzi clienti

Pentru organizatiile care au optat la implementarea sistemului integrat EMSYS pentru un flux de vanzari care porneste de la inregistrarea cerintelor de la client ca si cereri client functiunea permite urmarirea in continuare a comenzilor client pana la finalizarea si inchiderea lor.

Pentru organizatiile care au optat la implementarea sistemului integrat EMSYS pentru un flux de vanzari care porneste de la inregistrarea cerintelor de la client ca si comenzi client functiunea permite inregistrarea primara a comenzilor de la clienti, urmarirea lor pana la finalizare si inchidere.

Pentru inregistrarea in sistem a unei cereri client:

1. Alegeti Logistics → Vanzari si Distributie → Vanzari → Comenzi Client.

2. Actionati butonul image69 (Adaug) pentru crearea antetului unei comenzi client sau butonul image70 pentru a crea un antet prin copierea inregistrarii pe care sunteti pozitionat.

Actionati butonul image71 (Modific) pentru modificarea unei inregistrari de antet existente.

Actionati butonul image72 (Sterg) pentru stergerea unei inregistrari de antet existente.

3. Actualizati datele din antetul comenzii client:

  • Date Client

    • Client – codul clientului. Se valideaza in Parteneri;

    • Adresa Livrare – adresa la care clientul doreste sa i se livreze produsele sau serviciile;

    • Fact. Catre – codul partenerului catre care se va emite factura; poate fi diferit de client;

    • Nr.Cmd. Extern – date despre comanda clientului (numar, data etc);

    • Pers. Contact – persoana de contact de la client;

    • Data Ceruta: – data pana la care doreste clientul sa se faca livrarea;

    • Livrari Partiale:

      • DA: se vor face livrari partiale;

      • NU: se va face o singura livrare a produselor sau serviciilor de pe comanda;

  • Comanda

    • Data – data la care s-a inregistrat comanda in sistem (implicit este ziua curenta);

    • Numar – numarul de inregistrare a comenzii client in sistem. Sistemul genereaza automat un numar de comanda care are urmatoarea structura: aaaasss nnnnnnn, unde:

      • aaaa - reprezinta anul fiscal pentru care se introduce comanda;

      • sss - reprezinta site-ul pentru care se genereaza comanda;

      • nnnnnnn - reprezinta numarul documentului.

    • Site – codul site-ului pentru care se genereaza comanda;

    • Stare – valoarea implicita propusa de sistem la adaugare este DESCHISA;

    • Resp. – codul responsabilului de vanzari care se va ocupa de comanda. Se valideaza in Responsabili Vanzari;

  • Distributie

    • Organizatie – codul organizatiei de vanzari. Se valideaza in Organizatii de vanzari;

    • Canal – codul canalului de distributie. Se valideaza in Canale de distributie;

    • Divizie – codul diviziei prin care se efectueaza livrarea. Se valideaza in Divizii;

    • Agent – codul agentului de vanzari care se ocupa de comanda curenta. Se valideaza in Agenti;

    • Proiect – codul proiectului asociat cu comanda curenta. Se valideaza in Proiecte;

  • Conditii Comerciale

    • Ref. Pret – poate lua una din valorile: COTATIE, COMANDA, LIVRARE, FACTURARE in functie de data la care se doreste a se face conversia din moneda cotatiei in moneda de plata – momentul la care se calculeaza valoarea ce va fi platita;

    • Data cotatie – data la care s-a facut cotatia in moneda cotatiei;

    • Lista Preturi – codul listei de preturi folosite pentru stabilirea pretului de livrare. Pe acest camp este disponibil help-ul pe Selectie Liste de Pret care se activeaza prin actionarea butonului image74 sau prin apasarea tastei <F1>. Poate fi lasat necompletat;

    • Moneda Cotatie – moneda in care sunt calculate preturile din comanda (in general RON). Se valideaza in Monede;

    • Moneda Plata – moneda in care va fi emisa factura catre client si in care acesta va efectua plata (in general RON); Se valideaza in Monede;

    • Lista Discount – codul listei de discount aplicat livrarilor catre acest client. Se valideaza in Liste Discount;

    • % Disc. – discountul in valoare procentuala;

    • TVA – codul TVA. Se valideaza in Taxe;

    • Conditii Plata – conditii de efectuare a platii de catre client conform contractului(zile scadenta, procent penalizari, termen de gratie etc.). Se valideaza in Conditii de Plata;

    • Ref Scadenta – momentul de la care se face calculul datei scadente pentru plata;poate lua valorile:COMANDA, LIVRARE, FACTURARE;

    • Gestiune – Gestiunea din care se face livrarea pentru aceasta comanda; campul poate ramane necompletat;

    • Consuma din Previziuni:

      • DA: comanda consuma din previziunile de vanzare stabilite anterior;

      • NU: comanda nu consuma din previziunile de vanzare;

    • Confirmat Comanda:

      • DA: comanda a fost confirmata de catre client;

      • NU: comanda nu a fost confirmata.

4. Actionati butonul image75 (OK) pentru inregistrarea in baza de date a antetului de comanda client.

5. Pentru a actualiza inregistrarile (liniile) din detalierea comenzii client actionati grupul de butoane image76 din partea de mijloc a ecranului.

Actionati butonul image69 pentru a adauga o noua linie in detalierea comenzii client.

Actionati butonul image71 pentru a modifica o linie existenta in detalierea comenzii client.

Actionati butonul image70 pentru a crea o noua linie in detaliere prin copierea liniei pe care sunteti pozitionati.

Actionati butonul image72 pentru a sterge o linie existenta.

Pot fi modificate sau sterse numai linii din comenzi cu starea DESCHISA. O noua linie de comanda se creeaza tot in starea DESCHISA.

6. Actualizati campurile din linia de comanda client:

  • Linie: numarul liniei de comanda client; se incrementeaza automat de sistem cu 1.

  • Alegeti ARTICOL / SERVICIU:

    • ARTICOL: daca obiectul comenzii este un produs;

    • SERVICIU: daca obiectul comenzii este un serviciu;

Daca ati ales:

  • ARTICOL: completati codul articolului. Se valideaza in nomenclatorul de articole.

  • SERVICIU: completati codul serviciului. Se valideaza in nomenclatorul de servicii.

Pentru completarea descrierii bifati checkboxul denumire extinsa image82, actionati butonul image83 si completati in fereastra de mai jos descrierea detaliata a obiectului liniei de comanda client.

  • Stare: in acest camp utilizatorul are posibilitatea de a stabile una din starile DESCHISA, BLOCATA, ANULATA la nivel de linie de comanda. Valoarea implicita este cea a campului STARE de pe antetul comenzii.

  • UM: unitatea de masura in care este exprimata cantitatea ceruta din articol sau serviciu. Se propune din nomenclator dar se poate modifica cu conditia existentei unei transformari intre unitatea de masura de pe linia de comanda si unitatea de masura din nomenclator.

  • Cod Art. la Client : Codul sub care este cunoscut la client produsul livrat sau serviciul prestat clientului.

  • Livrari Partiale:

    • DA: sunt permise livrari partiale;

    • NU: nu sunt permise livrari partiale.

7. Actualizati campurile referitoare la cantitati, preturi si valori :

  • Comandata: introduceti cantitatea comandata de client in unitatea de masura UM;

  • Data Promisa: introduceti data la care este necesara clientului cantitatea ceruta;

Pentru Tip: ARTICOL

  • ATP: prin actionarea butonului image85 utilizatorul are la dispozitie o fereastra cu stocul disponibil pentru promisiuni(ATP-Available To Promise):

Interpretare: Stocul disponibil in magazie este de 55 buc, cererea pana in momentul introducerii acestei noi linii de comanda este de 28 buc, disponibil pentru promisiuni 27 buc, prin urmare cantitatea ceruta de client, 20 buc, poate fi promisa. Cererea totala va fi de 48 buc, disponibil pentru promisiuni pentru cereri ulterioare, 7 buc.

Actionati butonul image87 pentru afisarea stocului disponibil pentru produsul de pe linia de comanda.

Pentru Tip: SERVICIU

  • Necesar Lansare: prin actionarea butonului image88 utilizatorul are la dispozitie o fereastra cu informatii necesare in cazul in care serviciul care trebuie prestat clientului trebuie cumparat de la un furnizor.

Pentru serviciul cerut de client nu exista oferta de la vreun furnizor dar nici o alta cerere, necesarul de lanasre cereri de cumparare este 1 buc pentru satisfacerea cererii curente. Vom vedea ulterior cum se face aceasta lansare.

  • In Curs de Livrare: camp actualizat de sistem cu suma cantitatilor de pe documentele de livrare nevalidate;

  • Livrata: camp actualizat de sistem cu suma cantitatilor de pe documentele de livrare validate;

  • Returnata: camp actualizat de sistem cu suma cantitatilor returnate de client;

  • Renuntata: camp calculat de sistem cu cantitatea la care se renunta de comun acord cu clientul; cantitatea la care se renunta va fi introdusa in liniile de programare livrari asociate liniei de comanda.

  • Ramasa: camp calculat de sistem cu cantitatea ramasa de livrat pentru linia de comanda curenta.

Preturi si valori

  • Lista Preturi: lista de preturi folosita pentru stabilirea pretului produsului sau serviciului de pe linia de comanda;daca nu e completat campul se foloseste (daca e completata) lista de preturi de pe antet;

  • Preturi fixe:

    • DA: preturile sunt fixe, dupa aprobarea comenzi nu se mai pot schimba;

    • NU: preturile nu sunt fixe, se pot schimba.

  • Pret: pretul fara TVA pentru produsul sau serviciul de pe linia de cerere;

  • Valoare: valoarea fara TVA;

  • % Disc. Vol.: procentul de discount de volum aplicat pentru cantitatea promisa de pe linia de comanda, stabilit conform listei de discount de pe antetul comenzii sau prin negociere directa cu clientul;

  • Discount Volum: valoarea discountului de volum conform procentului de discount;

  • Pret Net: pretul pe unitatea de masura stabilit prin aplicarea procentului de discount;

  • Valoare Neta: valoarea fara TVA calculata conform pretului net;

  • Cod TVA: codul de TVA aplicabil pentru produsul sau serviciul de pe linia de comanda client; se valideaza in nomenclatorul Taxe, tipul de cod = TVA; pe ecran se afiseaza si procentul corespunzator codului TVA introdus;

  • TVA: valoarea TVA calculata prin aplicarea procentului TVA la valoarea neta;

  • Pret cu TVA: pretul cu TVA calculat conform pretului net si procentului de TVA;

  • Valoare Totala: valoarea stabilita conform cantitatii promise si pretului cu TVA;

OBS: Valorile calculate din lista de campuri de mai sus se obtin prin actionarea butonului image90.

  • Gestiunea: gestiunea din care va fi livrat articolul de pe linie de comanda; nu se completeaza pentru TIP = SERVICIU.

  • Depasire Maxima Admisa pt. Q. Livrata: depasirea maxima ce va fi admisa la cantitatea ce va fi livrata conform acestei linii de comanda, fata de cantitatea comandata;

  • Depasire Maxima Ramasa: depasirea maxima ramasa.

8. Actionati butonul image46 pentru adaugarea in baza de date a unei linii de comanda.

O data cu adaugarea in baza de date a unei linii de comanda se creeaza si o linie de programare livrari cu cantitatea comandata (Q.cmd) si data promisa (Data Pr.) de pe linia de comanda.

Prin actionarea grupului de butoane image93 din mijlocul ecranul de linie de comanda puteti adauga modifica,copia sau sterge linii de programare livrari asociate liniei de comanda. In urma actualizarilor cantitatea comandata de pe linia de comanda va fi suma cantitatilor comandate de pe liniile de programare livrari.

Dupa adaugarea unei linii de comanda in baza de date modificarea cantitatii comandate nu mai este posibila decat prin modificarea cantitatilor comandate din liniile de programare livrari.

OBS: Dupa adaugarea unei linii de comanda in baza de date pentru modificarea liniei de comanda nu mai sunt disponibile decat campurile linie, denumire extinsa, stare, cod articol la client, livrari partiale, lista preturi, preturi fixe, pret, % discount volum, cod TVA, gestiune, depasire maxima admisa pentru Q. Livrata.

9. Actionati butonul image87 asociat liniei de programare livrari pentru afisarea stocului disponibil pentru produsul de pe linia de cerere.

Actionati butonul image85 asociat liniei de programare livrari pentru afisarea stocului disponibil pentru promisiuni(ATP-Available To Promise).

10. Actionati butonul image97 pentru inregistrarea in baza de date si a altor informatii legate de obiectul liniei: conditii de livrare, mod de ambalare, etichetare, culoare etc.

Actionati butonul image99 pentru afisarea loturilor de stoc disponibile pentru livrarea articolului din gestiunea introdusa pe linia de cerere.

Actionati butonul image101 pentru a vizualiza si alte informatii referitoare la linia de comanda.

Dupa completarea tuturor liniilor tuturor liniilor de comanda client.

11. Actionati butonul image103 pentru a verifica daca se depaseste limita de credit pentru acest client. Valoarea campului Limita de Creditare se preia din campul corespunzator din nomenclatorul Parteneri.

Observatie. Puteti afla mai multe despre limita de credit in paragraful Proceduri de lucru, procedura Setare limita de credit parteneri.

Actionati butonul image105 pentru a lista comanda sub o forma care va fi transmisa clientului pentru confirmare.

Actionati butonul image106 pentru aprobarea comenzii client. Campul Stare de pe antet va lua valoarea APROBATA. Prin aprobare comenzii client se poate trece la derularea livrarilor produselor sau serviciilor din comanda.

Actionati butonul image107 pentru a bloca cererea client. Campul Stare de pe antet va lua valoarea BLOCATA. Comanda poate fi orice alta stare inainte de a fi blocata. Prin blocare se urmareste stoparea oricarei actiuni la care se foloseste comanda: livrari, facturari, etc. Pentru deblocare actionati inca o data butonul image107.

Actionati butonul image109 pentru a anula o comanda client. O comanda aprobata nu poate fi anulata daca s-au efectuat livrari. Anularea este ireversibila. Comanda nu va putea fi folosita decat pentru copiere.

Actionati butonul image110 pentru a marca in sistem finalizarea comenzii, adica au fost livrate si emise facturi pentru toate cantitatea de pe comanda ramasa de livrat. Pentru o comanda finalizata se mai pot face incasari. Campul Stare de pe antetul comenzii va lua valoarea FINALIZATA. Operatiunea de finalizare este ireversibila, dar mai pot fi suplimentate cantitati pe linii existente si / sau adaugate linii de comanda in baza carora se pot face noi livrari.

Actionati butonul image111 pentru a marca in sistem inchiderea comenzii, adica au fost livrate si emise facturi pentru toate cantitatea de pe comanda ramasa de livrat si au fost platite de client toate facturile. Campul Stare de pe antetul comenzii va lua valoarea INCHISA. Operatiunea de inchidere este ireversibila.

Actionati butonul image112 pentru a recalcula preturile pentru produse si servicii conform noilor informatii din listele de preturi sau modificari de curs valutar. Modificarile au loc pentru comenzile sau liniile de comenzi pentru care Preturi Fixe = NU. Efectul recalcularii este vizibil in fereastra disponibila dupa actionarea butonului.

Actionati butonul image114 pentru emiterea unei dispozitii de livrare direct din comanda client. Pentru aceasta utilizatorul trebuie sa aiba acces pe functia Dispozitii de livrare si sa aiba asociat un registru contabil. Deasemenea trebuie sa fie pozitionat in perioada fiscala in care doreste sa se inregistreze tranzactia de dispozitie de livrare. Prin actionarea butonului este disponibila fereastra de configurare a tranzactiei.

Numarul dispozitiei de livrare este asignat automat de sistem. Daca doriti sa introduceti un anumit numar actionati butonul image116 . Completati datele cerute si actionati butonul image117. Sistemul genereaza dispozitia de livrare si transfera controlul functiei Dispozitii de livrare.

Finalizarea tranzactiei va fi prezentata in manual la paragraful Dispozitii de Livrare.

Actionati butonul image119 pentru emiterea unei facturi direct din comanda client. Mai intai se genereaza automat o dispozitie de livrare si apoi se emite factura. Pentru aceasta utilizatorul trebuie sa aiba acces pe functiile Dispozitii de Livrare si Facturi si sa aiba asociate registrele contabile. Deasemenea trebuie sa fie pozitionat in perioada fiscala in care doreste sa se inregistreze tranzactiile de livrare si facturare. Prin actionarea butonului este disponibila fereastra de configurare a tranzactiilor.

Selectati, daca este necesar, registrul contabil. Completati seria, numarul si data facturii si actionati butonul image117. Sistemul genereaza dispozitia de livrare si factura si transfera controlul functiei Facturi.

Finalizarea tranzactiei va fi prezentata in paragraful Facturi.

Actionati butonul image123 pentru inregistrarea in baza de date si a mesajelor care se doresc a fi listate pe comanda si pe alte documente din fluxul de vanzare (dispozitie de livrare, aviz de insotire marfa, factura). Mesajele pot fi imprimate pe antetul documentului, in subsol sau nu vor fi imprimate. Ordinea in care apar mesajele este data de numarul de ordine.

Actionati butonul image97 pentru inregistrarea in baza de date si a altor informatii legate de comanda.

Actionati butonul image126 pentru vizualizarea actiunilor utilizatorilor in fluxul de prelucrare a comenzii.

Actionati butonul image128 pentru a vizualiza si / sau a lista un raport cu derularea comenzii.

Pentru livrarile care nu se fac in baza unei comenzi de vanzare (livrari neplanificate) este necesar sa se defineasca in sistemul EMSYS, pentru fiecare client, o comanda client fara linii in detaliere (numai antet).

  • Versiunea 7.6.9 - a fost completata aplicatia de EMSYS Mobile pentru a permite introducerea de comenzi clienti cu unitati de masura diferite, pentru articolele care se vand. Unitatile de masura disponibile pentru fiecare articol, sunt cele specificate in listele de preturi de vanzare pentru articolul respectiv (BUC, BAX, CUTIE, PACHET, etc);

  • Versiunea 7.6.12 - a fost completat programul, astfel incat, pentru pozitiile de servicii, obiectul de cost (zona si purtatorul) sa fie restrictionat in functie de drepturile utilizatorului la nivel de BU.

  • Versiunea 7.6.12 - a fost completat programul, astfel incat, pentru pozitiile de servicii, serviciul selectat sa fie doar de tip PRESTAT sau MIXT.